電子郵件背後的情感：如何在充滿挑戰的時期管理具有挑戰性的消息

至少可以說，今年讓我們所有人都陷入了困境。 從大流行病、巨大的經濟影響和內亂中，我們受到了多種方式的挑戰，無論是作為人類還是作為營銷人員。

電子郵件收件箱已經趨向於雜亂無章和過度刺激，而現在從未如此真實。 然而，我們仍然需要溝通——那麼我們如何以一種人性化、體貼和敏感的方式來做到這一點，同時又能有效地接觸到我們的學生、教職員工和校友呢？

在這篇文章中，我們將通過一個方便的列表來思考我們的電子郵件對情感的影響，並提出建議，以使您的信息具有尊重的吸引力。

個性化：我們發送的內容是否有助於我們的觀眾感受到被關注？

營銷人員經常考慮我們的電子郵件是否應該更加個性化或更專業。 但為了更有效，我們應該考慮我們發送的內容如何幫助我們的觀眾感受到被看到。 推廣過多或“公告板”方法過多，很容易陷入數字平台的迭代方法。

您可以採用的更輕鬆的模式是在製作下一封電子郵件時使用個性化； 請記住，即使是代表您的部門、辦公室或品牌，寫電子郵件的人也是您本人。 所有個性化都旨在讓您的訂閱者熟悉。 海量電子郵件本質上是去個性化的。 因此，當我們從這個基礎開始時，我們必須努力嘗試重新個性化它。

通常，作為人類，當我們的需求被忽視和聽到時，我們會感到孤獨。 在您製作下一封電子郵件時記住這一點可能會有很長的路要走。 記住：

• 相關性——識別讀者的需求。
• 歸屬感——你如何加強這種基本的人類需求？ 從您的電子郵件引起的預期或期望的情緒中回想一下。

這裡有一些想法：您的聽眾是否感到孤立？ 提供一些連接方式。 也許他們感到不知所措？ 分享一些工具來幫助他們管理壓力。

即使對於可能限制您的創造力的事務性或強制性電子郵件，我們也建議簡潔明了，以避免增加他們不知所措和尊重交流的感覺。

底線：在一天結束時，像人一樣說話。

Cadence：我們應該多久發送一次？

對於所有機構來說，重要的是要考慮您發送電子郵件的頻率、其他部門發送電子郵件的頻率，以及如果這是離線人際關係，這種通信量是否會讓人感到壓力。

無論您是在溝通最後一分鐘的課程表更改還是可能需要快速持續更新的快速發展情況，這總會有一些警告。

然而，除此之外，電子郵件通信反映了人類的經驗。 它應該反映健康的人際關係。 退後一步問：“如果我每天都收到某人的來信，那會是樂於助人還是霸道？”

可以公平地假設您的受眾每週在收件箱中收到數百封甚至數千封電子郵件。 考慮到擁擠的空間，我們鼓勵您暫停並通過以下問題評估您的發送：

• 這屬於電子郵件嗎？ 我們應該考慮其他渠道嗎？
• 您的收件人可以在多少個其他列表（在整個機構中）？
  • 您是否有流程或工具可以知道他們從您的公司收到了多少發送？ 如果沒有，你應該找一個嗎？
• 您或其他部門是否在重複努力？ 如果可以，您可以合併或協作嗎？
• 根據發送時間，這條消息會喚起什麼樣的語氣？ （即工作日早上發送與週末發送）

底線：不壓倒性的收件箱將大大有助於與您的觀眾建立善意。 利用夏天來看看如何審核和評估你的節奏可能是有利的。

細分：誰需要接收這個，誰可以沒有？

細分是一種強大的工具，可幫助您了解哪些人需要接收您的電子郵件，哪些人不需要。 它允許您根據地理、年級、專業、地理等來定制您的發送。 把一個部分想像成一個小得多的教室； 它可以讓您以更詳細、更親密的方式關注您要發送的對象的特定需求，並讓您更有效、更自由地調整您的方法。

