事件是不可協商的。 它們如何適應您的營銷策略？

美國教育研究協會 (AERA) 舉辦美國最大的會議之一，在 6 家酒店舉辦了 650 多場會議，並為虛擬與會者進行了直播。

參加這些活動的人數達數千人！ 行業領導者稱讚組織者在 Twitter（現為 X）上打造了最新會議的無縫體驗。

現在，AERA 是模範會議主持人，但他們不再是局外人。 在過去的十年裡，我看到成千上萬的組織規模達到了這種程度，務實地將活動作為其營銷策略的關鍵組成部分。

會議季節即將到來，活動營銷人員正忙著為銷售團隊的出席做準備。 現在是閱讀本文的最佳時機，這樣您就可以評估無休止的徽章掃描是否與業務成果相關，或者您是否以營銷手段的名義燒錢。

為什麼活動應該成為您的 B2B 營銷計劃的一部分？

活動費用昂貴，但它們是必要的投資，因為它們可以吸引潛在客戶並招攬業務。 然而，顯示事件的影響並不總是那麼簡單。 您在活動中獲得的銷售線索可能不會立即轉化，或者根本不會轉化。 這是否意味著他們浪費了你的努力？

是的。 如果你將它們作為一種隨機的營銷行為。

您的問題是未能將事件與整體業務 KPI 保持一致。 這是我從想要舉辦新活動的客戶開始的。

在過去的幾年裡，我親眼目睹我們的客戶群將活動視為建立社區和加強消費者關係的方式，而不僅僅是推動銷售的機會。 如果您想從活動中獲得一切，請計劃評估品牌知名度、行為數據和直接來自潛在客戶的反饋。

增加您的銷售額

活動營銷人員應在其活動營銷策略中承擔經過計算的風險，以優化回報。 了解當前的事件形勢並願意適應有助於創造積極的結果。

我們的客戶之一 Harbour Wholesale 邁出了大膽的一步，將傳統的面對面貿易展覽轉變為虛擬貿易展覽。 但是，他們擔心失去供應商信心並錯過銷售機會，而讓零售商參加展會是一個更大的挑戰。

改變活動形式是一個巨大的飛躍，我很欽佩那些正在採取這一行動並擁抱技術的公司。 幸運的是，對於 Harbour Food 來說，這一策略調整幫助他們的銷售額比最近一次的現場活動增加了 35%。

資料來源： vFairs

不僅如此，他們還能夠：

• 超越地理障礙擴大其影響力和可及性
• 生成有形的鉛磁鐵
• 節省實體場地成本和物流費用
• 更多地利用遊戲化和網絡功能

收集第一方數據

第三方 cookie 日漸西沉，數據收集正在轉向無 cookie 的未來，以實現更好的客戶體驗和數據隱私。 這對我們營銷人員提出了挑戰。 如果沒有跨站點數據跟踪和第三方採購，我們只能尋找解決方案來：

• 關於消費者的知識差距
• 產品和服務定位失敗
• 不完整的反饋循環

在這個階段，營銷人員像救生圈一樣緊緊抓住第一方數據。 舉辦活動是從已經是客戶或知道自己面臨什麼問題並且正在探索產品解決方案的與會者那裡獲取數據的好方法。

事實上，我們自己的產品團隊在過去幾個季度投入了大量時間來創建更好的事件跟踪和報告系統，以直接響應我們的客戶對更多事件統計數據和數據日益增長的需求。

借助正確的事件技術，您可以消除手動數據收集並提高工作流程效率，從而更輕鬆地跟踪和分析多個接觸點的數據。

為志趣相投的受眾提供有針對性的內容

我們最近與 Metaschool 合作，這是一家由 13 名團隊成員組成的 Web3 初創公司。 Metaschool 希望向更多的網絡開發人員推出其計劃。 這是一項艱鉅的任務，因此他們決定創建虛擬訓練營以使每個人保持聯繫。

