与洛杉矶文件扫描服务提供商成功合作的要点

随着个人或公司决定外包扫描，将一堆物理回溯文件转换为数字文件，下一个问题将是在选择洛杉矶文档扫描服务提供商时从哪里开始。

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这个问题问起来相当棘手，因此请继续阅读以了解有关洛杉矶文档扫描的基本知识的更多信息，并自信地向服务提供商询问更多信息。

请注意，扫描和成像通常是同义词。

洛杉矶文件扫描技术

潜在客户需要了解的第一件事是成像或扫描技术及其相应软件的基础知识。 许多洛杉矶文档扫描服务提供商都会提供帮助，因为它是一个相当简单但不受欢迎的过程。

具有技术背景知识的客户将更快地掌握项目的整个范围。

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在洛杉矶文件扫描服务开始之前实现公司目标

在使用洛杉矶文档扫描提供商的服务之前，潜在的公司客户应该仔细研究组织的优先事项、目标和目标。 其中一些重要信息可能主要包括：

• 公司保留文件的时间表或需要如何保留文件
• 需要访问记录的人员或用户的数量
• 如何存储、提供和备份记录
• 如果需要一些培训和某种形式的指导
• 如果应该进行测试运行以对程序进行基准测试
• 图像转换需要多长时间
• 如果记录在服务提供商处时易于访问
• 如何维护记录的安全和隐私要求
• 讨论的任何特殊要求

事先对这些数据有答案的客户将允许他们的洛杉矶文档扫描服务提供商推荐适合客户公司文化和预算的量身定制的解决方案。 除此之外，它将确保每个人在签署具有约束力的扫描项目合同之前都在同一页面上。

选择洛杉矶文件扫描服务提供商的提示

客户公司应评估至少 2 家洛杉矶文档扫描服务提供商。 可靠的公司很容易通过搜索引擎或组织网站通过互联网发现。 客户可以访问一个商业网站，看看洛杉矶文件扫描服务提供商是否是一家有信誉的商业公司。 如果有的话，以前客户的在线评论也可以很容易地在网上找到。 企业，洛杉矶文件扫描服务提供商也不例外，也在利用各种社交媒体平台进行营销。 客户还可以检查他们是否在那里活动

如果客户公司与该公司行业或行业内的其他同等规模的公司有良好的关系，客户公司可以联系这些联系人并询问他们之前合作过的任何洛杉矶文档扫描服务提供商或寻求任何建议。

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访问洛杉矶文件扫描服务提供商设施

对于希望寻找信誉良好的洛杉矶文档扫描服务提供商的客户，强烈建议您访问并参观该扫描公司的设施，因为这反映了他们提供的质量、管理和流程。 客户必须亲自了解扫描公司如何处理记录，并充分评估他们作为服务提供商的专业知识和态度。

随着大流行的持续，只有在当地健康指南允许的情况下才要求参观。 如果无法做到这一点，客户可能会要求洛杉矶文档扫描服务提供商提供其他参考资料，例如显示其流程的公司视频。 客户也可以致电扫描公司并要求与生产经理交谈。

参观洛杉矶文件扫描服务提供商设施时，应进行适当的评估。 客户应记录以下内容：

• 制作如何运行
• 使用什么设备以及为什么
• 设施的内部和外部的总体外观是什么
• 员工的整体工作环境
• 处理客户工作的谨慎程度
• 采用最新的行业规范和趋势，以及其他适用的国家标准

确保客户清楚生产过程，并确保他们在无法亲临现场时询问有关情况。

洛杉矶文件扫描服务提供商的专业知识和经验

客户可以根据这一事实了解专业知识和经验的水平。 此外，洛杉矶文件扫描服务提供商应为其流程雇用训练有素的操作员和有能力的主管。 扫描公司的员工应具备足够的知识来面对扫描项目可能出现的任何问题。

当一家公司提供专业的洛杉矶文档扫描服务时，应该遵循其员工顾问在系统设计方面的经验，以及在他们使用的文档管理软件方面的培训和认证。

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洛杉矶文件扫描服务的费用和地点

客户从洛杉矶文档扫描服务提供商那里得到他们所支付的费用。 因此，客户必须提防那些为其服务提供异常低成本的扫描公司。 这可能表明扫描公司可能生意兴隆，财务状况也可能不稳定。 这有时也意味着扫描公司可能会偷工减料以削弱竞争对手。

洛杉矶文件扫描服务提供商也不应向公司收取过高的费用。 文件扫描服务可能需要很多小时的工作，但基于公平市场价值的报价应该是他们工作的基础。 该协议应明确说明所有费用，以便在最终账单到来时不会有任何意外。

理想情况下，当客户公司位于洛杉矶时，他们应该选择离他们所在地也很近的文件扫描公司。 考虑到运输成本和周转时间，这是首选。 选择一家信誉良好且距离公司最近的洛杉矶文件扫描服务提供商是合理的。

事后选择信誉良好的服务提供商并不能免除客户公司的责任。 公司仍然需要记住，由于他们是文件的所有者，因此他们最终对质量和如何最终管理这些记录的系统负责。 但是，如果客户发现自己不确定如何继续保存记录，一个好的洛杉矶文档扫描服务提供商会引导客户完成多种解决方案。