如何制定有效的公司信用卡政策及其重要性

公司信用卡政策保護您的組織、財務安全和員工。 但是企業信用政策應該包括什麼？ 是否有您可以藉鑑的公司信用卡政策最佳實踐？

如果您正在尋找與企業信用政策有關的任何問題的答案，那麼您來對地方了！ 我們將介紹以下內容：

• 什麼是公司信用卡政策？
• 為什麼企業信貸政策很重要？
• 您如何制定企業信用政策？
• 您如何監督員工對公司信用卡的使用？
• 您如何開始製定貴公司的信用卡政策？

準備好潛入了嗎？ 我們走吧！

什麼是公司信用卡政策？

公司信用卡政策是一套指導方針，可幫助管理人員和員工了解正確使用公司信用卡的規則。 使用公司信用卡政策最佳實踐可確保平等對待所有員工，並保護您的組織免受信用卡濫用和誤解。

簡而言之，如果您以員工的名義發行公司信用卡，您需要一個公司信用卡政策來保護您的組織和員工。 前往下一節了解原因。

為什麼公司信用卡政策很重要

公司信用卡不同於員工自己的信用卡。 公司信用卡的賬單要么交給您（所有者/經理），要么交給您組織內的會計主管。 一些員工支出可能可以免稅，而他們可能進行的其他支出可能不是您公司願意支付的採購費用。 因此，您需要非常清楚什麼是員工可以使用他們的卡支付的合法業務費用。 這構成了良好的企業信貸政策的基礎。

擁有可靠的公司信用卡政策有很多好處。 這裡有一些：

• 確保理解：為什麼您的企業要為員工提供公司名片？ 通常，公司卡僅用於特定目的（儘管這些可能因員工或部門而略有不同）。 員工旅行就是一個明顯的例子。 當您的員工因公出差時，他們可能會使用公司卡支付機票、地面交通、餐飲、酒店等費用。 主要在辦公室工作的員工可以使用公司卡支付與客戶的用餐、訂閱和團隊慶祝活動的用品。 這些費用可能帶有支出上限或其他限制。 無論您如何設想您的員工使用他們的公司卡，您都應該在明確的政策中明確說明。
• 大綱 資格：公司卡應發給已證明使用過公司卡的員工。 向員工團體或類別發卡通常是有意義的。 這可能由工作描述定義，例如銷售人員，或職責定義，例如經常獨自出差的銷售人員。 今天的許多公司卡還提供可以臨時發行的實體卡或虛擬卡，例如當辦公室員工安排一次性出差或經理需要為新項目購買設備或用品時。
• 描述持卡人的責任：不要聽之任之。 持有公司卡的員工有權使用公司的錢。 確保他們了解您的公司卡政策以及這些卡帶來的特權和責任。 這包括遵循正確使用以及安全存儲和報告丟失或放錯地方的卡的所有準則。
• 明確獎勵所有權：許多公司卡在使用時會累積“積分”，通過積分兌換可獲得現金返還或旅行獎勵。 確保員工了解他們或公司是否會要求獲得這些獎勵。
• 解釋報告要求：使用公司信用卡為員工提供便利，無需花費個人資金和等待報銷。 儘管如此，必須對通過公司卡進行的支出進行跟踪和分類。 讓員工知道如果他們必須提交正式的費用報告，您是否希望他們收集並提交每張收據，如果是這樣，他們應該多久這樣做一次。
• 描述緊急用途，如果有的話：公司卡通常用於預先批准的合法業務開支。 （只要費用屬於通常批准的類別，例如機票或酒店，員工可能不需要為每次使用申請許可。）然而，員工因公司業務出差有時可能會遇到異常情況，例如行李丟失或被盜或筆記本電腦。 您的公司信用卡政策應詳細說明哪些緊急支出通常是可以接受的，包括員工返回家園後是否應償還這些費用以及如何償還這些費用。
• 列出濫用的後果：給員工公司名片是高度信任的標誌，你怎麼強調都不為過。 當您以員工名義發行公司信用卡時，持卡人有責任適當使用公司資金。 通過確保您的公司卡政策也闡明不當使用和濫用的任何後果，您可以保護您的組織，這一點很重要。

