升级到 VoIP 通信：每个可靠的小型企业电话系统的 6 个必备功能

为小型企业切换到互联网协议语音 (VoIP) 电话系统有很多优势，因此大多数企业主很容易做出是否进行切换的决定。

如今，远程工作已成为我们生活中不可分割的一部分，基于云的商务电话系统可帮助企业主保持员工之间的通信，无论他们身在何处。 与带有过时 PBX 系统的传统电话系统相比，该系统使用起来更加便宜和灵活。 使用基于云的电话系统时，您可以专注于您的业务目标，并让专业人员负责您的通信系统。

不过，选择合适的提供商可能是一个挑战。 做出明智的选择需要仔细分析每个服务提供商提供的功能、这些功能的成本以及系统的可扩展性。 继续阅读，了解小企业主在选择电话服务时应该注意的六种最基本的 VoIP 功能。

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自动话务员

此功能使小企业主可以减少与雇用全职接待员相关的成本。 就像接待员一样，自动助理功能会问候来电者、筛选呼叫并使用语音提示将呼叫路由到团队中的正确成员。 自动话务员有助于满足小型企业的电话需求，同时还能降低运营成本并提高客户满意度。

请记住，尽管如此，大多数客户和客户都不想被无休止的语音提示所困扰。 设置自动助理询问几个可能的问题，以确保将呼叫转发给正确的员工。 这将节省时间和资源，而不会降低客户满意度。

无论是提高客户满意度、提高生产力还是节省资金，组织并不总是有机会同时做这三件事。 但随着技术的进步和最好的 VoIP 服务，这已经成为可能，现代电话系统可以使用 VoIP 或互联网协议语音。

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语音到电子邮件转录

发展一家小企业已经需要时间和精力，因此很少有企业主和员工有时间像他们应该的那样经常检查他们的语音邮件。 这就是语音到电子邮件转录的用武之地。此功能会自动将消息转换为文本并将其转发到员工的收件箱。

减少员工必须花在收听语音邮件和手写姓名和联系信息上的时间并不是语音到电子邮件转录的唯一优势。 它还允许员工组织他们的消息。 一旦将它们转换为电子邮件形式，员工就可以根据需要归档、组织、搜索和删除这些消息，如果他们一直听传统的语音邮件，这是不可能的。

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远程分机

也称为远程分机或虚拟号码，VoIP 系统的此功能允许企业主将呼叫转移到手机。 当有人呼叫远程分机但无人接听时，系统会将呼叫路由到独立于员工个人语音信箱的语音信箱系统。 虽然所有小型企业都可以从虚拟分机中受益，但此功能对于拥有远程员工的企业更为有利。

如果公司只有一个号码，他们的客户、客户和业务伙伴可以拨打，而不是每个员工都有一个单独的号码，这看起来会更专业。 此外，很少有员工愿意使用个人电话处理公司业务。 虚拟分机允许企业主避免为每位员工购买单独的电话的费用。

来电筛选

来电筛选允许企业主和员工在接听电话之前检查来电者的号码，以便他们可以选择如何处理来电。 不过，它超越了传统的来电显示。 呼叫筛选允许在工作中接听私人电话的员工将呼叫重定向到他们的手机，而其他确信他们接听电话营销电话的员工可以简单地挂断电话。

最好的 VoIP for small business 呼叫筛选工具也可以设置为显示不仅仅是号码。 此功能还将允许员工检查来电者的姓名，如果公司有客户关系管理 (CRM) 系统，他们还可以当场调出客户记录。 您可以在 https://shortcodes.org/ 上查看有趣的短信和短代码提示以及如何识别垃圾电话和短信。

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视频会议

一些公司定期使用视频会议与远程员工保持联系，而另一些公司仅在极少数情况下使用它来安排与远方业务伙伴的虚拟会议。 视频通话也越来越受到消费者的欢迎。 根据他们的客户人口统计数据，一些企业可能会受益于能够向他们的客户或客户进行视频通话。

大多数与客户和业务伙伴的对话都可以通过电话进行，但谈判或处理敏感问题等事情最好使用视频会议来完成。 此外，视频会议允许远程工作人员或因公出差不在办公室的人员充分参与重要会议，这样他们就不必担心是否会错过会议。

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可定制的保持音乐

很少有顾客或客户喜欢被搁置，但有时这是必要的。 今天的企业主不需要在标准等待音乐之间做出选择，这些音乐俗气且重复，让他们的客户完全沉默。 相反，那些使用 VoIP 系统的人可以设置自定义曲调，以反映他们企业的独特个性或迎合他们认为客户可能想听的内容。

这听起来可能微不足道，但事实并非如此。 正确持有音乐将提高客户满意度，更容易将普通客户转变为忠实的品牌爱好者，并防止潜在的客户服务灾难。 此外，如果他们在过去 15 分钟内没有听过普通的电梯音乐，大多数来电者会对接待员和员工更加友好，并且更容易接受他们的提议。

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底线

上面描述的六个功能只是转向 VoIP 电话系统的小企业主可以使用的众多功能中的一小部分。 其他值得注意的功能包括电子传真、分机拨号、重复拨号、远程办公功能、顺序振铃、三向拨号、基于时间的路由和日程安排等。

大多数小企业主的问题不是决定是否安装 VoIP 电话系统。 进行转换时有很多优势，大多数企业主认为这是一个简单的决定。 当这些业主必须评估他们的选择时，挑战就来了。

确保提供商提供对上面列出的所有功能和其他基本功能（如呼叫阻止和分机到分机拨号）的访问权限是选择一流提供商的第一步。 但是，企业主不应该就此止步。 他们还应该寻找一家能够提供卓越的客户服务、有竞争力的价格、良好的声誉以及针对小企业主需求量身定制的解决方案的公司，这样他们就可以在公司发展壮大的同时坚持使用相同的 VoIP 电话服务。