2023 年適合小型企業的 11 種最佳協作工具

協作是小型企業實現目標並取得成功的關鍵。 因此，擁有 2023 年最好的協作工具變得越來越重要。 然而，當今市場上可供選擇的產品數量眾多，試圖找到最適合您業務需求的產品可能會讓人不知所措。

不要害怕！ 我們非常了解這個問題，並投入了無數時間研究 11 種頂級協作工具，這些工具專門設計用於幫助小型企業在當今的數字環境中取得成功。

在這篇博文中，我們將介紹這些強大的解決方案，以便您在決定哪個平台最適合您的需求時更好地了解情況。 請繼續閱讀，了解選擇這些平台之一如何簡化團隊之間的協作並最大限度地提高生產力！

什麼是協作工具？

協作工具是旨在幫助團隊更有效地溝通、協調和完成任務的軟件。 這些數字平台使用戶能夠在業務組織或公司內跨不同職能實時遠程協作。

常見的協作軟件功能包括文件共享、消息服務、視頻會議、任務管理系統和文檔編輯工具。 它們提供共享空間和即時通信，通過將團隊的共享知識統一到數據的中央核心中以供審查和討論，即使團隊成員位於全球各地，也可以高效地協作處理項目。

通過利用這些協作解決方案的力量，小企業主可以獲得巨大的好處，例如提高生產力和績效，從長遠來看，這可以轉化為更高的利潤！

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1. Trello：用於可視化項目管理

Trello 是一種流行的項目管理工具，以其用戶友好的界面和強大的看板功能而聞名。 這種可視化的任務管理方法使其成為各種規模的團隊（包括小型企業）的理想選擇，因為它清晰、輕鬆地提供了出色的項目概述。

它還允許在任何地方（甚至在移動設備上）進行項目協作，從而使遠程團隊合作變得簡單。 Trello 的待辦事項列表格式通過自動化繁瑣的任務（例如預算跟踪或跟踪可交付成果）來簡化工作流程。

它的免費計劃非常適合想要在將更多資源投入到 Asana 或 Monday.com 等大型工具之前先涉足項目管理領域的小型團隊。

2. Slack：用於實時通信

Slack 是小型企業的終極團隊協作工具，提供在線通信和文件共享工具。 它可以幫助遠程團隊保持聯繫並實時協作，從而提高生產力。

Slack 擁有促進對話的渠道、可根據關鍵字或短語快速定位信息的內置搜索工具、與 GitHub 和 Asana 等第三方應用程序的集成、文件上傳、虛擬工作空間以及會議的語音通話和視頻聊天功能優化您的工作流程所需的所有功能。

與 Microsoft Teams 等其他解決方案更適合數十人同時處理項目的大型組織不同，Slack 為人員短缺但仍需要高效協作平台以保持一切順利運行的小型企業提供了更靈活的選擇。

例如，Fleep Connect 允許您將多個帳戶連接到一個統一的空間，從而減少冗餘對話，並保證每個人都了解最新的任務，無論其位置或職業如何。

此外，即時消息傳遞可以幫助消除當消息需要額外澄清時產生的瓶頸，從而加快決策週期，節省時間和金錢，同時提高整體效率 - 在當今每一秒都至關重要的快節奏工作環境中尤其重要！

3. Asana：用於工作流程自動化

Asana 是跨行業團隊（尤其是企業公司）最受好評的協作平台。 它提供全面的自動化功能，有助於簡化和簡化工作流程。

Asana 直觀的用戶界面允許用戶輕鬆查看任務、分配職責和跟踪進度。 借助自動通知，讓每個人都保持同步並了解任務截止日期，確保每個人都保持專注和高效。

Asana 還提供強大的項目管理工具和高級搜索過濾器，以便忙碌的專業人士可以快速找到他們需要的項目。 所有相關文件都整齊地存儲在一個平台中，消除了因文件夾放錯位置而造成混亂或丟失文檔的可能性。

當將外部數據集成到您的工作空間時，集成功能進一步促進了輕鬆訪問 - 讓您從其他來源獲得所需的所有必要詳細信息，同時仍然集中在項目板顯示格式中 - 確保所有工作在團隊的工作中都有其應有的位置工作流程！

借助高級計劃中提供的 Asana Task Builder 功能，可以使用專門的表格來捕獲需要跨多個部門/團隊同時協作的想法、要求和請求，例如客戶反饋或某些個人對產品研發計劃記錄的見解。

這樣可以避免電子郵件在收件箱中丟失，從而實現更快的響應，從而防止錯誤並增加周轉時間，同時通過自動化技術減少手動工作，分配更多的生產時間，從而更好地提升效率，從而節省時間！

