管理成功的遠程營銷團隊的 8 個技巧

雖然管理一個基於辦公室的營銷團隊當然不是在公園裡散步，但管理一個遠程團隊有時感覺就像在看不見的軌道上跑馬拉鬆一樣。

不同的時區和工作文化、不一致的互聯網速度和溝通困難都給管理人員帶來了嚴峻的挑戰。

在本週的博客中，我們分享了八個技巧來幫助您管理成功的遠程營銷團隊。

遠程團隊管理有八個關鍵領域。

1. 文化：每個人都應該了解和體現公司文化
2. 工具：您應該提供正確的工具並確保每個人都使用它們
3. 界限：工作時間靈活，但截止日期嚴格
4. 目標：設定可以輕鬆跟踪和審查的 SMART 目標
5. 溝通：安排經理和同事之間的定期追趕
6. 協作：鼓勵您的團隊一起工作並分擔負擔
7. 問責制：每個團隊成員都必須對自己的表現負責
8. 聯繫：每年至少親自見面一次，以幫助您的團隊建立聯繫

為什麼要運行遠程操作？

Exposure Ninja 完全遠程操作。 為什麼？ 運行遠程操作有很多好處。 以下是它如何使您受益：

• 招聘：遠程工作使您能夠從世界任何地方招聘到最優秀的人才——而不僅僅是那些恰好住在離您辦公室不到五分鐘路程的人才。 它還使您能夠僱用被競爭對手忽視的高技能人才，例如可能需要更靈活時間表的在職父母。
• 留任：偏遠公司不會因為搬家而失去員工——或者即使他們搬家！ 你花在幫助員工成為各自領域專家的時間受到保護，同時能夠提供靈活性將降低員工流失率——最近的研究甚至強調，靈活性是最需要的工作津貼（甚至高於經濟激勵！）和缺乏它可能會導致您的團隊跳槽。
• 運營成本：由於無需管理場所，您可以節省辦公室租金和相關成本，如團隊午餐、水果、文具和設備。
• 生產力：快樂的員工就是富有成效的員工，遠程工作創造出更快樂、更有效率的員工並非巧合。 通過使您的團隊能夠花更多的時間與家人在一起並圍繞承諾靈活地工作，您可以為他們提供發揮最佳表現所需的工作/生活平衡。
• 客戶服務：遠程操作能夠全天候提供全球銷售和技術支持，使您能夠為客戶提供更好的服務。

雖然運行遠程團隊並不適合所有人，但如果這些好處聽起來很有吸引力，您可能想知道如何有效地管理您的分佈式團隊。 就是這樣。

1. 建立強大的公司文化並讓每個人都參與進來

擁有讓您的員工能夠接受的清晰的公司文化將培養他們的忠誠度、奉獻精神和承諾。 您的公司文化應該是您建立管理風格、員工手冊和合同協議的基礎。 它應該以強有力的使命宣言和公司願景為基礎，你的員工應該在就業的第一天就接受這些教育。

遠程公司培養一種靈活、自由和負責的文化。 這使他們能夠吸引自然融入所需組織結構並分享組織核心信念和抱負的員工。

擁有文化契合的員工對您的成功至關重要。 用遠程工作倡導者 FlexJobs 的話來說，“遠程工作是我們文化的基礎……基於對生活的理解的文化充分說明了我們如何重視員工。”

2. 提供正確的工具並確保每個人都使用它們

毫不誇張地說，如果沒有合適的軟件，我們就無法在 Exposure Ninja 上做我們所做的事情！

我們已經嘗試和測試了許多不同的時間跟踪、性能監控和在線交流工具。 以下是我們的首選，可讓您的團隊有效工作並清晰溝通。

通訊工具

適當的溝通是任何協作努力中最關鍵的要素。 您的大部分通信將通過 Slack 等即時消息傳遞工具進行。

Slack 有一個吸引人的 UI，可以在台式機和智能手機上高效運行（儘管我們不鼓勵忍者在他們的手機上安裝 Slack——我們不希望我們的團隊在他們不工作時檢查他們的通知！）與團隊成員進行一對一對話，為項目討論創建單獨的頻道，共享文件並以簡單易用的方式完成許多其他任務。

從技術上講，您可以使用 Slack 進行視頻通話，但根據我們的經驗，如果他們已經在 Slack 上，大多數人會堅持使用短信。 這就是為什麼騰出時間進行視頻通話也很重要。 使用短信系統，您的注意力通常會分散在多個渠道上。 視頻通話是向團隊中的某個人展示他們在接下來的 20 分鐘左右全神貫注的好方法 - 它們還讓您的團隊成員看到他們每天工作的友好面孔！

