在不中斷運營的情況下淘汰營銷技術工具的 5 步指南

定期審核您的營銷技術堆棧必須成為您組織流程的一部分。 在審計過程中，您可能會發現一些可以因各種原因停用的工具。

也許您的公司經歷了合併或收購，並且您擁有執行相同功能的重複工具。 也許您堆棧中的其他工具可能已經添加了功能，從而使工具變得多餘。 或者該工具的利用率不足以證明成本合理。

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不管是什麼原因，確定哪些工具可以淘汰是營銷技術審計的關鍵部分。 但是在你做出決定之後會發生什麼？ 您如何在不引起用戶騷動或破壞自動化的情況下淘汰工具？

淘汰 martech 軟件需要一個全面的規劃過程和乾淨的執行。 以下是要遵循的五個步驟。

第 1 步：確定係統集成和流程依賴性

為避免中斷您的運營，確定哪些其他系統和流程依賴於您計劃停用的工具至關重要。 如果您在一家大型組織工作，並且該工具已經使用多年，那麼這可能比看起來更困難。 如果您的組織對文檔的了解不夠全面，其他系統可能會在您不知情的情況下使用該工具的 API 調用或數據導出。

比識別系統集成更具挑戰性的是指定存在於工具之外但依賴於工具的手動流程。 例如，一個報告從工具中發送出去，另一個團隊正在手動複製/粘貼到另一個系統中。 這些類型的手動解決方法發生的頻率比您想像的要高。

開始與組織中與該工具有聯繫的所有人和任何人交談。 如果可能，找到參與該工具初始實施的人員。 他們可能擁有您需要的機構知識，以充分了解該工具退役的下游影響。

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第 2 步：評估數據遷移需求

作為退休流程的一部分，您可能需要考慮重要的數據遷移。 金融服務或醫療保健等監管嚴格的行業具有強制性數據保留期（有時長達七年！）。

記錄哪些數據需要遷移並確定數據需要遷移到哪裡。 如果您要從一個類似的平台遷移到另一個平台，例如營銷自動化系統，您可以將數據從舊工具遷移到新工具。 詢問您的新供應商其他客戶如何處理他們的數據遷移需求。 他們可能能夠提供專業服務，或者為您的 IT 團隊指出他們在其他客戶那裡看到的最佳實踐的可靠文檔。

但是，如果您要淘汰一種工具而不打算更換它，會發生什麼情況？ 這些數據應該去哪裡？ 與您的 IT 合作夥伴一起制定計劃。 數據可能存儲在 SharePoint 站點或新數據庫中。 最好的解決方案將考慮數據的可訪問性以及誰需要訪問它。

如果數據只需要很少訪問，將其存儲在數據庫中就足夠了，技術團隊中的某個人可以在極少數情況下提取一次。 但是，如果營銷人員或銷售人員等非技術用戶需要定期訪問歷史數據，您將需要一個更加人性化的解決方案。

第 3 步：確定合適的退休時間並製定項目計劃

評估您的營銷技術堆棧後，您必須確定退出該工具的正確時間。 這可能基於幾個因素，例如合同結束、項目完成或財政年度結束。 無論出於何種原因，請確保時間安排不會干擾您的運營。

設置目標退休日期後，就可以製定項目計劃了。 考慮到所有受影響的下游系統以及第 1 步和第 2 步中的數據遷移需求。您應該擁有構建項目計劃所需的所有信息，從目標停用日期開始倒推。

如果解耦系統或遷移數據的項目工作會使您超過目標日期，會發生什麼情況？ 如果您的目標日期基於合同，請與供應商協商，看看您是否可以按月延長合同，以便為您提供完全執行計劃所需的時間，而不是被鎖定在全年續約中。

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第 4 步：制定溝通計劃

淘汰營銷技術工具時，溝通至關重要。 確定需要加入的每個人，例如員工、代理合作夥伴，有時還有外部客戶。 給予他們充分的通知，並清楚說明停用該工具的原因。 您還應該傳達將數據遷移到新工具的計劃，以及在過渡期間將提供哪些支持。

如果您要淘汰一種工具並用另一種工具替換它，請將您的溝通重點放在新工具提供的好處上。 分享培訓計劃，讓用戶知道他們將獲得支持，幫助他們學習新工具。

嘗試讓這些工具在特定時期內重疊，以便用戶獲得軟著陸，他們可以開始學習新工具，同時如果他們在嚴格的最後期限和掙扎中仍然有安全網以舊方式做事新工具。

當停用不會被替換的工具時，與用戶交談以了解他們所依賴的特性和功能，並努力製定一個計劃來解決如何通過其他工具或流程滿足這些需求。

第 5 步：淘汰 martech 工具並出售勝利

一旦您從舊工具遷移數據並培訓員工使用新工具，就該退休了。 工具退役後的這段時間對於溝通至關重要。 一定要向利益相關者傳達退休帶來的“好處”。

用戶對新工具的採用率如何？ 您聽說過有關新工具的哪些銷售勝利或積極的客戶體驗反饋？ 該工具停用後有多少天沒有出現錯誤或操作中斷？ 淘汰該工具節省的成本進行了哪些新投資？

這些都是關鍵問題，可以作為一個起點來提醒利益相關者該工具最初被淘汰的原因。

淘汰舊工具以獲得更有效的營銷技術堆棧

研究表明，營銷組織使用多達 91 種營銷雲服務，工具的膨脹會拖累生產力。 對於許多營銷人員來說，“少即是多”以及淘汰重複或未充分利用的工具可能是團隊的秘密武器。

如果通過強有力的計劃正確完成，淘汰解決方案將導致更精簡、更便宜和更有效的營銷技術堆棧。

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