DAM 元數據：為什麼少即是多

數字資產管理 (DAM) 平台並不意味著是一個鎖箱或資產進出不出的黑洞。 您的 DAM 允許您輕鬆找到現有資產以供重複使用，從而創造價值和效率。

它可以幫助您管理使用權和限制，以避免在重複使用資產時出現監管和法律問題。 該過程的基石是元數據。

本文探討了為什麼您應該避免擁有過多的元數據字段以及如何簡化 DAM 中的元數據管理。

你永遠不會擁有太多好東西，對吧？

元數據最基本的定義是關於數據的數據。 這是分配給您的資產以描述它們的信息。 它提供您的搜索結果和過濾器，使您能夠準確找到所需的資產。

您選擇的 DAM 系統可能帶有一組標準的開箱即用的元數據字段，涵蓋基礎知識——標題、描述、文件類型等。並且您會想要添加為您的行業、公司和產品。

在談到 DAM 元數據時，許多組織都錯誤地認為越多越好，尤其是當他們是第一次使用 DAM 系統時。 如果元數據是 DAM 的基石，那麼您希望每個資產盡可能多的元數據，對嗎？

好吧，不一定。 您還需要記住輸入元數據所需的時間和精力。 雖然自動化和人工智能可以協助元數據輸入，但它們不能完全取代人眼和知識。

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找到合適的平衡點

關鍵是擁有正確的元數據。 您希望在元數據的實用性和價值與輸入元數據所花費的時間和精力之間找到平衡點。

與您的利益相關者一起完成的一個很好的練習是獲取您編譯的元數據字段的初始列表，包括開箱即用和自定義字段，並將它們列為必備、可有可無和不可有需要或多餘的。

不要害怕反駁並質疑是否真的需要一個領域。 在討論中經常回到的關鍵問題應該是：

• 此字段是否包含可幫助我的最終用戶找到他們需要的資產的信息？
• 該字段提供的值是否值得輸入信息所花費的時間？
• 此字段中的信息必須附加到資產是否有法律、法規或組織原因？

對於必填字段，您還需要確定該字段是否為必填字段，這意味著 DAM 中的所有資產都必須在該字段中輸入信息，以便保留並可供使用。

根據需要非常有選擇性地指定字段。 必填字段越多，完成每項資產的元數據所需的時間和精力就越多。 一個好的衡量標準是確定是否有任何資產需要填充標籤，例如N/A 、 None或Other輸入該字段，因為它是必需的，並且根本沒有任何適用的特定術語。 這表明該字段實際上並不是普遍需要的。

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但我們確實需要所有這些字段！

如果您的利益相關者沒有讓步，並且他們希望包含在 DAM 中的元數據字段列表比您建議的要長，那麼您可能必須首先選擇戰鬥。 相信我，它會成功的。

在 DAM 的早期，您可能會看到那些負責上傳資產和應用元數據的人實際上填寫了大部分字段。 但是，隨著時間的推移，隨著事情變得繁忙和更高效的元數據例程的發展，一些字段將自然而然地全部或大部分被放棄。

您的上傳者將仔細研究哪些信息在分配的輸入時間內最有價值，並開始相應地調整他們的元數據條目。 然後您將處於收緊元數據的關鍵位置。 我們稍後再談這個。

簡化流程

設置元數據字段時，您有多種選擇。 您可以通過多種方式組織和分組字段以及這些字段可用的多種格式。

對於字段格式，查看所有選項並選擇對其將保存的數據最有意義的字段類型。 對日期使用日期字段，對數字使用具有適當字符數限制的數字字段等。

盡量減少自由文本字段，以支持下拉和多選字段中的受控詞彙。 這消除了拼寫錯誤的可能性，並消除了組織內用於描述同一事物的不同術語的混淆。

每個人都必須使用標準化術語，而不是首字母縮略詞或縮寫術語。 使詞彙表可用於受控詞彙字段也對您的用戶非常有幫助，無論是輸入元數據的用戶還是搜索資產的用戶。

以對輸入元數據的用戶有意義的方式對您的字段進行分組，並最大程度地簡化和提高元數據輸入的效率。 將最常用的字段放在頁面頂部以最大限度地減少滾動。 如果您有必填字段，請確保它們易於識別。