我們在本節中介紹了很多內容，您可能想知道如何在您的公司卡政策中包含所有必需的元素。 在下一節中，我們會將這個複雜的過程分解為簡單的步驟，您可以採取這些步驟來為您的組織創建可靠的公司信用卡政策。

如何創建公司信用卡政策

您的企業需要製定公司信用卡政策，以向員工說明他們可以如何、為何以及在何處使用您安排以他們的名義發行的公司信用卡。 這聽起來很簡單，而且可以，只要您努力為使用公司卡的員工創建一套清晰的指導方針。

您的公司信用卡政策需要採用書面形式，經理或人力資源代表應在員工簽署並收到公司卡之前與員工一起審核。

以下是您可以用作公司信用卡政策樣本的一些具體步驟：

第 1 步：確定貴公司使用公司信用卡的目的

雖然這對您來說似乎顯而易見，但對其他人來說可能並非如此，因此請花點時間解釋一下您的公司為何向員工發放公司卡。 保持簡單是可以的。

步驟 #2：定義合格員工

您可能不會給每個員工都發一張公司卡（但如果符合您的業務需要，這樣做當然沒問題！）。 最好準確解釋您將允許哪些人以及在什麼情況下使用公司卡。

第 3 步：描述可接受的用途和限制

大多數員工可能會自動理解商務信用卡僅用於合法的商務開支。 對於可能不會的極少數人，讓期望非常明確。 除了詳細說明員工如何使用他們的公司卡外，還要清楚說明他們不能使用他們的卡購買什麼。

在旅行時制定有關緊急費用的任何政策也是一個好主意。 員工可能需要在路上更換個人或技術裝備。 如果他們的行李在重要演示之前丟失或他們的筆記本電腦被盜，他們是否需要事先批准？ 如果他們需要支付醫療費用或購買個人物品，他們可以嗎？ 他們是否應該為公司報銷這些支出？ 考慮各種可能性並闡明期望。

第 4 步：解釋報告要求

使用公司卡的好處之一是員工不必保存收據並提交詳細的報銷費用報告。 您的公司也不必掃描和保存收據頁，因為您會在每個月的報表上看到所有支出。 但這並不一定意味著您可以完全消除收據的紙質痕跡。 如果您希望員工提交收據、編碼費用並製作報告，請讓他們知道如何操作。

步驟#5：談論最壞的情況

您希望一切順利，員工會負責任地使用他們的卡，並且永遠不會出現不當收費。 這是一種很好的態度，但這不是一個好的公司政策。 您需要討論使用公司卡時可能出現的一些常見問題，並解釋您的公司將如何應對。 以下示例並非詳盡列表。 想一想您預期員工使用卡片的方式以及可能出現的問題。 如果您設想了一系列可能的紀律處分，請清楚地說明它們，以免有人感到驚訝，您也不必擔心法律挑戰。

第 6 步：讓員工閱讀並簽署政策

公司信用卡政策不應該像那些在點擊確認框之前沒有人真正費心閱讀的“用戶協議”。 這很重要，需要花時間把它做好。 要求每位員工與經理或人力資源代表會面。 一起通讀政策，進行討論，鼓勵員工在需要澄清時提出問題，並回答這些問題。

員工和公司代表應各自在政策上簽名並註明日期，以確認已一起閱讀和理解政策。 在將原件放入員工檔案之前，請務必向員工提供一份副本。

公司信用卡政策的 10 項最佳實踐

現在您已經了解了創建公司信用政策的基礎知識，讓我們來看看一些特定的公司信用卡最佳實踐。 這些做法可以幫助您確保員工正確使用卡片，並確保您的組織的財務風險盡可能低。