4. Google Workspace：雲生產力套件

對於希望增強協作和生產力的小型企業來說，Google Workspace 是一款必備工具。 它是專門為與全球遠程團隊合作的企業主設計的產品套件，提供 Google 文檔、表格和幻燈片等功能，允許所有用戶實時編輯文檔。

Google Workspace 提供經濟高效的生產力工具和高級協作功能 - 從團隊文檔共享到雲存儲，讓您可以隨時隨地輕鬆訪問數據。

此外，它還具有安全協議，可確保您的信息在每一步的安全。 該平台具有簡單的用戶界面和信息豐富的教程，非常適合希望在同時管理多個項目的同時保持高效的任何規模的企業，儘管與 Microsoft 365 等其他平台相比，該平台曾經是一個更昂貴的解決方案。

Google Workspace 價格實惠且功能強大，讓您可以輕鬆地與內部員工或外部合作夥伴進行協作，無論他們身在世界何處。

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5. Votacall：VoIP商務電話系統

Votacall 是小型企業理想的 VoIP 商務電話解決方案，提供他們所需的靈活性和成本效益。 這一創新系統提供多設備呼叫功能，這意味著團隊成員可以通過手機、計算機或桌面電話撥打和接聽電話，而無需投資多條線路。

隨著對 VoIP 服務等高質量音頻系統的新發現，越來越多的小型企業開始依賴基於雲的電話解決方案，並利用水晶般清晰的音質和自動呼叫路由等功能。

對於需要全天候與客戶持續溝通的呼叫中心代理來說，Votacall 的雲平台也是一個不錯的選擇，它使他們能夠輕鬆管理來電，同時提供測量性能數據（例如處理時間或服務水平）所需的所有相關工具。

此外，它不斷改變其核心技術——與人工智能和 5G 網絡合作——使公司能夠在跟上趨勢和客戶期望方面保持領先地位。

通過使用 Votacall 的這種全面且用戶友好的服務，小型公司可以快速在客戶之間建立信任，同時確保每個代理始終處於最佳水平！

6. Zoom：用於視頻會議和網絡研討會

Zoom 是小型企業最好的協作工具之一。 它是一個現代且用戶友好的平台，允許團隊快速舉行虛擬會議 - 無論身在何處。 這使得視頻會議、網絡研討會、電話、聊天會話、活動和會議室比以往任何時候都更加容易。

該工具還具有白板功能，可滿足您的在線協作需求。 對於任何希望遠程或親自與觀眾互動的組織來說，Zoom 都是一個完美的選擇，因為它提供無縫通信解決方案，具有聊天消息、屏幕共享以及錄製音頻和視頻源等功能，使連接比以往任何時候都更加身臨其境。

其行業領先的指標跟踪技術可幫助您審查每個對話會話，同時可以從會議期間的民意調查或問答中獲得見解，以及有助於指導與廣大客戶的對話的個人反饋。

此外，他們剛剛發布了新的“課堂”功能，專門設計用於通過線程討論支持遠程學習計劃，使學校和大學等無需親自到場即可開始上課，確保學生在整個教育過程中保持參與。 在小型企業中，您的學生可以成為您的新員工。 使用課堂功能遠程培訓您的新員工，使其更上一層樓。

所有這些加上免費（和付費）網絡研討會選項，使得無論預算大小或項目範圍如何，在任何環境中實施 Zoom 都變得輕鬆！

7. Microsoft Teams：用於統一協作中心

Microsoft Teams 是一個用於統一團隊合作和溝通的協作中心。 它可以幫助小型企業保持組織有序、有效溝通並直接通過應用程序就項目進行協作。

借助 Teams 會議中的空間音頻等功能，用戶可以將對話夥伴的聲音空間化，而不必擔心迴聲或尷尬的反饋。 Microsoft 還擁有強大的安全策略，並添加了與 Microsoft 365 Defender 企業安全套件的集成。

團隊成員可以使用實時共同創建、預定會議、音頻/視頻通話聊天、文檔管理系統和應用程序集成等工具輕鬆地在核心項目上進行聯繫和協作，使每個人無論身在何處都可以輕鬆地一起工作位於。

由於 Microsoft Teams 中提供的不同協作功能允許組織成員根據項目主題或特定任務創建組，因此與這些活動相關的所有對話都保留在一個地方，從而減少各處郵箱的混亂，因此合作從未如此簡單或高效。

此外，可以隨時啟動群組通話，確保每個人都在場做出重要決策，而跨文檔的搜索選項有助於快速查找內容，集合讓團隊可以快速訪問使用和共享的文件，幫助他們即使在處理複雜的項目時也能保持工作效率。

