什麼是客戶入口網站？ （+ 為什麼您的機構需要一個）

客戶入口網站已經取得了長足的進步。

曾經被認為是「必備」的功能現在已經成為以客戶為中心的企業的遊戲規則改變者。

從客戶服務的角度來看，您不能簡單地低估客戶入口網站的影響。 這些平台提供專用的自助服務空間和 24/7 可用性，客戶可以按照自己的步調存取所需的資訊或要求服務。

減少客戶服務代表的工作量，同時建立品牌知名度、改善客戶體驗並經濟高效地保持競爭力，這不是很好嗎？

有興趣嗎？ 讓我們仔細研究一下什麼是客戶門戶，解決潛在的實施挑戰，並重點介紹為您的企業選擇客戶入口網站時需要考慮的關鍵因素。

什麼是客戶入口網站？

客戶入口網站（或客戶入口網站）是一個安全的數位介面，為客戶提供一個共享和接收資訊、指示、報告、訊息、任務和批准的集中中心。 客戶可以透過密碼保護環境下的網站或行動應用程式存取這些入口網站。

大多數客戶端入口網站軟體都可以融入所需的工作流程、功能和視覺元素，使這些應用程式對多個行業產生影響 - 從律師事務所到行銷和自由職業。

企業一直熱衷於利用科技來最大限度地提高競爭優勢，無論是為了客戶滿意度還是營運效率。 隨著過去十年對客戶門戶興趣的增長，這一趨勢變得顯而易見。

來源： Google趨勢

客戶入口網站有何用途？

從本質上講，客戶入口網站軟體旨在幫助小型企業和精品公司管理客戶交易、期望、資訊和服務交付。

然而，這些電子網關也有助於產業合規性，例如 ESIGN 法案和 HIPPA。 根據供應商的不同，有多種方法可以實現遵守這些行為的客製化。

資料來源： ahsuite.com

許多門戶軟體解決方案提供自訂選項，以使門戶的外觀與用戶的品牌保持一致。 這一切都歸結為最適合您業務的「風味」。

• 客戶協作與專案管理：簡化在整個專案或服務生命週期中與客戶互動的流程，同時確保每個人保持一致。
• 數位銷售室：創建一個虛擬舞台來展示產品、進行推廣和敲定交易，同時消除實體空間的限制。
• 客戶引導和支援：促進客戶引導、支援票證、進度報告和自助服務選項（例如幫助中心、知識庫、聊天機器人整合和教學影片）。
• 業務服務中心：提供一個中心紐帶，客戶可以無縫存取服務，促進更順暢的交易和互動。
• 法律與財務：財務和法律團隊使用這些入口網站向客戶開立發票、收集付款或簽名以及託管合約和保密協議。

除了功能之外，客戶入口網站還代表了公司對透明度和以用戶為中心的設計的承諾。 採用這些工具可以重新定義業務與客戶的關係，培養信任並鼓勵協作。

您應該尋找哪些客戶端入口網站特性和功能？

由於其綜合性，客戶端入口網站通常被稱為「一體化」解決方案。

如果預算允許，您可以獲得產品發票產生。 但如果您正在尋找價值，以下列出的這些功能應該是您的首要任務。

• 用戶端登入：使用者透過電子郵件邀請或密碼取得入口網站存取權限。 有些平台甚至使用雙重認證 (2FA) 來提高其解決方案的安全性，同時最大限度地提高便利性。
• 個人化資訊中心：大多數客戶端入口網站允許使用者嵌入來自 Google Workspace 和其他基於雲端的平台的文件，以便無需專門的軟體即可自訂報告和預覽草稿。
• 文件共享：資訊是做出卓越決策的關鍵，這就是為什麼入口網站允許客戶安全地上傳、下載和共享重要文件的原因。
• 同時標籤：客戶入口網站軟體（特別是專注於企業和機構的產品）具有白標選項，以確保一致的品牌。
• 安全儲存：由於客戶端入口網站處理敏感資訊和客戶數據，因此大多數解決方案提供者使用 256 位元 SSL 協定對資料進行加密。
• 服務請求：入口網站可以幫助客戶輕鬆地要求特定服務、報告問題或提出查詢，從而簡化客戶與企業的溝通，從而提供客戶支援服務。
• 訊息傳遞和文件：入口網站應該提供即時協作功能，以縮小溝通差距，同時確保所有對話都被記錄下來並可供正確的使用者存取。
• 團隊協作：最好的客戶入口網站透過控制實施使組織內部和外部的統一協作者更易於管理。

其他客戶入口網站可能包括附加功能，例如時間追蹤、自動表格填寫、密碼管理器和工作日誌。 選擇最適合您的工作流程的方式，以最大限度地提高您的購買價值。

客戶入口網站有什麼好處？

您真的需要客戶入口網站嗎？ 這取決於您所在行業的性質、業務目標和可用資源。

考慮到 57% 的客戶更喜歡使用數位媒體管道（而不是語音）聯繫公司。 考慮到這一點，擁有客戶入口網站可以顯著提高您的線上形象和客戶滿意度，同時提高您的團隊的生產力。

