保險合同：合規數字化所需的一切
已發表: 2022-11-152022 年， Insurtech現象的投資額為 2 億美元，比 2021 年增長230% ，並預計到今年年底將達到 5 億美元。 市場在不斷變化，創新和研發項目也越來越受到鼓勵。 長期以來，保險業一直積極響應這一市場趨勢，概述了我們經常聽到的“未來保險”世界。
根據 Insurtech Investment Index，意大利市場在保險業數字化領域似乎還為時過早，該指數認為意大利仍然沒有意識到投資的必要性，以免被拋在後面或被淹沒在當前情況下的競爭。
保險市場滲透率低，加上數字化程度低，使意大利成為對外國參與者俱有吸引力的市場，他們投資絕對大筆資金，從長遠來看可以獲得更大的利潤。
在談到創新時，不能排除數字化的話題，因為最終用戶希望享受 360 度數字體驗，數字化現在遍及所有行業。 在保險科技領域也是如此，我們將逐步看到該領域如何在日益受到監管的場景中面臨生產合法有效的數字合同的需求，從而得出協調監管合規性和流程效率的解決方案。
哪些事件引發了保險科技革命？
保險業數字化的道路，就像銀行業一樣，最初因官僚主義問題而受阻，導致結果緩慢且受阻。 但由於新的保險科技趨勢，情況發生了變化，這是一個值得注意的新機會，正在被行業參與者抓住。
在這裡，我們談論的是由多種因素引發的真正革命，包括：
- 數字化轉型，廣泛而深刻地影響著各行各業，保險業也不例外； 事實上，這些變化對行業來說非常重要；
- 隨著新玩家的出現和前所未有的用戶選擇，市場開放的明確趨勢引發了競爭加劇。 簡而言之，競爭是一個日益複雜的挑戰，但對於公司來說，這是一個充滿機遇的領域，公司不能再保持僵化並受制於現在已經過時的動態。
這兩個主題實際上加強和激發了持續創新的過程，這是保險科技領域的一個重要主題。
為了妥善滿足新的市場需求，優先優化非物質化、文件和合同簽署流程以及業務記錄電子存儲的步驟，包括用於參考和研究目的。
該行業必須能夠實現文件非物質化和工作流程管理自動化，以便能夠簽署具有法律價值的協議和合同，包括通過數字簽名等工具，同時滿足監管要求。
文件非物質化
今天，檔案不再僅由紙質文件組成，原因很簡單：數字文件比物理文件具有巨大的優勢。 這些優點是：
- 經濟的：與紙質文件的製作和存儲有關；
- Temporal ：在時間和效率方面； 想想在成堆的文件中手動搜索的複雜性與在索引良好的數字文檔中執行關鍵字搜索的簡單性相比；
- 正確性：數字化管理，通過結構良好且在可能的情況下自動化的標準流程，可以顯著減少錯誤，從而提高安全性。
由於文檔的非物質化和流程的數字化，客戶關係管理髮生了徹底的變化。 通過從數字文檔中提取數據，公司有能力真正“了解”其客戶，根據同質特徵將他們劃分為越來越具體的集群，並開展越來越定制化的對話，一直到個性化。
雖然電子文檔確實比紙質文檔具有顯著優勢，但也確實必須採取某些預防措施並滿足精確的要求以確保其完全有效。 當我們談論與保險部門相關的文件和合同時，我們不僅需要記住通常規範所有 IT 文件的規則——例如數字管理代碼和 AgID 指南——還要注意正確使用電子簽名和行業法規的任何規定，例如 IVASS 法規。
此外，正如我們稍後將看到的，我們必須區分兩種可能的情況：
- 文件非物質化，即掃描帶有手寫簽名的原始紙質合同；
- 流程數字化，使用原生數字化並帶有電子或數字簽名的文檔。
在從模擬管理向數字管理過渡的過程中，很可能會面臨這兩種情況，我們稍後將看到，每種情況都值得適當考慮。
數字簽名：服務於保險科技革命的工具
正如我們之前報導的那樣，有幾種工具可以滿足支持新保險科技趨勢的市場需求。
