虚拟销售助理：你为什么需要他们？

已发表: 2021-08-27

什么是销售助理？在美国，大约有 360 万受雇的销售助理，但如果您在 Google 中搜索这个词，您会看到不同的职位描述：从零售收银员到业务发展和行政助理。

这是因为，与会计师、PPC 经理或清洁工不同，助理的职位意味着不同的职能，取决于业务类型（线下或在线）、行业（电子商务或 SaaS）、组织结构、公司规模、目标等.

虚拟销售助理如何支持您的销售

虚拟销售助理 (VA) 是外包专家，公司可能会聘请他们从事特定范围的工作或特定期限。虚拟销售助理不是临时承包商或自由职业者——他或她是销售团队的一员。虽然这些员工不是员工，但他们可以每周工作几个小时，也可以完全受雇于一家公司的项目，每周在这些项目上花费 40 多个小时。您可以续签服务协议并与虚拟销售助理合作多年，使他们成为不可替代的团队成员。

对于承包虚拟销售的公司，在以下情况下助理是合理的：

业务和销售发展迅速，没有额外资源立即招聘更多员工

当一个组织向中型或大型转型时，它面临着大量的挑战。更多的客户、新的竞争对手、资本重组、所有权变更——这些只是举几个例子。在这一点上，可能还没有投入太多资源——时间和金钱——来招聘初级甚至中级专业人士来获得新的职位空缺。尽管如此，销售业务，例如邮寄或电话联系，都必须每天进行管理。外包助理可能是“忙碌的蜜蜂”，将协助内部团队。

公司是新公司还是小公司，销售团队无法完全打包

熟练的销售人员每年可能需要 60,000 美元的服务费用，因此对于初创公司、私营企业家或行业新人来说，聘请这样的专家团队可能负担不起。一个出路可能是——聘请一名熟练的推销员，并与几名虚拟助理签约，他们将在经理的监督下执行工作。

公司计划拓展新的地域市场

当您计划进入新市场时，困难之一是找到可以用当地客户的语言与当地客户交谈的员工。这对于说英语的国家或在这种语言很常见的地方（例如墨西哥或印度）来说并不是什么大问题，但是如果您决定深入中东或亚洲，语言障碍可能会成为销售的一个令人困惑的障碍。建议在当地就业平台上寻找 VA，并与他们签订合同，以便邮寄、与客户面对面交流或内容证明。

外包一些工作比定期支付加班费便宜

每个企业都有简单但非常耗时且无聊的任务，例如，从互联网上手动抓取数据。雇用 1 或 2 名虚拟助理可能比支付内部专业人员的额外工作时间更便宜。

该团队已经 100% 远程或分布在世界各地

如果公司没有实体办公室并且其员工遍布全球，那么聘请虚拟销售助理就更有意义了。唯一的问题是雇用来自相同或相近时区的员工。否则，当有人在日本和其他人在南非时，安排电话或在线团队会议会很麻烦。

虚拟销售助理做什么？

您可以为虚拟销售助理分配的工作量取决于他或她的技能以及您如何设法达成共识。 VA 可以为销售漏斗和管道的每个阶段做出贡献，尤其是：

进行潜在客户的研究

寻找客户并不容易，公司可以采取多种方式：在社交网络上手动检查用户的个人资料、发起潜在客户活动、浏览聚合器、公司的注册和目录（与 B2B 市场相关）、查看竞争对手向谁出售产品、在 YouTube 上阅读评论、查看播客的听众、购买联系人数据库（一个糟糕的选择，但仍然如此），或者——所有这些都一次完成。虽然浏览程序不是硬科学，但它会消耗大量时间，因此具有数据抓取经验的销售助理会帮忙。

进行竞争对手的研究

这些信息对于调整战略和战术销售活动至关重要——促销活动、创意或销售演示的设计、邮件和内容分发。在您编制了主要竞争对手的名单后，销售经理可以制定研究方法并指派虚拟助手进行实地调查。