如果您的企業有許多行動部件，客戶入口網站還有助於集中操作、通訊和文件共用。 如果實施得當，這些工具可以使進度追蹤和監控變得更加容易。

客戶端入口網站可以改變遠端團隊的遊戲規則，因為它們可以透過提供安全儲存和加密資料傳輸來幫助遵守聯邦和州法律。 您甚至可以找到提供自動化功能以減輕管理負擔的解決方案。

最後，客戶入口網站可以幫助小型企業最大限度地降低營運成本，同時提供基本的業務管理工具。 這意味著無需為單獨的訊息傳遞、專案管理和知識庫工具付費。

是什麼造就了一個優秀的客戶入口網站？

讓我們研究一下表現最佳的入口網站與其他入口網站的差異的關鍵功能，並了解如何確保您的入口網站透過使用者友善的介面滿足您的業務和客戶的需求。

方便使用

直覺的介面意味著使用者可以立即導航並完成任務。 沒有冗長的教學或混亂，只有簡單的功能。 快速存取、清晰的標籤和邏輯佈局使生產力和無壓力體驗變得不同。

強而有力的合作

這都是關於團隊合作的。 最好的入口網站可以讓團隊和客戶無縫地聊天、分享和合作，從而加強聯繫並改善專案成果。 這不僅僅是談論，而是共同實現目標，確保專案協調一致地向前推進。

可擴展的解決方案

隨著業務的發展，他們的工具也應該隨之發展。 多功能入口網站可以適應不斷增長的客戶數量、不斷擴大的資料集和新興的業務需求。 這是一個為當前和不可預見的未來挑戰做好準備的平台。

安全文件共享

心態平和至關重要。 憑藉頂級的安全性，客戶和企業可以放心地共享文件，並知道他們的資料是安全的。 強大的加密、權限控制和定期安全審核可確保傳輸的每個檔案都保持機密並受到保護。

無縫實施

從目前系統過渡到客戶端入口網站應該是一件輕而易舉的事。 行業標準門戶應該與現有工具順利集成，確保團隊和客戶可以順利上手。

報告和分析

知識就是力量。 企業可以調整和完善其策略，以確保始終走在正確的軌道上。 客戶入口網站也應該整合分析工具。

客戶支援

快速、高效的支援系統意味著任何問題或疑問都能及時解決，確保持續的生產力。 您可以透過使用者評分和其他指標（例如易用性和設定）來檢查產品的客戶支援績效。

整合和定制

每個企業都是獨一無二的，這使得有必要為您的公司客製化客戶入口網站。 一個好的門戶應該能夠輕鬆地與其他工具配合，並允許對其外觀和功能進行調整，使其感覺像是團隊的一部分。

客戶入口網站實施的挑戰以及如何解決這些挑戰

實施客戶入口網站可以改變您的企業的遊戲規則。 但與任何技術一樣，它也面臨一系列挑戰。 從安全問題到使用者採用問題，了解潛在的障礙並制定解決方案非常重要。

1. 與現有系統集成

將新技術與成熟的舊系統整合通常很棘手。 資料不符、記錄遺失甚至重複輸入的風險迫在眉睫。 對兩種工具說不同話的熟悉恐懼可能會讓使用者感到困惑。

解決方案：與 IT 團隊和入口網站供應商合作制定全面的遷移策略。 在受控環境中測試整合可以預先解決潛在的障礙，確保每個人都能更順利地過渡。

2. 資料安全問題

數位時代既帶來好處，也帶來弱點。 引人注目的違規行為經常成為頭條新聞。 客戶和內部團隊可能會對將專有資料儲存在新平台上的想法感到驚訝，擔心潛在的暴露。

解決方案：選擇具有業界標準安全性的安全客戶端入口網站。 強調端對端加密的實施，並確保定期安全審核和修補程式。 向客戶和團隊頻繁更新安全增強功能可以增強信心。

3.用戶抵制

“如果它沒有壞，就不要修理它。” 習慣了特定工具的員工可能會抵制轉換。 建立客戶入口網站似乎令人畏懼，需要更清楚地了解學習曲線和對日常任務的潛在幹擾。

解決方案：透過主動變革管理解決阻力。 強調切實的好處、易用性和效率提升。 有組織的培訓課程，輔以現成的資源，可以有所幫助。

4. 定制限制

通用客戶服務入口網站可能需要與企業獨特的 DNA 保持一致。 缺乏可自訂功能或存在冗餘功能可能會使入口網站看起來更易於管理和有效，從而導致潛在的工作流程效率低下。

