加快 DAM 搜索速度的 4 個步驟：創建文件命名約定

文件命名約定是數字資產管理 (DAM) 實施的必要標準，因為它可以完成多項任務。 命名約定：

• 通過在名稱中提供不需要進一步標記的搜索詞來增強 DAM 搜索功能。
• 通過提供定向文本提示來指示文件應存儲在 DAM 分類中的“位置”，從而簡化自動化工作流程。
• 向組織內的任何用戶指示有關文件內容的基本信息，而無需手動檢查它。

DAM 團隊可以遵循以下四個步驟來實施自己的文件命名約定，並實現 DAM 資產的快速、準確的攝取和可查找性。

1. 了解如何在 DAM 中加快搜索速度

了解文檔分類

人們常說，奉承的最高形式是盜竊，但我們姑且稱之為“借用”吧。 尋找需要將復雜文檔合併到簡化的企業搜索中的團體，包括：

• 圖書館員（哈佛大學有一本關於這個主題的精彩指南）。
• 檔案管理員（例如聯合國的檔案管理員）。
• 科學機構（如國際標準組織）。

即使看一眼示例約定也會給您一個想法。 您的文檔將更容易分而治之。

訓練自己

快速了解如何在 DAM 中創建搜索方面、快捷方式、鏈接、有用標籤和自動化工作流程，以加快提取和歸檔速度。 大多數這些過程都很容易學習。 如果時間允許，為您的團隊創建操作方法文檔、單頁紙和視頻，以確保每個人都為優化的 DAM 做好準備。

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2.了解事物是如何創造的

了解項目經理如何為項目和文件創建名稱/編號

創意團隊通常由提出請求的部門組織，並為每個部門分配項目經理，熟練的提供者有時會根據需求的擴大或縮小為多個部門提供服務。

• 目前放入文件名中的日期、資產類型等信息有何作用？
• 為什麼名字的某個部分出現在前面、中間或最後？

項目經理將獲得有關文件通常如何命名的大量信息。

收集當前名稱和縮寫詞

沒有必要重新發明輪子——你為什麼要這麼做呢？ 可以檢查現有首字母縮略詞的長度並確保它們不會重疊。

當您查看該列表時，縮短和區分常用名稱與不常用名稱的方法可能會脫穎而出。 在編譯時與項目經理進行核對，並為其他可能不常使用的項目徵求他們的意見。

3.了解事物的使用方式

與主要利益相關者會面

從請求生產資產的組織單位開始。 然後請求一名志願者作為他們的 DAM 聯繫人。 這些聯繫人可以解釋當他們收到資產時會發生什麼。

例如，品牌網站展示了大部分數字資產，其配置有平台限制和業務流程約定。

縮小到必須具備的要求

Winnow部門需要匯集共性。 鼓勵利益相關者通過關注真正最重要的信息來做出犧牲。 為了在更廣泛的組織中建立一個合理的統一慣例，他們可以放棄哪些命名元素或學會接受哪些命名元素？

例如，我們公司的數字營銷配置推動了有關何時出現哪些元素的決策。 例如，發布日期首先出現，因為它會影響網站資產以編程方式顯示的方式。 這個日期對其他部門來說不太重要，但對營銷、生產最大的需求者來說卻是一個關鍵變量。

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4.盡可能簡單地引入新約定

使用文件名生成器使命名變得容易

將文件命名合併到您的項目管理工具和 DAM 中，以便將它們傳播到其他 SaaS 平台和更廣泛的組織。 可以使用文本公式在 Microsoft Excel 或 Google Sheets 中創建文件命名生成器。 保存文件時，可以將文件名複製到 Adob​​e Illustrator 等工具中。

名稱生成器還可以幫助團隊成員了解命名約定的節奏。 確保還有一個解釋命名並列出所有首字母縮略詞的主列表。

以小組形式進行訓練

我們的團隊通過與利益相關者領導人的多次通話制定了最終的文件命名約定。 在整個通話過程中，團隊對 DAM、其搜索功能以及從長遠來看該約定將如何幫助搜索更快地工作越來越滿意。

會議最終確定後，這些利益相關者與我們及其個人團隊舉行了培訓課程。 由於拉拉隊隊長對大會感到滿意並理解為什麼要推出大會，因此會議得到了極大的加強。

請記住根據需求變化進行調整

隨著用戶學習如何簡化名稱中的元素（資產類型、項目編號、供應商、組織單位、規模、資產發送地點、日期等），您的命名約定將會縮短。 使用“新常態”的團隊將使他們的知識和其他員工的知識“嵌入”到資產中，以便可以輕鬆地再次找到他們。

很快，他們將建議進行更改以優化文件名，引入新的、更好的首字母縮略詞和其他元素，使每個人的命名過程變得更輕鬆、更快。

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