参与市场调查

分析包括研究客户对公司或品牌的看法、市场趋势研究、勘探等。尽管这是营销职责，但销售专家也可以为市场研究做出贡献。例如，在潜在客户或买家之间分发问卷、收集反馈、组织焦点小组等。

创建和处理潜在客户数据库

数据管理是一项艰巨的任务。它不仅需要准确性、注意力和勤奋——处理信息意味着 VA 使用工具，例如 Tableau、Azure，知道 SQL 或其他查询语言，并且可以独立编写简单的请求来提取必要的信息（最好）。这是数据分析师通常所做的工作，但如果您负担不起专门的专家来处理销售数据，您可以聘请一位精通技术的销售助理来完成这项工作。

设置和维护 CRM

处理 CRM 是销售相关工作的一个独特领域。最重要的是，您必须绘制客户旅程、销售流程，并决定必要的数据字段、标签等。虚拟销售人员可以提供很大帮助 - 研究主要 POC、使用 Google Analytics 并监控网站流量来源、准备有关潜在客户活动的摘要, 计算漏斗的持续时间，完成一笔交易的平均时间。然后 - 汇总信息并将其上传到 CRM。

设置销售自动化

市场上有许多工具：潜在客户生成和培育工具、电子邮件滴灌活动启动器、数据查找器、内容调度和分发系统等。但如果没有集成和正确设置，它们就毫无用处。一位知道如何“操作”所有这些工具的销售助理将为您节省大量时间并显着促进销售运营。

解决潜在客户

外展是公司聘请 VA 的最常见原因之一。通信可以自动化，但只能达到一定程度。与“人脸”和客户关怀的对话在销售中仍然很重要——有时甚至比广告或昂贵的自动化软件更重要。虚拟助理可以在建立关系方面做出很大贡献，例如执行冷邮件、用高度定制的内容培养潜在客户、跟进交易以及提供售后支持。

参与客户保留

您可能已经听说，即使留存指标的小幅增加也能使业务利润增长高达 95%。即使说对了一半，关心客户保留也是值得的，同意。 VA 可以为客户 LTV 做出贡献，例如，通过向他们发送个性化的参与电子邮件并收集可以建立忠诚度计划的信息。

撰写报告

数据处理会产生所有其他分析属性——表格、图表、注释、摘要、概要甚至销售报告的章节的组成。

准备销售材料

曾经创建过销售演示的人都知道这是一项艰巨的任务。它不仅应该是一致的和有说服力的，它的视觉部分，例如文本对齐、字体、图片和效果也同样重要。 VA 可以帮助组织信息，因此客户将收到好看的演示文稿，而不是凌乱的幻灯片。

为什么要聘请虚拟销售助理？

我们已经确定 VA 可以完成许多不同复杂性的任务，但这只有在工作流程协调良好的情况下才能完成。因此，您应该：

制定入职“包”——写下VA的职责描述，并为他们提供公司邮件帐户、工具列表、联系谁以获得访问权限、与营销合作的程序、报告规则等
设定明确的任务、KPI 和截止日期——模糊性和不确定性会扼杀信任和生产力，所以要知道你期望从 VA 获得什么样的确切结果
同意时间报告——虽然有些人可以安装和使用时间跟踪软件，但其他人可能认为这很丢人；因为您将支付小时费率，所以在大多数情况下，最好与虚拟销售助理商定跟踪方法
给予反馈——赞赏和批评都比沉默好；唯一的一点是找到一种合适的形式来表达建议，以便 VA 保持积极性并愿意提高他们的表现。

如果您通过这些简单的准备工作取得成功，与虚拟助手合作将带来以下好处：

减少人工费用——您将支付特定的工作和花费的时间，而不是包括休息、与同事闲聊等的一整天；此外，您昂贵的内部专家不会浪费时间来执行劳动密集型的手动任务
减少工作量——您可以在旺季聘请更多的虚拟销售助理
外包一次性工作——您可以外包诸如 CRM 设置之类的特定任务，而不是雇用新的销售人员
自动化流程——您可以聘请熟练的 VA 一两个星期，他们将购买许可证并集成软件。

