設定優先事項以騰出時間處理重要事項的成績單
已發表: 2019-07-16返回播客
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John Jantsch:您好,歡迎收看另一集管道膠帶營銷播客。 這是約翰·詹奇。 我今天的客人是勞拉·范德卡姆。 她是幾本時間管理和生產力書籍的作者,包括一年前我們在這個節目中看到的一本, Off the Clock ,她有一本新書。 我們將稍微談談朱麗葉的可能性學校:關於優先權力量的小故事。
John Jantsch:所以,勞拉,歡迎回來。
Laura Vanderkam:非常感謝你邀請我。
John Jantsch:我想出版這本書,因為我的意思是,你的很多書都有生產力和時間管理。 我要藉用另一個標題,讓你回答這個問題。 最成功的人早餐前會做什麼?
勞拉·范德卡姆:是的。 這是一個很好的問題,對吧? 是的,我在研究那些做很多事情的人,有點專業和個人,如何度過他們的時間時發現,他們中的許多人都在有意地利用他們的早晨。 他們會認識到,這是他們可以在其他人都想要他們之前擁有的時間,無論是在工作中還是在家裡。 所以,如果有什麼他們有抱負但不一定適合工作或家庭的事情,這往往是時候去做了。
Laura Vanderkam:所以這可能是鍛煉。 對於很多人來說,這當然是在鍛煉。 但這可能是創造性的追求,你知道,你想寫那本小說,你可以告訴自己你會在一天結束的時候完成它,但我們都知道這可能不會發生。 然而,如果你起得早一點,並且,你知道,承諾寫作,每天說 300 個字,大約一年後你就會有那本小說的草稿。 所以,把早上的時間用於對你來說很重要的事情,真的是成功的一天。
John Jantsch:是的,根據我個人的經驗,我知道,因為我有一些早上的例行公事,如果它被取消,我在一天的剩餘時間裡會有點不穩定。 我不知道這是否是一件好事,但我知道它確實對我有影響。
勞拉·范德卡姆:是的。 好吧,我們都有對我們的日子有幫助的東西。 對於許多人來說,擁有一些感覺就像你在早上取得了某種勝利,在這裡取得了有意義的勝利。 我的意思是,你知道,是的,我想我們都起床了,這很好,但是,你知道,一些能夠推動你實現目標的東西,真的可以讓這一天感覺很棒。
John Jantsch:我知道在聽你讀你的書時,你很清楚我們大多數人都不知道我們實際上是如何度過我們的時間的。
Laura Vanderkam:不。這很有趣,對吧? 因為我們每天都在過著生活,而時間卻在流逝,無論你是否認為自己是如何度過的,所以很容易漫不經心地度過時間。 正因為如此,我們傾向於告訴自己各種關於時間去向的故事。 你知道,其中一些可能是真的,但其中很多也不是。 所以追踪時間真正去向的好處是,你可以弄清楚什麼是故事,什麼是真實的真相。
John Jantsch:你知道,有很多很棒的建議,很多很棒的書籍、技巧、應用程序等等,可以幫助我們管理時間。 為什麼我們都忽略它們?
Laura Vanderkam:嗯,我認為時間繼續前進是一回事。 我的意思是,如果我們所有的錢在每一天結束時都被燒掉,這就像我們花錢花得好所面臨的挑戰,對吧? 您知道,鑑於這種資源不斷變化,因此很難利用這種極其有限的資源。 所以,你知道,你必須考慮一下你想用它做什麼,想想我當時的意圖是什麼? 在你真正投入之前想想你的時間。
Laura Vanderkam:這有點像,你知道,有人在河上划船,你知道,停在獨木舟的邊緣,看看水流的去向。 如果你這樣做,你撞到石頭的可能性就會小得多。 但是,你知道,這需要時間。
John Jantsch:幾年前,我只用了大約 20 年的時間擁有自己的企業就到了那裡,但我不再真正嘗試管理時間,實際上已經開始管理優先事項,實際上減少了工作時間,並且發現我正在完成同樣多或更多的工作,而不是強調,“哦,我應該在我的清單上添加一些東西,因為一天還剩兩個小時。” 這個想法是如何解決的,你知道,你對人們如何管理時間的想法?
