什么是敏捷会议以及如何管理它们
已发表: 2022-11-09
在工作中，我们参与了各种项目，并与我们的同事作为一个团队一起工作了一段时间。 通常，一个项目被划分为多个子任务，每个子任务由团队负责人分配给一个人。 这确保了项目的进展是清晰、顺利和有效的。 但仅此过程并不能确保项目的成功。 为确保质量、准时交付并最终取得成功，您需要定期召开会议。 通过召开会议，您可以了解项目的整体状态、每个子任务的状态、团队成员遇到的困难、项目的新想法/替代方法等。此外，您应该确保您的会议是专注，不要变成聊天会话。 那么，如何组织这样一场富有成效的会议呢？ 当然，您可以通过多种方式召开会议。 一个这样的会议是一个敏捷框架，它有助于提高团队的生产力。 让我们快速了解一下：
什么是敏捷会议？
敏捷会议最初是作为软件开发的一部分而形成的。 但最近，这个会议已经成为所有企业项目管理的一部分。 那么，什么是敏捷会议？
敏捷会议是通过考虑以宣言的形式概述的一组原则来进行的。 一般来说，敏捷包括在更短的冲刺时间内工作、提供更新、计划任务、讨论来自客户的反馈以及共享有关项目的其他重要信息。 因此，这完全是关于迭代开发，而不是一次性处理一个项目。
谁参加会议：
通常，当您安排会议时，您会首先缩小参加会议的人员范围。 同样，对于敏捷会议，我们有一个可以参加这些会议的参与者列表：
1.产品负责人：
团队不可分割的一部分是产品负责人，因为他们确保满足范围、成本和期限。 产品负责人有责任通过代表利益相关者、优先处理待办事项、授权团队以及维护敏捷和 Scrum 流程来最大化产品价值。
产品负责人负责
- 管理利益相关者并推动价值。
- 管理开发团队和利益相关者之间的有效沟通
- 向开发团队提供产品愿景
- 与利益相关者或开发团队成员解决冲突和管理情况或升级
- 积压项目优先级
- 就 Scrum 价值观、原则和流程对开发团队进行教育
- 教育利益相关者了解 Scrum 的好处
产品负责人也称为产品经理，是从团队获取进度更新，提供有关继续项目的方法的建议，并与团队协作以有效地高质量完成项目的人。
2、项目经理：
项目经理是积极主动的、有组织的和以目标为导向的。 他或她了解项目的共同点，以及他或她在组织如何成功、学习和变革中所扮演的战略角色。 从头到尾启动、计划、设计和管理项目是项目经理的工作。
项目经理的职责包括：
- 计划、组织和完成项目
- 财务报告
- 制定项目章程
- 资源管理
- 风险管理
- 更换管理层
- 调度
- 成本估算和预算制定
- 文件质量控制
- 监控关键绩效指标
- 供应商管理
- 管理报告和其他重要文件
3、开发团队：
开发团队包括在公司中开发产品或提供服务的成员。 众所周知，软件公司的开发团队是开发应用程序/软件工具的团队。 该团队在参与会议时会提供有价值的见解。 他们也是真正推动项目前进的团队。 所以，这个团队的所有成员都应该参加会议。
4. Scrum 大师：
Scrum master 是会议领导者，他确保会议中的所有团队成员都遵循 Scrum 方法的实践。 他们还帮助团队专注于会议主题、回答他们的问题并提供与 Scrum 流程相关的指导。
5. 投资人：
这些人对项目的进展感兴趣但不直接参与。 这包括像经理这样的专业人士，他们研究团队工作的效率和效率，投资者/客户将资金投入项目或公司等。有时，可能有员工有兴趣参加敏捷会议，即使他们没有参与的开发团队。 这是因为他们有兴趣更多地了解他们的公司并发现完成任务的新方法。
敏捷会议的类型：
下面列出了四种主要类型的敏捷会议：
1、冲刺计划：
冲刺计划通常在冲刺开始时进行。 在这次会议上，项目负责人优先考虑团队需要关注并在 sprint 中完成的任务。 然后，团队计划每项任务的持续时间，确定每项任务的目标以及实现目标的方法。 由于这些讨论，冲刺计划需要更长的时间，可能接近四个小时。
2.每日站立：
敏捷框架中最频繁也是最短的会议是每日站立会议。 在每日站会中，与每个团队成员讨论与项目相关的细节，例如昨天完成的任务、今天计划的任务、团队成员完成任务所面临的困难等。 这也为 sprint 提供了项目的最新进展。 进行每日站立还可以避免问题并提高冲刺的生产力持续时间。 每日站立可能需要更短的时间，大约 15-20 分钟。
3. 冲刺评审：
本次会议旨在回顾和展示所有团队成员的成就。 在评审中，每个团队成员都可以展示他们在冲刺期间完成的任务。 这也是提供反馈的机会。 会议负责人还可以邀请感兴趣的各方和产品所有者进行冲刺评审，以便他们可以讨论团队完成的任务如何符合项目指南。 sprint 审查通常在每个 sprint 结束时或达到项目里程碑后进行。 根据团队的偏好，Sprint 评审可以是正式的也可以是随意的。 通常，此审查通常持续一到两个小时。
4. Sprint 回顾：
进行 sprint 回顾是为了让参与 sprint 的团队有机会详细讨论它。 团队讨论冲刺期间的成功事情以及哪些领域可以从改进中受益。 这为团队提供了一个想法，以确定如何执行未来的冲刺，这可以提高生产力并防止出现问题。 有时，即使是感兴趣的各方和产品负责人也可以在这次会议上提出意见，例如团队可以遵循的改进工作流程和其他流程的方式。 sprint 回顾通常发生在 sprint 结束时，可持续一个半小时。
如何管理敏捷会议：
有效地管理会议是一项相当具有挑战性的任务。 过于敏捷的会议需要得到有效管理。 那么，该怎么做呢？ 不仅仅是敏捷会议，以下提示将适用于管理任何会议：
(i) 确定和聚焦主题：
每当您召开会议时，首先要关注几个特定主题。 这为所有参加会议的成员节省了时间，也有助于团队专注于重要事项。 因此，尽量避免偏离会议主题的讨论/话题。
(ii) 提供反馈：
确保经常回顾完成的任务，并提供积极的反馈来激励团队成员。 此外，如果需要改进，也可以提供建设性的反馈。 这可以使团队成员进一步提高。 经常这样做可以建立牢固的工作关系。
(iii) 确定目标：
为任何会议制定目标非常重要。 这反过来又可以帮助您定义会议中要关注的主题。 根据目标和主题，您可以在会议中准备问题、回顾任务等。
(iv) 倾听：
倾听是沟通的重要组成部分。 尤其是在会议中，你的倾听很重要。 所以，耐心地听听每个团队成员说的话。 同样，一旦您提出问题，请等待团队成员的回应，然后再说话。 这可以帮助您了解团队成员在处理项目时遇到的困难、他们的想法、解决问题、进一步改进等。
尽管有很多方法可以召开敏捷会议，但我们提供了敏捷会议的简要概述以及如何召开会议，以及如何有效、轻松地管理它们。