我們如何舉辦一場吸引 10,000 多名與會者的虛擬活動

與世界各地的許多其他公司、非營利組織、新婚夫婦和畢業生一樣，Classy 制定了在 2020 年舉辦面對面活動的宏偉計劃。在過去六年中，我們舉辦了協作會議，這是一個面向非營利專業人士的會議。 Collaborative 是為期四天的體驗，為非營利專業人士提供學習的機會，與行業專家和志同道合的同行聯繫，參加多事的歡樂時光，並為他們的使命重新獲得靈感。 但在 2020 年 3 月的第一周，隨著 COVID-19 迅速從新聞中的簡短提及演變為全大寫標題，我們的活動團隊知道我們無法保證現場活動。

“轉移到虛擬活動的過程並沒有掉以輕心，”高級活動經理 Taryn Crowder 說。 “當我們第一次開始監測 COVID-19 的情況時，我們根據病毒接下來發生的情況制定了幾個不同的危機計劃。 那些最初的危機計劃並沒有持續多久——我們不得不在幾週內幾乎每天都轉向新的危機計劃，因為隨著疫情的迅速變化，事情發生了變化。 這些危機計劃包括溝通和運營策略。”

為了幫助您的團隊重新構想您的面對面活動，我們請了我們的五位關鍵團隊成員分享他們的建議和經驗教訓，將面對面的活動轉變為虛擬體驗，在短短兩個半月內就吸引了 10,000 多名與會者。 請繼續閱讀高級活動經理 Taryn Crowder 的講話； Brooke Hearn，高級活動策劃師； Anne Guillen，高級活動內容營銷人員； Irene Webber，高級視覺設計師； 和 JP Angers，高級視頻製作人。

第 1 課：評估風險、進行研究並迅速行動。

問：請解釋您決定如何從面對面活動過渡到虛擬活動的初始過程。

Taryn：我們首先需要通過現場活動開始評估我們的風險。 這包括審查所提供服務的已簽署合同和到期賬單。 我們開始與我們的每個供應商、酒店和場地進行外展。

我需要與不可抗力進行法律鬥爭，為此我需要知道：我們可以退出和不能退出的協議，以及提供了哪些服務，以便我知道我們已經投入了多少錢現場活動。

Brooke ：當我們在考慮如何取消或推遲面對面活動的協議時，我們還在會議上花費了數小時來準確制定虛擬活動的樣子、我們將提供什麼以及何時提供。

除了重新構想活動之外，我們還應對完全虛擬活動帶來的新挑戰。 我們很幸運有幾位可以依賴的技術專家，比如我們的視頻製作人和 IT 團隊。

問：在這個過程中，您有什麼想法或顧慮？

Taryn ：我們之前都沒有計劃過虛擬活動，所以我們需要研究技術； WiFi等IT需求； 揚聲器準備好在他們各自的家中獲得良好的照明、聲音和 WiFi； 虛擬環境的讚助機會，虛擬環境的網絡機會等。

問：向虛擬活動的過渡對計劃內容有何影響？

Anne：從內容的角度來看這很困難，因為我知道我們將不得不迅速採取行動，但在我們弄清楚虛擬活動的邏輯和技術情況之前，我無法開始整合內容。

一旦做出這些決定，我們很快意識到我們不能使用我們已經為面對面活動固化的會話。 他們不適應當前的氣候，也沒有為會議創造理想的流程。 我們重新啟動了決定會議主題和重點的過程，策劃了主題領域，然後確定了適合這些主題的新演講者。

Taryn：從第一天開始，內容規劃就是時間表的一部分。 我們問自己的第一個問題是我們應該提供多少次會議？ 我們認為人們不會對整天坐在電腦前感興趣，我們認為他們會想安排自己的日程安排。 這在我們最終選擇的技術中也發揮了關鍵作用。

