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John Jantsch：這一集的 Duct Tape Marketing Podcast 是由 Klaviyo 帶給您的。 Klaviyo 是一個平台，可幫助專注於增長的電子商務品牌通過針對性強、高度相關的電子郵件、Facebook 和 Instagram 營銷來推動更多銷售。

John Jantsch：您好，歡迎收看另一集管道膠帶營銷播客。 這是約翰·詹奇。 今天我的客人是梅麗莎·史密斯。 她是虛擬助手協會的創始人兼首席執行官。 她還是一本書的作者，名為《僱用合適的虛擬助理：合適的虛擬助理如何讓您的生活更輕鬆、創造時間並讓您賺更多錢》 。 所以，梅麗莎，謝謝你加入我。

梅麗莎史密斯：很高興，約翰。

John Jantsch：所以我多年來一直在談論虛擬助手。 事實上，雖然十年前這是一個新奇的想法，但我的意思是，現在我們擁有整個虛擬員工的公司。 所以在你的這個想法或這個虛擬助手概念的工作中，你是如何看到過去十幾年的演變的？

梅麗莎史密斯：它已經進化了很多。 我認為它真的只是改變了名稱。 我們以前可能稱之為遠程辦公。 而現在這個術語即將結束。 它幾乎完全消失了。 我們知道我們已經談論過自由職業者和遠程工作。 Skype 真正開始改變一切。 真的在未來的 VR 中，這是一個完全不同的領域。

梅麗莎史密斯：但這確實改變了許多高管和高層人士的工作方式，對吧？ 他們的時間是如此重要。 你有成千上萬的人向你匯報，基本上，你的公司在世界各地。 有時區。 有很多旅行，所以它真的改變了我們可以去哪裡，我們能多快到達那裡，我們可以分享的信息，它是多麼的私人。

梅麗莎史密斯：它真的改變了很多。 但我不認為人們真正看到的是什麼時候回來的，它也將改變許多工人完成工作、報到工作和創辦自己的企業的方式。

梅麗莎史密斯：當我談到遠程工作時，這並不是什麼新鮮事。 這似乎不同，因為現在我在辦公室外面，有人在他們的辦公室裡。 但是我的同事總是和我一起在辦公室的時候，我什至不記得那些時候了。 我們通過電子郵件、短信、視頻聊天進行交流。 他們從來不在辦公室。 所以本質上我們是在遠程工作。 我只是碰巧在辦公室內遠程工作，現在我不再需要這樣做了。

John Jantsch：嗯，確實，技術已經發生了變化並趕上了……我的意思是，真的，正如我所提到的，我的意思是，你擁有擁有 100 名員工的整個組織，但他們都不再向辦公室報告了。 所以這很明顯......即使是這種行為也改變了人們對完成工作的看法。

John Jantsch：所以你會說……讓我們從定義開始。 今天是否有虛擬助手是什麼和不是什麼的定義？

梅麗莎史密斯：是的。 因此，虛擬助理是獨立承包商、企業主。 他們不是僱員。 所以你可以有一個員工助理，但他們的頭銜不太可能是虛擬助理。 很可能是某種其他頭銜，遠程工作者-

John Jantsch：甚至是行政助理。 類似的東西。

梅麗莎史密斯：可能。 我的意思是，肯定有執行虛擬助理，但通常，就像我現在正在尋找一名參謀長一樣，但這是一個員工職位。 你也可以有一個參謀長的虛擬助理。 但是通常一旦你把那個虛擬助手的頭銜放在那裡，這就是讓它進入一個不同領域的原因。

John Jantsch：但我想那是……我的意思是，你真的想到了你可能會從……定義人們如何看待虛擬助手開始的想法。 現在它幾乎是每個角色，它可以是虛擬的。 所以我假設即使在虛擬助理協會中，你也有人在做工作，比如虛擬內容人員、虛擬網絡助理和虛擬營銷助理，而不僅僅是人們認為的管理工作。

梅麗莎史密斯：哦，當然。 這是一個非常非常廣泛的範圍，從與演講者 [聽不清] 獨立企業家合作到與那些仍然在 C-suite 和擁有實體公司的人合作，他們的需求只是范圍內的，與非營利組織合作，無論您需要可以擔任助理還是可以做一些內容的人，可以更新您的個人資料的人，有些人是為了聯繫那些希望您出來在他們的活動中發言的人，或者您是伸出手在更多活動中發言。