從設置登陸頁面到自動化電子郵件活動，一切都在 vFairs 平台內實施。 編程訓練營的參加人數增加了 60%，並且在 11 個月內，每節課程的參與者人數以 35% 的速度穩定增長。 該活動取得了巨大成功，一開始就有 20 名開發者報名，還有 300 名等待報名。 Metaschool 通過忠於其願景並為參與者提供價值來擴大其項目的影響範圍。

他們的成功就是為什麼您必須創建適合目標受眾聲音的內容。 活動是提供定制內容的強大工具。 通過精心規劃，您可以舉辦發人深省的主題演講、互動會議和專門研討會，為觀眾帶來真正的價值。

與現有客戶會面並與潛在客戶建立聯繫

品牌在培育現有關係和建立新聯繫之間進行權衡。 幸運的是，活動已成為與現有客戶和潛在客戶互動以塑造未來增長的強大工具。

如今，活動已成為慶祝珍貴關係和展示持續承諾的平台。 通過邀請現有客戶參加根據他們的興趣和需求設計的活動，您可以增強對他們的忠誠度。

在 vFairs，我們舉辦了名為 DiscoverNext 的年度用戶會議，重點討論活動技術領域內的問題。 該活動向客戶和潛在客戶開放，去年的活動吸引了 550 人報名。 根據虛擬活動的平均價格，我們產生了 13 倍的投資回報率。

活動還提供了向新受眾展示產品和服務的理想環境。 潛在客戶將參與符合其獨特興趣的專門會議、研討會和互動。 這種個性化確保他們離開時對您的品牌有積極的看法。

研究和策略在活動策劃中的作用

活動有好處。 但你不能只是出現並期望立竿見影的結果。 我見過一些公司舉辦活動只是因為這對他們的業務來說是正確的事情。 當他們得到慘淡的結果時，他們會對哪裡出了問題感到困惑。 顯然，他們跳躍了一兩步才導致了這個結果。

您需要一個可靠的計劃，其核心在於適當的研究。 它提供了有關流行趨勢以及競爭對手如何舉辦活動的見解。

當你投資深入研究時，我看到了幾個方面的積極影響：

幫助確定您的目標受眾

全面的受眾分析是您活動策劃的基礎。 將目標受眾細分為不同的群體可以讓您創造個性化體驗，增加參與的可能性。 通過活動內容解決受眾的痛點，您可以將活動定位為解決受眾挑戰的一種手段。

決定形式和內容

了解目標受眾的具體情況會對內容、形式、促銷計劃和活動佈局產生巨大影響。 您可以選擇現場、虛擬和混合活動，以滿足特定受眾的需求。 例如，如果您的受眾分佈在世界各地，並且整個群體無法選擇旅行，那麼混合或虛擬活動可能是比面對面活動更好的選擇。

適當的研究還可以讓您有策略地選擇會議形式並添加互動元素以增強影響力。 例如，在舉辦講座時，添加圓桌會議和小組討論，以在另一個層面上吸引觀眾。

研究物流

雖然內容和參與度至關重要，但後勤工作是維持活動的支柱。 研究場地可確保所選空間符合活動的主題和規模。 您可以通過研究與供應商、供應商和讚助商合作，以確保活動的無縫執行。 這還可以讓您就預算分配做出明智的決定並實現您的活動目標。

回到美國教育研究協會，從邏輯上講，舉辦 650 多場會議並同時舉行 100 多場會議是一項艱鉅的任務。 在他們的案例中，行之有效的是他們如何整合活動技術來適應出席人數。 與會者創建了個性化議程並跟踪他們想要參加的會議。 這使他們能夠消除同時發生的 100 多個會話的噪音。

更令人著迷的是他們的會議引起的轟動。 人們在 Twitter（現在是 X）上分享了他們的經歷。 從本質上講，無縫體驗可以為活動組織者、參展商和與會者帶來奇蹟。

為活動制定數據驅動的決策

當您定義與您的活動目標一致的可衡量 KPI 時，它可以幫助您更好地分析績效。 通過研究技術解決方案，您可以選擇能夠在活動期間實現實時數據收集和分析的工具。 基於數據洞察的事後分析可幫助您確定需要改進的領域並完善未來的活動策略。

