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John Jantsch：这一集的 Duct Tape Marketing Podcast 是由 Klaviyo 带给您的。 Klaviyo 是一个平台，可帮助专注于增长的电子商务品牌通过针对性强、高度相关的电子邮件、Facebook 和 Instagram 营销来推动更多销售。

John Jantsch：您好，欢迎收看另一集管道胶带营销播客。 这是约翰·詹奇。 今天我的客人是梅丽莎·史密斯。 她是虚拟助手协会的创始人兼首席执行官。 她还是一本书的作者，名为《雇用合适的虚拟助理：合适的虚拟助理如何让您的生活更轻松、创造时间并让您赚更多钱》 。 所以，梅丽莎，谢谢你加入我。

梅丽莎史密斯：很高兴，约翰。

John Jantsch：所以我多年来一直在谈论虚拟助手。 事实上，虽然十年前这是一个新奇的想法，但我的意思是，现在我们拥有整个虚拟员工的公司。 所以在你的这个想法或这个虚拟助手概念的工作中，你是如何看到过去十几年的演变的？

梅丽莎史密斯：它已经进化了很多。 我认为它真的只是改变了名称。 我们以前可能称之为远程办公。 而现在这个术语即将结束。 它几乎完全消失了。 我们知道我们已经谈论过自由职业者和远程工作。 Skype 真正开始改变一切。 真的在未来的 VR 中，这是一个完全不同的领域。

梅丽莎史密斯：但这确实改变了许多高管和高层人士的工作方式，对吧？ 他们的时间是如此重要。 你有成千上万的人向你汇报，基本上，你的公司在世界各地。 有时区。 有很多旅行，所以它真的改变了我们可以去哪里，我们能多快到达那里，我们可以分享的信息，它是多么的私人。

梅丽莎史密斯：它真的改变了很多。 但我不认为人们真正看到的是什么时候回来的，它也将改变许多工人完成工作、报到工作和创办自己的企业的方式。

梅丽莎史密斯：当我谈到远程工作时，这并不是什么新鲜事。 这似乎不同，因为现在我在办公室外面，有人在他们的办公室里。 但是我的同事总是和我一起在办公室的时候，我什至不记得那些时候了。 我们通过电子邮件、短信、视频聊天进行交流。 他们从来不在办公室。 所以本质上我们是在远程工作。 我只是碰巧在办公室内远程工作，现在我不再需要这样做了。

John Jantsch：嗯，确实，技术已经发生了变化并赶上了……我的意思是，真的，正如我所提到的，我的意思是，你拥有拥有 100 名员工的整个组织，但他们都不再向办公室报告了。 所以这很明显......即使是这种行为也改变了人们对完成工作的看法。

John Jantsch：所以你会说……让我们从定义开始。 今天是否有虚拟助手是什么和不是什么的定义？

梅丽莎史密斯：是的。 因此，虚拟助理是独立承包商、企业主。 他们不是雇员。 所以你可以有一个员工助理，但他们的头衔不太可能是虚拟助理。 很可能是某种其他头衔，远程工作者-

John Jantsch：甚至是行政助理。 类似的东西。

梅丽莎史密斯：可能。 我的意思是，肯定有执行虚拟助理，但通常，就像我现在正在寻找一名参谋长一样，但这是一个员工职位。 你也可以有一个参谋长的虚拟助理。 但是通常一旦你把那个虚拟助手的头衔放在那里，这就是让它进入一个不同领域的原因。

John Jantsch：但我想那是……我的意思是，你真的想到了你可能会从……定义人们如何看待虚拟助手开始的想法。 现在它几乎是每个角色，它可以是虚拟的。 所以我假设即使在虚拟助理协会中，你也有人在做工作，比如虚拟内容人员、虚拟网络助理和虚拟营销助理，而不仅仅是人们认为的管理工作。

梅丽莎史密斯：哦，当然。 这是一个非常非常广泛的范围，从与演讲者 [听不清] 独立企业家合作到与那些仍然在 C-suite 和拥有实体公司的人合作，他们的需求只是范围内的，与非营利组织合作，无论您需要可以担任助理还是可以做一些内容的人，可以更新您的个人资料的人，有些人是为了联系那些希望您出来在他们的活动中发言的人，或者您是伸出手在更多活动中发言。

