非营利性数字化转型成功的 3 个秘诀

鉴于 COVID-19 大流行，非营利性数字化转型不再是一种选择。 组织现在面临着前所未有的挑战，并且正在转向技术来远程工作，在线转移筹款活动，并检查他们所服务的弱势群体。

完成此任务并完成任务所需的技术很重要，但您必须制定计划以确保使用这些技术的人员能够成功学习新流程。 无论他们是您的内部员工、志愿者、董事会成员还是您的受益人，他们都必须始终是您的非营利性数字化转型的核心。

从内部角度来看，“数字化转型”一词对您的非营利组织的每个部门都有不同的含义。 随着您的组织向数字化转型，每个角色都需要重新考虑他们如何完成工作并实现目标：

• 志愿者经理在线传输纸质流程和协调
• IT 经理专注于从家庭环境转向全面工作的后勤工作
• 营销团队将面对面的活动转变为虚拟世界中的参与体验
• 发展部门将筹款业务转移到网上
• 执行董事使分散的员工队伍保持一致并朝着相同的目标前进

在您的非营利组织进行数字化转型时，重要的是要记住每个团队的体验如何不同，因为他们几乎都完全在线或通过数字工具组织起来。 下面，我们汇总了三个提示，以帮助确保您的非营利组织在整个过程中牢记每个人，并在数字化转型期间指导您的团队。

1. 将纸质流程转化为数字化

一家大型都市食品银行 Heller Consulting 通常会通过面对面的会议与志愿者合作，在那里他们填写文书工作。 之后，志愿者通过电子邮件或电话与食物银行的工作人员进行沟通，以报名轮班。

项目工作人员认为有必要将志愿者体验转变为数字体验，因为面对面的过程并未随着为其受益人提供服务所需的志愿者数量而扩展。 此外，这不是一个可以轻松在线复制的过程：从数据输入和召集志愿者到面对面会议，每个步骤都涉及到多种人为因素。

因此，他们考虑了志愿者如何以数字方式接收信息，以及食品银行应如何在内部跟踪志愿者数据。 结果是一个在线界面，允许志愿者注册和实时更改班次，创建个性化的志愿者页面，他们可以在其中跟踪时间，并与食品银行工作人员进行交流。 工作人员还可以将志愿者信息直接发送到 CRM，并将志愿者添加到相关的电子邮件系列中。

如果您的非营利组织正在着手将现场流程数字化的项目，请带领您的团队完成以下步骤：

• 与参与面对面流程的工作人员召开会议
• 查看当前流程的基础知识，以免错过任何关键功能
• 询问使用数字工具可以改进什么
• 承认员工对数字化转型过程的担忧。 解决这些担忧可以让团队更好地倾听和集思广益
• 规划新的数字化流程和每个人的新角色
• 实施新技术并向员工传达所有更改和更新
• 为您的员工提供培训资源，使他们能够轻松地使用新工具
• 使用新工具后召开另一次会议重新组织并讨论任何最终调整或更改

2. 从组成体验开始

在开始数字化转型项目之前，请从外向内考虑。例如，如果您的目标是鼓励捐助者和志愿者更多地参与您的组织，那么您必须跨部门合作以缩小对他们最重要的范围具体成分。

通过从这个角度进行数字化转型，您能够思考您的选民正在经历哪些痛点，以及技术如何解决这些痛点。

例如，一个动物救援组织无法跟上他们从正在考虑收养宠物的人那里收到的数千个电话。 因此，他们决定对营销自动化进行彻底改革，并将最初的屏幕步骤转变为数字参与之旅。

这些步骤现在在线完成，并通过确定某人是否有资格收养动物的表格收集信息。 那些不符合资格的人会收到一系列电子邮件，说明他们如何才能获得资格。

对于所有合格的人，他们都会与非营利组织的工作人员进行视频会议采访。 他们还会收到有关如何照顾新宠物的自动电子邮件系列。

在此更改之前，有人会致电避难所（通常不止一次），尝试让工作人员接听电话，并安排预约进入避难所进行面谈。 现在，采用者可以获得快速的虚拟体验，工作人员可以更有效地跟踪所有感兴趣的采用者。

为了帮助您设身处地为选民着想，请向您的员工提出以下问题：

• 人们希望从我们的组织接收和阅读哪些电子邮件？
• 他们会发现哪些类型的社交媒体帖子能激发灵感？
• 他们会喜欢通过直邮或电子邮件接收这些信息吗？
• 是否存在将过多所有权置于选民身上的流程，例如迫使他们多次致电？

从那里，您可以以低成本或试用的方式测试一种新技术工具，以了解它如何为您的组织服务于特定的活动或活动。 然后，评估结果并在考虑创新如何在未来几年继续为您的组织服务时应用它们。

3. 采用变革管理技术来支持您的员工

由于 COVID-19 大流行，全国各地的人们都在家工作，非营利专业人士还必须应对日常工作环境中的数字化转型。

对于非营利组织的领导和主管来说，重要的是要记住，新技术和流程有时会向员工发出他们的工作处于危险之中的信号。 情况并非如此，但当某人需要快速掌握新技能并可能彻底改变他们每天的工作方式时，恐惧就会进入等式。

这种恐惧会导致员工对变革的抵制。 员工有时不会学习新工具，而是回到旧流程，跳过新技术培训，或者直接说他们拒绝学习新方法。

抵制变革是自然而然的事，但由主管与员工进行核对，在整个变革过程中进行有效沟通，并在员工成功使用新的数字工具时庆祝。 在您的非营利组织，您可以帮助管理这一变化，并且：

• 在每周结束时每周向员工大声喊叫，突出显示成功使用新工具或流程的人
• 通过电子邮件发送特定的里程碑更新。 例如，展示 100 名志愿者何时虚拟入职，或营销自动化工具上的第一个电子邮件活动何时上线
• 鼓励正在接受培训的员工使用新工具或流程。 在漫长的一周培训结束后，您可以发送糖果或举办虚拟披萨派对
• 与将面对面流程更改为数字流程的员工安排额外的签到

无论您选择如何帮助管理变革和数字化转型，开放式沟通都是关键任务。 它为员工提供了一种表达意见、感觉被倾听和认可的方式，并为新流程或工具提供任何批评。 在整个过程中，您希望您的员工感到被重视。

在数字化转型项目的物流中很容易迷失方向。 尤其是现在，当有压力让新技术工具为有需要的人服务、筹集资金并与您的员工进行内部沟通时。 此外，可能存在将技术优先于人的诱惑。

请记住：您的员工和社区渴望真正的参与，您可以使用数字工具将其提供给他们。 牢记这些提示，研究技术选项，并问问自己，您的数字化转型方法是否适用于从员工到受益人的整个组织。 有关变更管理及其与非营利组织数字化转型的关系的更多信息，请访问 Heller Consulting 的变更管理资源页面。

这篇文章由专门从事非营利战略和实施的技术咨询公司 Heller Consulting 的营销经理 Kaia Swift 撰写。 她喜欢讲述 Heller 客户的鼓舞人心的故事，他们找到了新的和创造性的方法来利用技术更好地为世界服务。