您還可以根據興趣、誰參與、誰退出、誰沒有打開您的電子郵件等來定制您的消息。 總體而言，細分使您更容易在所有發送中變得人性化、個性化、相關和體貼。

底線：您的信息越個人、越直接和相關，您與發送給的人建立的信任、善意和信念就越多。

專業提示：以下是在 Emma 中開始設置分段的方法。

可訪問性：我是否正在考慮人們接收我們內容的所有方式？

現在讓我們考慮一下人們使用您的電子郵件的所有方式。 首先要問自己的一個問題是，“沒有任何圖像，我的內容是否有意義？”

過度依賴圖像會疏遠通過屏幕閱讀器消費內容的讀者。 通常，圖像比文本更具解釋性。 因此，我們的建議之一是使用文本來表達內容的核心並提供更高的清晰度，並使用圖像作為突出或闡述某些內容的方式。 並且不要忘記創建健壯且描述性的替代文本，當您大聲朗讀時才有意義。

其他需要考慮可訪問性的領域是：

• 視頻 - 仔細檢查字幕和成績單。 有時，Facebook 或 YouTube 上的字幕自動填充會產生錯誤。
• 社交媒體圖形——你的帖子需要什麼樣的視覺、複製、顯示和語言考慮？
• 與 COVID-19 相關的任何事情——您分享的內容是否會引發情緒反應？ 您是否使用“COVID-19”發送瞭如此多的信息，以至於冒著使聽眾脫敏的風險？ 這種考慮不是傳統的可訪問性概念，但我們仍然應該考慮在這個兩極分化和困難時期的語言、信息和視覺效果的適當性，以及所有這些事情如何引發創傷或情緒反應。

底線：有時可訪問性可以像尊重和善意地接近我們創造的一切一樣簡單。 與其增加緊迫感或害怕錯過語言，不如選擇減輕焦慮，並嘗試通過深思熟慮和個性化的內容讓您的觀眾感到特別。

溝通渠道：電子郵件是否適合傳達此信息？

雖然電子郵件是接觸您的受眾的最有效方式，但其他溝通方式也可能是實用的，並且它們通常在相互協調時效果最佳。

例如，田納西大學向他們的學生團體發送了一份簡單的單題調查，以了解他們的聽眾在大流行初期的狀態。 然後，他們決定最好讓他們的教職員工，包括他們的校長，花時間單獨打電話給每個學生，看看他們的表現如何，他們有什麼問題，以及 UT 如何提供幫助。

這是一種比電子郵件更人性化和友好的交互格式，儘管他們能夠使用電子郵件作為與調查開始對話的一種方式。

鑑於大流行正在改變我們的溝通方式和社會運作方式，打破圍牆並發現新的方式在校園和在線社區中展示我們的社區尤為重要。 一年前校園領導如何定義“專業”和“適當”現在看起來可能完全不同了。 我們主張它應該看起來不同。

有人可能認為學生或家長在社交媒體平台上的直接消息是不合適的。 但是讓我們重新考慮一下：您剛剛獲得了聯繫的機會！ 即使從支持工作流程的角度來看並不理想，您也可以將他們與合適的人聯繫起來。

您還可以對您的電子郵件採用這種個人方法，鼓勵訂閱者回复特定查詢，而不僅僅是使用您的最新更新。

舒適區很重要，這種方法在數字教室中肯定是不同的。 但如果目標是創造一種歸屬感，那可能需要從其他平台開始，以使電子郵件以它需要的方式工作。

底線：跨平台建立一個有凝聚力的連接網絡，以努力與您的受眾建立聯繫，無論他們覺得舒服，還是覺得最有效。

包起來

雖然電子郵件是一種策略和數字通信工具，但我們仍然植根於同樣的人性和我們為機構制定的目標。 人性化和善解人意的核心應該是我們在此期間如何與人聯繫的指導原則，尤其是通過電子郵件。

我們希望這篇文章（整齊地彙編在下面一個方便的可打印 PDF 清單中）對我們有所幫助，因為我們都試圖以數字方式和現實生活中的方式出現，首先是人類，其次是營銷人員。