梅麗莎史密斯：我總是告訴人們，如果你有需要，那裡有一個虛擬助手。 對於那些認為自己處於這些領域的人來說，“哦，你知道這永遠不會進入我的領域。 我的領域受到高度監管。 它非常安全，要求很高。” 從法律辦公室到財務辦公室，虛擬助理無處不在。

John Jantsch：所以，在招聘方面，你提出了一個很好的觀點，因為我可以看到很多人在想，“是時候讓我找一個虛擬助理了。 我需要一個每周大約 20 小時的人。” 但隨後他們希望他們完成八種不同類型的專門任務。 當涉及到這種方法時。 我的意思是，有正確的方法嗎？ 我的意思是，你是否僱傭了某個人，希望像很多員工一樣，很多員工被錄用，充實了一天，他們被要求做他們技能中沒有的事情，但他們就在那裡. 所以他們被要求這樣做。 那麼你會說更好的技術是僱傭四個不同的虛擬助手來滿足不同的專業需求嗎？

梅麗莎史密斯：當然。 我強烈建議，一，你會得到更好的工作。 您還將獲得更明智的工作。 因此，僱用某個領域的專家的好處是他們還必須跟上趨勢。 所以這是現在非常熱門的話題。 你是專攻還是泛化？ 儘管人們在談論一般化，但勞動力實際上正在朝著更加專業化的方向發展。 原因是因為事情變化得太快了。 如果我是通才，我可以做這項工作嗎？ 是的。 如果我不是專家，我是否有可能知道即將發生的變化並在這些變化發生之前了解這些變化？ 不見得。

梅麗莎史密斯：然後你說的另一件事是每週 20 小時。 大多數人每週只僱用 5 到 10 個小時的 VA。 可以虛擬完成的工作非常專業。 再說一次，你沒有花很多時間。 人們僱用 VA 的目的還不止這些嗎？ 是的。 但是，如果您每週僱用 20 小時的 VA，那麼您可能會做很多生意，很多生意，這並不常見。 另一方面，如果你有很多事情需要做並且你在想，“哇，我只是不知道有一個人可以做所有這些事情。” 也許你需要記賬，你需要一些社交媒體，你需要一個可以為你做行政助理的人。

梅麗莎·史密斯：有些團隊可以僱傭 [音頻不清晰] 報告，讓一個人向您報告，然後讓多個人做這項工作。 而且它的成本並不比擁有一個普通的（比如為您工作的虛擬助手）貴多少。

John Jantsch：那麼您建議人們如何尋找 [聽不清] 合適的？ 因為這些年來我和大概有兩打虛擬助手一起工作過，你知道，有些人比其他人更適合。 有些我比其他人做得更好。 我的意思是，最好的過程是什麼？ 因為我確實認為我至少經歷過，所以肯定有一些人讓我覺得我得到了更多的工作。 我對他們的工作感覺更舒服，因為我認為他們很合適。 那麼，有人是怎麼做的，尤其是在虛擬世界中……你有時會通過電子郵件做這些，你如何找到合適的人選？

梅麗莎史密斯：所以，你要做的第一件事就是從你的溝通策略開始。 這是你的風格，你的媒介，你的方式，你的語氣。 這對你來說必須超級容易。 我見過太多人說，“哦，我必須以這種方式與我的 VA 溝通。” 這就是搖狗的尾巴，如果你花錢，它必須是給你的。 所以我的例子是，如果你走過雜貨店，你會說，“哦，我完全忘了告訴我的 VA，”你會怎麼給那個人發信息？ 你會打電話嗎？ 你會發短信嗎？ 你會鬆懈嗎？ 你知道，那些東西是什麼？ 這應該是你做到這一點的方式。

梅麗莎史密斯：第二部分是你應該成為你的 VA 的理想客戶。 他們應該開始與像您一樣的人一起工作。 因為如果不是這樣，很多 VA 可以為任何人工作並為他們工作，但他們不想這樣做。 因此，當他們得到一本完整的業務書時，他們會放棄你。 所以你要確保你是他們的理想人選。

John Jantsch：再回到那個點，因為我的意思是，我將如何確定？ 比如我如何找到我是他們理想客戶的那個人？

梅麗莎史密斯：當然。 你會去他們的網站、他們的LinkedIn個人資料、他們的社交媒體句柄。 他們在說什麼？ 他們是為了誰？ 他們的信息是什麼樣的。 如果你沒有發現自己，如果你沒有發現自己分享相同的文章，在相同的平台上閱讀相同的書籍，使用相同的術語，那麼那個人並沒有為你創造他們的業務。 你絕對應該在那裡看到自己。

