成功舉辦商務會議的 6 個技巧

已發表: 2022-09-21

在當今時代，經營一家企業不亞於一項挑戰。員工必須負責運營、財務、招聘、營銷活動等。同時，他們必須分配資源以確保最佳效率水平。

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整個管理層必須及時了解業務中發生的事情。為此，您必須將商務會議納入例行日程。這些會議是工作生活中不可避免的一部分。它允許團隊實時討論緊迫的問題、項目和計劃，為實際討論打開大門。邀請不同的意見參與討論也有助於為業務產生新的想法。

然而，會議也可能具有挑戰性。有時，人們準時到達，但會議卻遲到了。有時，議程不明確，不同的人爭論不休，主持人也無能為力。這樣的會議對企業來說弊大於利。因此，您必須學習一些規則才能召開有效的會議。為了幫助您，我們列出了成功舉辦商務會議的六個技巧。

作為企業主或經理，您必須為會議設定正確的基調。您希望會議是正式的還是非正式的，這取決於您。同樣，決定是否要舉行實時會議或虛擬會議。您必須至少在一天前為虛擬會議創建鏈接並與所有人共享。

同樣，您必須預訂會議室或有足夠空間的會議室來舉行面對面的會議。無論哪種方式，您都必須營造一種相互尊重的氛圍，讓參與者可以毫不猶豫地分享他們的想法和意見。

此外，盡可能考慮改變氣氛。大多數會議都是正式的，對員工來說似乎是一件乏味的事情。為了解決這個問題，您可以去戶外開會以減輕氣氛。否則，您可以每週進行非正式討論，讓會議看起來不那麼正式，並在讓員工輕鬆的同時達到目的。

Set a Meeting Agenda Business Meeting

制定計劃可能聽起來很簡單，但不幸的是，事實並非如此。不同的人提出不同的話題，偏離了會議的目的。制定會議議程至關重要。您可以將其總結在講義上或寫在白板上，以便每個人都知道他們聚集的原因。它可以是討論新產品創意、發現問題、克服障礙或業務中發生的任何事情。

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明確會議目的後，創建一個要討論的主題列表。為每個主題分配一個特定的持續時間，以避免延長會議。提前將會議日程發送給每位與會者，以便每個人都可以做好準備。請記住，設置議程可為對話提供指南針。它確保會議在討論偏離正軌時回到正軌。

員工離開他們的日常工作去參加這些會議；因此，他們不喜歡一直等待。因此，請設定一個確定的時間開始您的會議，不要有任何延誤。與其等待人們加入，不如確保所有與會者提前五分鐘準時開始。同樣，保持會議的進度並按時結束，而不是拖延。

此外，選擇合適的會議時間。大多數情況下，週一和周五是最繁忙的，因此請避免選擇這幾天。注意舉行特定會議的適當時間。您可以隨時與您的團隊核實以找到安排會議的最佳時間。

通常，會議討論會偏離主題。一件事導致另一件事，這意味著參與者可以偏離主題。在商務會議期間將對話引導至適當的主題或議程至關重要。然而，問題仍然存在，“如何？”

首先，你可以從你的筆記中挑出幾句話作為討論項目或提出相關問題。同樣，如果這個話題看起來令人興奮或有價值，建議安排一次單獨的會議來進一步討論這個想法。否則，您可以聲明談話偏離主題並且您希望將其引導回計劃。在這種情況下您可能會猶豫不決，但要成功地主持會議，最好還是直言不諱。

無論您在會議中多麼專心，做筆記和掌握所有要點都是必不可少的。這些可以是討論要點、對即將進行的項目的見解或未解決的問題。將這些要點寫下來將對記憶大有幫助。在此基礎上，您可以規劃任務並交付項目。

作為會議的主持人，您可以指派某人執行此任務，並確保他們寫下每一個重要的決定和討論。稍後，分發這些會議紀要，讓每個人都知道會議上發生了什麼。它將確保所有員工都在同一頁面上，沒有人會誤解會議上所說的內容。擁有詳細的記錄也將提高可信度，消除錯誤和挫折的可能性。

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經理們通常會在會議結束前留下一份要完成的事情清單，但這不是正確的做法。您必須在會議的最後幾分鐘留出時間來討論接下來的步驟。討論應該圍繞誰負責什麼展開。同樣，深入了解截止日期，讓員工知道他們有目標要實現。

最重要的是，以積極的方式結束會議，讓員工感到有動力。也許，告訴他們即將進行的交易或您獲得的最後一個客戶。快樂和積極的消息會鼓舞士氣，並鼓勵他們更加努力地實現業務目標。

最後的想法

有效地召開會議不亞於一門藝術和一門科學。您必須確保參與者活躍並提出他們的觀點。同樣，制定計劃是另一項重要任務。它可以幫助人們了解對會議的期望。總而言之，如果達到預期目標，您的會議就可以成功。因此，引導討論，歡迎不同的觀點，並以行動計劃結束。