美國小型企業的最佳電話接聽服務

經營一家企業需要身兼數職，但接聽電話不一定是其中之一。

僱用電話應答服務可以改善客戶服務，提高工作效率，並讓您騰出時間專注於主要任務。

在本文中，我將探討電話應答服務的好處，討論僱用電話應答服務時應避免的常見錯誤，並向您介紹美國一些最好的提供商。

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什麼是電話接聽服務？

電話接聽服務是指僱用客戶服務專家團隊代表其他企業接聽電話的公司。

電話接聽服務提供商在高峰時段或正常工作時間以外處理來電和客戶查詢。 一些公司僱用電話接聽服務，而不是擁有自己的內部客戶服務團隊。

代表可以處理多項任務，包括回答一般詢問、接收消息、安排預約以及將電話轉接給適當的人員或部門。

很容易理解為什麼電話接聽服務是一種經濟高效且方便的方式，可以確保您不會錯過重要的電話或機會。

誰使用電話應答服務？

任何收到大量來電並希望為其呼叫者提供專業且一致的體驗的個人或企業都可以使用電話應答服務。

小型企業、醫療機構、網上商店、律師事務所、房地產機構、IT 公司和其他接到大量電話的服務型行業可以從電話應答服務中受益。

電話接聽服務還可以使忙碌的企業家或想要保持專業形象的自由職業者受益。

如果您正在考慮僱用電話應答服務，以下是目前美國三大頂級提供商。

美國最好的電話接聽服務

美國三大頂級電話應答服務是VoiceNation、Answer Connect 和 Abby Connect。 讓我們仔細看看每個提供商的定價計劃、優缺點。

聲音國家

VoiceNation 是一家電話應答服務提供商，為企業提供虛擬接待服務，例如24/7 實時應答、訂單處理、呼叫修補和其他通信解決方案。

VoiceNation 允許您在註冊後立即激活其服務，而其餘設置大約需要一個工作日才能完成。

價錢

VoiceNation 提供八種服務計劃，涵蓋各種規模的企業，無論您需要每月 20 分鐘還是 1000 分鐘或更長時間的服務。

以下是每個定價計劃的摘要：

所有 VoiceNation 計劃都包括24/7 接聽、自定義腳本、無限用戶、雙語操作員、訂單處理和報告。

這些計劃之間的唯一區別是每個計劃的額外分鐘費用各不相同。

例如，在他們的 20 分鐘計劃中，每月大約包含 12-15 次通話，每增加一分鐘費用為 2.19 美元。 然而，在他們的 500 分鐘計劃中，額外的分鐘僅需 1.99 美元。

優點

• 無安裝費：所有計劃均不收取新帳戶的安裝費。
• 雙語接線員：所有 VoiceNation 計劃均包括雙語電話接線員。
• 無額外費用：VoiceNation 不收取節假日或下班後通話的額外費用。
• 災難恢復：VoiceNation 制定了業務連續性計劃，以在發生自然災害時保持業務正常運行。

缺點

• 成功經理：專職的成功經理僅限於更高的計劃。
• 撥出電話：VoiceNation 撥出電話每分鐘收費 10 美分。

應答連接

AnswerConnect 是一項應答服務，為企業提供實時虛擬接待員，以 24/7 處理電話和消息。

與我們列表中的其他電話應答服務不同，AnswerConnect 的入門級套餐起價為每月 325 美元，持續 200 分鐘，這使得 AnswerConnect不太適合不需要那麼多分鐘覆蓋時間的小公司。

價錢

AnswerConnect 提供三種主要服務計劃，每月 325 美元至 475 美元不等。

從那時起，他們在網站上宣傳了 13 個額外計劃，他們將其稱為“更大的計劃”。 較大的計劃涵蓋每月高達 100,000 分鐘的覆蓋範圍。

以下是每個定價計劃的摘要：

所有計劃都包括自定義腳本、24/7 接聽、實時聊天支持、預約安排以及日曆和 CRM 集成。

優點

• 集成：AnswerConnect 與流行的 CRM 集成，例如 Salesforce、Zoho、Slack、Google Analytics 和 HubSpot。
• 視頻通話：AnswerConnect 支持在更高版本上通過 Teleport 進行視頻通話。
• 植樹：AnswerConnect 每個客戶每月種植一棵樹。