勞拉·范德卡姆:是的。 我非常喜歡不填滿時間,因為它就在那裡。 事實上,我研究過的許多最成功的人在他們的日程安排上都有相當多的空白。 他們這樣做有幾個原因。 我的意思是,一個,你知道,一切都比你想像的要長。 所以,你知道,你必須確保建立空間來處理這個問題。 也因為它可以讓他們抓住機會,如果出現了一些意想不到但非常好的事情,那麼能夠跟隨它的方向是很棒的,而不是,你知道,你的一天已經被說了出來。
勞拉·范德卡姆:所以,你知道,我試著列出非常有限的待辦事項清單,你知道,絕對不是要填滿一整天的事情。 因為我知道事情會發生,你知道,如果我完成了我的清單上的所有事情,我相信如果我願意的話,我可以去尋找更多的東西。 但是,如果我將我知道絕對必鬚髮生的事情列出一個非常簡短的清單,那麼我知道無論發生什麼,你知道,如果我最終和我的一個孩子在急診室呆半天,例如,我'仍然取得了進展。 所以我認為這是高效的核心。
Laura Vanderkam:你知道,任何人都可以計劃一個完美的時間表,這不是很令人興奮。 問題是你能否在對你和你關心的人重要的事情上繼續前進,當生活發生時,就像生活總是發生一樣。
John Jantsch:嗯,我認為優先級的整個想法也非常重要,因為很多優先級的事情都是我不想做的事情。 他們不好玩,你知道,他們很努力。 也許我花了很多時間想辦法不這樣做,直到,你知道,4 月 14 日,稅收到期,對吧? 突然之間,我有了各種時間來做那件事。
John Jantsch:所以,我認為強迫自己再次做這些事情,正如你所說,這很重要,即使你喜歡與否。 你知道,因為我知道我浪費了很多時間,可能還浪費了壓力,讓那個東西坐在那裡說,“哦,我下週會做的。”
勞拉·范德卡姆:是的。 我會告訴人們承認這一點。 如果有些事情你真的不想做,你可以問問自己為什麼會這樣。 有時,這可以讓您深入了解自己的生活、技能以及不屬於您技能的事物。 你知道,有很多人真的非常討厭做與稅收相關的文書工作,他們可能會更好地僱用,你知道的,一個助手來做一些事情,與會計師和所有的人協調。
Laura Vanderkam:你知道,所以也許你可以隨著時間的推移找到一種可以減少時間的方法。 然而,如果某件事真的讓你充滿活力和樂趣,並且對你有意義,那麼也許有辦法讓你花更多的時間在這些事情上。
John Jantsch:現在,你花了很多時間,我的意思是,我認為,到目前為止,我們有點合乎邏輯地談論這裡的工作,但你花了很多時間與人們一起工作,以及他們如何度過閒暇時間出色地。 我認為作為工作和休閒,或者我們所說的任何東西,家庭時間,娛樂時間,你知道的,你知道,它們之間似乎不再有界限了。 我們如何確保充分利用我們所謂的休閒時間?