例如，數字簽名是由授權的認證機構簽發的一種特殊類型的合格電子簽名，它用於與公共行政部門簽訂書面形式的合同（例如，在採購合同中），也用於私人之間（企業和專業人士），在商務談判結束時，最好擁有合法有效的數字合同（並避免交換已簽署的硬拷貝）。 使用數字簽名或 FEQ 進行簽名可在合同本身的證據價值方面提供最高程度的安全性。 數字簽名和高級電子簽名，實際上根據民法典第20條，使計算機文件符合民法典第2702條書面形式的要求。 此外，CAD 第 21 條規定了需要數字簽名或合格電子簽名的合同類型，以及必須至少使用 FEA、數字簽名或 FEQ 的合同類型。他們的有效性。
例如，在購買保險單時簽署的合同和文件中，始終有必要規定使用高級電子簽名。
此外，將時間戳附加到數字簽名的合同可能是有用的，以便將確定的且對第三方可強制執行的時間參考與簽名和合同本身相關聯。 或者，在將數字保險合同委託給保管人時放置在存儲包上的時間戳也有助於實現這一目的。
保險合同的數字保存
文件保存對於保險行業的公司來說是一個關鍵問題，就像在任何其他業務中一樣，不僅在合規性方面，而且在增加業務價值方面也是如此。 數字文檔的使用有助於從獲取文檔開始的整個文檔管理週期。
因此，即使是保險單據和合同，如果以計算機化文件的形式產生，也必須按照規定進行數字化保存，以保護其完整性和價值。 數字保存必須按照 CAD 的規定和相關的 AgID 指南進行。 最簡單和最安全的方法是求助於具有適當技能、政策和基礎設施的外包保管人，能夠確保按照法律規定的要求進行合規的數字保存。
以數字格式存儲保險合同時，是否有任何特殊的預防措施需要遵循？
正如我們所說，一般來說，必須遵守 CAD 和 AgID 指南的規定，例如關於使用的格式和元數據。
就保存期限而言，我們必須區分向保管人交存此類合同和文件的期限，以及它們必須以數字方式保存的最短期限。
合同或保單簽署後，也可以立即將其發送進行數字保存。 事實上，建議盡快啟動和結束保存過程。 請記住，數字保存過程與存儲包相關聯，因此與包含它們的計算機化文檔、時間戳相關聯，因此與第三方可強制執行的引用相關聯。
一旦入庫，出於民法目的，合同必須至少保存10 年，從合同本身的法律效力終止的那一刻開始，而最後，您必須了解合同中個人數據的類型，以及可能存在的特殊或司法數據（歐盟條例 679/2010，即 GDPR，第 9 條和第 10 條）。 由於處理個人數據的責任始終由數據控制者（即公司或保險公司）承擔，因此最好進行適當的風險評估以確定要採用的處理和安全政策。 此外，評估也有助於最好地協調保留時間表與有關保留某些類別數據的任何規定。
從紙質到數字：如何掃描模擬合同
我們看到保險合同可以數字化誕生，可以通過先進的、合格的、數字化的電子簽名方案進行簽署，然後按照規定進行數字化保存，這個過程是完全無紙化的。
但是，當我們想要將帶有手寫簽名的本地模擬合同帶入數字存儲時會發生什麼？
在這種情況下，必須高度重視紙質原件的非物質化和銷毀過程，正是因為有人工簽名等因素。
首先，請記住，在任何情況下，模擬文件的計算機副本都必鬚根據 CAD 第 22 條和 AgID 指南的規定製作。 特別是，副本與紙質原件的一致性應由公證人或公職人員通過將每份副本與相關原件直接比較來證明。 或者，可以通過過程認證使用經過適當結構化和認證的大規模掃描過程，這是 AgID 指南附件 3 引入的新工具。
但是，如果有手寫簽名，則在處理紙張之前必須採取額外的預防措施。 事實上，如果對簽名的真實性有爭議，鑑定人必須準備好紙質原件才能進行鑑定。 因此，原始文件不能被銷毀，除非公證人專門介入以驗證掃描文件上的簽名，顯然總是在其模擬副本被銷毀之前。
即使必須保留紙質原件，模擬原件的非物質化仍然可以支撐文獻語料庫的統一化、數字化管理，方便查閱和查閱操作。