梅丽莎史密斯：我总是告诉人们，如果你有需要，那里有一个虚拟助手。 对于那些认为自己处于这些领域的人来说，“哦，你知道这永远不会进入我的领域。 我的领域受到高度监管。 它非常安全，要求很高。” 从法律办公室到财务办公室，虚拟助理无处不在。

John Jantsch：所以，在招聘方面，你提出了一个很好的观点，因为我可以看到很多人在想，“是时候让我找一个虚拟助理了。 我需要一个每周大约 20 小时的人。” 但随后他们希望他们完成八种不同类型的专门任务。 当涉及到这种方法时。 我的意思是，有正确的方法吗？ 我的意思是，你是否雇佣了某个人，希望像很多员工一样，很多员工被录用，充实了一天，他们被要求做他们技能中没有的事情，但他们就在那里. 所以他们被要求这样做。 那么你会说更好的技术是雇佣四个不同的虚拟助手来满足不同的专业需求吗？

梅丽莎史密斯：当然。 我强烈建议，一，你会得到更好的工作。 您还将获得更明智的工作。 因此，雇用某个领域的专家的好处是他们还必须跟上趋势。 所以这是现在非常热门的话题。 你是专攻还是泛化？ 尽管人们在谈论一般化，但劳动力实际上正在朝着更加专业化的方向发展。 原因是因为事情变化得太快了。 如果我是通才，我可以做这项工作吗？ 是的。 如果我不是专家，我是否有可能知道即将发生的变化并在这些变化发生之前了解这些变化？ 不见得。

梅丽莎史密斯：然后你说的另一件事是每周 20 小时。 大多数人每周只雇用 5 到 10 个小时的 VA。 可以虚拟完成的工作非常专业。 再说一次，你没有花很多时间。 人们雇用 VA 的目的还不止这些吗？ 是的。 但是，如果您每周雇用 20 小时的 VA，那么您可能会做很多生意，很多生意，这并不常见。 另一方面，如果你有很多事情需要做并且你在想，“哇，我只是不知道有一个人可以做所有这些事情。” 也许你需要记账，你需要一些社交媒体，你需要一个可以为你做行政助理的人。

梅丽莎·史密斯：有些团队可以雇佣 [音频不清晰] 报告，让一个人向您报告，然后让多个人做这项工作。 而且它的成本并不比拥有一个普通的（比如为您工作的虚拟助手）贵多少。

John Jantsch：那么您建议人们如何寻找 [听不清] 合适的？ 因为这些年来我和大概有两打虚拟助手一起工作过，你知道，有些人比其他人更适合。 有些我比其他人做得更好。 我的意思是，最好的过程是什么？ 因为我确实认为我至少经历过，所以肯定有一些人让我觉得我得到了更多的工作。 我对他们的工作感觉更舒服，因为我认为他们很合适。 那么，有人是怎么做的，尤其是在虚拟世界中……你有时会通过电子邮件做这些，你如何找到合适的人选？

梅丽莎史密斯：所以，你要做的第一件事就是从你的沟通策略开始。 这是你的风格，你的媒介，你的方式，你的语气。 这对你来说必须超级容易。 我见过太多人说，“哦，我必须以这种方式与我的 VA 沟通。” 这就是摇狗的尾巴，如果你花钱，它必须是给你的。 所以我的例子是，如果你走过杂货店，你会说，“哦，我完全忘了告诉我的 VA，”你会怎么给那个人发信息？ 你会打电话吗？ 你会发短信吗？ 你会松懈吗？ 你知道，那些东西是什么？ 这应该是你做到这一点的方式。

梅丽莎史密斯：第二部分是你应该成为你的 VA 的理想客户。 他们应该开始与像您一样的人一起工作。 因为如果不是这样，很多 VA 可以为任何人工作并为他们工作，但他们不想这样做。 因此，当他们得到一本完整的业务书时，他们会放弃你。 所以你要确保你是他们的理想人选。

John Jantsch：再回到那个点，因为我的意思是，我将如何确定？ 比如我如何找到我是他们理想客户的那个人？

梅丽莎史密斯：当然。 你会去他们的网站、他们的LinkedIn个人资料、他们的社交媒体句柄。 他们在说什么？ 他们是为了谁？ 他们的信息是什么样的。 如果你没有发现自己，如果你没有发现自己分享相同的文章，在相同的平台上阅读相同的书籍，使用相同的术语，那么那个人并没有为你创造他们的业务。 你绝对应该在那里看到自己。