Laura Vanderkam:嗯,我認為我們的休閒和家庭時間需要與工作時間相同。 我並不是說你需要,你知道,發送日曆邀請晚餐,每 15 分鐘安排一次,就像某些人在工作中所做的那樣。 但是人們會在6:00下班回家,10:30睡覺,11:00,也就是四個半小時,五個小時。 你不會有四個半小時,五個小時的工作時間,並且完全不知道你打算用它做什麼。
Laura Vanderkam:所以,你知道,只是說,“好吧,我們要在晚飯後去一家人散步,或者,你知道,今晚是我要讀那本小說的 100 頁的晚上。” 你知道,不管它是什麼,對你的個人時間有所打算會讓它感覺更豐富、更充實。 所以它結束了,你知道,擴展我們的心理空間,讓我們感覺,事實上,我們有更多的時間。
John Jantsch:你知道,有時候擁有自己的企業是一種奢侈。 我的意思是,我不一定有人在我的日曆和其他事情上安排會議。 所以,事實上,多年來,我發現我變得更加刻意地打得更努力了。 所以換句話說,不要說,“哦,我會在這裡潛行一個小時,我的意思是,我要去釣魚半天什麼的。”
John Jantsch:但是,我要計劃,我要把它放到日曆中,我不會考慮不去做。 我會 100% 參與其中。 我認為這對我來說是這樣,當我那天下午或第二天早上回來工作時,實際上我對工作更有意識。
勞拉·范德卡姆:是的。 我的意思是,有意識地享受休閒時間,它真的可以改變生活。 你知道,問題的一部分是人們忙於工作,他們認為,“好吧,我什麼都不想做,或者我不想承諾任何事情,因為那隻是更多的承諾,然後我會感覺時間少了。” 但事實證明並非如此。
Laura Vanderkam:做出對我們有意義的承諾,並在我們的閒暇時間為我們注入活力,讓我們覺得我們有更多的時間,你知道嗎? 一個晚上,您可以消磨時間並在網上滾動並看電視或其他東西,這是非常令人難忘的。 然而,你知道的,你在一個組織的某個地方做志願者,你一直在做一些非常認真的工作,並且你承諾每個星期四晚上都在那裡。 我的意思是,這更令人難忘,感覺更重要。 所以它實際上在這個時代脫穎而出。
John Jantsch:我認為大多數人,也許還有其他人不這樣做,但我了解我自己,我會歸為這一類,我可能在一天的兩三個小時內完成了我 90% 的工作。 我的意思是,90% 的真正有回報的工作,你知道的,發生在兩三個小時內。 我認為,你知道,當你開始時,我們可以在一分鐘內談論時間日記,但我認為我們真的低估了我們在我們認為忙碌或富有成效的事情上浪費了多少時間。
勞拉·范德卡姆:是的。 我的意思是,這是 [聽不清 00:10:50] 的遊行,也就是說,你 80% 的好事發生在你 20% 的時間裡。 話雖如此,我的意思是,如果我們只能確定重要的東西,那麼聽起來我們可能每週只能工作四個小時或其他任何東西。 問題是,它並不總是那麼清楚。 我知道你和我都曾隨機交談過,我們只是出於某種原因決定接個電話,然後它導致了一個很好的結果,對吧? 或者我們正在閱讀一些可能與我們的工作無關的東西,但它引發了這個想法,這也導致了一些大事。
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Laura Vanderkam:所以我會說是的,你知道,我們的很多主要工作可能會在很短的時間內完成,而且我們都有過你準備離開度假的經驗,在你走出門並完成所有事情之前,你剛剛著火了。 但另一方面,你必須小心不要試圖削減太多,因為那樣你就會錯過那種導致偉大事物的偶然性。
John Jantsch:想提醒你這一集是由 Klaviyo 帶給你的。 Klaviyo 通過傾聽和理解客戶的暗示,幫助您建立有意義的客戶關係,這使您可以輕鬆地將這些信息轉化為有價值的營銷信息。 有強大的細分、電子郵件自動回复,隨時可用,報告很棒。 您想了解一點建立客戶關係的秘訣嗎? 他們有一個非常有趣的系列,叫做 Klaviyo's Beyond Black Friday。 這是一個文檔系列,有很多有趣的快速課程,只需前往 Klaviyo.com/beyondBF,超越黑色星期五。
