資料上傳到 Salesforce — 以及如何管理它們

已發表: 2023-10-12

我確信，無論您已經使用 Salesforce 一段時間還是剛接觸 Salesforce 生態系統，您都必須處理某人想要載入到 Salesforce 中的一些資料集合。

身為資深的管理員，光是想到這種情況就讓人不寒而慄。

但是，您可以使用一些工具和流程來使事情變得更容易。 讓我們探討一些。

範本

如果您還沒有見過這種類型的電子表格，您很可能很快就會看到。

看一下這個不完整數據的小假設樣本。

我相信你能看到一些問題。

  • 我們缺少幾列數據
  • 國家和州字段不標準化
  • 如果您的某些欄位是必需的，則上傳此文件將不起作用
  • 標頭可能與 Salesforce 中的欄位名稱匹配，也可能不匹配，但它們應該匹配，因為這將使上傳過程更容易。

因此，我建議將此作為最佳實踐：為您的業務合作夥伴提供一個範本。 這不是您可能想要的鐵定解決方案，但它肯定會有所幫助。

讓我們看看如何。

數據上傳痛點

同一欄位的不同名稱

確保標題行具有與 Salesforce 中的實際欄位名稱相符的實際欄位名稱。 這使得將標題行對應到 Salesforce 中的欄位變得更加容易。

例如，如果您使用 Salesforce 的資料載入器工具，您可以「自動匹配」字段，它們就會起作用。 這可以節省您手動映射每個欄位的時間。

必填字段

例如，如果您要上傳聯絡人，並且必填欄位之一是電子郵件，則需要確保您的文件在標有「電子郵件」的欄位中包含電子郵件地址。

否則，當您嘗試實際上傳時會出現錯誤。 因此，這應該是您的業務範本的另一部分。 為了避免延遲，請提供一些指示符，讓使用者知道哪些欄位是必填的。

州和國家/地區格式

如果您正在進行帳戶或聯絡人上傳（或帶有地址的自訂對象），請務必檢查要上傳到的對象，並確保使用相同的格式。 如果狀態已完全寫出，那麼您需要執行相同的操作。

字段屬性

我會進一步採用這個模板想法並添加第三行。 在這種情況下，您的模板應如下所示：

  • 標題行
  • 樣本數據
  • 字段屬性

欄位屬性行應顯示資料類型（文字、數字等）和欄位的大小。 當有人為您提供的列的資料對於 Salesforce 中的欄位來說太大時，在範本中指示這些屬性可以避免您遇到錯誤。

數據上傳工具

現在我們已經回顧了一些最佳實踐，讓我們來看看可以用來完成上傳的工具。 當我們介紹它們時，我想您會發現，透過解決我上面提到的這些痛點，這些工具變得更加容易使用。

那麼，讓我們從 Salesforce 的「開箱即用」選項（資料匯入精靈和資料載入器）開始。 然後，我們將研究像 DemandTools 這樣的全功能解決方案。

資料導入精靈

資料匯入精靈位於 Salesforce 內的「設定」中。 它允許您匯入標準和自訂物件中的資料。 您一次最多可以匯入 50,000 筆記錄。 使用者介面很簡單，可讓您配置完成匯入所需的參數、欄位對應和資料來源。 看一下介面。

如您所見，需要一些匹配，您需要上傳相關文件。 在下一個畫面上，您將欄位對應到 Salesforce 中的欄位。 當您點擊開始按鈕並開始匯入時，它就結束了。

Salesforce 資料載入器

資料載入器與資料匯入精靈不同，因為它不在 Salesforce 內部。 它是您需要安裝在 PC 上並從桌面存取的“應用程式”。 您可以將資料更新、插入、刪除、匯出和更新插入到生產或沙箱環境中。

為了簡潔起見，我們假設您要進行更新，步驟非常簡單，介面也很容易使用。 你首先要選擇你的對象。 接下來，您上傳文件。 最後，將 Salesforce 欄位對應到文件中符合的標題列。

經過幾次預設設定後，您的上傳就會發生。 您需要手動檢查記錄以確保所有內容都正確上傳。 您確實會獲得成功和錯誤文件，因此您也可以透過這種方式驗證您的上傳。

但是，Data Loader 不提供除此之外的許多功能。

需求工具

現在，我們來看看 Validity DemandTools。 這是一個功能齊全的解決方案，提供強大的插入、更新、更新插入、匯出和刪除功能。 DemandTools 具有節省時間和資料清理的功能。 匯入的記錄可以與符合任何欄位或一組欄位的多個物件（在一個流程中）的現有 Salesforce 記錄進行比較，以確保無重複匯入。

管理員也喜歡「轉換公式」和「新增常數」功能，因為它們可以在匯入過程中對欄位值套用預定義格式，並允許使用者為輸入檔案中未表示的欄位設定通用值，從而節省管理員在電子表格中準備資料的時間。

但這僅僅觸及表面。

以下是該產品內建的一些其他省時功能，以便管理員、行銷營運和銷售營運專業人員擁有管理資料所需的功能：

  • 呼叫 Salesforce 指派規則來管理記錄所有權。
  • 在導入期間建立任務並將其指派給任何記錄。
  • 使用活動的行銷活動選項清單或行銷活動 ID 將聯絡人和潛在客戶指派給市集活動。
  • 保存欄位對應和匹配邏輯，以實現跨團隊和自動化的導入一致性。
  • 依靠自動產生的恢復檔案來逆轉不需要的更改。
  • 使用 .xlsx 和 .csv 檔案類型。
  • 指定要在輸入檔中處理哪些行，例如，從第 50 行開始，到第 200 行結束。
  • 從 Salesforce Content 匯出實際文件。

DemandTools 免費版（功能與上面提到的有所不同）是以低成本使用更複雜的資料載入工具的好方法。

不要害怕數據負載。 您只需進入那裡並控制您的數據以及流程即可。 開始處理這些模板—這會有所幫助！

Bill Hare是 Validity 的客座部落客。他已獲得 2 次 Salesforce 認證。在他 10 年的應用程式和營運經驗中，他擔任過多個角色，這讓他看到了 Salesforce 世界的許多不同面向。