要查找虚拟助手，您可以参考所有流行的就业网站，例如 Workana、Upwork 或 Indeed。在职位发布中，在文案中强调您要找“数字销售助理”，否则求职者可能会将您的公司与实体店混淆。您可以包括以下职责以使其更加清晰：

将新的销售订单提交到销售系统 {提及 CRM}
监控关键客户的表现
为客户经理协调有关客户的信息
处理与销售相关的文书工作
成为客户和卖家之间的中介
并且不要忘记提及该职位完全远程并且可以假定固定期限的合同。

此外，请考虑提及这些资格：

获得认可机构的经济学、管理学、市场营销、工商管理{或其他相关}学士学位
有{提及 CRM 和/或数据库系统}的经验
熟练使用 MS Office，尤其是 MS Word、Excel 和 PowerPoint
熟练使用 G Suite。

有效的虚拟销售助理工作的附加工具

时间医生

快照来自 Timedoctor.com

这是一个具有一些改进的时间跟踪器：CRM、屏幕捕获选项、自动准备的时间表和工资单、分心警报等。您可以将 Time Doctor 与 Jita 或 Trello 等项目管理软件集成，或将其用作主要的 PM 工具——创建任务并跟踪其绩效。个人可以从每月 6 美元的订阅计划开始。

Snov.io

从 Snov.io 拍摄的快照

这是自动化电子邮件搜索和外展的终极软件。 Snov.io 将进行电子邮件搜索和验证、安排定期邮件发送、存储电子邮件内容并完全自主地启动滴灌活动。使用此工具，您可以从头开始构建潜在客户数据库，也可以验证前仆人数据库，以便将非无效电子邮件地址联系到邮件列表。订阅计划的起价为每月 33 美元。

松弛

从 Slack.com 截取的快照

Slack 是适用于办公室或远程团队的便捷通信平台。您可以使用其名为 Bolt 的库来开发您自己的应用程序并确保公司通信安全。对话在工作区中进行组织，您可以通过发送指向工作区的链接来邀请新用户。 Slack，但要获得更多机会，您可以为每 1 位用户每月支付 6.67 美元。

认识埃德加

从 Meetedgar.com 拍摄的快照

此工具将帮助您的 VA 管理多个社交帐户。在这里，他们可以安排分享新出版物并跟踪内容表现——查看查看次数和点击次数。 MeetEdgar 可以很好地查找和预览潜在客户的个人资料，因此销售人员也可以将其用作潜在客户活动的一个组成部分。价格从每月 19 美元起。

内容工作室

从 Contentstudio.io 拍摄的快照

您可以使用此工具完全自动化内容管理，例如搜索热门话题、管理准备好的文章以及在您的所有公司社交资料中共享出版物。对于虚拟销售助理，ContentStudio 提供特别优惠——来自所有收件箱的汇总信息。因此，他们可以在一个地方找到来自 LinkedIn、Facebook、Twitter 等的新直接消息。付费订阅从每月 49 美元起。

日历

从 Calendly.com 拍摄的快照

Calendly 是一个可共享的可用性日历，与组织外部的人（投资者、客户、供应商等）就约会达成一致非常有用。要安排会议，VA 必须与潜在客户和提及时间选项共享日历。因此，目标将选择最方便的插槽。 Calendly 有免费和付费订阅，每用户每月 8 美元起。

猴子

从 Picmonkey.com 拍摄的快照

该工具可以临时替代设计人员。使用 PickMonkey，您可以创建或编辑视觉效果，例如出版物或博客文章的品牌图像、网站封面图像、广告创意等。基本计划每月总计 7.99 美元。

聘请虚拟销售助理对小公司和大公司都是一个不错的选择——前者可能受益于减少的劳动力费用，后者可以减轻内部团队的负担，实现更大的销售规模。如果您设法组织方便的合作，虚拟销售助理将成为您销售团队的重要成员。