如何管理電子郵件列表：最佳實踐和頂級工具

電子郵件營銷人員面臨一個非常普遍的問題：我們應該花時間主動審查和更新我們的電子郵件列表，還是應該專注於外展並在出現問題時解決問題？

銷售和營銷團隊希望優先考慮外展是有道理的，因為它是管道增長的核心驅動力。 但如果這樣做，您可能會通過錯誤的電子郵件列表向客戶發送電子郵件，從而無意中損害您的品牌聲譽。

在這篇文章中，我們將探討電子郵件列表管理的常見障礙、有效更新聯繫人詳細信息的最佳實踐，以及在電子郵件列表管理工具中尋找的內容。

什麼是電子郵件列表管理？

電子郵件列表管理是指您的團隊收集、更新和使用訂戶信息的多種方式。 這是一個必不可少的過程，因為它確保您的團隊可以從電子郵件外展中獲得最大價值、建立持久的客戶關係並推動銷售。

電子郵件列表管理的常見挑戰

即使是經驗最豐富的營銷人員也面臨著電子郵件列表管理方面的挑戰。 想一想：您正在處理海量不斷變化的數據。 而且，您需要能夠快速行動以充分利用這些數據。

團隊在電子郵件列表管理方面面臨的一些最常見挑戰包括：

列表增長和保留

每個電子郵件營銷列表都從零聯繫人開始。 增加您的電子郵件列表可能具有挑戰性，如果他們的列表增長速度比他們希望的慢，許多營銷人員會氣餒。 更不用說，隨著時間的推移，您的一些訂閱者會取消訂閱，並且您的列表會隨著您的聯繫人更換工作或聯繫信息而自然減少。 你常常會覺得自己向前邁了一步，又向後退了兩步。

關鍵是要優先考慮電子郵件列表的質量，而不是數量。 與高度參與的客戶一起使用較小的聯繫人列表比讓不相關或不感興趣的受眾淹沒您的電子郵件列表更有價值。

抵制購買任何電子郵件外展列表的誘惑——它們通常充滿垃圾郵件陷阱，並不是某些團隊認為的簡單解決方案。

電子郵件送達率

無論您的電子郵件列表中有多少聯繫人，您可能無法聯繫到其中一些訂閱者的原因有多種。

電子郵件可能會被路由到垃圾郵件文件夾或產生硬退回或軟退回，這意味著郵件未送達。 對於團隊來說，解決這些退回的電子郵件並監控他們的電子郵件送達能力至關重要——他們到達收件箱而不是垃圾郵件文件夾的能力。

如果您的交付能力突然下降，請暫停外展，直到您確定問題所在。 您是否實施了正確的電子郵件身份驗證協議？ 你是不是聯繫得太頻繁了？ 您的客戶電子郵件是否過時？ 如果您在送達率很低的情況下繼續發送電子郵件，那麼您就是在浪費您團隊的時間，並有可能破壞您的發件人聲譽。

個性化

收集和存儲您的電子郵件訂閱者詳細信息是一回事，但有效地使用該信息來個性化和豐富他們的體驗是電子郵件營銷取得成功的關鍵。

您存儲在電子郵件列表中的信息應該是可操作的，並且對客戶有明顯的好處，例如使用客戶姓名和頭銜在電子郵件中稱呼他們，並使用他們的位置突出當地商店的產品。 決定要存儲哪些信息以及如何確保以正確的方式使用信息是電子郵件列表管理的一項持續挑戰。

數據孤島

除了我們上面討論的個性化挑戰之外，您的客戶數據可能分佈在您組織中的幾個不同系統中。 各種團隊使用您的數據來滿足特定需求，並且您的組織中通常存在脫節。

數據孤島是營銷團隊面臨的主要挑戰，因為這意味著您可能無法在電子郵件營銷工具中完全了解個人訂閱者的詳細信息。 營銷、銷售和每個面向客戶的團隊必須就數據的收集方式和存儲位置保持一致，以確保您可以單一查看客戶數據。

電子郵件管理工具如何幫助您？

儘管您的銷售代表總是需要對您的電子郵件列表進行一些手動維護，但有一些電子郵件管理工具可以解決我們上面討論的挑戰，並使您的銷售代表能夠充分利用您的客戶數據。

為什麼團隊應該採用電子郵件管理工具？ 一些好處包括：

電子郵件驗證

許多高級電子郵件工具可以在您點擊發送之前驗證您的客戶電子郵件並確保地址正確無誤。 電子郵件管理工具可以捕獲拼寫錯誤、不正確的電子郵件域以及其他一些可能導致您從外展中產生硬退回的問題。

