提高非營利組織生產力的 10 種遠程工作工具

COVID-19 大流行引發了向遠程工作的大規模轉變，預計遠程辦公的持續時間將遠遠超過可以放鬆社會疏離措施的程度。 事實上，99% 的員工表示他們更願意在餘下的職業生涯中遠程工作，至少是兼職工作。

雖然非營利組織的領導者可能想知道持續的遠程工作是否會對生產力產生負面影響，但 77% 的遠程員工表示在家中而不是在繁忙的辦公室環境中感覺更有效率。 借助正確的遠程工作工具和支持，您的非營利組織可以加強積極的在家工作文化，讓您的員工保持高效。

有幾個在線平台可以幫助非營利專業人士，包括用於協作項目管理、團隊溝通、會議安排、提高注意力和減輕壓力的遠程工作工具。

下面，我們分享 10 種遠程工作工具，它們可以在遠程工作期間及以後提高您的團隊的生產力。 對於每一個，我們都會解釋該工具的作用、您的非營利組織如何使用它，以及它適合促進有效數字通信的方式。 這些資源中的大多數要么是免費的，要么為非營利組織提供折扣。

1. 壁畫

在為重大事件（例如即將舉行的活動）集思廣益時，面對面會議可讓您的團隊在白板上起草計劃並使用其他視覺提示來指導您的討論。 MURAL 是一個數字工作空間，可讓您的團隊遠程進行此類視覺協作。

您的團隊可以使用 MURAL 板來捕捉關於數字便籤的想法、按緊迫性和重要性確定任務的優先級、創建圖表來製定您的營銷策略等等。 它是一種協作的、創造性的工具，對於能夠更好地從視覺上思考和學習的團隊成員特別有幫助。

指定為 501(c)3 且年度運營預算低於 2000 萬美元的非營利組織可能有資格獲得免費的 MURAL 工作空間。 其他非營利組織仍然可以從任何 MURAL 計劃中獲得 50% 的折扣。

2. 谷歌公益

Google 公益支持提供各種資源供公益使用，包括 YouTube Giving、Google 廣告助公益以及 Google 地球和地圖。 它對遠程工作特別有用的功能之一是訪問 G Suite，其中包括 Gmail 和 Google Drive、Docs、Calendar 和 Meet 等商業應用程序。 這是一個易於使用的一體化解決方案，可滿足您團隊的基本日程安排、溝通和產品開發需求。

谷歌為非營利組織提供三種折扣計劃，每位用戶每月 0 美元到 8 美元不等。 不同的計劃在雲存儲、視頻會議規模、安全特性和一般功能方面有所不同。

3.體式

Asana 是一個項目管理工具，可以幫助您的遠程團隊跟踪完成任務的所有細節。 例如，您可以使用該工具制定您的 Giving Tuesday 營銷計劃，包括何時發送哪些電子郵件，並將每個相關子任務分配給適當的團隊成員以在商定的日期前完成。

符合條件的非營利組織可以申請 Asana Premium 或 Asana Business 50% 的折扣。

4. 塗鴉

在辦公室一起工作時，找到適合每個人的會議時間已經是一項挑戰，但在跨時區和通過數字通信工作時可能變得更加困難。 Doodle 允許您針對不同的潛在會議時間輪詢團隊成員，從而簡化了日程安排過程。 它對於安排與可能不在您的非營利組織共享日曆之外的當地合作夥伴或志願者的會議特別有用。

允許您創建基本調度投票的 Doodle 版本是免費的。 該公司還提供 14 天免費試用，以體驗其高級選項。

5. 鬆弛

Slack 通過為各種主題創建不同的聊天頻道，幫助您的團隊在電子郵件之外以更有條理的方式進行交流。 例如，您可能有一個專用於“給予星期二”計劃的頻道，所有團隊成員都可以在其中提出問題並提供該主題的更新。

您還可以使用不太正式的渠道來幫助營造一種“圍繞飲水機”進行對話的辦公室感覺，即使您處於遠程狀態也是如此。 在這些頻道中，您的團隊可以分享個人更新、可愛的寵物照片、最喜歡的隔離烘焙食譜等。

擁有 250 名或更少成員的非營利組織可以免費升級 Slack 標準計劃，擁有超過 250 名成員的非營利組織可以獲得 85% 的折扣。 非營利組織也有資格獲得 Plus 計劃 85% 的折扣。 此外，與 COVID-19 作鬥爭的組織可以申請三個月的免費標准或 Plus Slack 計劃。