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8. Monday.com：用於工作流程管理

隨著小型企業不斷擴張並變得越來越複雜，找到合適的協作工具可能是一個挑戰。 Monday.com 是工作流程管理的絕佳選擇。

這款協作軟件提供廣泛的定制、協作功能和自動化功能，幫助團隊保持項目的正軌——無論項目大小！

Monday.com 的多功能平台已被從大型企業到初創公司的用戶所使用，尋求跨職能團隊管理項目的有效方法。 該工具允許輕鬆定制，因此項目所有者可以根據任何規模和復雜性進行定制； 它提供了更新進度的自動化選項，同時有效地跟踪任務、截止日期和活動更新，以及申請人跟踪系統 (ATS) 等招聘流程管理功能。

它使用戶能夠輕鬆共享文檔鏈接和文件，使團隊溝通比以往更加順暢！ 此外，週一的營銷管理功能（包括集成）使接觸潛在客戶變得比以往更容易，並使用其自定義報告選項簡化了報告流程。

得益於其專用的客戶關係管理系統（CRM），進一步改善了客戶關係。 第三方應用程序的輕鬆集成增加了更多優勢，使這款功能強大的套件成為所有企業規模的必備品。

9. Miro：用於在線白板和協作

Miro 是小型企業的必備工具。 它是一個可視化協作平台，可以輕鬆地將想法轉化為遠程協作團隊的任務和項目。

借助 Miro，團隊成員可以使用功能強大的可視化工具（例如看板、便籤和畫布側面的評論線程）進行實時交流。 該平台高度安全，因此所有數據都保持安全，可在 PC 和 Mac 等多種設備以及 iOS 和 Android 移動平台上使用，並在企業級服務器上運行，因此您的信息不會受到損害。

Miro 通過改變人們在大大小小的任務上協作的方式，同時以虛擬方式以視覺方式相互交流想法，無論他們位於全球哪個地方，將團隊合作提升到一個新的水平。

它不僅提供視覺效果，還允許用戶在附有圖像或圖表的便箋中創建清單，這有助於將復雜的概念分解為可管理的步驟，確保每個人都了解特定流程中需要做什麼——從頭腦風暴會議到客戶服務培訓直到產品發布程序，生產的每一步都包含產品組合管理 - 為公司節省時間和金錢！ 最後，企業讚賞 Miro 的審核能力，確保通過仔細計劃執行分配的所有任務來確保取得卓越的結果，從而保證最大限度地利用資源，同時仍然實現預期的結果！

10. Dropbox：用於雲文件共享和存儲

借助 Dropbox，小型企業可以享受基於雲的文件共享和存儲解決方案，從而實現安全的遠程協作。 該工具將所有共享文檔安全地存儲在雲中，授權人員可以隨時隨地訪問。

它支持跨多個設備實時同步文件，以便同事始終在同一頁面上，所做的任何更改都將立即反映出來，以確保每個人都使用最新版本進行工作。

這個強大而簡單的工具還可以控制誰可以查看或編輯特定文件。 共享權限允許管理員配置確切的角色，例如所有者、編輯者、查看者等，實際上限制某些人執行某些操作並始終確保數據安全。

無需擔心複雜的設置過程或軟件安裝要求，Dropbox 可以輕鬆快速地開始與合作夥伴無縫在線協作，同時進一步簡化現有工作流程並消除冗餘活動，從而顯著提高生產力！

11. ClickUp：全面的項目管理

ClickUp 是一款全面的項目管理工具，可幫助小型企業高效地規劃、組織和協作工作。 憑藉可定制的視圖和實時報告功能，ClickUp 使團隊能夠快速、準確地了解其項目的最新情況。

此外，它還提供直觀的用戶界面，方便導航，並具有自動提醒、任務依賴性、子項目和子任務等高級功能。 不僅如此，它還可以幫助小型企業在雲中安全地組織文檔，同時提供集成解決方案，通過其工作流程自動化功能來管理成功完成率的任務。

此外，它通過 VoIP 商務電話系統或視頻會議將運行項目的所有團隊成員連接起來，確保每次通話或聊天對話都在一個地方進行，無需分心，從而創建一個統一的協作中心，讓您比以往更了解項目。

最終為用戶在不同地點協作工作時提供良好的體驗，使用有助於直觀地分解複雜流程的白板工具使協作變得更容易； 因此，簡化了團隊成員之間的溝通，從而產生高效的成果，無論物理距離如何，都可以在每個人的工作空間內輕鬆共享，從而提高生產力水平，有效減少任何領域的工作量！

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結論

當今可用的協作工具對於小型企業來說是寶貴的資產。 從眾多選項中選擇正確的工具可以極大地提高生產力、溝通和項目管理。

小型企業在決定哪種協作工具最適合他們的要求時，需要評估他們的具體需求、預算以及團隊成員喜歡的工作方式。 市場上有如此多的選擇，專為不同的使用級別量身定制，並具有實時消息傳遞和雲文件共享功能等用戶友好的功能，肯定有適合任何規模企業的協作工具。