我們必須從內容重新開始，因為我們生活在一個新世界，人們需要與以前不同的內容。 因此，我們需要與行業專家和非營利組織進行對話，以準確了解他們正在經歷的事情，從而準確了解他們需要我們提供什麼。

我們討論的幾個問題：

• 人們會想報名參加這個虛擬活動嗎？ 我們如何激起他們的興趣？
• 市場是否因 COVID-19 響應內容而過度飽和，這意味著沒有人需要我們的內容？ 我們在 4 月份挑選的內容在 6 月份是否仍然具有相關性？
• 其他虛擬事件是什麼樣的？ 我們現在可以從別人身上學到什麼？
• 我們有來自世界各地的與會者在收聽，那麼我們應該為會議使用什麼時間範圍？
• 活動的名稱是什麼？
• 我們會有一個主題嗎？

起初，我們決定不設置主題，因為我們有這麼小的窗口來完成所有工作。 但是，在與演講者交談時，我們意識到已經出現了一個有機的主題：適應。 因此，我們選擇將其與 Classy 的核心價值觀之一聯繫起來：適應和克服。

有太多未知數，我們不得不對其中許多問題做出最有根據的猜測。 我們致力於提供強大的社交機會，並花費大量時間研究如何做到這一點。 我們還以參與者的身份報名參加了許多虛擬活動，以獲得第一手的曝光率。

由於我們正在創建一個全新的活動，因此我們必須創建一個新徽標。 首先，我們需要知道新名稱是什麼，所以我們舉行了內部頭腦風暴會議來弄清楚。 然後，我們聯繫了我們的設計團隊，並要求他們提供一些徽標選項。

非營利組織的分步要點：

• 通過查看供應商協議和合同來評估更改計劃的風險。
• 進行研究以了解虛擬活動在必要技術和功能方面的要求——包括必需品和必備品。
• 查看您計劃的內容或活動日程，開始集思廣益，為虛擬觀眾進行調整。
• 參加其他虛擬活動以獲得靈感。
• 在問題出現時創建一個運行列表，以提醒您的團隊您需要回應或準備的所有新元素。
• 循環訪問您的設計師或負責創建品牌資產、設計活動頁面、更新網站等的人員。

第 2 課：制定新的預算和應急計劃。

Taryn：創建新預算時的另一個關鍵步驟是決定是否退還已經購買現場活動門票的人，以及虛擬活動是否免費。 我們想立即就這兩個項目通知每個人，我們決定每個人都將獲得全額退款，並且新活動將是免費的。

我們還與我們的業務發展總監查理·安德森（Charlie Anderson）就他可以通過贊助一項未經證實的活動帶來多少收入進行了對話。 這也是預算創建過程的關鍵組成部分。

在我最終確定預算之前，所有這些事情都需要完成。 在計算了我們能拿回什麼、不能拿回什麼以及潛在的讚助收入之後，我開始了新的預算。

然後，我根據以下內容創建了三個不同的事件應急計劃：

1) 一個在 6 月仍保持社交距離的世界。

2) 一個沒有強制保持社交距離，但人們仍然害怕旅行的世界。

3) 一個一切都恢復正常的世界。

每個應急計劃都有自己的預算。

非營利組織的分步要點：

• 計算您可以從您的原始活動合同中收回什麼，不能收回什麼。
• 確定您的活動是免費的還是有入場費或最低籌款額。
• 與可能帶來贊助或公司合作夥伴的領導或董事會成員交談。
• 嘗試盡可能多地進行預測並製定備份計劃，以便您盡可能為虛擬活動帶來的任何新挑戰做好準備。

第 3 課：在您的初始溝通中保持誠實和熱情。

Taryn：在 3 月的第一周，我聯繫了我們的傳播和品牌高級經理 Krista Lamp，了解她對向我們的與會者發送消息的想法，讓他們知道我們正在監控情況。 我們需要在內部和外部消息傳遞上保持一致，但首先，我們需要知道我們的計劃是什麼。

