升級到 VoIP 通信：每個可靠的小型企業電話系統的 6 個必備功能

為小型企業切換到互聯網協議語音 (VoIP) 電話系統有很多優勢，因此大多數企業主很容易做出是否進行切換的決定。

如今，遠程工作已成為我們生活中不可分割的一部分，基於雲的商務電話系統可幫助企業主保持員工之間的通信，無論他們身在何處。 與帶有過時 PBX 系統的傳統電話系統相比，該系統使用起來更加便宜和靈活。 使用基於雲的電話系統時，您可以專注於您的業務目標，並讓專業人員負責您的通信系統。

不過，選擇合適的提供商可能是一個挑戰。 做出明智的選擇需要仔細分析每個服務提供商提供的功能、這些功能的成本以及系統的可擴展性。 繼續閱讀，了解小企業主在選擇電話服務時應該注意的六種最基本的 VoIP 功能。

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自動話務員

此功能使小企業主可以減少與僱用全職接待員相關的成本。 就像接待員一樣，自動助理功能會問候來電者、篩選呼叫並使用語音提示將呼叫路由到團隊中的正確成員。 自動話務員有助於滿足小型企業的電話需求，同時還能降低運營成本並提高客戶滿意度。

請記住，儘管如此，大多數客戶和客戶都不想被無休止的語音提示所困擾。 設置自動助理詢問幾個可能的問題，以確保將呼叫轉發給正確的員工。 這將節省時間和資源，而不會降低客戶滿意度。

無論是提高客戶滿意度、提高生產力還是節省資金，組織並不總是有機會同時做這三件事。 但隨著技術的進步和最好的 VoIP 服務，這已經成為可能，現代電話系統可以使用 VoIP 或互聯網協議語音。

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語音到電子郵件轉錄

發展一家小企業已經需要時間和精力，因此很少有企業主和員工有時間像他們應該的那樣經常檢查他們的語音郵件。 這就是語音到電子郵件轉錄的用武之地。此功能會自動將消息轉換為文本並將其轉發到員工的收件箱。

減少員工必須花在收聽語音郵件和手寫姓名和聯繫信息上的時間並不是語音到電子郵件轉錄的唯一優勢。 它還允許員工組織他們的消息。 一旦將它們轉換為電子郵件形式，員工就可以根據需要歸檔、組織、搜索和刪除這些消息，如果他們一直聽傳統的語音郵件，這是不可能的。

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遠程分機

也稱為遠程分機或虛擬號碼，VoIP 系統的此功能允許企業主將呼叫轉移到手機。 當有人呼叫遠程分機但無人接聽時，系統會將呼叫路由到獨立於員工個人語音信箱的語音信箱系統。 雖然所有小型企業都可以從虛擬分機中受益，但此功能對於擁有遠程員工的企業更為有利。

如果公司只有一個號碼，他們的客戶、客戶和業務夥伴可以撥打，而不是每個員工都有一個單獨的號碼，這看起來會更專業。 此外，很少有員工願意使用個人電話處理公司業務。 虛擬分機允許企業主避免為每位員工購買單獨的電話的費用。

來電篩選

來電篩選允許企業主和員工在接聽電話之前檢查來電者的號碼，以便他們可以選擇如何處理來電。 不過，它超越了傳統的來電顯示。 呼叫篩選允許在工作中接聽私人電話的員工將呼叫重定向到他們的手機，而其他確信他們接聽電話營銷電話的員工可以簡單地掛斷電話。

最好的 VoIP for small business 呼叫篩選工具也可以設置為顯示不僅僅是號碼。 此功能還將允許員工檢查來電者的姓名，如果公司有客戶關係管理 (CRM) 系統，他們還可以當場調出客戶記錄。 您可以在 https://shortcodes.org/ 上查看有趣的短信和短代碼提示以及如何識別垃圾電話和短信。

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視頻會議

一些公司定期使用視頻會議與遠程員工保持聯繫，而另一些公司僅在極少數情況下使用它來安排與遠方業務夥伴的虛擬會議。 視頻通話也越來越受到消費者的歡迎。 根據他們的客戶人口統計數據，一些企業可能會受益於能夠向他們的客戶或客戶進行視頻通話。

大多數與客戶和業務夥伴的對話都可以通過電話進行，但談判或處理敏感問題等事情最好使用視頻會議來完成。 此外，視頻會議允許遠程工作人員或因公出差不在辦公室的人員充分參與重要會議，這樣他們就不必擔心是否會錯過會議。

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可定制的保持音樂

很少有顧客或客戶喜歡被擱置，但有時這是必要的。 今天的企業主不需要在標準等待音樂之間做出選擇，這些音樂俗氣且重複，讓他們的客戶完全沉默。 相反，那些使用 VoIP 系統的人可以設置自定義曲調，以反映他們企業的獨特個性或迎合他們認為客戶可能想听的內容。

這聽起來可能微不足道，但事實並非如此。 正確持有音樂將提高客戶滿意度，更容易將普通客戶轉變為忠實的品牌愛好者，並防止潛在的客戶服務災難。 此外，如果他們在過去 15 分鐘內沒有聽過普通的電梯音樂，大多數來電者會對接待員和員工更加友好，並且更容易接受他們的提議。

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底線

上面描述的六個功能只是轉向 VoIP 電話系統的小企業主可以使用的眾多功能中的一小部分。 其他值得注意的功能包括電子傳真、分機撥號、重複撥號、遠程辦公功能、順序振鈴、三向撥號、基於時間的路由和日程安排等。

大多數小企業主的問題不是決定是否安裝 VoIP 電話系統。 進行轉換時有很多優勢，大多數企業主認為這是一個簡單的決定。 當這些業主必須評估他們的選擇時，挑戰就來了。

確保提供商提供對上面列出的所有功能和其他基本功能（如呼叫阻止和分機到分機撥號）的訪問權限是選擇一流提供商的第一步。 但是，企業主不應該就此止步。 他們還應該尋找一家能夠提供卓越的客戶服務、有競爭力的價格、良好的聲譽以及針對小企業主需求量身定制的解決方案的公司，這樣他們就可以在公司發展壯大的同時堅持使用相同的 VoIP 電話服務。