Melissa Smith：所以如果我与播客合作，应该说是虚拟助理播客。 现在，我知道这很模糊。 他们会说更多，但我不与播客合作，所以你不会在我的个人资料中看到这一点。 我喜欢播客。 我是一个超级粉丝。 就 SEO 而言，它们比以往任何时候都更适合未来。 但这不是我的专长。 所以，如果我是一名高管教练，他们来到我的网站，想看看我和谁一起工作，和谁一起工作，他们会在那里看到他们的名字。 他们会想，“哇，梅丽莎和我一样的人一起工作。”

John Jantsch：所以就生产力而言，我知道这些年来我曾多次与雇用虚拟助理的人交谈过，对不起，我只是觉得让他们跟上进度需要更多的工作，而我没有不知道该告诉他们什么。 我的意思是，是否有一个过程、一个时间表、一种方式，你应该考虑定位和培训以使一个人更有效率？ 我的意思是，很像我想的员工。

梅丽莎史密斯：是的，绝对应该有一个入职流程。 现在，我们再次回到与专家的合作。 我不会让他们了解如何使用某个软件、如何使用某个系统，这不应该是入职流程的一部分。 入职流程是，“这就是我喜欢做事的方式。 这些是我的偏好。 我们要降低工作节奏。 我们将开始真正深入研究这种沟通水平。” 但不应该是“我无法登录。我不知道如何找到这个”。 那些不是你想要的那种对话。

梅丽莎史密斯：但是如果你没有为你的 VA 制定入职计划，这是我在我的书中分享的内容并且有一个完整的策略，你想知道什么是好的，这样你就可以传达什么是好的喜欢你的 VA。

梅丽莎史密斯：最重要的是你会在一两个星期内这样做。 这就是这一点。 我们将分享信息。 您会说，“好的，这是登录信息”，然后通过安全站点共享它们。 你知道的，那种东西。 这是我们应该跟上的速度。 我们应该停止会议。 然后在接下来的几个星期里，你应该努力研究你希望这个人有影响力的地方。 如果你只有这样的清单，“天哪，我有八件他们可以做的事情”，你不会真的对此感到满意。 真正选择在 12 周结束时你想去的地方并向后工作。

梅丽莎史密斯：这样做的好处是你也会说，“好吧，我认为这些事情可能会让我脱轨。 这就是好的样子。 这是我丰富的目标，这也是我认为的失败，如果我们没有达到这个目标，如果我们没有在 12 周结束前完成这件事，我不会对此感到高兴。” 一旦您知道这一点，不仅管理流程要容易得多，而且管理 VA 也容易得多。 因此，如果您没有达到这些时间表，那么您确切地知道在哪里进行管理。 比如为什么这没有发生？ 这是怎么失败的？ 同时，如果您提前完成了计划，它会给您带来一些真正令人兴奋的事情。

John Jantsch：想提醒你这一集是由 Klaviyo 带给你的。 Klaviyo 通过倾听和理解客户的暗示，帮助您建立有意义的客户关系。 这使您可以轻松地将这些信息转化为有价值的营销信息。 有强大的细分、电子邮件自动回复器随时可用。 很棒的报道。 您想了解一点建立客户关系的秘诀吗？ 他们有一个非常有趣的系列，叫做 Klaviyo's Beyond Black Friday。 这是一个文档系列，很有趣，快速的课程。 只需前往 klaviyo.com/Beyond BF，Beyond Black Friday。

John Jantsch：这种方式符合同样的脉络。 应该有多少期望，这个人会等待我告诉他们该做什么，而不是他们会回来说，“嘿，这是一个更好的方法。”

梅丽莎史密斯：这是一个热门话题。 真正的助手和任何类型的助手之间的区别，无论是人工智能还是人类，都在于能够预测你的需求。 如果他们无法预测您的需求，那么它就不是真正的助手。 那是一个任务接受者。 那是你要委派的人。 我不是代表团的粉丝。 授权就是工作。 有些人真的很擅长。 所以，如果你擅长委派任务，只是给人们任务，那么无论如何，那是一个不同的人。

梅丽莎史密斯：但如果你正在寻找一个真正的虚拟助手，那个人将能够预测你的需求。 他们将开始收集线索。 他们将开始查看您的日历。 他们将开始以与人工智能相同的方式看到模式，对吧？ 这就是我们做事的方式。

