虛擬銷售助理：你為什麼需要他們？

已發表: 2021-08-27

什麼是銷售助理？在美國，大約有 360 萬受僱的銷售助理，但如果您在 Google 中搜索這個詞，您會看到不同的職位描述：從零售收銀員到業務發展和行政助理。

這是因為，與會計師、PPC 經理或清潔工不同，助理的職位意味著不同的職能，取決於業務類型（線下或在線）、行業（電子商務或 SaaS）、組織結構、公司規模、目標等.

虛擬銷售助理如何支持您的銷售

虛擬銷售助理 (VA) 是外包專家，公司可能會聘請他們從事特定範圍的工作或特定期限。虛擬銷售助理不是臨時承包商或自由職業者——他或她是銷售團隊的一員。雖然這些員工不是員工，但他們可以每週工作幾個小時，也可以完全受僱於一家公司的項目，每週在這些項目上花費 40 多個小時。您可以續簽服務協議並與虛擬銷售助理合作多年，使他們成為不可替代的團隊成員。

對於承包虛擬銷售的公司，在以下情況下助理是合理的：

業務和銷售發展迅速，沒有額外資源立即招聘更多員工

當一個組織向中型或大型轉型時，它面臨著大量的挑戰。更多的客戶、新的競爭對手、資本重組、所有權變更——這些只是舉幾個例子。在這一點上，可能還沒有投入太多資源——時間和金錢——來招聘初級甚至中級專業人士來獲得新的職位空缺。儘管如此，銷售業務，例如郵寄或電話聯繫，都必須每天進行管理。外包助理可能是“忙碌的蜜蜂”，將協助內部團隊。

公司是新公司還是小公司，銷售團隊無法完全打包

熟練的銷售人員每年可能需要 60,000 美元的服務費用，因此對於初創企業、私營企業家或行業新人來說，聘請這樣的專家團隊可能負擔不起。一個出路可能是——聘請一名熟練的推銷員，並與幾名虛擬助理簽約，他們將在經理的監督下執行工作。

公司計劃拓展新的地域市場

當您計劃進入新市場時，困難之一是找到可以用當地客戶的語言與當地客戶交談的員工。這對於說英語的國家或在這種語言很常見的地方（例如墨西哥或印度）來說並不是什麼大問題，但是如果您決定深入中東或亞洲，語言障礙可能會成為銷售的一個令人困惑的障礙。建議在當地就業平台上尋找 VA，並與他們簽訂合同，以便郵寄、與客戶面對面交流或內容證明。

外包一些工作比定期支付加班費便宜

每個企業都有簡單但非常耗時且無聊的任務，例如，從互聯網上手動抓取數據。僱用 1 或 2 名虛擬助理可能比支付內部專業人員的額外工作時間更便宜。

該團隊已經 100% 遠程或分佈在世界各地

如果公司沒有實體辦公室並且其員工遍布全球，那麼聘請虛擬銷售助理就更有意義了。唯一的問題是僱用來自相同或相近時區的員工。否則，當有人在日本和其他人在南非時，安排電話或在線團隊會議會很麻煩。

虛擬銷售助理做什麼？

您可以為虛擬銷售助理分配的工作量取決於他或她的技能以及您如何設法達成共識。 VA 可以為銷售漏斗和管道的每個階段做出貢獻，尤其是：

進行潛在客戶的研究

尋找客戶並不容易，公司可以採取多種方式：在社交網絡上手動檢查用戶的個人資料、發起潛在客戶活動、瀏覽聚合器、公司的註冊和目錄（與 B2B 市場相關）、查看競爭對手向誰出售產品、在 YouTube 上閱讀評論、查看播客的聽眾、購買聯繫人數據庫（一個糟糕的選擇，但仍然如此），或者——所有這些都一次完成。雖然瀏覽程序不是硬科學，但它會消耗大量時間，因此具有數據抓取經驗的銷售助理會幫忙。

進行競爭對手的研究

這些信息對於調整戰略和戰術銷售活動至關重要——促銷活動、創意或銷售演示的設計、郵件和內容分發。在您編制了主要競爭對手的名單後，銷售經理可以製定研究方法並指派虛擬助手進行實地調查。