列表修剪

隨著您的列表增長到成百上千的聯繫人，驗證您的客戶詳細信息和更新您的外聯列表變得難以管理。

電子郵件管理工具可顯著減少列表衛生的繁重工作，幫助您更新客戶詳細信息、刪除過時的地址以及比任何人單獨完成的更快、更準確地劃分列表。

隱私遵守

有關客戶隱私的法律和標準不斷改變營銷人員獲取和使用客戶數據的方式。 一個明顯的例子是 Apple 的 Mail Privacy Protection，它於 2021 年 9 月發布。（您知道如何在後 MPP世界中管理您的列表衛生嗎？）電子郵件管理工具可幫助您領先於最新的隱私法規並保護您的品牌從潛在的法律問題。

實時數據上報

將您的外展數據轉化為可操作的見解可能需要您的團隊成員數天或數週的時間。 使用正確的電子郵件管理工具，您可以在幾秒鐘內訪問報告，以衡量和更好地了解您的電子郵件營銷成功、電子郵件列表的健康狀況以及您可以改進的方式。

釋放更高的生產力

我們在上面分享的每一個好處都會為您的團隊節省時間。 最好的電子郵件管理工具將無縫融入您團隊的日常工作流程，並與您用來管理客戶數據的所有工具集成。 通過驗證電子郵件、自動修剪列表並提供準確的數據報告，電子郵件管理工具可以顯著簡化您團隊的工作並改善他們的結果。

基本電子郵件營銷列表管理最佳實踐

無論您使用哪種工具來幫助您進行電子郵件營銷，都應遵循一些有關如何管理電子郵件列表的最佳做法：

保持電子郵件列表衛生

與我們上面解釋的列表修剪相關聯，您的電子郵件列表衛生將決定您在銷售和營銷推廣方面的成功程度。

由於以下幾個原因，您的電子郵件列表的質量會隨著時間的推移而下降：

• 訂戶更改電子郵件地址（特別是當他們換工作時）
• 您的代表不小心拼錯了客戶詳細信息
• 客戶在您的系統中變得重複
• 一些訂戶變得脫離

培訓您的團隊了解客戶數據可能惡化的各種方式以及如何解決這些問題。 您可以在這篇關於列表衛生的帖子中詳細了解如何通過三個步驟清理您的電子郵件列表。

讓訂閱者選擇電子郵件的頻率

讓您的訂閱者控制他們收到您的消息的頻率以及哪些主題將大大有助於提高您的電子郵件營銷成功率。 允許客戶表明他們希望多久收到一次您的品牌電子郵件，無論是每天、每週還是每月。

解釋您可能發送的各種類型的電子郵件——例如新產品推薦、銷售提醒或忠誠會員信息——並讓他們選擇他們想要接收的電子郵件。 電子郵件首選項中心是提供這些選項的理想場所。

細分您的受眾

您的電子郵件營銷列表中的每個人都與您的品牌有著獨特的歷史，並且與您的其他客戶有著不同的需求。

按受眾、主要買家角色或生命週期階段對您的電子郵件列表進行細分對於發送相關電子郵件和保持訂閱者參與至關重要。 如果您向所有客戶發送相同的信息而不考慮他們的需求，他們會意識到您並不關心他們作為個人，並且對您的品牌的忠誠度降低。 改善受眾細分的一種方法是對您的電子郵件進行 A/B 測試，看看不同的角色對不同的消息元素有何反應。

讓退訂變得容易

如果您的訂閱者沒有簡單的方法從您的列表中取消訂閱，他們會將您的郵件標記為垃圾郵件（並可能形成對您公司的不利看法）。 退訂不會影響您的整體電子郵件送達率——垃圾郵件投訴會。

