如何通過 7 個步驟自己完成工資單

工資單幾乎不是經營企業最令人興奮的部分。 雖然外包這種工作更實際，但知道如何自己做工資單可以節省你的錢，並確保你所有的員工都能按時拿到工資。

處理工資單是一項複雜的任務，尤其是因為您的法律義務。 但是，使用正確的策略和工資系統，您不必擔心讓您的企業面臨潛在的負債和/或罰款。

本指南提供了有關處理工資單的基本見解，但您可能仍需要工資單服務的專業幫助，以獲取與您的業務相關的特定信息。

強大的薪資系統的重要性

每個企業主都知道，良好的工資系統是管理公司的一個關鍵方面。 當然，這不僅僅是確保每個人都能按時獲得報酬。

良好的薪資系統是公司文化的重要組成部分，幾乎影響公司的各個方面，包括現金流和生產力。 除了人力資源，工資單可以說是管理成功勞動力的關鍵。

工資單包括福利、薪酬和一系列津貼，以更好地利用資源，同時提高員工敬業度和進步。 您的工資單記錄還有助於滿足州和國家法規。

換句話說，工資單系統用於跟踪員工工時、工資、扣減和付款，同時還保持所有相關文件的組織。 以下有關工資單的統計數據進一步突出了其在業務中的重要性：

• 幾乎一半的工人在雇主出現兩次工資單錯誤後開始尋找新工作。
• 10% 到 30% 的雇主對員工進行錯誤分類，以剝奪他們在工作場所法律下的保護。
• 超過 54% 的美國工人在工資單處理方面遇到過問題。

簡而言之，以正確的方式處理工資單對員工和公司都有好處。 但即使工資單外包，它仍然是員工和企業主之間糾紛的主要來源之一。 因此，手動控制工資單可能對整個操作有益。

處理工資單的七個步驟

在考慮工資單軟件之前，了解如何手動處理工資單很重要。 雖然這無疑是具有挑戰性的，但該過程可以簡化為僅七個步驟。

如果您遵循以下每個步驟，您將能夠立即提交工資稅。

第 1 步：獲取您的雇主識別號

在您開始處理工資之前，您需要設置一個雇主識別號或 EIN，政府使用它來確保企業向美國國稅局繳稅並滿足其他法律要求。 如果沒有 EIN，您將無法為您的員工處理工資支付。

美國國稅局使用 EIN 來識別您的企業並記錄每個財政年度提交的所有稅務文件。 新企業可以通過在 IRS 網站上完成在線申請來註冊 EIN。 如果您希望首次手動處理工資單，則需要找出您的 EIN 是什麼。

除了國家 EIN，您可能還需要州 EIN。 兩者對所有企業都是免費的。

第 2 步：讓所有員工填寫工資單

在員工獲得報酬之前，他們必須向您的企業提供相關的稅務信息。 雇主檢查所有數據是否準確非常重要。 對於每位員工，信息應包括其工作狀態、扣除額以及與其就業和財務方案相關的其他詳細信息。

員工應填寫 W-4 表格，其中包括其申報狀態的詳細信息，並跟踪個人免稅額和其他稅務詳細信息。 他們還必須填寫 I-9 表格來驗證他們的身份和就業資格。 此外，應為所有新員工提交一份新員工報告。

承包商和自由職業者還需要填寫 1099 份工資單。 雖然填寫這些信息的大部分責任落在了工人的肩上，但您的公司必須準備好分發、收集和提交它們。 IRS 處理 W-4、I-9 和 1099 表格的提交。

第 3 步：選擇您的工資表

工資單不僅僅是確保您的員工按時獲得報酬。 儘管如此，支付員工工資仍然是這裡的主要目標之一。 因此，制定明確的工資表至關重要。

通常有四種類型的工資表需要考慮：每週付款、每兩週付款、每半週付款和每月付款。 在大多數情況下，公司希望對所有部門的員工採用相同的時間表。 如果沒有別的，在學習如何自己做工資單時，這個選項有助於防止錯誤或錯過付款。 此外，它還創造了一種所有員工都受到平等對待的文化。

選擇員工付款日期後，您還需要確認納稅截止日期和納稅申報截止日期。

第 4 步：計算工資和扣除額

手動計算員工的總工資非常簡單。 您將他們的小時費率乘以他們在設定時間段內工作的小時數。 這是最基本的公式：

時薪 x 工作時間 = 該期間的總工資

但是，應該注意的是，如果工人的小時費率因加班或非社交時間而增加，您可能需要將等式分成兩部分。 在這種情況下，您只需將合同工時和加班費的總工資作為單獨的部分計算出來，然後再將它們加在一起。 如果您在 Excel 中處理工資單，該程序可以代表您完成計算。

計算員工的津貼（也稱為豁免）和扣除額是另一個關鍵因素。 津貼通過 W-4 表格完成，而扣除額應出現在員工的 1040-EZ 表格上。 合法的工資扣除額是工人可以要求從他們的收入中扣除的，以有效地減少他們的稅收。

作為雇主，您需要確保員工以準確的方式完成此步驟。 您可能還需要考慮工資單處理和預扣的其他要素。 該清單包括 401(k) 繳款、州和聯邦稅收、醫療保險、社會保障和工人補償繳款。