缺點

• 設置費：與 VoiceNation 不同，AnswerConnect 對除 Growth 計劃外的所有計劃收取 49.99 美元的一次性設置費。
• 60 秒計費：所有通話均四捨五入到最接近的分鐘。 例如，如果通話持續一分兩秒，您將按兩分鐘付費。
• 服務收費：AnswerConnect 對雙語支持、實時口頭轉達和語音提示收費。

艾比連接

Abby Connect 是一項位於拉斯維加斯的電話應答服務，提供專門的虛擬接待員團隊來接聽您的電話和實時聊天消息。

Abby Connect 的一些功能包括客戶數據更新、自定義曲調和預約安排。 Abby Connect 還具有“熱轉接”功能，接待員在將呼叫轉接到客戶之前會向您提供所有詳細信息。

價錢

Abby Connect 提供三個月計劃，價格從 299 美元到 1199 美元不等。 以下是每個計劃的摘要：

• 接待員計劃 1 ：100 分鐘接待員時間，每月 299 美元。
• 接待員計劃 2 ：200 分鐘接待員時間，每月 549 美元。
• 接待員計劃 3： 300 分鐘接待員時間，每月 1199 美元。
• 實時聊天計劃 1：10次參與聊天，每月 129 美元。
• 實時聊天計劃 2：30次參與聊天，每月 299 美元。
• 實時聊天計劃 3：50次參與聊天，每月 469 美元。
• Abby 10 捆綁計劃 1 ：您的接待員計劃 + 10 次實時聊天，價格為 99 美元。 您每月節省 30 美元。
• Abby 30 捆綁計劃 2 ：您的接待員計劃 + 30 次實時聊天，價格為 249 美元。 您每月節省 50 美元。
• Abby 50 捆綁計劃 3 ：您的接待員計劃 + 10 次實時聊天，價格為 399 美元。 您每月節省 70 美元。

優點

• 免費試用：Abby Connect 有 14 天的免費試用計劃。
• 自定義語音郵件：Abby Connect 為那些喜歡語音郵件而不是書面消息的人提供自定義語音郵件解決方案。
• 通話錄音功能：您可以選擇將通話錄音添加到您的帳戶。
• 專職成功經理：所有計劃均由專職客戶經理和由五到七名虛擬接待員組成的團隊提供支持。
• 呼叫阻止：您可以阻止不需要的呼叫者和垃圾郵件發送者以節省時間。

缺點

• 24/7 服務的額外費用：Abby Connect 對於在辦公時間之外使用其服務收取額外費用。
• 30 秒增量：如果通話持續 1 分 10 秒，您將按 1 分 30 秒計費。
• 無呼叫插入：Abby Connect 不允許您監聽電話應答服務代理與客戶之間的實時通話。

電話應答服務與呼叫中心有什麼不同嗎？

電話應答服務的主要重點是為電話客戶提供人性化的服務，包括轉接電話和接收消息。 另一方面，呼叫中心可以提供額外的客戶支持。

一般來說，呼叫中心處理更複雜的客戶服務需求，例如訂單處理、技術支持和投訴解決。 他們還可以使用先進的工具和軟件來管理通過電話、電子郵件和實時聊天的客戶互動。

以下是電話應答服務和呼叫中心之間的一些其他區別：

• 腳本：呼叫中心通常依賴複雜的腳本，這可以使客戶服務代表聽起來像腳本一樣，而電話應答服務則使用簡單的腳本來確保與客戶的對話聽起來自然。
• 通話時長：呼叫中心專注於處理需要大量關注且通話時長較長的複雜呼叫。 電話應答服務優先處理大量一到兩分鐘長的較短呼叫。
• 呼叫路由：電話應答服務將呼叫路由至適當的人員來處理查詢。 相比之下，呼叫中心通過回答所有客戶問題並自行處理請求來接聽電話。

電話接聽服務如何運作？

電話接聽服務的工作原理是提供個人或經過培訓的接線員團隊代替您的公司接聽電話。

該過程通常是這樣進行的：

1. 轉接電話線路：您將電話線路轉接至電話應答服務的電話號碼。
2. 接聽電話：當有電話打入時，接線員會使用您或您公司的名稱接聽電話，並按照您提供的一組說明進行操作。
3. 篩選呼叫：操作員篩選呼叫以確定其重要性並確保將其定向到正確的人員。
4. 轉接電話：如果電話緊急或需要立即處理，接線員會將電話轉接至公司內適當的人員或部門。
5. 跟進：電話接聽服務對來電者進行跟進，以確保他們的需求得到滿足並回答他們的問題。