盡可能使用自動標記和人工智能工具來鼓勵一致性。 但是請注意，這些工具需要監督。 必須對它們進行設置、培訓，然後進行 QA 和不斷更新。 會有影響自動標記工作流程的更改和異常，並且需要人眼來確保您保持元數據的準確性。

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但是字段還是那麼多！

管理元數據永遠不會完成。 隨著業務需求和流程的變化，您必須始終確保您的元數據與時俱進並保持相關性。 將添加和刪除字段，並且必須添加、刪除或更新現有字段中的元數據標籤。

但是，企業堅持需要但後來放棄的所有那些領域呢？ 一旦您的 DAM 運轉正常並且元數據輸入在某種程度上已經成為常規，您就處於重新訪問該現場清單的絕佳位置。

使用 DAM 中可用的任何報告工具來全面了解您的元數據是如何輸入和使用的。 運行關於 DAM 中所有元數據字段的報告，如果需要，將它們分解成可管理的部分，以獲得完整的資產清單。

從最終用戶的角度來看，提取關於最流行的搜索詞和過濾器的報告。 此外，用戶輸入哪些搜索詞返回零結果？

如果可用的有用報告存在差距，請調查您的用戶，包括輸入者和最終用戶。 是什麼讓他們感到沮喪？ 他們對調整元數據字段及其佈局或可用的搜索過濾器有什麼反饋，這將使他們的生活更輕鬆？

收集完所有報告和反饋後，查看元數據的歷史記錄和當前狀態。 看看你是否可以提取一些主題或模式：

• 是否有從未或很少輸入元數據的字段？
• 是否有可能在您的 DAM 早期一直使用但此後被放棄的字段？
• 您是否看到跨多個字段輸入的某些元數據有任何冗餘？

當您分析數據並找到要從元數據結構中刪除的候選字段時，這也是重新審視您在第一次開始定義結構時問過自己和利益相關者的那些問題的好時機：

• 此字段是否包含可幫助我的最終用戶找到他們需要的資產的信息？
• 該字段提供的值是否值得輸入信息所花費的時間？
• 此字段中的信息必須附加到資產是否有法律、法規或組織原因？

使用收集到的數據向您的利益相關者提出關於如何加強元數據結構以使其更加高效和有效的建議。 既然您有用戶反饋、數字和歷史信息，那麼獲得他們的支持應該會更容易。

請記住，有益的更新不僅限於刪除未使用和未充分利用的字段。 字段可以移動到頁面上的不同位置。 新的列或列中的順序可能會使字段更加突出和更容易看到，從而增加它被使用的機會。

限制滾動提高使用

當需要較少的滾動來查看該列時，使用它的可能性就越大。 如果描述不清楚，可以重命名字段。 用戶可能不會在特定字段中輸入元數據，僅僅是因為他們不確定他們應該在那裡輸入的內容。

在某些情況下，可以更改字段的格式。 例如，將特定的自由文本字段轉換為下拉列表是否可以節省時間並提高數據準確性？

刪除確定為無關的字段可能會在效率方面為您帶來最大的收益，但請記住，元數據的實用性、準確性和完整性是您的主要目標。

一些未使用的字段可能包含您出於法律目的必須保留的歷史信息，因此您不想徹底刪除它們。 在這些情況下，您可以從當前視圖中隱藏這些字段，並且仍然可以在需要時將它們用於報告或恢復到您的元數據表單。

元數據工作永無止境

與 DAM 的大多數區域一樣，維護和改進元數據結構是一個持續的過程。 作為 DAM 的一個重要方面，元數據需要定期關注以確保准確性和相關性。

當您與企業和利益相關者合作以保持效率和價值的平衡時，報告和用戶反饋將是必不可少的因素。 通過適當的關注和關注，元數據將確保您的資產流出 DAM 時與流入時一樣無縫。

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