什麼是數據管理，為什麼它對您的業務很重要？

已發表: 2022-08-19

企業比以往任何時候都更依賴數據來改進流程、增加收入和製定戰略決策。但是，更大的依賴會帶來更大的風險。

糟糕的數據組織、低質量的數據和缺乏數據安全性可能會抵消數據收集帶來的機會。最重要的是，如果不採取行動，收集大量數據是沒有意義的。

那麼，您如何確保您的數據對您有用，而不是對您不利呢？

這就是數據管理的用武之地。

什麼是數據管理？

數據管理是對企業數據的實際管理，從創建到刪除。這種做法使數據能夠按照企業的數據治理策略進行訪問、使用和安全保護。

數據治理是指公司為自己制定的有關數據訪問、使用和操作的規則，而數據管理則監督和執行這些規則的實際應用。負責監督和執行這些規則的人稱為數據管理員。

數據管家確保根據公司的數據治理政策處理所有數據。他們監督並記錄：

他們也：

由於他們的職責，數據管理員經常充當 IT 和其他部門之間的中介。他們必須技術嫻熟，還需要成為出色的溝通者。

較小的公司通常沒有專門的數據管理員。在這種情況下，數據管理通常由多人分擔和/或（部分）外包。

相反，大公司可以有多個數據管理員。這些可以分配給特定類型的數據（垂直管理），也可以分配給特定的業務單位或部門（水平管理）。

企業收集數據比以往任何時候都容易。這種輕鬆帶來的責任與機遇一樣多。要使用數據，需要對其進行質量檢查、組織、分析、可訪問並易於使用。

除了製定可靠的數據管理計劃外，公司還需要確保數據安全。數據安全比以往任何時候都更加重要，不遵守數據法律可能會給公司帶來嚴重的麻煩。

數據管理解決了所有這些問題以及更多問題。我們來看一下。

數據管理員密切關注數據沿襲。他們跟踪每條數據的來源、存儲位置以及使用方式。這使他們能夠將數據問題追溯到它們產生的那一刻，這在出現問題時會很有幫助。

數據管理還需要建立和跟踪數據質量指標、驗證數據並在需要時進行更正，以及刪除任何可能的重複項。

所有這些活動都會產生更高質量的數據，這意味著整個公司的錯誤決策和錯誤的風險更低，因為每個人都在使用更好的數據。

CRM 數據是一個很好的數據示例，這些數據會在質量方面迅速惡化。人們搬家，使用他們幾乎不使用的電子郵件地址註冊，或者擁有使用不同電子郵件地址的不同帳戶。良好的數據管理將發現這些問題並加以解決，這樣您的營銷團隊就不會例如將相同的電子郵件活動發送給同一客戶兩次。

保證數據質量是一回事。保持安全是另一回事。很少有人要求訪問公司的整個數據庫。因此，數據管理的職責之一是控制數據訪問。

這不僅使數據盡可能保密，而且還限制了數據被錯誤處理和損壞的風險。

最後，數據管理員監控是否所有必要的程序都已到位並遵循以將數據保存在公司內部。通過這種方式，他們可以防止安全漏洞並避免數據被盜或（不太嚴重但仍然不受歡迎）與錯誤的人共享的事件。

假設您的營銷經理聘請了一名自由電子郵件營銷專家來改善您的電子郵件渠道。該自由職業者將需要訪問您現有的營銷渠道，但他們不應該能夠導出您的整個電子郵件列表及其包含的所有可識別潛在客戶數據。

擁有數據存在法律風險。良好的數據管理可以防止這些風險。數據管理員不僅確保他們的公司遵守所有與數據相關的法律，例如GDPR和CCPA ，他們還培訓公司內的其他人也這樣做。

此外，數據管理可以通過與監管機構就數據實踐和挑戰進行公開溝通來幫助推動合規對話。

因為數據管理員對數據的創建、存儲和操作具有技術洞察力，並且對公司的運作有深刻的理解，所以他們可以幫助不同的部門充分利用可用的數據。

這包括幫助團隊簡化流程、改進工作流程並做出更好的戰略決策。通常，從數據管理中獲得的洞察力甚至可以帶來競爭優勢，因為公司通過數據分析獲得了對其市場和目標受眾的更深入了解。

假設您經營一家 SaaS 業務，您的營銷團隊會定期進行調查，以衡量您的客戶對您的產品功能的滿意度（從 1 到 10 分）。這些信息對您的開發團隊也非常有價值，因為它可以幫助他們確定優先事項。但是，您的開發團隊可能不會關注您的營銷人員正在進行的調查。

在這種情況下，數據管理員可以在兩個部門之間架起一座橋樑，並建議您的開發人員將這種新型數據作為其任務優先級流程的一部分。

數據管理的重要性不能被高估。這種做法監督公司內處理數據的所有方式（包括您的 CRM），並確保數據具有最高質量。

這使公司能夠避免錯誤、優化流程、創新並獲得競爭優勢。它還可以幫助企業改進戰略決策、防止數據安全問題並遵守法律。

無論公司規模和角色劃分如何，數據管理不僅是一項職能，而且是每個人都理解和支持的公司價值，這一點至關重要。當每個人都遵循最佳實踐時，管理、監控和保護數據會變得容易得多。

保護數據衛生是成功數據管理的關鍵要素。有關清理 CRM 數據的分步指南，請查看我們的電子書：“ The Dirt on Data Quality ”。

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