Melissa Smith：所以如果我與播客合作，應該說是虛擬助理播客。 現在，我知道這很模糊。 他們會說更多，但我不與播客合作，所以你不會在我的個人資料中看到這一點。 我喜歡播客。 我是一個超級粉絲。 就 SEO 而言，它們比以往任何時候都更適合未來。 但這不是我的專長。 所以，如果我是一名高管教練，他們來到我的網站，想看看我和誰一起工作，和誰一起工作，他們會在那裡看到他們的名字。 他們會想，“哇，梅麗莎和我一樣的人一起工作。”

John Jantsch：所以就生產力而言，我知道這些年來我曾多次與僱用虛擬助理的人交談過，對不起，我只是覺得讓他們跟上進度需要更多的工作，而我沒有不知道該告訴他們什麼。 我的意思是，是否有一個過程、一個時間表、一種方式，你應該考慮定位和培訓以使一個人更有效率？ 我的意思是，很像我想的員工。

梅麗莎史密斯：是的，絕對應該有一個入職流程。 現在，我們再次回到與專家的合作。 我不會讓他們了解如何使用某個軟件、如何使用某個系統，這不應該是入職流程的一部分。 入職流程是，“這就是我喜歡做事的方式。 這些是我的偏好。 我們要降低工作節奏。 我們將開始真正深入研究這種溝通水平。” 但不應該是“我無法登錄。我不知道如何找到這個”。 那些不是你想要的那種對話。

梅麗莎史密斯：但是如果你沒有為你的 VA 制定入職計劃，這是我在我的書中分享的內容並且有一個完整的策略，你想知道什麼是好的，這樣你就可以傳達什麼是好的喜歡你的 VA。

梅麗莎史密斯：最重要的是你會在一兩個星期內這樣做。 這就是這一點。 我們將分享信息。 您會說，“好的，這是登錄信息”，然後通過安全站點共享它們。 你知道的，那種東西。 這是我們應該跟上的速度。 我們應該停止會議。 然後在接下來的幾個星期裡，你應該努力研究你希望這個人有影響力的地方。 如果你只有這樣的清單，“天哪，我有八件他們可以做的事情”，你不會真的對此感到滿意。 真正選擇在 12 週結束時你想去的地方並向後工作。

梅麗莎史密斯：這樣做的好處是你也會說，“好吧，我認為這些事情可能會讓我脫軌。 這就是好的樣子。 這是我豐富的目標，這也是我認為的失敗，如果我們沒有達到這個目標，如果我們沒有在 12 週結束前完成這件事，我不會對此感到高興。” 一旦您知道這一點，不僅管理流程要容易得多，而且管理 VA 也容易得多。 因此，如果您沒有達到這些時間表，那麼您確切地知道在哪裡進行管理。 比如為什麼這沒有發生？ 這是怎麼失敗的？ 同時，如果您提前完成了計劃，它會給您帶來一些真正令人興奮的事情。

John Jantsch：想提醒你這一集是由 Klaviyo 帶給你的。 Klaviyo 通過傾聽和理解客戶的暗示，幫助您建立有意義的客戶關係。 這使您可以輕鬆地將這些信息轉化為有價值的營銷信息。 有強大的細分、電子郵件自動回复器隨時可用。 很棒的報導。 您想了解一點建立客戶關係的秘訣嗎？ 他們有一個非常有趣的系列，叫做 Klaviyo's Beyond Black Friday。 這是一個文檔系列，很有趣，快速的課程。 只需前往 klaviyo.com/Beyond BF，Beyond Black Friday。

John Jantsch：這種方式符合同樣的脈絡。 應該有多少期望，這個人會等待我告訴他們該做什麼，而不是他們會回來說，“嘿，這是一個更好的方法。”

梅麗莎史密斯：這是一個熱門話題。 真正的助手和任何類型的助手之間的區別，無論是人工智能還是人類，都在於能夠預測你的需求。 如果他們無法預測您的需求，那麼它就不是真正的助手。 那是一個任務接受者。 那是你要委派的人。 我不是代表團的粉絲。 授權就是工作。 有些人真的很擅長。 所以，如果你擅長委派任務，只是給人們任務，那麼無論如何，那是一個不同的人。

梅麗莎史密斯：但如果你正在尋找一個真正的虛擬助手，那個人將能夠預測你的需求。 他們將開始收集線索。 他們將開始查看您的日曆。 他們將開始以與人工智能相同的方式看到模式，對吧？ 這就是我們做事的方式。