也許最複雜的問題，或者至少是最耗時的問題，源於您乘以扣除額的比率取決於每個員工的類別。 再一次，正確的薪資軟件將代表您進行計算 - 您只需輸入正確的公式。

第 5 步：支付員工工資

一旦你完成了第四步中的所有階段，你就可以計算出工人的淨工資。 此過程可以使用工資計算器自動執行，並使用以下公式確定：

總工資 - 扣除額 = 淨工資

淨工資是員工在工資期結束時在他們的工資包中收到的。 在計算出員工的個人淨工資後，您可以通過他們的首選方式處理付款，包括銀行轉賬、工資卡或支票。

由於您正在為所有員工處理付款，因此無法手動執行此操作。 相反，您應該使用自動化系統，這將為您節省寶貴的時間。 此外，您可以通過在工資單軟件中存儲員工減稅和預扣稅款來加快流程，這有助於及時準確地為所有員工付款。

除了處理付款之外，創建一個員工工資單也很重要，它可以讓您跟踪您的預扣稅款。 當您進入後續步驟時，跟踪預扣稅將使生活變得更加輕鬆，並且應該促進您的公司和員工更輕鬆的稅務規劃。

第 6 步：整理您的記錄

信息始終準確是絕對必要的。 當您記錄工資記錄時，只要您遇到與員工或 IRS 的爭議，就可以使用這些數據。 所有付款和計算的清晰概覽使您能夠在需要時提供證據并快速糾正錯誤。

當您有清晰的記錄時，支付您的常規工資稅也變得更加容易。 好消息是，一個好的工資單解決方案將通過使用您之前計算的工資總額、扣除額和淨工資數字來自動記錄記錄。 因此，大部分艱苦的工作都是為您完成的，讓您的團隊專注於經營業務。

第 7 步：支付工資稅

任何處理工資單的雇主必須確保及時支付所有工資稅。 您的聯邦稅表需要每季度提交一次，而當地的申報表應符合州法規。 還應考慮年度納稅申報和 W-2 表格。

從每個員工那裡扣留適當的金額是至關重要的。 為此，您必須手動或通過某些在線稅務軟件解決方案計算所得稅、社會保障稅和醫療保險稅。 如果您預扣了正確的金額，那麼支付隨後的工資稅應該很容易。 反過來，您將避免與您的員工發生糾紛、罰款和問題，並始終確保更順暢的運營。

同時，您的企業可能還必須支付聯邦失業稅、州失業稅、州失業保險或 SUI 以及聯邦保險繳款法案稅。 這些不是直接從工人的薪水中扣除的。

手動工資選項：Excel 等

在確認手動工資單處理是您公司的正確解決方案後，找到合適的系統或軟件來完成分配將是關鍵。 正確的解決方案應該使過程更快，壓力更小。 此外，儘早做出正確的選擇將使您免去以後必須尋找替換包或模板的麻煩。

市場上有很多選擇，但最好選擇 Excel。 以下是您應該使用軟件的幾個原因：

• 不擔心合法性
• 有很多信息可以幫助您充分利用它們。
• 它們的構建考慮了 IRS 的要求。
• 員工聽說過他們，這給了他們信心。
• 提供具有成本效益的解決方案

使用 Excel 進行工資核算

使用 Excel 進行工資核算的一大好處是 Microsoft 的工資核算模板可以免費下載，讓您走上順利進行工資核算管理的道路。 個性化列和添加功能以滿足您公司的個性化需求可能需要一些時間，但這個過程應該不會太困難。

“員工信息”選項卡是您可以添加所有相關數據的地方，從小時費率到稅收減免。 由於公式已經插入，所有方程式都會自動完成。 “工資計算器”選項卡將保留員工數據以自動計算淨工資。

在電子表格的這一部分，您可以插入他們的工作時間、病假、加班等等。 完成此操作後，您可以創建工資單以確定員工在此期間的工資。 該數字隨後將用於人工或自動工資支付。

電子表格可以設計為包括單個員工的頁面或通過使用不同的行在一個頁面上管理所有員工。 雖然 Excel 不是唯一的選擇（Quickbooks 是另一個非常受歡迎的選擇），但它是最容易掌握的選擇之一。 如果您確實選擇了 Quickbooks，則該過程會更長一些，但是此工資單軟件為每個細節提供了分步指南。

無論您選擇哪個選項，我們都建議您將所有內容保存在雲端以及您的系統中。 如果您的數據丟失或損壞，這將幫助您避免緊張的情況。

結論

如果您想手動處理工資單，您不必突然開始自己完成所有計算。 無論是使用 Microsoft 的工資單計算器模板還是其他自動化服務，您只需輸入每位員工的工作時間、小時工資和扣除額的相關詳細信息。 從這裡開始，計算從總工資到淨工資和稅收要求的所有內容應該是一件容易的事。 簡而言之，保證準確性。

一些企業仍會選擇其他工資單選項，例如專門的工資單提供商或僅使用會計師的服務。 這很好。 但是，如果您想隨時跟踪業務的各個方面，手動選項比以往任何時候都更容易。