簡化薪資流程的 8 種方法

薪資流程對任何公司來說都具有挑戰性，而且很容易陷入行政方面的困境。 每個企業主都知道確保他們按時正確地支付員工工資是多麼重要。 但由於有這麼多不同的法規、文書工作要求和稅收影響，難怪工資核算流程會變得如此痛苦。

掌握這些法規和變化可能意味著薪資團隊需要做很多額外的工作。 確保為您的企業或公司簡化薪資流程的關鍵是提高各個層面的效率。 這裡有八種方法可以確保您的工資單以最佳方式滿足您的業務需求。

1. 控製成本

薪資是經營企業最昂貴的方面之一。 在確保員工的薪水始終按時支付的同時控制這些成本可能很困難，但是有很多方法可以減少您在工資單處理上的支出。 隨著時間的推移，更有效地管理工資單的企業主通常會看到顯著的節省。 首先，分析每個員工和部門的成本，以幫助確定成本未平均分配的領域。

維護所有工資支出的準確電子表格，包括每位員工的福利和獎金，以確定您在每個工作小時上的支出。 使用在您的成本分析中收集的數據來製定一個計劃，該計劃將有助於控制未來的工資單處理費用，同時保持在截止日期前工作的員工的生產率水平。 此外，了解您在工資單處理系統中支付的費用以及每筆交易的費用。

選擇收費透明的最佳薪資軟件，以便您準確了解每一美元的用途。 如果您的發票上有任何隱藏或不明確的費用，請立即聯繫您的提供商，因為這可能表明薪資服務缺乏經驗或不誠實。 確保您在簽訂任何合同之前了解成本結構，並在必要時要求澄清，以確保以後不會出現任何意外賬單。

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2.簡化獲取數據的過程

確保每個人都可以訪問他們的所有數據，使他們更容易採取行動和做出改變。 如果您使用的是電子表格，請考慮製作一份與您的團隊共享的主副本。 這樣，他們就可以添加新信息和編輯現有數據，而無需更新多個文件或來回發送電子郵件。 制定處理薪資活動的時間表，以確保您的團隊在每次需要更新數據或進行更改時都遵循相同的流程。

例如，創建標準操作程序 (SOP)，規定您與員工一起審查文件的頻率、對薪酬率進行審計等，以便每個人都知道他們在流程的每個步驟中的責任。 選擇自動數據收集選項以簡化您的工資單並避免手動處理或電子表格可能發生的錯誤。 使用正確的工資單數據，您可以跟踪和更新工作時間、基於職位或經驗水平的工資率、長期在貴公司工作的員工的加薪等。

3. 了解其他部門實際需要什麼

公司在試圖簡化薪資流程時犯的最大錯誤之一是他們沒有諮詢其他部門，尤其是會計部門。 如果您的業務部門在任何時候都無法訪問他們需要的東西，您就永遠不能指望您的薪資流程會順利進行。 了解其他部門的實際需要，並及時為他們提供所需的信息。

例如，如果您有一個簡單的業務模型，其中您的會計部門只需要知道每個員工的總工作小時數，則無需創建會計日記帳分錄。 但是，如果為了正確提交貴公司的財務報表和稅款，需要進行某些與工資單相關的條目，請確保在會計中進行這些條目。 通過向每個部門提供他們需要的信息，您可以簡化薪資流程。

4.更有效地管理自動工資登記

將員工登記到工資單中對於確保他們的薪水按時並以正確的數額發放至關重要。 但是，當雇主有大量員工登記工資單時，可能需要幾個小時才能完成此任務。 這種對寶貴公司資源的低效使用造成了很大的人為錯誤風險，涉及到如此多的不同人員。 雇主應該改為自動化註冊過程。

考慮將其集成到一個自動化的入職解決方案中，該解決方案還可以讓新員工參與人力資源和其他公司服務，例如福利或工資稅。 您還應該在員工的狀態發生變化時啟用自動調整，例如當他們晉升或在部門之間調動時。 自動化工資登記是朝著簡化整個流程邁出的一大步，讓您的發薪日在沒有任何額外技術的情況下更加順利。