John Jantsch:所以你的新書,朱麗葉的可能性學校,是一種寓言風格。 你知道,我一直想寫其中一個,但我認為我無法完成整個對話。 所以告訴我們一些關於朱麗葉的事情,以及你在那個故事中想要完成的事情。
Laura Vanderkam:是的,多年來我一直在寫關於時間管理的文章,我剛剛注意到,在我的演講中,人們記得的部分就是故事。 從來沒有人來找我說,“哦,天哪,你引用的關於 X 的統計數據,這改變了我的生活。” 它真的更像是,“哦,當你講述這個故事時”,人們可以逐字引用這些故事,這太棒了。 但是,這就是我們吸收信息的方式。 人類的大腦非常善於以某種形式記住故事,這些故事會教人一課。
Laura Vanderkam:所以這基本上就是寓言,是教導教訓的故事。 你知道,我喜歡閱讀,我喜歡寫作,所以嘗試一些不同的東西很有趣,你知道,我實際上可以寫對話,而不是直接寫非小說。
John Jantsch:那麼,讓我們先看看朱麗葉的故事吧。
Laura Vanderkam:嗯,所以 Riley 是一位炙手可熱的年輕顧問,他的職業生涯一直如火如荼,直到突然沒有了。 她的生活開始在各個方面分崩離析,因為她很難弄清楚自己應該用自己的時間做什麼,而且她的個人生活也在分崩離析。 在這一切之中,她的公司給了她最後通牒,有點強硬地讓她在一個叫做朱麗葉可能性學校的地方參加這個週末的靜修會。 她認為這將是一個巨大的時間浪費。
勞拉·范德卡姆:但後來她遇到了朱麗葉,她是一位成功的企業主,也非常冷靜。 她似乎有無限的時間去做對她來說很重要的事情。 因此,在周末的過程中,萊利試圖了解朱麗葉的秘密,並想辦法將這些秘密付諸實踐。
John Jantsch:所以,我剛剛聽到你最近在 World Domination 峰會上發言,這是我最喜歡的會議之一。 事實上,我正在嘗試打開許多揚聲器,以便聽眾在接下來的幾週內聽到一點。 但是你說我知道我需要做的一件事,我知道我不夠擅長的是,你知道,我們傾向於坐下來,你知道,早上走,“好吧,我今天需要做什麼?” 你談到了組織我們一周的想法,這很有意義,因為這真的很可能是衡量我們生產力的一部分。 你想談談這個想法嗎?
勞拉·范德卡姆:是的。 好吧,我們在幾週內過著我們的生活。 你知道,我只是談論我們通常如何在幾天內思考我們的生活,但我們實際上是在幾週內過著我們的生活。 一周是我們實際生活的生活單位。 所以,你知道,我認為這就是我們需要計劃時間的方式,因為任何一天都不足以涵蓋你需要完成的所有事情。 但在一周內,你可能會處理大部分對你來說很重要的事情。
勞拉·范德卡姆:所以,我建議人們在入職前幾週仔細考慮一下。 做這件事的好時機是周五下午,因為周五下午是我們大多數人不做任何有任何後果的事情的時候,那時有點滑到週末。 所以你花幾分鐘,想想接下來的幾週,問自己在工作領域、人際關係領域,還有家人和朋友方面,你的首要任務是什麼。 然後是個人領域,所以你想為你做的事情。
勞拉·范德卡姆:你知道,只列出一小部分項目,每個類別中的兩個、三個,然後看看下週,看看它們可以去哪裡。 如果您始終如一地這樣做,您會發現自己默認情況下會朝著您的目標取得進展,因為每週您都在做重要的事情。 然而,如果您不提前考慮這一點,那麼時間很容易就離您而去。
John Jantsch:是的,我認為還有另一件事,希望你說,“嘿,我已經完成了這三件大事。” 也許你現在對一些事情說不,因為它們已經在你的大腦中或已經在你的日曆上。
勞拉·范德卡姆:是的。 嗯,週五下午你計劃未來一周並確定優先事項的時間,也是一個很好的時間來查看你的日曆上已經有什麼,並擺脫那些與你無關緊要的事情,並且什麼,你知道的,你認為是個好主意的路徑,但現在不是了。 所以,你知道,如果你能擺脫它,也許現在是這樣做的好時機。
John Jantsch:我喜歡這種時間日記的想法。 實際上,我已經宣揚它很多年了,尤其是當人們,你知道,談論無法完成任何事情的時候。 我得到一個集體,“哦,我沒有時間這樣做,或者我不想這樣做。” 您如何成功地讓人們跟踪他們的時間,即使是一周?