我們沒有具體的事件危機計劃，因此我們必須創建該文檔。 我們還需要整理一份新聞稿，更新我們的網站，並發送內部常見問題解答，了解如何在客戶或潛在客戶詢問我們的計劃時做出回應。

我們最初向內部和外部的每個人傳達的信息是，我們正在監控情況。 但是，我們（執行領導層和主要利益相關者）知道我們必須取消活動，並正在研究我們的選擇。

當我們決定是否要著手創建一個虛擬事件時，我們一直把它放在胸前。 一旦我們知道這會發生，我確實讓營銷、設計和網絡開發團隊的其他一些人知道我們要取消活動。 他們是在其他人之前被告知的，因為我們正在努力發布現場活動網站的第 2 階段，我不希望他們浪費時間在我們將很快開始著手的事情上。

Anne 的專業提示：創建內部談話要點文檔。 我們為 2 月份剛剛推出的面對面活動創建了一個，我們不得不返回並為虛擬活動創建一個新的。 我們基本上將我們在網站上寫的內容作為常見問題解答，並將其整合到內部談話要點文檔中，其中包含更多詳細信息，以便 Classy 團隊成員能夠談論該事件。

問：其他 Classy 團隊成員聽到您的活動將是虛擬的後有何反應？

Taryn：轉向虛擬意味著創建一個全新的活動。 我們在最初的事件上做了很多工作，所以無法看透這件事有點難過。

但是每個人都支持並願意介入以幫助我們的團隊。 我們需要團隊中的每個人和整個公司的利益相關者都參與進來，每個人都以不可思議的方式挺身而出。

對於我們是否可以做到這一點，這是否會是一種積極的體驗，以及人們是否真的會註冊，最初存在一些懷疑。 為了幫助減輕這些疑慮並保持我們內部團隊的積極性，我們研究瞭如何最好地傳達我們正在做的事情，以便其他人了解我們對此的認真程度。

Brooke：由於最初的懷疑，我們必須與 Krista 合作，不斷與我們的整個團隊進行溝通，並向他們展示我們將實現這一目標，而且這將是非常棒的！

非營利組織的分步要點：

• 儘早並經常與您的關鍵決策者會面。
• 創建有關您如何處理此問題的文檔，以便您將來可以參考“事件危機計劃”。
• 寫下你的信息（即使是“我們正在監控情況”），讓你的聽眾知道你知道。 然後在以下地方使用該措辭：
  • 新聞稿
  • 網站更新
  • 活動頁面
• 創建常見問題解答等內部文檔，以便您的團隊更新並知道如何處理傳入的問題。
• 在您最終確定時保持細節安靜，以便在您準備推出之前不會發布信息。
• 一旦你做出決定，通知你的整個團隊並分享你對嘗試新活動的興奮，這樣你的團隊就會感到興奮而不是緊張，他們可以與你的支持者分享這種能量。

第 4 課：對演講者、贊助商和與會者保持透明。

問：您是如何以及何時與演講者和讚助商談論將活動轉移到網上的？ 你有收到任何回擊嗎？

Taryn ：我們在發布任何其他外部通信之前通知了我們的讚助商和演講者我們的決定。 我們聯繫了他們，宣布我們將進行虛擬化，並詢問他們是否仍想參與該活動。

Brooke：來自讚助商的最初反饋很好，但虛擬地為他們創造新價值是一項挑戰。 這促使我們對贊助更具戰略性，以確保對他們有利。

安妮：我與我們為現場活動確定的每位演講者建立了電話聯繫。 這是與演講者保持良好關係、解釋我們策略中的未知因素以及在新的可能主題或如何旋轉主題以適應新焦點的好方法。

這些與演講者的對話幫助我們提出了我們的主題“適應和克服”，並激發了我們的一些技術戰略。 我們最終保留了一些最初的演講者，但無法保留其他人，但我認為他們都非常高興圍繞它進行了討論，並幫助我集思廣益，討論如何讓這次會議對與會者有價值。

