什麼是敏捷會議以及如何管理它們
已發表: 2022-11-09
在工作中，我們參與了各種項目，並與我們的同事作為一個團隊一起工作了一段時間。 通常，一個項目被劃分為多個子任務，每個子任務由團隊負責人分配給一個人。 這確保了項目的進展是清晰、順利和有效的。 但僅此過程並不能確保項目的成功。 為確保質量、準時交付並最終取得成功，您需要定期召開會議。 通過召開會議，您可以了解項目的整體狀態、每個子任務的狀態、團隊成員遇到的困難、項目的新想法/替代方法等。此外，您應該確保您的會議是專注，不要變成聊天會話。 那麼，如何組織這樣一場富有成效的會議呢？ 當然，您可以通過多種方式召開會議。 一個這樣的會議是一個敏捷框架，它有助於提高團隊的生產力。 讓我們快速了解一下：
什麼是敏捷會議？
敏捷會議最初是作為軟件開發的一部分而形成的。 但最近，這個會議已經成為所有企業項目管理的一部分。 那麼，什麼是敏捷會議？
敏捷會議是通過考慮以宣言的形式概述的一組原則來進行的。 一般來說，敏捷包括在更短的衝刺時間內工作、提供更新、計劃任務、討論來自客戶的反饋以及共享有關項目的其他重要信息。 因此，這完全是關於迭代開發，而不是一次性處理一個項目。
誰參加會議：
通常，當您安排會議時，您會首先縮小參加會議的人員範圍。 同樣，對於敏捷會議，我們有一個可以參加這些會議的參與者列表：
1.產品負責人：
團隊不可分割的一部分是產品負責人，因為他們確保滿足範圍、成本和期限。 產品負責人有責任通過代表利益相關者、優先處理待辦事項、授權團隊以及維護敏捷和 Scrum 流程來最大化產品價值。
產品負責人負責
- 管理利益相關者並推動價值。
- 管理開發團隊和利益相關者之間的有效溝通
- 向開發團隊提供產品願景
- 與利益相關者或開發團隊成員解決衝突和管理情況或升級
- 積壓項目優先級
- 就 Scrum 價值觀、原則和流程對開發團隊進行教育
- 教育利益相關者了解 Scrum 的好處
產品負責人也稱為產品經理，是從團隊獲取進度更新，提供有關繼續項目的方法的建議，並與團隊協作以有效地高質量完成項目的人。
2、項目經理：
項目經理是積極主動的、有組織的和以目標為導向的。 他或她了解項目的共同點，以及他或她在組織如何成功、學習和變革中所扮演的戰略角色。 從頭到尾啟動、計劃、設計和管理項目是項目經理的工作。
項目經理的職責包括：
- 計劃、組織和完成項目
- 財務報告
- 制定項目章程
- 資源管理
- 風險管理
- 更換管理層
- 調度
- 成本估算和預算制定
- 文件質量控制
- 監控關鍵績效指標
- 供應商管理
- 管理報告和其他重要文件
3、開發團隊：
開發團隊包括在公司中開發產品或提供服務的成員。 眾所周知，軟件公司的開發團隊是開發應用程序/軟件工具的團隊。 該團隊在參與會議時會提供有價值的見解。 他們也是真正推動項目前進的團隊。 所以，這個團隊的所有成員都應該參加會議。
4. Scrum 大師：
Scrum master 是會議領導者，他確保會議中的所有團隊成員都遵循 Scrum 方法的實踐。 他們還幫助團隊專注於會議主題、回答他們的問題並提供與 Scrum 流程相關的指導。
5. 投資人：
這些人對項目的進展感興趣但不直接參與。 這包括像經理這樣的專業人士，他們研究團隊工作的效率和效率，投資者/客戶將資金投入項目或公司等。有時，可能有員工有興趣參加敏捷會議，即使他們沒有參與的開發團隊。 這是因為他們有興趣更多地了解他們的公司並發現完成任務的新方法。
敏捷會議的類型：
下面列出了四種主要類型的敏捷會議：
1、衝刺計劃：
衝刺計劃通常在衝刺開始時進行。 在這次會議上，項目負責人優先考慮團隊需要關注並在 sprint 中完成的任務。 然後，團隊計劃每項任務的持續時間，確定每項任務的目標以及實現目標的方法。 由於這些討論，衝刺計劃需要更長的時間，可能接近四個小時。
2.每日站立：
敏捷框架中最頻繁也是最短的會議是每日站立會議。 在每日站會中，與每個團隊成員討論與項目相關的細節，例如昨天完成的任務、今天計劃的任務、團隊成員完成任務所面臨的困難等。 這也為 sprint 提供了項目的最新進展。 進行每日站立還可以避免問題並提高衝刺的生產力持續時間。 每日站立可能需要更短的時間，大約 15-20 分鐘。
3. 衝刺評審：
本次會議旨在回顧和展示所有團隊成員的成就。 在評審中，每個團隊成員都可以展示他們在衝刺期間完成的任務。 這也是提供反饋的機會。 會議負責人還可以邀請感興趣的各方和產品所有者進行沖刺評審，以便他們可以討論團隊完成的任務如何符合項目指南。 sprint 審查通常在每個 sprint 結束時或達到項目里程碑後進行。 根據團隊的偏好，Sprint 評審可以是正式的也可以是隨意的。 通常，此審查通常持續一到兩個小時。
4. Sprint 回顧：
進行 sprint 回顧是為了讓參與 sprint 的團隊有機會詳細討論它。 團隊討論衝刺期間的成功事情以及哪些領域可以從改進中受益。 這為團隊提供了一個想法，以確定如何執行未來的衝刺，這可以提高生產力並防止出現問題。 有時，即使是感興趣的各方和產品負責人也可以在這次會議上提出意見，例如團隊可以遵循的改進工作流程和其他流程的方式。 sprint 回顧通常發生在 sprint 結束時，可持續一個半小時。
如何管理敏捷會議：
有效地管理會議是一項相當具有挑戰性的任務。 過於敏捷的會議需要得到有效管理。 那麼，該怎麼做呢？ 不僅僅是敏捷會議，以下提示將適用於管理任何會議：
(i) 確定和聚焦主題：
每當您召開會議時，首先要關注幾個特定主題。 這為所有參加會議的成員節省了時間，也有助於團隊專注於重要事項。 因此，盡量避免偏離會議主題的討論/話題。
(ii) 提供反饋：
確保經常回顧完成的任務，並提供積極的反饋來激勵團隊成員。 此外，如果需要改進，也可以提供建設性的反饋。 這可以使團隊成員進一步提高。 經常這樣做可以建立牢固的工作關係。
(iii) 確定目標：
為任何會議制定目標非常重要。 這反過來又可以幫助您定義會議中要關注的主題。 根據目標和主題，您可以在會議中準備問題、回顧任務等。
(iv) 傾聽：
傾聽是溝通的重要組成部分。 尤其是在會議中，你的傾聽很重要。 所以，耐心地聽聽每個團隊成員說的話。 同樣，一旦您提出問題，請等待團隊成員的回應，然後再說話。 這可以幫助您了解團隊成員在處理項目時遇到的困難、他們的想法、解決問題、進一步改進等。
儘管有很多方法可以召開敏捷會議，但我們提供了敏捷會議的簡要概述以及如何召開會議，以及如何有效、輕鬆地管理它們。