如何保護和利用您的單一事實來源

還記得小時候玩《電話》（又名《巷子裡的耳語》）嗎？

就是你在某人耳邊低聲說一句話，而對方又對別人低聲說一句話，並且一直持續到該行的末尾。 然後最後一個人宣布他們聽到的內容，看看它與原來的內容有多相似。 劇透警報：幾乎從來沒有一樣過。 在某些情況下，最終結果會相差如此之大，以至於完全無法從源材料中識別出來。

人們經常聽到公司的數字資產管理系統 (DAM) 被稱為其所有資產的“單一事實來源”。 當您需要當前的、已批准的資產版本時，這應該是您的第一站也是唯一一站。 但是，當您下載該資產然後將其上傳到一個或多個單獨的系統或站點時會發生什麼？ 如果該資產已更新，您如何更新所有其他位置的副本？

那麼很容易陷入與電話中發生的情況類似的情況。

資產及其元數據距離 DAM 越遠，過時的可能性就越大。 每次您從 DAM 中獲取資產並將其手動上傳到另一個系統時，都會帶來風險。 元數據可能會被錯誤輸入或完全丟失，文件名可能會被更改。 如果沒有這些，您將丟失有關該資產的操作時間、地點和人員的任何記錄。 跟踪越困難，品牌管理的一致性就越差。

深入挖掘： DAM 元數據：為什麼少即是多

在多個位置上傳相同的資產不僅存在風險，而且效率低下。 每次上傳都是一個多餘的任務。 員工的時間最好花在提供更多價值的工作上。 請記住，存儲空間不是無限的，也不是免費的。 更多副本可能會導致您為獲得更多存儲容量而付出更多費用。

沒有 DAM 是一座孤島

最小化風險、保持內容一致性、提高效率和提高 DAM 整體投資回報率的關鍵方法是將其與其他工具和系統集成。

您是否擁有正在（或應該）利用 DAM 中的資產的這些工具？

• 品牌管理平台。
• 內容管理系統（CMS）。
• 客戶關係管理系統（CRM）。
• 企業風險管理系統（ERM）。
• 營銷自動化。
• 產品信息管理系統（PIM）。
• 社交媒體管理工具。

您知道它們與您的 DAM 的集成程度如何嗎？ 如果你不這樣做，你應該這樣做。

不要將您的集成限制在 DAM 下游的系統和工具中。 是的，您希望 DAM 將最終批准的資產直接推送到所需的多個地方，但它的上游是什麼？ 您的內容創建、協作和審批流程存在哪些工作流程？ 此外，請將這些系統和工具視為可能的集成候選者：

• 設計軟件和/或文檔創建工具
• 項目管理軟件

那麼分析呢？ 在資產離開 DAM 後，採用集成、自動化的方式對其進行跟踪可以實時向您展示營銷效果，並讓您為資產賦予有形價值。 您的 DAM 可能能夠讓您知道某個資源被下載了多少次，但之後又被使用了多少次呢？ 有多少隻眼睛看到了它，在哪裡？ 您對資產使用時間、地點和方式的了解越多，您在製定數字策略和通過重用成功內容來提高效率方面就越有效。

繪製地圖

一旦確定了想要與 DAM 集成的系統和工具，您從哪裡開始？

我建議關注元數據。 DAM 中的元數據模式已定義且按順序排列，但它在您要集成的其他系統中看起來如何？ 跨所有系統協調元數據不僅是數據治理和支持元數據完整性的最佳實踐，而且對於系統之間的平滑連接也至關重要。 如果您的元數據在整個系統中不一致，則相當於將一群都講不同語言的人放在一個房間裡，並期望他們立即無縫溝通。 當然，他們最終會解決這個問題，但在那之前這將是一條漫長而崎嶇的道路。

如果您準備將 DAM 與另一個系統集成，您需要問自己以下有關元數據的問題：

• 如果資產從上游系統或工具進入 DAM，它們會附帶哪些元數據？ DAM 中是否添加了可以或應該添加到上游流系統中的元數據？
• 資產到達 DAM 後，可能需要向其中添加哪些額外元數據？
• 對於您要集成的每個下游系統，資產需要附帶哪些元數據？ 哪些字段需要從DAM映射到下游系統？

一旦定義了哪些元數據字段將在系統中映射，您將需要對齊字段名稱和附加到這些字段的任何受控詞彙表。 一個系統使用與您的品牌相關的特定術語，而另一個系統使用該術語的首字母縮略詞，這很容易造成混亂。 讓每個人都說同一種語言。

給你成長的空間

集成 DAM 不僅是可有可無，而且是必需的。 DAM 是您的唯一事實來源，是您所有最終批准資產的中心位置，可幫助您向全世界宣傳您的品牌信息。 集成可幫助您管理和控制消息傳遞，以保持品牌聲音的一致性。 他們還通過自動化手動冗餘任務和促進現有內容的重用來提高效率並最大限度地降低風險，讓團隊成員有更多的時間花在有價值的創造性工作上。

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