在活動期間和活動結束後利用數據推動成功

人們都相信運氣會帶來成功，但我不同意。

今天，我們擁有如此多的數據、成功故事和可靠的例子，我們不必再進行猜測和摸索。

成功的活動營銷人員總是做一些吸引我眼球的事情。 在活動之前和之後，我都會收到電子郵件——我們都這樣。 但那些脫穎而出的人確實傾向於個性化的見解。 他們採取額外的措施來了解我在活動中做了什麼或沒有做什麼。

例如，我收到一封電子郵件，其中寫道：“Younas，我看到您參加了會議 A、B 和 C，但無法參加 X、Y 和 Z，這些是相關主題。 這是這些會議的點播錄音，以便您隨時觀看。”

我是一個忙碌的人，所以在活動中捕捉所有內容可能不是一個選擇。 一封充滿這種價值的電子郵件會引起我的注意和尊重。

知道要測量什麼

為了評估活動的成功，請關注以下關鍵指標：

• 出席率：通過跟踪活動出席率來評估您的活動吸引相關受眾的能力。
• 參與度：會議持續時間、互動率和會議出席率等指標向您展示內容的相關性和受眾參與度。
• 熱門內容：找出最受關注的內容。 檢查內容下載、展位和虛擬區域訪問以及網絡研討會視圖。
• 潛在客戶開發：通過分析捕獲的潛在客戶的質量及其與您的目標的一致性來評估活動的有效性。
• 轉化率：該指標可以深入了解您的活動內容和互動轉化為可行結果的程度。
• 投資回報率：比較成本和收入，以確定您的活動是否達到了預期結果並為您的投資提供了良好的回報。

最大化數據收集機會

在事件的動態領域，數據不僅僅是一種資源。 它是一個強大的工具，可以幫助公司提高投資回報率、制定成功的戰略並成功吸引受眾。

但有沒有一種簡單的方法來衡量成功呢？ 五年前，活動在技術上並不重要，但現在組織者更容易接受。 如果您可以使用事件技術來跟踪事件之前、期間和之後的活動，那麼歸因總是會變得不那麼痛苦。

活動可以幫助您的公司實現哪些營銷目標？

在營銷方面，如果您不使用事件，那麼您就已經落後了。 它們是實現營銷目標最有力的工具之一。 從建立品牌知名度到培養思想領導力，活動提供了一個動態平台來引起目標受眾的共鳴。

與企業合作夥伴一起獲得新的收入來源

活動為公司與新贊助商建立利潤豐厚的合作夥伴關係鋪平了一條獨特的途徑。 與企業合作夥伴合作可以豐富您的活動的價值主張並釋放共同成功的機會。

自2018年以來，全國城市聯盟一直與vFairs合作舉辦年度會議。 他們最近舉辦的活動的出席人數增加了 200%，這最終為他們帶來了新的收入來源。 只要願景明確，任何公司和行業都有機會從活動中受益。

增強客戶聯繫

客戶關係是您企業的命脈，您的活動會促進您培養這些新關係和建立社區的方式。 看看 Mitel 用戶組年度活動就知道了。 在上一次活動中，他們分享瞭如何設法增強客戶關係、增強品牌忠誠度並鞏固其作為以客戶為中心的行業領導者的地位。

資料來源： vFairs

培育新線索並解凍冷線索

通過與會者互動、註冊和參與來尋找潛在客戶。 活動甚至可以讓您通過向冷漠的潛在客戶提供新的、有價值的內容和引人入勝的體驗來重新激發他們的興趣。 休眠的銷售線索可以被喚醒，這樣他們就可以進入銷售漏斗。

拓展新市場

您可以在活動中使目標受眾和客戶群多樣化。 公司可以通過量身定制的方法來開拓新的市場和行業，以適應新受眾面臨的挑戰。 通常，我們的貿易展客戶重視與潛在客戶面對面的交流，以留下難忘的印象，並在以後通過後續行動培養他們。 他們不願意舉辦虛擬活動，因為他們認為自己無法獲得相同水平的參與度或影響力。 但像 OGC Global 這樣的客戶主辦虛擬房地產貿易展，最終的出席率只有 50%，而現場活動的出席率為 30%。