梅麗莎·史密斯：我的客戶，即使我為他們配備了虛擬助手並培訓了其他虛擬助手，我在他們需要甚至招聘之前預測他們需要什麼。 因為我知道我可以看到未來，因為我以前做過。 我合作的客戶越多，我能看到的客戶就越多。 然後我開始預測新事物，我開始看到新趨勢，我開始預測這些，我提出正確的問題，看看它是否適用於它們。 但是，如果你只是在等待某人，或者有人會在等待你給他們工作，那就是更多的工作。

John Jantsch：所以我聽說你提到了 12 週。 這是一個考慮某人的現實目標嗎，也許你只是把它作為一個例子，但這是一個現實的目標，是的，到那時我們應該走上全速前進的軌道嗎？

梅麗莎史密斯：當然。 在許多情況下，它可以在此之前完成。 我使用 12 週，因為它真的很容易崩潰。 它佔假期。 它佔假期。 它解釋了疾病。 但是，如果這些事情都沒有發生，您可以輕鬆完成一些事情並在此之前讓您的 VA 入職並實現您的目標。

John Jantsch：所以我將在兩個單獨的問題中提出這個問題。 我只是要問一個兩部分的問題，但我會分開問。 我什麼時候準備好招聘？ 有人怎麼知道他們需要找人？

梅麗莎史密斯：聘請 VA 的最佳時機是在您需要之前。 這是了解所有關於如何與您合作、您希望您的客戶獲得什麼價值、您喜歡如何溝通的所有細節的最佳時機。 在不是緊急情況的情況下，當你還沒有在截止日期前工作時，這是一個放慢節奏的好時機。

梅麗莎史密斯：然後現在，這個人可以上來，你真的可以開始使用它們，也許每月 5 小時，每月 10 小時。 然後，當您開始加快速度並真正開始擴大業務時，現在您已經有了可以與您在一起並且已經知道一切的人，因此您可以抓住機會。

Melissa Smith：當人們在需要 VA 之前不僱用 VA 時，我看到的最重要的事情之一就是失去了機會。 他們只是沒有在一個地方打開那個登陸頁面，拿出一本電子書，說，“哦，是的，我可以去那個活動上發言，因為有人在這里為我處理這件事。 ” 或者只是覺得他們看起來足夠專業，可以把這些東西準備好。

John Jantsch：那麼接下來的第二部分是，是否有一個練習讓人們通過練習來幫助他們理解，“好吧，我怎麼知道我會根據成本獲得價值？”

梅麗莎史密斯：所以你從你的預算開始，對吧？ 與 VA 合作是一項投資，不能是一個情緒化的決定。 所以你從你的預算開始，你說，讓我們談談一個非常低的預算。 我們這個月有 200 美元的預算。 我需要 200 美元才能讓虛擬助手為我做些什麼？ 這怎麼可能改變？ 也許這會得到一些常青樹的東西，比如你的客戶總是問你的常見問題解答，你一遍又一遍地發送相同的電子郵件，或者你現在可以從中創建七個剪輯的視頻編輯並擁有三個月的社交媒體內容。 真正可以節省您時間的東西，並且您確切地知道您將如何使用它，它的去向。 它實際上不僅是您的資金預算，還包括您的時間以及將來如何使用它。

梅麗莎·史密斯：所以，如果我想到一個假期，我會想我將如何使用這筆錢，我要存多少錢去度假，這些錢將如何使用以及我將要做什麼擺脫它。 VA是同樣的事情。 我知道了，這是一個持續的事情嗎？ 它只是像我可以做的每月一次的事情嗎？ 我怎樣才能充分利用它？ 對我來說什麼是有形的？ 一旦你知道這一點，它就會為你創造一個充滿機會的世界。 現在你知道了，“好吧，現在我要找這個客戶，這個客戶會為這種工作支付三個月的費用，現在我可以肯定地在接下來的三個月裡聘請一名 VA。” 然後它就從那裡開始滾雪球。

約翰·詹奇：是的。 我認為其中的一個關鍵組成部分是知道你的時間值多少錢。

梅麗莎史密斯：當然。

John Jantsch：因為其中一個理由是它可以讓你做更多高回報的工作。 因此，這當然可以扭轉局面並為自己付出代價，這樣您就可以擺脫 VA 可以為您做的工作。 因此，就發現而言，現在有很多市場，我建議在某種程度上，協會 VA 有點像市場。 Upwork是一個市場。 現在有一些公司、人員配備公司正在將人們置於虛擬角色中。 然後很明顯，你可能會在 LinkedIn 或 Facebook 上找到那個獨立的人。 您發現開始搜索的最佳流程是什麼？