Laura Vanderkam:嗯,我的意思是,我的承諾是它會很有用,而且有用的方式不是說,“哦,好吧,看,我們發現你說你很忙,你看了 X 號電視小時。” 這不是關於那個。 我真的不關心讓你玩這些東西的遊戲。 更重要的是,幾乎每個這樣做的人都會發現一些他們花在他們不太關心的方式上的時間,他們可以將這些時間用於他們關心的事情。
Laura Vanderkam:我說的是那些非常忙碌的人,他們的生活中有很多事情要做,總有一些空間。 你知道,不必太多,我的意思是,對於很多人來說,如果他們能夠找到每週幾個小時來做他們非常興奮的事情,這將改變他們的時間的全部體驗。
Laura Vanderkam:所以,這就是我建議人們這樣做的原因。 我也,你知道的,要確保人們知道這不是要完美地記錄每一分鐘。 夠好,夠好。 我每天簽到三到四次,寫下自上次簽到以來我所做的事情,不要 [聽不清 00:00:18:31]。 如果你大部分時間都在工作,你也去洗手間喝了杯水,工作,沒關係。 您不必對所有事情逐一解釋。 但是,你知道,你這樣做了幾天,那很好。 如果你能堅持一周,那就更好了。 你會得到足夠的信息,我認為你會發現它是值得的。
John Jantsch:嗯,我和很多企業主一起工作,他們花時間做很多他們應該委託的事情,他們可以委託,如果他們委託的話,那將更有利可圖。 有時,你知道,我實際上做的是讓他們分配一個美元價值,你知道,那是什麼價值? 或者你能讓別人這樣做是為了什麼? 一些指標。 這可能會讓人大開眼界,當他們看到,你知道,他們有多少時間在工作,遠遠低於他們在業務中需要做的事情。
勞拉·范德卡姆:是的。 不,我的意思是,當你意識到某事不能很好地利用你的時間時,你有幾個選擇。 我的意思是,一個是你可以停止這樣做,這是一種選擇,你知道,人們真的應該比他們實際做的更多。 你知道,你可以看看是否有一種方法可以減少時間,這當然是大多數時間管理文獻所涉及的。 如何讓事情變得更精簡、更高效,將 60 分鐘的會議變成 45 分鐘的會議。 當然,這是有目的的。 但是,你知道,這是另一種選擇。
Laura Vanderkam:那麼,當然,你可以讓其他人來做,這確實是我們利用時間的方式,做我們自己不能做的事情。 我發現人們經常抵制這個想法,但是,你知道,如果你看著一家大公司的首席執行官,你不會坐在那裡說,“天哪,百事可樂的首席執行官失敗了,因為她不是都是自己一個人做的。” 我的意思是,不,當然不是。 你知道,即使你的企業規模較小,這也是同樣的事情,但在家庭方面也是同樣的事情,我們可以從不同的地方獲得幫助並以這種方式利用我們的時間。
約翰·詹奇:是的。 不過,這是一個有趣的概念,因為很多人都有一種真實的、你知道的、內疚的因素。 很多時候,他們可以委派工作,“但是,我不會讓別人修剪我的草坪。 我的意思是,我可以那樣做,那太糟糕了。” 但這可能是一種真正騰出時間的方法,不是嗎? 在國內前線。
Laura Vanderkam:是的,因為做的事情對你的時間價值更高。 人們聲稱,“哦,好吧,你知道,我應該多打電話給我年邁的親戚,”你知道的,不管是什麼。 “但是,你知道,我太忙了,我只是沒有時間。” 好吧,也許你不想這樣做,這很好。 但如果它真的是你的價值,那麼也許你可以從盤子裡得到一些其他的東西。 也許您在線訂購雜貨,設置每周顯示的定期訂單,您不必去雜貨店。 與其去雜貨店,不如打電話給祖母,對嗎? 你知道,你可以做這些事情來騰出時間去做最能利用你時間的事情。
John Jantsch:那麼,勞拉,人們在哪裡可以找到更多關於您、您的書籍以及您所做的所有工作的信息?
Laura Vanderkam:嗯,人們可以訪問我的網站,即 LauraVanderkam.com。 你知道,如果你正在收聽這個播客,並且都沉浸在這個劇集中,並且你正在尋找其他可以聽的東西,我每個工作日早上都會有一個名為“早餐前”的簡短生產力提示播客。 所以每個工作日的早上,5 到 10 分鐘,我都會給你一個小建議,希望能幫助你度過美好的一天。 所以,人們可能會喜歡聽。
約翰·詹奇:太棒了。 好吧,我們也會在節目說明中提供這些鏈接。 勞拉,感謝您的光臨。 在波特蘭見到你真是太好了,希望我能很快在路上遇到你。
Laura Vanderkam:非常感謝你邀請我。 我很感激。