強化品牌認知度

您可以通過舉辦專家小組、信息研討會和行業討論，將您的公司定位為思想領袖。 此類活動支持品牌信譽和信任。 有意義的互動塑造了與會者對您品牌的看法。

推出新產品和服務

活動是展示新產品和服務的理想選擇。 與會者先於其他人獲得第一手經驗，使他們能夠動態地了解功能和優點。 最好的部分是，您可以在活動期間收集有關新作品的即時反饋，以便您可以根據實時見解改進產品。

將活動納入營銷計劃時要避免的常見錯誤

即使採用最好的方法，陷阱也必然會阻礙活動營銷策略的有效性。 讓我們來談談如何降低犯這些非常常見的錯誤的機會。

未能與公司目標保持一致

活動必須有超越奇觀的目的。 公司認為舉辦活動是個好主意，但他們通常不會投入時間來規劃這些活動如何與其業務 KPI 聯繫起來。 確定這個具體目標，然後圍繞它開展營銷工作。 如果事情沒有回報你的努力，就不要投資。

對傳統活動形式的依賴

活動格局經常發生變化，每個角落都有新的創新。 隨著技術的發展，與會者對活動的期望也發生了變化。 作為主持人，您需要適應並提出創造性的解決方案，以提供互動且引人入勝的體驗。

活動組織者堅持傳統的活動形式，但這對他們來說並不奏效，因為吸引與會者的注意力變得比以往任何時候都更具挑戰性。

五年前，一個純粹專注於內容傳播的會議本來可以很好地發揮作用，但人們在工作中已經有很多社交途徑。 由於越來越多的專業人士遠程工作，他們在活動中尋找交流機會。 利用他們的搜索來設計您的與會者想要的活動。

缺乏與其他營銷渠道的整合

從歷史上看，新聞稿一直是宣布活動的首選媒介，但它不再是活動營銷人員可用的唯一途徑。 在多渠道參與的時代，應用整體方法。 利用電子郵件營銷、LinkedIn 和 TikTok 向更廣泛的受眾宣傳您的活動。

事件績效指標不正確

作為組織者，您有機會利用數據收集的力量來發揮自己的優勢——不要錯過這一點。

忽視事件的表現及其分析是一個錯誤。 它會導致資源浪費並且無法確定需要改進的領域。 利用事件技術來衡量您的表現。

舊後續音高拍的附件

您在後續溝通中所寫的內容很重要。 與潛在客戶的過時且通用的消息傳遞會破壞您的活動的積極印象。

當您跟進與會者時，請參考您在活動期間與他們進行的互動。 這可以幫助他們記住你是誰，這樣他們就不需要將這些點聯繫起來。 您的潛在客戶也很欣賞您為個性化外展所做的努力，而不僅僅是發送模板。

在您的電子郵件中包含與他們在活動中向您提到的興趣和挑戰相符的資源。 這種量身定制的方法增強了與您的公司建立聯繫的價值。

創造產生成果的體驗

通過精心的規劃和創新的執行，您可以精心策劃活動來增強您的品牌形象，實現新的收入目標，並為您提供做出明智業務決策所需的信息。

您舉辦的每種類型的活動的成功看起來都不同。 對於會議組織者來說，獲勝可能包括擴大影響範圍和提高參與度。 貿易展覽主辦方可能會追求更高的銷售額，而招聘會委員會可能會專注於尋找新人才。

儘管每個用例都有不同的指標，但主辦方需要確保與會者沉浸在您為他們量身定制的體驗中。 參與和聯繫的機會越多，您的活動就越能與您的潛在客戶產生共鳴。 他們會在活動持續時間之外記住其影響，期待您的後續行動，並以開放的心態加入您的演示通話。

好消息是，借助 vFairs 等活動技術，您可以為活動實現這一切，無論活動規模、類型或設置如何。

這篇文章是 G2行業洞察系列的一部分。 所表達的觀點和意見僅代表作者個人觀點，並不一定反映 G2 或其工作人員的官方立場。