問：您是如何與與會者談論該活動在線上進行的？ 你有收到任何回擊嗎？

Taryn：對我們來說，重要的是向我們的潛在註冊人和當前的現場活動註冊人提供一些明確的方向，說明 Classy 在確保每個人安全方面的立場，他們如何以及何時收到退款，我們將要做什麼來代替現場活動，我們對是否收費的決定等等。

我們需要確保在所有渠道上宣傳。 我們在網站上添加了一個促銷欄，其中包含一個帶有我們消息的新登錄頁面，我們將消息發佈到社交媒體上，我們發送了電子郵件。

一旦我們發出電子郵件通知與會者取消現場活動，我只收到與會者的積極評價。 每個人都通過電子郵件表示支持，並感謝我們在減輕疾病傳播方面採取的積極立場。

自從我們宣布我們會從一開始就自動退款給任何人，這減少了原本會大量的電子郵件。 我們還在我們的電子郵件（和我們的網站）中宣布，我們正在研究一個虛擬活動，所以我收到了與會者的積極反饋，期待聽到更多細節。

Brooke：我還收到了很多來自讚助商的很好的反饋，他們在其他賽事中遇到困難，要么等到最後一分鐘才取消，要么不退還他們的讚助費。 然後在路上，許多與會者對虛擬活動是免費的感到非常興奮！

非營利組織的分步要點：

• 盡快將您的決定告知您的外部利益相關者（例如演講者、贊助商和公司合作夥伴），最好在公開之前告知他們，以便他們知道您感謝他們的支持並希望與他們合作。
• 創造性地思考如何通過虛擬活動繼續為贊助商提供價值。 例如，我們在會議開始時、開幕式和閉幕式主題演講前後、電子郵件、社交媒體以及活動網站的頁腳中向贊助商大聲疾呼。
• 如果可能的話，邀請活動發言人、特邀嘉賓或贊助商進行對話和頭腦風暴，以分享關於如何創建最佳活動的想法或見解。
• 使您的消息高度可見（主頁、電子郵件、社交媒體），以便任何對您的活動感興趣的人都知道它將是虛擬的以及如何了解更多信息。
• 指定您的團隊中的一名或幾名成員來監控社交媒體並回答問題，以讓您的支持者了解最新情況。

第 5 課：在整個過程中與與會者保持一致的溝通（發送大量電子郵件）。

Taryn：在整個過程中保持一致的溝通是關鍵。 我們創建了一個團隊範圍的電子郵件營銷日曆。

以下是我們發送的電子郵件的概述：

• • 一封電子郵件，通知我們正在監控情況的每個人
  • 一封電子郵件，通知所有人活動被取消，他們會收到退款，我們正在調查一個虛擬活動
  • 一封電子郵件，宣布虛擬活動、新活動網站以及註冊已開放
  • 在我們打開會話選擇之前，一致的營銷電子郵件以促進新演講者繼續炒作
  • 然後宣布會話選擇已打開的電子郵件
  • 活動前最後三週內的每週倒計時電子郵件
  • 宣布主題演講者說明的電子郵件，以利用我們的網絡平台進行活動
  • 為我們的網絡平台創建帳戶、下載 Zoom 和興奮的一周提醒
  • 活動結束後，我們立即發送了一份與會者調查表，宣布了 2021 年活動，提供了其他後續內容，並包含了有關我們的擴展會議庫的信息，我們將在其中發布現場會議的錄音以及 15 場獎勵會議。

非營利組織的分步要點：

• 建立一個負責編寫和安排電子郵件的人。
• 創建可用於電子郵件和社交媒體的品牌資產，為您的活動保持一致且有凝聚力的品牌。
• 指定負責通過電子郵件或社交媒體回答潛在問題的團隊成員。
• 繼續發送更新並使用您的電子郵件在您的活動之前激發興奮。
• 在活動期間和活動結束後跟進所有與會者，詢問他們的經驗，以便您了解更多關於哪些有效、哪些無效以及下次可以嘗試的信息。