梅丽莎·史密斯：我的客户，即使我为他们配备了虚拟助手并培训了其他虚拟助手，我在他们需要甚至招聘之前预测他们需要什么。 因为我知道我可以看到未来，因为我以前做过。 我合作的客户越多，我能看到的客户就越多。 然后我开始预测新事物，我开始看到新趋势，我开始预测这些，我提出正确的问题，看看它是否适用于它们。 但是，如果你只是在等待某人，或者有人会在等待你给他们工作，那就是更多的工作。

John Jantsch：所以我听说你提到了 12 周。 这是一个考虑某人的现实目标吗，也许你只是把它作为一个例子，但这是一个现实的目标，是的，到那时我们应该走上全速前进的轨道吗？

梅丽莎史密斯：当然。 在许多情况下，它可以在此之前完成。 我使用 12 周，因为它真的很容易崩溃。 它占假期。 它占假期。 它解释了疾病。 但是，如果这些事情都没有发生，您可以轻松完成一些事情并在此之前让您的 VA 入职并实现您的目标。

John Jantsch：所以我将在两个单独的问题中提出这个问题。 我只是要问一个两部分的问题，但我会分开问。 我什么时候准备好招聘？ 有人怎么知道他们需要找人？

梅丽莎史密斯：聘请 VA 的最佳时机是在您需要之前。 这是了解所有关于如何与您合作、您希望您的客户获得什么价值、您喜欢如何沟通的所有细节的最佳时机。 在不是紧急情况的情况下，当你还没有在截止日期前工作时，这是一个放慢节奏的好时机。

梅丽莎史密斯：然后现在，这个人可以上来，你真的可以开始使用它们，也许每月 5 小时，每月 10 小时。 然后，当您开始加快速度并真正开始扩大业务时，现在您已经有了可以与您在一起并且已经知道一切的人，因此您可以抓住机会。

Melissa Smith：当人们在需要 VA 之前不雇用 VA 时，我看到的最重要的事情之一就是失去了机会。 他们只是没有在一个地方打开那个登陆页面，拿出一本电子书，说，“哦，是的，我可以去那个活动上发言，因为有人在这里为我处理这件事。 ” 或者只是觉得他们看起来足够专业，可以把这些东西准备好。

John Jantsch：那么接下来的第二部分是，是否有一个练习让人们通过练习来帮助他们理解，“好吧，我怎么知道我会根据成本获得价值？”

梅丽莎史密斯：所以你从你的预算开始，对吧？ 与 VA 合作是一项投资，不能是一个情绪化的决定。 所以你从你的预算开始，你说，让我们谈谈一个非常低的预算。 我们这个月有 200 美元的预算。 我需要 200 美元才能让虚拟助手为我做些什么？ 这怎么可能改变？ 也许这会得到一些常青树的东西，比如你的客户总是问你的常见问题解答，你一遍又一遍地发送相同的电子邮件，或者你现在可以从中创建七个剪辑的视频编辑并拥有三个月的社交媒体内容。 真正可以节省您时间的东西，并且您确切地知道您将如何使用它，它的去向。 它实际上不仅是您的资金预算，还包括您的时间以及将来如何使用它。

梅丽莎·史密斯：所以，如果我想到一个假期，我会想我将如何使用这笔钱，我要存多少钱去度假，这些钱将如何使用以及我将要做什么摆脱它。 VA是同样的事情。 我知道了，这是一个持续的事情吗？ 它只是像我可以做的每月一次的事情吗？ 我怎样才能充分利用它？ 对我来说什么是有形的？ 一旦你知道这一点，它就会为你创造一个充满机会的世界。 现在你知道了，“好吧，现在我要找这个客户，这个客户会为这种工作支付三个月的费用，现在我可以肯定地在接下来的三个月里聘请一名 VA。” 然后它就从那里开始滚雪球。

约翰·詹奇：是的。 我认为其中的一个关键组成部分是知道你的时间值多少钱。

梅丽莎史密斯：当然。

John Jantsch：因为其中一个理由是它可以让你做更多高回报的工作。 因此，这当然可以扭转局面并为自己付出代价，这样您就可以摆脱 VA 可以为您做的工作。 因此，就发现而言，现在有很多市场，我建议在某种程度上，协会 VA 有点像市场。 Upwork是一个市场。 现在有一些公司、人员配备公司正在将人们置于虚拟角色中。 然后很明显，你可能会在 LinkedIn 或 Facebook 上找到那个独立的人。 您发现开始搜索的最佳流程是什么？