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5. 擁抱新的業務技術

簡化薪資流程的另一種有效方法是採用新的業務技術。 這樣，您可以自動執行許多任務，並使員工和部門負責人更容易同時處理多個項目。 您可以通過使用在線系統來做到這一點，這些系統允許您快速收集數據，同時還可以自動執行報告和發票等支付流程。

考慮其中一些選項：

• 使用時間記錄應用程序自動化您的計時，或者讓設備預裝員工時間表，他們可以自己訪問。 像這樣的解決方案不需要您手動計算工作時間和時間戳，從而使其成為一個簡單的過程。
• 投資於此可以幫助創建發票並以電子方式發送它們，從而減少花在管理任務上的時間，例如向客戶開具賬單或發放工資單。
• 讓員工使用在線協作平台管理自己的休假請求和費用報告。 這樣，他們可以在必要時提交請求並實時跟踪費用。
• 在進行更改、提交休假請求或檢查費用時，使用自動通知讓每個人都了解情況。

在投資業務技術時，請通過培訓員工使用每種工具來確保您從中獲得最大收益。 這樣做可以確保每個人都在使用這些系統來最大化收益，並最大限度地減少輸入數據或調查問題所花費的時間。

6. 緊跟新的立法變化

您還應該了解新法規對您的業務的影響以及它如何影響工資單。 確保您了解即將發生的變化，以確保您不會在它們生效後立即落後。 聯邦和州法律通常為企業提供一個時間窗口來遵守變更。 但是，您想盡快採取行動。 您不希望在截止日期到來時發現自己在追趕。

確保及時實施所有新變化。 請記住，確保簡化薪資流程的一部分涉及遵守法規。 由於缺乏合規性而對現有流程造成的任何中斷都可能很容易使整個薪資流程脫軌，甚至可能使您面臨被審計的風險。 此外，讓所有員工了解最新變化也很重要。 如果在新立法中他們的工資率或扣除額有任何變化，則尤其如此。

7. 將薪資與其他業務功能整合

簡化薪資流程的另一種方法是將其與其他業務功能集成。 您可以使用 Xero、FreshBooks 等具有增強集成功能的軟件或服務來做到這一點。 大多數流行的會計軟件解決方案現在都帶有集成的薪資服務，允許您將財務數據從這些程序導入您的薪資系統，因此您不必手動輸入數據​​。

這樣可以實現更準確的工資核算流程，減少人為錯誤的可能性，並使您在年底報稅時更輕鬆。 將您的薪資與其他業務功能集成可以幫助您減少完成薪資相關任務所需的時間和精力，從而讓您有更多時間履行其他職責。 例如，如果您是一家小企業主，集成流程可以讓您專注於發展公司，同時讓您高枕無憂，因為您的工資單已準確及時地支付。

8. 在需要時獲得所需的支持

有時，您可能會遇到自己無法解決的薪資問題。 例如，如果有復雜的稅法變更或美國國稅局對您的工資稅中的某些內容有疑問，您最好向專家尋求幫助。 該專家可以是人力資源專家或在薪資處理方面經驗豐富的會計師。 您不想讓您的業務受到影響，因為您無法立即解決問題。 這就是向具有更多專業知識的人尋求幫助會派上用場的地方。

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管理您的薪資流程應該很容易

牢記這些提示，您的薪資流程應該會更輕鬆、更高效。 無論您選擇外包還是內部處理，您都應該能夠更快地完成工資單。 請記住，外包並不意味著移交人力資源合規性和公司文化的責任。 因此，請確保外包商也能勝任這些問題的任務。 簡化流程的好處顯而易見，但啟動和運行它所花費的時間和精力也很明顯。

因此，請確保您花時間了解您的需求以及您公司的優先事項所在。 只有這樣，您才能實施最高效的流程。