第 6 課：不要只是翻轉您的面對面消息傳遞和活動策略。

問：在宣布將是虛擬活動後，您是如何調整消息傳遞的？
Taryn：有些人可能沒有意識到我們創造了一個全新的活動。 我們必須創建新的賣點、新的主題和談話軌道、新的活動描述、新的常見問題解答、新的註冊流程、新的網絡語言、新的電子郵件副本等等。

Brooke：創建虛擬活動最具挑戰性的部分之一是創建所有新的副本和消息傳遞。 我們有數年的複制和學習經驗可供面對面協作。 對於虛擬活動，我們必須創造一切。 我們為 Slack 和 Braindate 等網絡平台編寫了新的網站副本、新的說明指南，以及用於營銷電子郵件的新副本。

安妮：根據演講者、會議和聽眾的不同，幾乎每個主題都必須改變語氣和信息。 幾乎每次新會議的重點都是解決和應對危機時刻——最初是 COVID-19，然後是種族和社會緊張局勢。

思考我們在這些會議上與誰交談非常重要。 例如，我們的“連接您的事業”會議面向那些難以將其事業與 COVID-19 聯繫起來的非醫療保健非營利組織。 另一方面，我們的講故事會議涵蓋了對從事醫療保健的非營利組織以及與 COVID-19 救濟無關的非營利組織的提示。

非營利組織的分步要點：

• 請記住，這是一個新事件。 雖然某些方面可能保持不變，但如果您要從現有或年度現場活動過渡到虛擬活動，請將其視為新活動。
• 這將包括新的信息，並可能包括新的品牌和設計。
• 根據您的活動，您可能需要更新預定的演講者或內容，或者您​​與與會者互動的方式。 例如，如果您正在舉辦虛擬晚會，則必須確保您有一個強大的娛樂時間表，因為與會者之間交談的機會將會減少。

第 7 課：更新您的品牌和設計元素。

問：您是如何開始為仍在完成的活動更新品牌和設計元素的？

Irene（高級視覺設計師）：我們知道我們需要更新網站、廣告、促銷、電子郵件和標牌的品牌和設計元素。 我們與活動團隊會面，討論後勤和時間表，然後開始模擬徽標創意。

為避免從頭開始，您可以將副本添加到活動名稱下方的宣傳圖形中，以表明它是虛擬的。 但是，如果您通常使用以前現場活動的照片，請盡量不要過於依賴它，因為觀眾閱讀虛擬活動時會感到不安，但會看到現場活動的圖像。

如果沒有可供選擇的自有照片庫，您可能會覺得有義務在計算機上包含人物的庫存圖像以強調新的“虛擬”角度，但這不會為您的活動帶來活力。 它實際上可能會減損你試圖創造的能量！ 相反，嘗試通過您的品牌中的顏色、圖案或其他設計元素為您的活動注入活力。 您會驚訝於如何有效地使用顏色和圖案可以喚起一種興奮的感覺，讓人們為您的活動打氣。

Brooke ：我們考慮的另一個要素是確保一切都盡可能清晰和信息豐富。 在現場，我們通常有優雅的工作人員四處走動，隨時準備為與會者提供任何可能需要的幫助。 通過虛擬活動，您沒有信息亭或工作人員可以讓與會者隨意停下來提問。 因此，我們知道我們需要在活動宣傳資料中更加清晰，並提供大量信息以盡量減少問題。 我們從頭開始創建了許多此類抵押品。

我們還希望為我們的揚聲器保留一個面對面的元素，因此我們將郵件箱與優雅的 T 卹、自拍燈、有線耳機以及我們的首席執行官和聯合創始人 Scot 的手寫便條放在一起。 我們希望他們感到支持，並確保他們為成功做好準備。