有很多出色的免費工具可用於進行視頻通話。 我們每天都使用 Skype、Zoom 和 Google Hangouts。

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生產力跟踪工具

我們知道遠程工作人員比辦公室工作人員更有效率，但您可能希望使用軟件來組織和跟踪整個團隊的工作量。 我們使用 Hubstaff 來跟踪我們團隊的生產力。 當我們團隊的成員開始一天的工作時，他們只需啟動 Hubstaff 的計時器。 該工具在後台運行，不會產生任何干擾。 一旦我們的忍者完成了一天的工作——或者他們想要吃一頓長時間的午餐或當之無愧的休息——他們可以簡單地停止計時器。

Hubstaff 還會在您的團隊工作時定期截取屏幕截圖。 這並不意味著侵入或侵犯隱私——畢竟，你的團隊應該工作，而不是花費寶貴的客戶時間來觀看 Netflix 節目——而是作為監控員工進展情況的一種手段。 作為人類，我們並不總是喜歡承認當我們正在為一項任務而苦苦掙扎時，當你和你的團隊不在同一個房間時，確定某人何時需要幫助可能會更加困難。 Hubstaff 允許您查看員工在某項任務上花費的時間比預期的時間長，這意味著您可以提供支持。

如果團隊成員長時間停止工作並忘記關閉計時器，Hubstaff 會自動檢測空閒時間並暫停計時器，這在 Exposure Ninja 中意味著我們的客戶不會因為死時間而被收費！

任務分配工具

確保團隊中的每個成員都清楚自己的職責非常重要。 您可以使用諸如 Teamwork 之類的任務分配系統將帶有說明和截止日期的任務分配給團隊的每個成員。 這讓每個從事項目工作的人都清楚，誰應該在何時交付什麼。 一個錯過的最後期限可能會推遲多個團隊在同一個項目上工作，但是通過可靠的任務管理，您可以確保員工高效協作。 這將我們帶到了我們的下一個工具……

協作工作工具

即使他們的辦公桌相距數百英里，兩個人怎麼能同時工作呢？ 答案可以在 Google 發布的三款免費軟件中找到：Drive、Docs 和 Sheets。 使用 Google 表格時，我們經常有來自三個不同國家/地區的 10 人左右同時處理同一個電子表格。

由於對 Google 表格的任何更改都是實時發生的，因此您的團隊成員不存在使用過時信息的危險。 還可以為人們提供不同的訪問設置，允許您的經理或管理員對您的團隊其他成員（甚至客戶）只能查看的工作表進行更改。

重要提示：確保每個人都始終如一地使用相同的工具，而不僅僅是恢復使用自己喜歡的軟件。 否則，您會發現很難跟踪項目和評估績效。

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3. 設置和加強邊界

管理一個成功的營銷團隊既要設置清晰的界限，又要聘用和激勵合適的員工。 雖然遠程工作的美妙之處在於它為您的員工在工作時間和地點方面提供了靈活性，但重要的是圍繞他們投入的時間和工作時間設定界限。 以下是 Exposure Ninja 保護我們的生產力和績效的一些方法：

• 至少 30% 的工作時間在核心工作時間內：這確保每個人都可以在朝九晚五期間的某個時間進行經理追趕、Slack 頻道更新和快速會議。
• 員工承諾每週與經理進行交流：頻繁的聊天不僅對於確保員工快樂、步入正軌和完成最佳工作很重要，而且還可以讓我們的團隊與他們的經理建立良好的關係。 這意味著他們對公司或客戶的競選活動可能有任何疑慮、問題或好主意都感到很自在。
• Hubstaff 用於跟踪所有工作時間：當我們的團隊為 Exposure Ninja 工作時，他們會打開 Hubstaff 計時器。 這有助於我們了解生產力水平，查看員工隨時間推移的趨勢，並識別任何績效問題，以便與個人討論並解決這些問題。
• 合同忍者每個月都有設定的最小和最大小時數：每個人都知道他們期望投入的工作量，並且會在承諾超過一定的加班時間之前與他們的經理聊天。 這意味著忍者不必擔心當月有足夠的工作，或者相反，他們手頭有太多的工作。 我們不喜歡道場中壓力大的忍者。

4. 與團隊目標達成 SMART

管理一個成功的營銷團隊意味著設定明確的目標，重要的是這些目標是SMART的——具體、可衡量、商定、現實和基於時間。

雖然營銷領域有很多首字母縮略詞，其中一些比其他的更有用和可操作，但 SMART 系統為您提供了一個清晰的目標設定結構，可以幫助您確定優先級、預算和滿足最後期限。

SMART目標設定係統規定目標應該是：

• 具體：對任何了解項目的人來說定義明確且清晰
• 可衡量的：你必須能夠了解目標是否可以實現，了解完成的距離以及了解目標何時實現
• 同意：讓您的團隊對其績效負責的一部分是確保每個人都同意並理解他們的獨立目標以及團隊的目標
• 現實的：您的項目應該在時間框架和預算限制內以及可用資源內實現
• 基於時間：您應該設定具有挑戰性但可以實現的明確截止日期。 這可以防止您的遠程員工自滿，並在他們實現 SMART 目標時給他們巨大的成就感。