假設您經營一家銷售手工珠寶的在線商店。 您是一個單人操作人員，因此您負責從製作珠寶到包裝和運輸訂單的所有事務。 您也是回答客戶詢問（包括電話）的人。

您發現接聽電話佔用了您大量的時間，並且分散了您對其他重要任務的注意力。 您還會擔心在忙碌或休息時漏接電話。

這就是電話接聽服務可以提供幫助的地方。 它可以讓您專注於工作，而不必擔心錯過重要電話或被非緊急電話打擾。

接聽服務接線員會接收消息，通過電子郵件或短信向您轉發緊急詢問，並提供基本的業務信息，例如商店營業時間和退貨政策。

這不僅可以節省您的時間，還可以幫助您保持企業的專業形象。

如您所見，電話應答服務提供了一種有效的方式來管理您的來電，同時避免了因僱用額外員工或投資昂貴的電話系統而產生的客戶服務成本。

使用電話應答服務的原因

電話接聽服務可以提供一致且專業的呼叫處理，節省時間和金錢，並改善工作時間以外的客戶體驗。

以下是您可能考慮使用電話應答服務的一些原因：

每個電話都會得到答复

使用電話應答服務的一個主要優點是，無論時間或通話量如何，所有呼叫都會得到應答。

這有助於與重視隨時與現場接線員通話的便利性的客戶建立忠誠度和信任。

他們的服務全天候 (24/7) 提供，這對於擁有國際客戶群的企業來說是理想的選擇，因為客戶可能會從不同時區致電。

此外，安排專人負責處理來電也有助於防止錯失銷售機會，因為無法聯繫您商店的客戶可能會聯繫競爭對手。

節省時間和金錢

當您將呼叫應答外包給專門的團隊時，您可以騰出自己的員工來專注於其他重要任務，例如訂單履行和營銷。

這對於資源有限的小型電子商務企業尤其有價值。

有些服務收取固定的月費，而其他服務則按通話或分鐘收費，因此您可以選擇適合您的預算和使用要求的計劃。

幫助您擴展業務

將您的電話接聽外包給電話接聽服務可以幫助您在專注於發展業務時擴大在線商店的規模。

根據 Usabilla 的一項研究，大多數客戶更喜歡讓真人接聽電話，而不是機器人或自動服務員。

無論您的業務增長多快，您都可以提供一定程度的個性化服務，幫助建立客戶忠誠度和信任。

僱用電話應答服務時要避免的錯誤

在僱用電話接聽服務時，您應該避免常見的錯誤，例如僱用行業經驗很少或沒有的服務、工作時間有限以及缺乏雙語客服人員。

缺乏電商行業經驗

電話應答服務提供商可能無法提供您所需的支持水平，從而導致客戶體驗不佳。

例如，如果客戶致電在線時裝店，而接線員不熟悉行業術語，則客戶可能會對您的業務失去信心。

這可能會導致他們取消購買並將業務轉移到其他地方。

這就是為什麼選擇一家行業經驗豐富、了解您的具體要求並能夠提供一流客戶支持的電話應答服務至關重要。

缺乏雙語座席

如果您擁有多元化的客戶群，那麼僱用沒有雙語座席的電話應答服務可能是一個代價高昂的錯誤。

在當今的全球市場中，擁有會說多種語言的客服人員來滿足喜歡用母語交流的客戶的需求非常重要。 缺乏雙語座席可能會導致溝通不暢、沮喪和業務損失。

例如，如果您向加拿大的客戶銷售美容產品，僅僱用講英語的代理商可能會導致錯過法語客戶的銷售。

同樣，美國的在線商店應該尋找精通英語和西班牙語的提供商。

沒有現實的期望

對電話應答服務代理可以做什麼和不能做什麼有現實的期望很重要。

一些企業主希望該服務能夠完全處理所有客戶查詢，但根據問題的複雜程度，這可能不可行。

您應該與服務提供商溝通您的期望，並共同製定滿足您需求的計劃。

例如，您可能希望該服務處理運輸時間等基本查詢，但對於復雜的問題或技術支持，將呼叫轉接給您公司的專家可能是最佳選擇。

最後的想法

選擇合適的電話接聽服務可以顯著減少您的工作量並提高客戶服務質量。

有多種電話接聽服務可供選擇，每種服務都有自己的優點和缺點。 無論您是在尋找 24/7 支持、雙語代理還是特定行業的專業知識，請選擇能夠滿足您需求的服務提供商。

有了合適的電話接聽服務，您就可以將注意力集中在擴展業務上，同時確保您的客戶得到良好的照顧。