問：您能否描述將現場活動宣傳品計劃轉變為基於網絡的設計的過程？

Irene ：轉移到網絡活動對於多組人來說將是一項艱鉅的任務，包括負責設計、IT、營銷、運營和物流的任何人。 要做的最重要的事情是確保每個人都參與到對話中並了解他們的角色如何影響決策。

從設計的角度來看，您的設計師將通過用戶體驗的視角審視一切，並推動最簡化的流程，讓與會者註冊並觀看您的活動。 您的設計師將能夠告訴您所提議的計劃是否適合您的與會者，或者是否有改進的餘地。

切換到在線的一些建議：

1) 使您的網站易於與會者使用，方法是保持文案簡短、重點突出、強調要點以打破文本牆，並使註冊表單盡可能短。

2) 切換到虛擬活動可能會為您的設計師和開發人員帶來一些額外的工作。 通過重新利用現有的頁面佈局，盡量減少額外的工作。

3) 您為現場活動製作的任何抵押品仍然可以重新用於虛擬環境。 通過將副本更改為與虛擬活動相關來重新調整您的設計用途，然後將它們重新格式化為社交媒體資產以激發興奮。

您在設計中唯一需要保留的就是您的品牌。 只要通過有凝聚力的顏色、形狀、排版或圖案，一切看起來都是同一事件的一部分，如果你有創意，就不會浪費任何設計工作。

問：當涉及到耗時的任務（例如設計網站）時，您是如何處理不斷變化的時間線的？
Brooke：在過渡之初，我們作為一個活動團隊會面，並在 Asana（我們的項目管理軟件）中創建了一個全新的時間表。 當然，從那時到事件發生之間會出現許多意想不到的任務，但有一個初始時間表是有幫助的，尤其是當你快速行動時。

艾琳：過渡到虛擬活動可能會令人生畏，坦率地說，看起來工作量太大而無法完成，但這是可能的！ 一開始不要想太多，記住你已經可以使用你設計的東西，這將更容易適應不斷變化的時間線。

使用時間線的一些提示：

1）確保你的品牌感覺簡約。 這樣，您需要製作的任何最後一刻的圖形都可以從基本的品牌模板輕鬆生成。

2) 確保您的設計師積極參與圍繞您的活動進行的對話。 如果他們知道活動中出現了哪些想法，他們可以快速提供反饋，說明這些想法是否易於執行，或者這是否會影響他們工作量的其他部分並推遲時間表。

從一開始就讓所有合適的人參與對話將避免遇到大多數障礙。

非營利組織的分步要點：

• 計劃為您的網站、廣告、促銷、電子郵件和標牌更新品牌和設計元素。
• 盡量不要重複使用過去現場活動中的圖像，因為這會讓期待虛擬格式的支持者感到困惑。
• 確保每個人都參與到對話中，並了解他們的角色如何在決策過程中發揮作用。 這將有助於確保每個人都在各自的職責上保持一致，並有助於緩解時間線變化帶來的緊張局勢。
• 依靠您的設計師來幫助您為與會者創造最佳的用戶體驗。
• 如果您沒有內部設計師，請聯繫機構進行實物捐贈或可能願意提供幫助的當地學生。

第 8 課：研究您需要的所有技術，並在整個活動中至少進行一次試運行。

問：您是如何研究活動不同方面所需的技術的？

JP（高級視頻製作人） ：自從大流行開始以來，每天都有數百萬人進行視頻會議，我擔心一般的互聯網連接可靠性。 糟糕的連接可能會很快毀掉一場精彩的會議。 主要問題是，我們如何才能最好地複制面對面活動的好處，例如網絡、小組對話和一對一會議？

我們不得不選擇在 COVID-19 大流行開始時舉辦活動的平台，而沒有很多其他虛擬會議的例子。 在研究了不同的選項後，出於幾個原因，我建議使用 Zoom。 該平台的受歡迎程度和易用性是重要因素（我們的與會者的熟悉程度非常有幫助）。