6. Todoist

Todoist 是終極待辦事項列表，可讓您將大型任務分解為可管理的子任務。 該工具將根據您現有的工作量建議截止日期，您可以按項目和緊急程度對任務進行顏色編碼。

它對於在遠程團隊會議期間實時創建和分配任務特別有用。 在您討論即將到來的活動時，工作人員可以添加討論產生的任務和子任務，以確保會議富有成效，並且您可以清楚地完成後續步驟。

非營利組織可以申請 Todoist 商業訂閱 50% 的折扣。 該公司還提供使用 Todoist 以避免非營利組織倦怠的提示，並為非營利組織會議議程、社交媒體日曆和博客文章提供現成的 Todoist 模板。

7.Hootsuite

跟上多個社交媒體帳戶可能是一個耗時的過程。 非營利組織可以通過使用像 Hootsuite 這樣的工具來簡化這一過程。 Hootsuite 可讓您在一個地方規劃、創建和安排您的社交媒體營銷。

這樣可以更輕鬆地在不同平台上發布，並讓您的團隊計劃在最佳時間發布社交媒體帖子，同時仍為員工提供個人和工作時間表的靈活性。 Hootsuite 還使您的團隊可以輕鬆地在帖子上線之前為其創建審核和批准流程。

該公司為非營利組織提供 50% 的折扣，並為希望提高社交媒體技能的非營利組織提供教育。

8.Pomofocus

遠程工作時，很容易被社交媒體、新聞或家裡發生的其他事情分心。 Pomofocus 是一種植根於番茄工作法的工具。

這種技術是一種時間管理方法，包括 25 分鐘專注於特定任務的工作塊。 在前三個 25 分鐘的課程中的每一個之後，您都會休息 5 分鐘。 在第四個之後，您需要休息 15 到 30 分鐘，然後再從第一個開始。 您重複此操作，直到任務完成。

番茄工作法旨在提高注意力，營造緊迫感，避免精神疲勞。 這可能是度過遠程工作日的一種有用方式，尤其有助於處理需要高度關注的大型項目，例如撥款申請或年度報告。

Pomofocus 是一個免費、簡單的在線計時器，用於通過跟踪您的工作時段和休息時間來實施番茄工作法。 您還可以直接在頁面上列出您將關注的任務。

9.頂空

非營利團隊努力使他們的使命成為現實。 員工可能會面臨壓力、倦怠和同情疲勞。 尤其是在遠程工作期間，人際聯繫減少某些壓力的機會較少，因此將自我保健融入您的工作文化至關重要。 Headspace 是一種冥想和正念工具，可以幫助您的團隊管理壓力。

該公司發現，使用該工具 30 天可以降低 32% 的壓力，並且只需 4 次就可以減少 14% 的倦怠。 在這樣做的過程中，這種正念練習可以提高過程中的生產力。 使用 Headspace 的 4 周可以將注意力提高 14%，單次訓練可以減少 22% 的干擾。

Headspace 提供免費資源和三個引導式冥想，以幫助員工應對 COVID-19 和與遠程工作相關的壓力。 該公司還提供持續的服務，以促進和跟踪您的非營利組織的正念。

10.用心瀏覽

隨著在家和在屏幕前的時間增加，很容易被社交媒體或新聞網站分心。 Mindful Browsing 是一個簡單的 Chrome 擴展程序，在您導航到您選擇的特定網站之前，它會給您一個溫和的中斷，您希望更加註意在 Facebook 或 Twitter 上花費時間。

該工具會顯示一張照片並詢問，例如，“你確定要花時間在 facebook.com 上嗎？” 您可以選擇“是”，這將把您帶到該站點並在 10 分鐘後再次詢問您，或者花點時間有意識地選擇返回另一項活動。 該工具可以定制，以提醒您說您寧願做的活動而不是訪問該站點。

該工具對所有用戶免費，不會跟踪您的活動，並且具有開源代碼。 這可能是一種有用的方法，可以讓您更加註意“末日滾動”，設置工作休息時間限制，並且不會被社交媒體過度分心。

利用遠程工作工具讓您的團隊保持專注

今年向遠程工作的巨大轉變帶來了改善非營利組織工作文化的機會，同時也提高了團隊的生產力。 雖然這些變化可能會帶來挑戰，但利用可用的生產力和遠程工作工具以及非營利性折扣，可以幫助組織、激勵和集中您的團隊，同時適應新環境。