堅持你的政策

一旦制定了公司信用卡政策，請堅持執行。 如果你不執行它們，你只會削弱你的政策。 請記住，您的公司信用政策應包括一些有關緊急例外情況的信息。 除此之外，所有員工，甚至是高管，都需要遵守他們在發卡之前同意的明確政策。

根據需要調整政策

定期審查您的所有業務政策和程序是明智的，您的公司信用政策也不例外。 您的員工的消費習慣和模式可能會隨著您的業務變化而變化。 不要錯誤地嚴格遵守不再為您的業務提供良好服務的過時政策。 也不要忽視或迴避過時的政策。 花時間進行正式審查並根據需要更新公司信用卡政策。

分配合理的信用額度和支出控制

每張員工卡都有自己的限額，因此您不必擔心流氓員工會花掉您的信用餘額。 這些限制將取決於您的員工如何使用他們的卡。 經常出差兩週或更長時間的員工需要比不經常採購的辦公室經理更高的信用額度。 如果您使用的是提供支出控制的公司卡，您會發現您可以輕鬆調整單張卡的信用額度。 您還可以限制費用類別，例如僅限辦公用品供應商或軟件續訂。

限制持卡人人數

許多公司卡公司承諾免費無限數量的員工卡。 但實際上有多少員工需要擁有一個？ 確保您向所有有合法、明確需要的員工發放卡片。 其他員工可能能夠以其他方式安排不經常支出的付款。

定期重新評估

員工獲得信貸的需求和他們的信貸限額要求會隨著時間而改變。 當員工的工作描述發生變化時，或者如果他們可以證明對公司名片的合法需求，請願意考慮做出改變。 畢竟，當員工使用公司卡時，他們和您的公司都會更輕鬆。 必須手動跟踪收據和代碼費用，沒有人會從中受益。

允許合理的例外

您的公司信用卡政策應該非常清楚地說明不可接受的使用的後果。 公平地應用這些後果，為誠實的錯誤保留一點寬限期。 一個總是藐視期望的員工與一個犯無意錯誤或偶爾失誤的員工截然不同。 有時，如果伴隨著及時償還不當支出，警告將是合理的第一反應。

統一應用政策

與其他政策一樣，貴公司的企業信用政策應提供明確性、設定期望並保護組織和員工免受風險。 如果你不遵守你制定和簽署的協議，你為製定該政策所做的所有努力都將付之東流。 除非另有說明，否則您的公司信用卡政策需要適用於使用公司信用卡的每位員工。

盡可能虛擬化

許多公司卡公司發行的虛擬卡和一次性卡可能對其使用有嚴格限制。 例如，一次性卡可以鎖定到一個特定的供應商。 虛擬卡可以有允許員工為特定購買付款的信用額度和防止額外使用的到期日期。

排除支出限額的猜測

公司信用卡不是空白支票。 員工可以使用他的卡支付牛排和龍蝦晚餐，外加一瓶好酒，但您不必滿足這種奢侈的胃口或支付晚餐費用。 為每日津貼、每次旅行或每餐費用制定預期，以避免這些類型的情況。 一個好的起點是聯邦政府為聯邦旅客制定的每日津貼費率，該費率可以根據地點進行調整以反映合理的支出預期。

監控支出

正如查看個人信用卡賬單一樣，您需要關注公司信用卡餘額和每月費用。 您公司中的某個人需要對這一重要步驟負責。 誰將簽署每個員工的月度費用？ 誰會定期審核信用卡賬單是否存在可疑模式和未經授權的使用？ 這是一項重要的責任，應該由有權解決可能出現的任何問題的人承擔。

開始您的公司信用卡政策

既然您了解了公司信用卡政策的目的，看到了該政策可以帶來的好處，並了解了創建和實施公司信用政策所涉及的步驟，您就可以開始了！

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