5. 清晰而有規律地溝通

遠程公司需要強大的溝通渠道。 Exposure Ninja 使用各種工具來促進我們的團隊和客戶之間的輕鬆溝通，包括 Zoom、Yay、Slack 和 Skype。

成功的遠程公司Planio的首席執行官 Jan Schulz-Hofen 表示，對於遠程公司來說，文本通信效果最好，因為它是透明且無干擾的：“文本通信讓您更加尊重彼此的時間，尤其是在您生活多個時區之外。 即時溝通可能會造成乾擾……通過電子郵件，[團隊成員可以]在方便的時候考慮您的文章。”

Exposure Ninja 團隊使用 Slack 頻道報告各個活動的進度、向項目經理通報挑戰並提出問題。

Slack 對我們來說是一個理想的平台，因為它可以在任何網絡瀏覽器中運行，保留聊天日誌以供將來參考，並允許我們快速輕鬆地向彼此發送我們的在線狀態——無論是在會議中、在 Slack 關閉還是在辦公室外工作- 以及為重要消息和固定信息添加星標以供以後查看。

我們會在適當的情況下安排定期語音通話——例如每周經理聊天和客戶更新以及每月進度報告。

6. 使用 Slack 和 Google Docs 進行協作

遠程團隊協作帶來了無法面對面交互的額外挑戰。 肢體語言和非語言線索使交流和想法分享變得更加容易，但是雖然您可能無法使用這些，但正確的交流和生產力工具將使項目協作變得更加容易。

在 Slack 中組織團隊協作會議

如果您的團隊需要分享想法並就項目進行協作，Slack 視頻通話是一個不錯的選擇。 您可以將多個參與者添加到通話中並與同事共享屏幕、記錄通話以供將來參考、設置主題、添加標籤、固定和發送文檔以及設置更改通知。 它將所有內容保存在一個工作區中，因此您無需等待員工安裝、加載或在某些情況下對不同的軟件進行故障排除！

協作處理 Google Docs 中的文檔

如我們的遠程工作工具部分所述，Google 表格和文檔非常適合協作，因為它們允許多個貢獻者對文檔發表評論、進行修改、突出顯示部分並通過建議的操作相互寫註釋。 您可以通過查看版本歷史記錄隨時恢復到不同的版本，該歷史記錄還會向您顯示各個貢獻者所做的所有更改——您可以看到誰做了什麼以及為什麼。

7. 追究每個人的責任

遠程團隊要想取得成功，就必須以結果為導向，並設定明確的目標和截止日期。 Exposure Ninja 的每個 Ninja 都有明確的任務列表，由 Teamwork 中的經理設置，包括截止日期、時間跟踪以及添加進度或對每項任務發表評論的能力。

所有忍者都應該更新客戶儀表板，並在每週的追趕電話中向他們的經理展示他們一直在做的事情，以便我們確保交付物按時並達到標準。 這也讓我們能夠主動識別任何人何時有錯過最後期限的風險，以便快速緩解。

讓你的團隊負責的一部分是確保他們知道他們應該為哪些個人和職業目標而努力。 進行季度一對一評估和設置 KPI 對於遠程公司和辦公室公司一樣重要。 確保團隊中的每個成員都有明確的工作目標，並在適當和可能的情況下提供績效獎金以保持他們的積極性。

8. 每年至少見面一次，經常玩得開心

最後，請確保您抽出時間與您的團隊會面並慶祝成功，無論是夏季的沿海旅行還是沉迷於聖誕節的樂趣！

最好的遠程團隊聯繫緊密，渴望看到彼此成功。 同事們每天都會互相交談，就像他們在辦公室環境中一樣，而且他們經常建立真正的友誼——通過創造讓他們相互交流的方式來促進團隊中的聯繫。

Exposure Ninja 在我們的 Slack 空間中有一個Watercooler頻道，每個 Ninja 都可以在這裡聊天，還有專注於個人興趣的小組，從烹飪和健身到藝術、遊戲和電影。

我們經常分享我們的家庭、寵物和假期的照片，互相徵求意見，並傳播我們認為我們的同事會發現有益的新工具和技術。 加入奇怪的萬聖節和聖誕節測驗 - 包括 Exposure Ninja 贓物和其他好東西可供搶奪 - 每月Ninja of the Month獎勵和不同工作組的團隊聚會，您為您的員工提供了一個很好的工作環境。

感覺受到啟發？ 您可以將其中哪些介紹給您的遠程營銷團隊？

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