我們明白了——您想保留盡可能多的訂閱者，失去任何訂閱者都感覺像是倒退了一步。

但你必須尊重你的客戶和他們的自由。 在您發送的每封電子郵件中包含一個允許人們退訂的鏈接，並包含一個可選部分供他們解釋他們退訂的原因。

請記住：他們可能更願意以其他方式接收您的通訊，而這次再見可能只是稍後再見。

有機地增加您的列表

我們之前已經說過，但值得重複：不要購買電子郵件列表。 將外展發送到購買的電子郵件列表是一種有保證的方式，會損害您的電子郵件送達率並可能完全破壞您的發件人聲譽。

以有機的方式增加您的電子郵件營銷列表。 要求客戶在銷售點和社交媒體帖子中註冊您品牌的電子郵件。 舉辦競賽和抽獎活動，鼓勵他們註冊您的電子郵件。

有機增長是獲得與您的品牌實際相關的訂閱者的最佳方式。

優化您的選擇加入表格和流程

當您尋求有機地增加您的電子郵件營銷列表時，您將依靠選擇加入表格讓人們向您提供他們的聯繫信息。

確保您在這些表格中只要求提供基本信息，並確認每個表格提交都適當地路由到您的 CRM 或其他數據存儲解決方案。

在所有表單上啟用驗證碼測試，以過濾掉可能為您提供不准確或不相關的訂閱者詳細信息的機器人。 最後，實施雙重選擇，訂閱者將在正式添加到您的列表之前通過電子郵件確認他們的訂閱。

什麼是有效的電子郵件列表管理軟件？

當聯繫人少於 100 個時，管理您的電子郵件列表可能很容易，但任何更多的聯繫人很快就會變得太多，無法通過完全手動方式處理。

電子郵件列表管理軟件可以幫助您簡化我們在這篇文章中討論的所有內容，並為您的計劃成功注入更大的信心。 當您為您的團隊評估潛在的電子郵件列表工具時，我們建議您探索這些關鍵特性和功能：

客戶關係管理整合

如果電子郵件列表工具無法連接到您的客戶數據和您用來進行外展的工具，那麼它就不會為您提供任何價值。 詢問可用於您的預期解決方案的 CRM 集成——它是否與您的團隊用來存儲和管理客戶數據的所有工具和系統相連？

詳細報告

最好的電子郵件營銷工具包括強大的報告功能，可讓您一目了然地了解與電子郵件程序運行狀況相關的關鍵指標。 查看每個潛在的電子郵件列表管理軟件提供的報告，並詢問如何根據您的特定電子郵件營銷目標對這些報告進行排序、過濾或自定義。

適當的分割

個性化是電子郵件營銷的共同挑戰，但正確的工具可以讓這變得輕而易舉。 大多數電子郵件列表解決方案允許您細分受眾並根據他們的人口統計信息和購物行為創建列表。 如果沒有工具，細分很難管理 - 每次獲得有關個人訂閱者的相關信息時，您都需要手動更新電子表格，而且人為錯誤的空間很大。

研究每個前瞻性工具提供的細分深度，以幫助您了解哪些工具可以為您提供所需的精細定位。

自動化能力

任何營銷工具的主要優勢之一是它提供的自動化功能。 您的電子郵件列表軟件如何使您的代表的工作更輕鬆，並阻止他們將時間浪費在重複的管理任務上？ 評估您的預期列表管理工具可以提供哪種類型的自動化，並量化可以為您的代表節省多少時間。 這些節省可以幫助您證明解決方案的潛在成本是合理的。

直觀的界面

使用電子郵件列表軟件的難易程度將極大地影響您的團隊加快速度和提高工作效率的速度。 考慮您的預期解決方案有多少學習曲線，並詢問您可以獲得哪些支持級別來提升您的團隊。 提供商是否提供操作文檔或視頻？ 您能否獲得培訓和實踐支持？

乾淨的電子郵件列表推動業務向前發展

您團隊中的每個成員都有責任保持您的電子郵件外展列表乾淨。 徹底解釋您的客戶數據質量將如何隨著時間的推移而下降，並教會您的代表如何發現和更正不正確的客戶詳細信息。

大多數團隊都希望找到一種電子郵件列表管理工具，它可以解決最常見的問題並顯著簡化團隊的工作。 如果您的電子郵件外展列表包含數百個聯繫人，那麼一個工具是必不可少的。

使用乾淨的外展列表是改進電子郵件營銷的第一步，但要通過電子郵件獲得有意義的結果還有許多其他考慮因素。

如需更多專家指導以應對電子郵件的最新挑戰，請查看我們的點播網絡研討會“將 AI 應用到電子郵件中：10 個專家預測以強勁的開局。”