梅丽莎史密斯：最好的过程是确保它是一个透明的过程。 这是我创建 VA 协会的部分原因，因为我只是没有发现有足够的透明度。 客户与我合作时最大的问题是，“我在哪里可以找到合适的 VA？” 然而，具有讽刺意味的是，虚拟助理也有同样的问题，“我在哪里可以找到合适的客户？” 我想为什么这两个人不见面？ 他们正在寻找彼此。 但他们只是没有见面。 你只需要去那个人所在的地方。 正确的。

梅丽莎史密斯：如果我想喝杯咖啡，我要去星巴克。 就是这么简单。 因此，如果我在想，“我在 LinkedIn，我喜欢在 LinkedIn 上工作，我的客户也在 LinkedIn。 我希望我雇用的 VA 也会出现在 LinkedIn 上，我会在那里搜索他们。”

梅丽莎史密斯：如果我想在 Instagram 上建立更多的影响力，我会说，“天哪，我在 Instagram 上不太舒服，但它绝对是一个受欢迎的平台。 我不在那里就错过了。” 我要上 Instagram，我要在 Instagram 上找一个 VA，我要浏览他们所有的东西，我要浏览他们所有过去的视频和照片，我会会找到一个说，“这个人是一贯的。 当他们说话和写作时，这个人知道他们在说什么。 这就是我想说的，我认为他们很专业。 我认为他们可以很好地代表我。”

梅丽莎史密斯：但是知道这一点，然后真正写出一份工作描述，让人们想和你一起工作，然后与你的同事和朋友分享，向他们展示你的优点。

梅丽莎史密斯：因为简单地说，“我需要一个 VA”，并与你的同事和你的朋友分享。 不乏与 VA 合作的人 [听不清 00:21:32]，“哦，我认识某人”，但其他人的 VA 可能不适合您。 这事儿常常发生。 他们就像，“天哪，这个人和他们一起工作，也许我不适合 VA，因为我没有得到与他们相同的结果，”但他们可能将他们的 VA 用于完全不同的事情你需要。

梅丽莎史密斯：所以说真的，“这就是美好的样子。 这是我在我的 VA 中真正想要的。 如果有人认识任何人，请按我的方式发送。” 这也是一个很好的方法。 但是看看你想去的平台，你期望那个人去的地方，然后检查他们的个人资料，确保他们反应灵敏。 如果我在 LinkedIn 上联系 VA 并且她两周没有回复我，显然这不是一个合适的选择。

John Jantsch：嗯，我告诉你，这些年来，我学到了很多东西。 在某些情况下，当我与任何人一起工作时，我几乎可以给他们提供更多信息，无论是设计师还是作家，或者如果我多花 10 分钟来真正彻底地解释我想要什么，我总是能得到它。 如果我不这样做，我只是试图匆匆忙忙地完成某件事，那么它就会被击中或错过，我认为这需要额外的 10 分钟，你将获得 100% 更好的结果。

梅丽莎史密斯：当然。 还有一些步骤是在你认为你找到了合适的人之后不能跳过的。 那就是获取这些参考资料，检查参考资料并进行背景调查。 永远不要随心所欲。 我的意思是，我很想说它一直都是 100% 正确的，但我已经这样做了一段时间，而且我总是做参考检查。 我总是做背景调查。 这只是另一层安心。 你会惊讶于人们会与你分享你即将雇用的这个人的好坏。 它可能会给你额外的推动。

梅丽莎史密斯：就像，“哦，我的天哪，我现在很兴奋，我真的可以开始使用它们了，因为它们有如此出色的参考。” 或者他们可能只是说点什么，你知道，就说，“你知道吗，你真的必须允许她给你反馈。” 这也是一个非常好的建议，所以你知道进去。

John Jantsch：我只是想每个人，我喜欢每个人并信任每个人。 所以这个建议也是我需要听到的。 那么梅丽莎，人们在哪里可以找到更多关于 VA 协会以及您的工作的信息？

梅丽莎史密斯：当然。 您可以访问 Associationofvas.com，当然我们在 LinkedIn、Facebook 和 Instagram 上。 您也可以通过 [电子邮件保护], thepva.com 与我联系。 我在 LinkedIn、Instagram、Twitter 上。 无论您的交流多么容易。 随意这样做，我保证会回复你。

John Jantsch：嗯，谢谢你加入我们，Melissa，希望有一天我们能在路上遇到你。

梅丽莎史密斯：谢谢你给我这个机会。