參與市場調查

分析包括研究客戶對公司或品牌的看法、市場趨勢研究、勘探等。儘管這是營銷職責，但銷售專家也可以為市場研究做出貢獻。例如，在潛在客戶或買家之間分發問卷、收集反饋、組織焦點小組等。

創建和處理潛在客戶數據庫

數據管理是一項艱鉅的任務。它不僅需要準確性、注意力和勤奮——處理信息意味著 VA 使用工具，例如 Tableau、Azure，知道 SQL 或其他查詢語言，並且可以獨立編寫簡單的請求來提取必要的信息（最好）。這是數據分析師通常所做的工作，但如果您負擔不起專門的專家來處理銷售數據，您可以聘請一位精通技術的銷售助理來完成這項工作。

設置和維護 CRM

處理 CRM 是銷售相關工作的一個獨特領域。最重要的是，您必須繪製客戶旅程、銷售流程，並決定必要的數據字段、標籤等。虛擬銷售人員可以提供很大幫助 - 研究主要 POC、使用 Google Analytics 並監控網站流量來源、準備有關潛在客戶活動的摘要, 計算漏斗的持續時間，完成一筆交易的平均時間。然後 - 匯總信息並將其上傳到 CRM。

設置銷售自動化

市場上有許多工具：潛在客戶生成和培育工具、電子郵件滴灌活動啟動器、數據查找器、內容調度和分發系統等。但如果沒有集成和正確設置，它們就毫無用處。一位知道如何“操作”所有這些工具的銷售助理將為您節省大量時間並顯著促進銷售運營。

解決潛在客戶

外展是公司聘請 VA 的最常見原因之一。通信可以自動化，但只能達到一定程度。與“人臉”和客戶關懷的對話在銷售中仍然很重要——有時甚至比廣告或昂貴的自動化軟件更重要。虛擬助理可以在建立關係方面做出很大貢獻，例如執行冷郵件、用高度定制的內容培養潛在客戶、跟進交易以及提供售後支持。

參與客戶保留

您可能已經聽說，即使留存指標的小幅增加也能使業務利潤增長高達 95%。即使說對了一半，關心客戶保留也是值得的，同意。 VA 可以為客戶 LTV 做出貢獻，例如，通過向他們發送個性化的參與電子郵件並收集可以建立忠誠度計劃的信息。

撰寫報告

數據處理會產生所有其他分析屬性——表格、圖表、註釋、摘要、概要甚至銷售報告的章節的組成。

準備銷售材料

曾經創建過銷售演示的人都知道這是一項艱鉅的任務。它不僅應該是一致的和有說服力的，它的視覺部分，例如文本對齊、字體、圖片和效果也同樣重要。 VA 可以幫助組織信息，因此客戶將收到好看的演示文稿，而不是凌亂的幻燈片。

為什麼要聘請虛擬銷售助理？

我們已經確定 VA 可以完成許多不同複雜性的任務，但這只有在工作流程協調良好的情況下才能完成。因此，您應該：

制定入職“包”——寫下VA的職責描述，並為他們提供公司郵件帳戶、工具列表、聯繫誰以獲得訪問權限、與營銷合作的程序、報告規則等
設定明確的任務、KPI 和截止日期——模糊性和不確定性會扼殺信任和生產力，所以要知道你期望從 VA 獲得什麼樣的確切結果
同意時間報告——雖然有些人可以安裝和使用時間跟踪軟件，但其他人可能認為這很丟人；因為您將支付小時費率，所以在大多數情況下，最好與虛擬銷售助理商定跟踪方法
給予反饋——讚賞和批評都比沉默好；唯一的一點是找到一種合適的形式來表達建議，以便 VA 保持積極性並願意提高他們的表現。

如果您通過這些簡單的準備工作取得成功，與虛擬助手合作將帶來以下好處：

減少人工費用——您將支付特定的工作和花費的時間，而不是包括休息、與同事閒聊等的一整天；此外，您昂貴的內部專家不會浪費時間來執行勞動密集型的手動任務
減少工作量——您可以在旺季聘請更多的虛擬銷售助理
外包一次性工作——您可以外包諸如 CRM 設置之類的特定任務，而不是僱用新的銷售人員
自動化流程——您可以聘請熟練的 VA 一兩個星期，他們將購買許可證並集成軟件。