解決方案：與了解並滿足利基需求的門戶供應商合作。 以使用者回饋為基礎的迭代自訂流程可以幫助使入口網站更接近特定於業務的需求。

5. 保持客戶參與度

門戶網站的數位介面雖然高效，但可能需要更多的溫暖來進行個人互動。 習慣於面對面會議或直接通話的客戶可能會感到數字空白，導致關注或關心減少的感覺。

解決方案：透過定期的個人接觸點增強數位體驗。 視訊通話、虛擬會議和個人化更新等功能可以彌補這一差距。 定期的客戶回饋可確保入口網站滿足他們的需求。

6. 擴展問題

現在對企業有效的方法在未來可能行不通。 隨著客戶數量的增加、資料量的激增以及需求的多樣化，入口網站可能會成為瓶頸而不是推動者，從而影響效能和使用者滿意度。

解決方案：主動尋找建置時考慮到可擴充性的入口網站。 績效評估和成長計畫確保門戶隨業務發展。 提供升級、增強甚至遷移的靈活性對於未來的準備至關重要。

7. 成本超支

預算升級可能會讓企業措手不及。 計劃外費用，例如延長培訓、額外定製或不可預見的技術故障，可能會導致財務緊張並導致對門戶投資回報率的質疑。

解決方案：詳細的財務規劃和透明的供應商談判至關重要。 從一開始就認識並考慮潛在的隱性成本。 財務評論闡明了投資價值並指導方向修正。

如何為您的企業選擇合適的客戶門戶

為您的業務選擇技術是一項可以影響您成功的投資。 這不僅僅是最受歡迎的選項或最時尚的介面； 這是基於這些不同因素的整體評估。

業務需求

如果您的目標是在木頭上釘一根釘子，那麼一塊沉重的岩石比一套鑽石工具對您更有利。 投資工具時，目標應該是決定性因素。

了解特定的業務需求可確保所選軟體符合您的目標。 不匹配可能會阻礙流程和客戶體驗。

團隊成員

只有當您的團隊能夠 100% 發揮潛力時，您才會知道您是否擁有合適的工具。 這次，讓我們回到用錘子「釘進木頭」的例子。 如果錘子太小、太大或設計過度，您的團隊將需要更多的工作才能完成工作。

最好的客戶入口網站必須對所有團隊成員都對使用者友好，以適應不同的技術熟練程度。 根據團隊動態和角色自訂您的協作工具、控制和使用者權限。

儲存問題

文件共享是任何商業模式的一部分，即使每個公司採取不同的形式。 它必須始終安全、需要時可訪問且具有成本效益。 由於檔案共用是一項核心功能，因此請選擇具有良好安全聲譽的產品。

您可以在雲端儲存選項之間進行選擇，以確保業界標準的安全性和可擴展的效能。 另外，本地入口網站對於想要提供安全存取和個人化控制的人來說是理想的選擇。

終身成本

科技採購很少是一勞永逸的交易。 這些工具通常具有維護、更新和可擴展性成本，如果不適當考慮，最終可能會耗盡您的資金。

決策者也應考慮成功實施所需的間接成本。 其中包括培訓成本、額外支援、諮詢和相關產品。

個性化等級

問這個問題：我的客戶需要什麼功能？

客戶入口網站的主要任務是為客戶提供個人化的體驗。 找到一款可以調整為適合客戶互動的工作空間的產品。

並且不要忘記在決策過程中考慮視覺元素。 使用不符合您美學的視覺功能可能會讓您的客戶感到困惑。

客戶回饋

客戶入口網站的功能和可用性不僅僅是為了團隊效率。 您的客戶也應該喜歡您用來提供業務的產品。 這些工具應該易於導航，並且不需要使用者俱有使用類似軟體的經驗。

並非所有客戶都會喜歡您想要使用的產品。 正因為如此，請考慮獲得一個極簡主義效果，讓您能夠涵蓋大多數基礎。

外部應用程式

企業使用不同的應用程式來實現不同的功能。 然而，總有一些時候您需要將一個解決方案與其他解決方案連接起來。

使用支援第三方自動化的客戶端入口網站。 這種考慮是為了避免冗餘並創建更具凝聚力的數位生態系統。

展望未來

儘管最近客戶端入口網站的使用量激增，但行業參與者註意到了它的優勢。 在 eMoney Advisors 和財務規劃協會的聯合研究中，使用客戶入口網站的企業增加了客戶關係指標。

隨著金融等嚴格行業的巨大成功，越來越多的企業正在考慮在其營運中採用某種形式的現代客戶入口網站。 客戶端入口網站市場目前價值 16.7 億美元，預計到 2030 年將成長 33.4 億美元。

隨著人工智慧革命的臨近，客戶入口網站將繼續擴大其產品範圍。 《哈佛商業評論》的一項研究揭示了公司如何開始使用人工智慧為其客戶群提供高品質的體驗。

未來十年，客戶門戶產業將呈現上升趨勢。 它是否能發揮其潛力，只有時間才能證明。 然而，這是了解更多有關這項技術並確定您的公司是否需要這項技術的絕佳時機。

隨著公司利用客戶數據的力量提供量身定制的數位體驗，了解 2024 年數位體驗平台的未來。