梅麗莎史密斯：最好的過程是確保它是一個透明的過程。 這是我創建 VA 協會的部分原因，因為我只是沒有發現有足夠的透明度。 客戶與我合作時最大的問題是，“我在哪裡可以找到合適的 VA？” 然而，具有諷刺意味的是，虛擬助理也有同樣的問題，“我在哪裡可以找到合適的客戶？” 我想為什麼這兩個人不見面？ 他們正在尋找彼此。 但他們只是沒有見面。 你只需要去那個人所在的地方。 正確的。

梅麗莎史密斯：如果我想喝杯咖啡，我要去星巴克。 就是這麼簡單。 因此，如果我在想，“我在 LinkedIn，我喜歡在 LinkedIn 上工作，我的客戶也在 LinkedIn。 我希望我僱用的 VA 也會出現在 LinkedIn 上，我會在那裡搜索他們。”

梅麗莎史密斯：如果我想在 Instagram 上建立更多的影響力，我會說，“天哪，我在 Instagram 上不太舒服，但它絕對是一個受歡迎的平台。 我不在那裡就錯過了。” 我要上 Instagram，我要在 Instagram 上找一個 VA，我要瀏覽他們所有的東西，我要瀏覽他們所有過去的視頻和照片，我會會找到一個說，“這個人是一貫的。 當他們說話和寫作時，這個人知道他們在說什麼。 這就是我想說的，我認為他們很專業。 我認為他們可以很好地代表我。”

梅麗莎史密斯：但是知道這一點，然後真正寫出一份工作描述，讓人們想和你一起工作，然後與你的同事和朋友分享，向他們展示你的優點。

梅麗莎史密斯：因為簡單地說，“我需要一個 VA”，並與​​你的同事和你的朋友分享。 不乏與 VA 合作的人 [聽不清 00:21:32]，“哦，我認識某人”，但其他人的 VA 可能不適合您。 這事兒常常發生。 他們就像，“天哪，這個人和他們一起工作，也許我不適合 VA，因為我沒有得到與他們相同的結果，”但他們可能將他們的 VA 用於完全不同的事情你需要。

梅麗莎史密斯：所以說真的，“這就是美好的樣子。 這是我在我的 VA 中真正想要的。 如果有人認識任何人，請按我的方式發送。” 這也是一個很好的方法。 但是看看你想去的平台，你期望那個人去的地方，然後檢查他們的個人資料，確保他們反應靈敏。 如果我在 LinkedIn 上聯繫 VA 並且她兩週沒有回复我，顯然這不是一個合適的選擇。

John Jantsch：嗯，我告訴你，這些年來，我學到了很多東西。 在某些情況下，當我與任何人一起工作時，我幾乎可以給他們提供更多信息，無論是設計師還是作家，或者如果我多花 10 分鐘來真正徹底地解釋我想要什麼，我總是能得到它。 如果我不這樣做，我只是試圖匆匆忙忙地完成某件事，那麼它就會被擊中或錯過，我認為這需要額外的 10 分鐘，你將獲得 100% 更好的結果。

梅麗莎史密斯：當然。 還有一些步驟是在你認為你找到了合適的人之後不能跳過的。 那就是獲取這些參考資料，檢查參考資料並進行背景調查。 永遠不要隨心所欲。 我的意思是，我很想說它一直都是 100% 正確的，但我已經這樣做了一段時間，而且我總是做參考檢查。 我總是做背景調查。 這只是另一層安心。 你會驚訝於人們會與你分享你即將僱用的這個人的好壞。 它可能會給你額外的推動。

梅麗莎史密斯：就像，“哦，我的天哪，我現在很興奮，我真的可以開始使用它們了，因為它們有如此出色的參考。” 或者他們可能只是說點什麼，你知道，就說，“你知道嗎，你真的必須允許她給你反饋。” 這也是一個非常好的建議，所以你知道進去。

John Jantsch：我只是想每個人，我喜歡每個人並信任每個人。 所以這個建議也是我需要聽到的。 那麼梅麗莎，人們在哪裡可以找到更多關於 VA 協會以及您的工作的信息？

梅麗莎史密斯：當然。 您可以訪問 Associationofvas.com，當然我們在 LinkedIn、Facebook 和 Instagram 上。 您也可以通過 [電子郵件保護], thepva.com 與我聯繫。 我在 LinkedIn、Instagram、Twitter 上。 無論您的交流多麼容易。 隨意這樣做，我保證會回复你。

John Jantsch：嗯，謝謝你加入我們，Melissa，希望有一天我們能在路上遇到你。

梅麗莎史密斯：謝謝你給我這個機會。