非營利性數字化轉型成功的 3 個秘訣

鑑於 COVID-19 大流行，非營利性數字化轉型不再是一種選擇。 組織現在面臨著前所未有的挑戰，並且正在轉向技術來遠程工作，在線轉移籌款活動，並檢查他們所服務的弱勢群體。

完成此任務和完成任務所需的技術很重要，但您必須制定計劃以確保使用這些技術的人員能夠成功學習新流程。 無論他們是您的內部員工、志願者、董事會成員還是您的受益人，他們都必須始終是您的非營利性數字化轉型的核心。

從內部角度來看，“數字化轉型”一詞對您的非營利組織的每個部門都有不同的含義。 隨著您的組織向數字化轉型，每個角色都需要重新考慮他們如何完成工作並實現目標：

• 志願者經理在線傳輸紙質流程和協調
• IT 經理專注於從家庭環境轉向全面工作的後勤工作
• 營銷團隊將面對面的活動轉變為虛擬世界中的參與體驗
• 發展部門將籌款業務轉移到網上
• 執行董事使分散的員工隊伍保持一致並朝著相同的目標前進

在您的非營利組織進行數字化轉型時，重要的是要記住每個團隊的體驗是如何不同的，因為他們幾乎都完全在線或通過數字工具組織起來。 下面，我們匯總了三個提示，以幫助確保您的非營利組織在整個過程中牢記每個人，並在數字化轉型期間指導您的團隊。

1. 將紙質流程轉化為數字化

一家大型都市食品銀行 Heller Consulting 通常會通過面對面的會議與志願者合作，在那裡他們填寫文書工作。 之後，志願者通過電子郵件或電話與食物銀行的工作人員進行溝通，以報名輪班。

項目工作人員認為有必要將志願者體驗轉變為數字體驗，因為面對面的過程並未隨著為其受益人提供服務所需的志願者數量而擴展。 此外，這不是一個可以輕鬆在線複製的過程：從數據輸入和召集志願者到面對面會議，每個步驟都涉及到多種人為因素。

因此，他們考慮了志願者如何以數字方式接收信息，以及食品銀行應如何在內部跟踪志願者數據。 結果是一個在線界面，允許志願者註冊和實時更改班次，創建個性化的志願者頁面，他們可以在其中跟踪時間，並與食品銀行工作人員溝通。 工作人員還可以將志願者信息直接發送到 CRM，並將志願者添加到相關的電子郵件系列中。

如果您的非營利組織正在著手將現場流程數字化的項目，請帶領您的團隊完成以下步驟：

• 與參與面對面流程的工作人員召開會議
• 查看當前流程的基礎知識，以免錯過任何關鍵功能
• 詢問使用數字工具可以改進什麼
• 承認員工對數字化轉型過程的擔憂。 解決這些擔憂可以讓團隊更好地傾聽和集思廣益
• 規劃新的數字化流程和每個人的新角色
• 實施新技術並向員工傳達所有更改和更新
• 為您的員工提供培訓資源，使他們能夠輕鬆地使用新工具
• 使用新工具後召開另一次會議重新組織並討論任何最終調整或更改

2. 從組成體驗開始

在開始數字化轉型項目之前，請從外向內考慮。例如，如果您的目標是鼓勵捐助者和志願者更多地參與您的組織，那麼您必須跨部門合作以縮小對他們最重要的範圍具體成分。

通過從這個角度進行數字化轉型，您能夠思考您的選民正在經歷哪些痛點，以及技術如何解決這些痛點。

例如，一個動物救援組織無法跟上他們從正在考慮收養寵物的人那裡收到的數千個電話。 因此，他們決定對營銷自動化進行徹底改革，並將最初的屏幕步驟轉變為數字參與之旅。

這些步驟現在在線完成，並通過確定某人是否有資格收養動物的表格收集信息。 那些不符合資格的人會收到一系列電子郵件，說明他們如何才能獲得資格。

對於所有合格的人，他們都會與非營利組織的工作人員進行視頻會議採訪。 他們還會收到有關如何照顧新寵物的自動電子郵件系列。

在此更改之前，有人會致電避難所（通常不止一次），嘗試讓工作人員接聽電話，並安排預約進入避難所進行面談。 現在，採用者可以獲得快速的虛擬體驗，工作人員可以更有效地跟踪所有感興趣的採用者。

為了幫助您設身處地為選民著想，請向您的員工提出以下問題：

• 人們希望從我們的組織接收和閱讀哪些電子郵件？
• 他們會發現哪些類型的社交媒體帖子能激發靈感？
• 他們會喜歡通過直郵或電子郵件接收這些信息嗎？
• 是否存在將過多所有權置於選民身上的流程，例如迫使他們多次致電？

從那裡，您可以以低成本或試用的方式測試一種新技術工具，以了解它如何為您的組織服務於特定的活動或活動。 然後，評估結果並在考慮創新如何在未來幾年繼續為您的組織服務時應用它們。

3. 採用變革管理技術來支持您的員工

由於 COVID-19 大流行，全國各地的人們都在家工作，非營利專業人士還必須應對日常工作環境中的數字化轉型。

對於非營利組織的領導和主管來說，重要的是要記住，新技術和流程有時會向員工發出他們的工作處於危險之中的信號。 情況並非如此，但當某人需要快速掌握新技能並可能徹底改變他們每天的工作方式時，恐懼就會進入等式。

這種恐懼會導致員工對變革的抵制。 員工有時不會學習新工具，而是回到舊流程，跳過新技術培訓，或者直接說他們拒絕學習新方法。

抵制變革是自然而然的事，但由主管與員工進行核對，在整個變革過程中進行有效溝通，並在員工成功使用新的數字工具時慶祝。 在您的非營利組織，您可以幫助管理這一變化，並且：

• 在每週結束時每周向員工大聲喊叫，突出顯示成功使用新工具或流程的人
• 通過電子郵件發送特定的里程碑更新。 例如，展示 100 名志願者何時虛擬入職，或營銷自動化工具上的第一個電子郵件活動何時上線
• 鼓勵正在接受培訓的員工使用新工具或流程。 在漫長的一周培訓結束後，您可以發送糖果或舉辦虛擬披薩派對
• 與將面對面流程更改為數字流程的員工安排額外的簽到

無論您選擇如何幫助管理變革和數字化轉型，開放式溝通都是關鍵任務。 它為員工提供了一種表達意見、感覺被傾聽和認可的方式，並為新流程或工具提供任何批評。 在整個過程中，您希望您的員工感到被重視。

在數字化轉型項目的物流中很容易迷失方向。 尤其是現在，當有壓力讓新技術工具為有需要的人服務、籌集資金並與您的員工進行內部溝通時。 此外，可能存在將技術優先於人的誘惑。

請記住：您的員工和社區渴望真正的參與，您可以使用數字工具將其提供給他們。 牢記這些技巧，研究技術選項並問問自己，您的數字化轉型方法是否適用於從員工到受益人的整個組織。 有關變更管理及其與非營利組織數字化轉型的關係的更多信息，請訪問 Heller Consulting 的變更管理資源頁面。

這篇文章由專門從事非營利戰略和實施的技術諮詢公司 Heller Consulting 的營銷經理 Kaia Swift 撰寫。 她喜歡講述 Heller 客戶的鼓舞人心的故事，他們找到了新的和創造性的方法來利用技術更好地為世界服務。