我們也已經在使用 Zoom 進行網絡研討會方面積累了豐富的經驗。 所以我覺得使用我們已經知道的產品更為謹慎，特別是對於我們的第一個虛擬活動。 我們喜歡 Zoom 的地方在於它與與會者的互動方式，例如問答、投票和聊天選項。 其他平台更像是“只是觀看”，但 Zoom 感覺更具互動性。 但僅 Zoom 不足以復制面對面的互動，因此我們必須將其與其他平台相結合：Slack 和 Braindate，這為我們的與會者增加了重要的網絡層。

Taryn：面對面活動最有益的事情之一是在會議之間、歡樂時光或咖啡桌上發生的對話。 當人們真正相互聯繫並分享他們用來解決問題的問題、挑戰和解決方案時，或者在此過程中學到的經驗教訓。 這是 Braindate 提供的，也是我作為與會者發現的。 實際上，我和其他幾位正在尋找網絡選擇的活動策劃者一起參加了一次腦力約會，我們都交換了聯繫信息。

我們也知道我們需要一種讓人們相互交談、與我們交談以及與演講者談論任何與事件相關的事情的方式。 我們已經與 Slack 建立了合作關係，並與他們聯繫，看看他們是否會為我們的活動捐贈一個 Slack 工作空間，他們同意了。

非營利組織的分步要點：

• 尋找一個可靠且您的支持者可能已經知道如何使用的平台。
• 參加其他虛擬活動，了解用戶體驗如何，並了解如何改進自己的設置。
• 尋找一個優先參與聊天、問答、反應和民意調查等功能的平台，以保持觀眾的參與度。
• 使用補充軟件​​（例如 Slack）來保持聽眾成員的參與和對話的進行。
• 以任何可能的方式利用您現有的合作夥伴關係。
• 與您的團隊和任何外部揚聲器進行試運行，以確保每個人都有正確的設置並且技術正常工作。

第 9 課：設備、設置和生產是關鍵。

與會者最常問的問題之一是：“您的司儀看起來和聽起來如何？ 你用的是什麼設備？” 雖然簡短的回答是我們有一位才華橫溢的視頻製作人，但他很樂意深入挖掘並與大家分享他的最佳實踐。

我們將發布 JP Angers 的深入客座帖子，分享 Classy 的設置以及拍攝現場活動的最佳實踐，但現在他分享了讓您的視頻看起來高質量的最重要元素，即使預算較低.

JP：您需要考慮幾個關鍵領域。

1.) 音頻質量

音頻質量應該始終是您的第一要務。 人們可以原諒低於標準的圖像質量，但音頻決定了您的演示文稿的成敗。 關鍵是保持麥克風和音頻揚聲器的距離，這樣它們就不會相互交叉並產生聽不見的句子。

最好的解決方案是使用帶麥克風的耳機。 我們向在會議上發言的每個人發送了有線 Apple Earbuds。 他們有一個很棒的麥克風，幾乎與所有設備兼容。

2.) 良好的照明

我們還發送了價格實惠的 USB 環形燈，人們可以將其夾在網絡攝像頭（屏幕頂部）上。 獲得具有三種不同顏色選項以匹配環境光的環形燈非常重要（3200k、4000k、5500k 大約分別匹配暖白光、中白光和日光白光）。

3.) 取景

最後一個技術方面是適當的框架。 始終將您的網絡攝像頭放在視線水平，而不是放在人們俯視網絡攝像頭的桌子上。 沒有人喜歡看下巴的節日！ 一個好的經驗法則是將你的眼睛放在屏幕上方大約三分之二的位置。

要詳細了解我們為此活動、網絡研討會和我們的內部視頻的辦公室設置，請返回博客，我將詳細解釋如何設置您自己的高質量視頻工作室。

獎金問答

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

你很幸運。 Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.