要查找虛擬助手，您可以參考所有流行的就業網站，例如 Workana、Upwork 或 Indeed。在職位發布中，在文案中強調您要找“數字銷售助理”，否則求職者可能會將您的公司與實體店混淆。您可以包括以下職責以使其更加清晰：

將新的銷售訂單提交到銷售系統 {提及 CRM}
監控關鍵客戶的表現
為客戶經理協調有關客戶的信息
處理與銷售相關的文書工作
成為客戶和賣家之間的中介
並且不要忘記提及該職位完全遠程並且可以假定固定期限的合同。

此外，請考慮提及這些資格：

獲得認可機構的經濟學、管理學、市場營銷、工商管理{或其他相關}學士學位
有{提及 CRM 和/或數據庫系統}的經驗
熟練使用 MS Office，尤其是 MS Word、Excel 和 PowerPoint
熟練使用 G Suite。

有效的虛擬銷售助理工作的附加工具

時間醫生

快照來自 Timedoctor.com

這是一個具有一些改進的時間跟踪器：CRM、屏幕捕獲選項、自動準備的時間表和工資單、分心警報等。您可以將 Time Doctor 與 Jita 或 Trello 等項目管理軟件集成，或將其用作主要的 PM 工具——創建任務並跟踪其績效。個人可以從每月 6 美元的訂閱計劃開始。

Snov.io

從 Snov.io 截取的快照

這是自動化電子郵件搜索和外展的終極軟件。 Snov.io 將進行電子郵件搜索和驗證、安排定期郵件發送、存儲電子郵件內容並完全自主地啟動滴灌活動。使用此工具，您可以從頭開始構建潛在客戶數據庫，也可以驗證前仆人數據庫，以便將非無效電子郵件地址聯繫到郵件列表。訂閱計劃的起價為每月 33 美元。

鬆弛

從 Slack.com 截取的快照

Slack 是適用於辦公室或遠程團隊的便捷通信平台。您可以使用其名為 Bolt 的庫來開發您自己的應用程序並確保公司通信安全。對話在工作區中進行組織，您可以通過發送指向工作區的鏈接來邀請新用戶。 Slack，但要獲得更多機會，您可以為每 1 位用戶每月支付 6.67 美元。

認識埃德加

從 Meetedgar.com 拍攝的快照

此工具將幫助您的 VA 管理多個社交帳戶。在這裡，他們可以安排分享新出版物並跟踪內容表現——查看查看次數和點擊次數。 MeetEdgar 可以很好地查找和預覽潛在客戶的個人資料，因此銷售人員也可以將其用作潛在客戶活動的一個組成部分。價格從每月 19 美元起。

內容工作室

從 Contentstudio.io 拍攝的快照

您可以使用此工具完全自動化內容管理，例如搜索熱門話題、管理準備好的文章以及在您的所有公司社交資料中共享出版物。對於虛擬銷售助理，ContentStudio 提供特別優惠——來自所有收件箱的匯總信息。因此，他們可以在一個地方找到來自 LinkedIn、Facebook、Twitter 等的新直接消息。付費訂閱從每月 49 美元起。

日曆

從 Calendly.com 拍攝的快照

Calendly 是一個可共享的可用性日曆，與組織外部的人（投資者、客戶、供應商等）就約會達成一致非常有用。要安排會議，VA 必須與潛在客戶和提及時間選項共享日曆。因此，目標將選擇最方便的插槽。 Calendly 有免費和付費訂閱，每用戶每月 8 美元起。

猴子

從 Picmonkey.com 拍攝的快照

該工具可以臨時替代設計人員。使用 PickMonkey，您可以創建或編輯視覺效果，例如出版物或博客文章的品牌圖像、網站封面圖像、廣告創意等。基本計劃每月總計 7.99 美元。

聘請虛擬銷售助理對小公司和大公司都是一個不錯的選擇——前者可能受益於減少的勞動力費用，後者可以減輕內部團隊的負擔，實現更大的銷售規模。如果您設法組織方便的合作，虛擬銷售助理將成為您銷售團隊的重要成員。