與洛杉磯文件掃描服務提供商成功合作的要點

隨著個人或公司決定外包掃描，將一堆物理回溯文件轉換為數字文件，下一個問題將是在選擇洛杉磯文檔掃描服務提供商時從哪裡開始。

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這個問題問起來相當棘手，因此請繼續閱讀以了解有關洛杉磯文檔掃描的基本知識的更多信息，並自信地向服務提供商詢問更多信息。

請注意，掃描和成像通常是同義詞。

洛杉磯文件掃描技術

潛在客戶需要了解的第一件事是成像或掃描技術及其相應軟件的基礎知識。 許多洛杉磯文檔掃描服務提供商都會提供幫助，因為它是一個相當簡單但不受歡迎的過程。

具有技術背景知識的客戶將更快地掌握項目的整個範圍。

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在洛杉磯文件掃描服務開始之前實現公司目標

在使用洛杉磯文檔掃描提供商的服務之前，潛在的公司客戶應該仔細研究組織的優先事項、目標和目標。 其中一些重要信息可能主要包括：

• 公司保留文件的時間表或需要如何保留文件
• 需要訪問記錄的人員或用戶的數量
• 如何存儲、提供和備份記錄
• 如果需要一些培訓和某種形式的指導
• 如果應該進行測試運行以對程序進行基準測試
• 圖像轉換需要多長時間
• 如果記錄在服務提供商處時易於訪問
• 如何維護記錄的安全和隱私要求
• 討論的任何特殊要求

事先對這些數據有答案的客戶將允許他們的洛杉磯文檔掃描服務提供商推薦適合客戶公司文化和預算的量身定制的解決方案。 除此之外，它將確保每個人在簽署具有約束力的掃描項目合同之前都在同一頁面上。

選擇洛杉磯文件掃描服務提供商的提示

客戶公司應評估至少 2 家洛杉磯文檔掃描服務提供商。 可靠的公司很容易通過搜索引擎或組織網站通過互聯網發現。 客戶可以訪問一個商業網站，看看洛杉磯文件掃描服務提供商是否是一家有信譽的商業公司。 如果有的話，以前客戶的在線評論也可以很容易地在網上找到。 企業，洛杉磯文件掃描服務提供商也不例外，也在利用各種社交媒體平台進行營銷。 客戶還可以檢查他們是否在那里活動

如果客戶公司與該公司行業或行業內的其他同等規模的公司有良好的關係，客戶公司可以聯繫這些聯繫人並詢問他們之前合作過的任何洛杉磯文檔掃描服務提供商或尋求任何建議。

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訪問洛杉磯文件掃描服務提供商設施

對於希望尋找信譽良好的洛杉磯文檔掃描服務提供商的客戶，強烈建議您訪問並參觀該掃描公司的設施，因為這反映了他們提供的質量、管理和流程。 客戶必須親自了解掃描公司如何處理記錄，並充分評估他們作為服務提供商的專業知識和態度。

隨著大流行的持續，只有在當地健康指南允許的情況下才要求參觀。 如果無法做到這一點，客戶可能會要求洛杉磯文檔掃描服務提供商提供其他參考資料，例如顯示其流程的公司視頻。 客戶也可以致電掃描公司並要求與生產經理交談。

參觀洛杉磯文件掃描服務提供商設施時，應進行適當的評估。 客戶應記錄以下內容：

• 製作如何運行
• 使用什麼設備以及為什麼
• 設施的內部和外部的總體外觀是什麼
• 員工的整體工作環境
• 處理客戶工作的謹慎程度
• 採用最新的行業規範和趨勢，以及其他適用的國家標準

確保客戶清楚生產過程，並確保他們在無法親臨現場時詢問有關情況。

洛杉磯文件掃描服務提供商的專業知識和經驗

客戶可以根據這一事實了解專業知識和經驗的水平。 此外，洛杉磯文件掃描服務提供商應為其流程僱用訓練有素的操作員和有能力的主管。 掃描公司的員工應具備足夠的知識來面對掃描項目可能出現的任何問題。

當一家公司提供專業的洛杉磯文檔掃描服務時，它的員工顧問應該在系統設計方面經驗豐富，並且在他們使用的文檔管理軟件方面接受過培訓和認證。

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洛杉磯文件掃描服務的費用和地點

客戶從洛杉磯文檔掃描服務提供商那裡得到他們所支付的費用。 因此，客戶必須提防那些為其服務提供異常低成本的掃描公司。 這可能表明掃描公司可能生意興隆，財務狀況也可能不穩定。 這有時也意味著掃描公司可能會偷工減料以削弱競爭對手。

洛杉磯文件掃描服務提供商也不應向公司收取過高的費用。 文件掃描服務可能需要很多小時的工作，但基於公平市場價值的報價應該是他們工作的基礎。 該協議應明確說明所有費用，以便在最終賬單到來時不會有任何意外。

理想情況下，當客戶公司位於洛杉磯時，他們應該選擇離他們所在地也很近的文件掃描公司。 考慮到運輸成本和周轉時間，這是首選。 選擇一家信譽良好且距離公司最近的洛杉磯文件掃描服務提供商是合理的。

事後選擇信譽良好的服務提供商並不能免除客戶公司的責任。 公司仍然需要記住，由於他們是文件的所有者，因此他們最終對質量和如何最終管理這些記錄的系統負責。 但是，如果客戶發現自己不確定如何繼續保存記錄，一個好的洛杉磯文檔掃描服務提供商會引導客戶完成多種解決方案。