事件是不可协商的。 它们如何适应您的营销策略？

美国教育研究协会 (AERA) 举办美国最大的会议之一，在 6 家酒店举办了 650 多场会议，并为虚拟与会者进行了直播。

参加这些活动的人数达数千人！ 行业领导者称赞组织者在 Twitter（现为 X）上打造了最新会议的无缝体验。

现在，AERA 是模范会议主持人，但他们不再是局外人。 在过去的十年里，我看到成千上万的组织规模达到了这种程度，务实地将活动作为其营销策略的关键组成部分。

会议季节即将到来，活动营销人员正忙着为销售团队的出席做准备。 现在是阅读本文的最佳时机，这样您就可以评估无休止的徽章扫描是否与业务成果相关，或者您是否以营销手段的名义烧钱。

为什么活动应该成为您的 B2B 营销计划的一部分？

活动费用昂贵，但它们是必要的投资，因为它们可以吸引潜在客户并招揽业务。 然而，显示事件的影响并不总是那么简单。 您在活动中获得的销售线索可能不会立即转化，或者根本不会转化。 这是否意味着他们浪费了你的努力？

是的。 如果你将它们作为一种随机的营销行为。

您的问题是未能将事件与整体业务 KPI 保持一致。 这是我从想要举办新活动的客户开始的。

在过去的几年里，我亲眼目睹我们的客户群将活动视为建立社区和加强消费者关系的方式，而不仅仅是推动销售的机会。 如果您想从活动中获得一切，请计划评估品牌知名度、行为数据和直接来自潜在客户的反馈。

增加您的销售额

活动营销人员应在其活动营销策略中承担经过计算的风险，以优化回报。 了解当前的事件形势并愿意适应有助于创造积极的结果。

我们的客户之一 Harbour Wholesale 迈出了大胆的一步，将传统的面对面贸易展览转变为虚拟贸易展览。 但是，他们担心失去供应商信心并错过销售机会，而让零售商参加展会是一个更大的挑战。

改变活动形式是一个巨大的飞跃，我很钦佩那些正在采取这一行动并拥抱技术的公司。 幸运的是，对于 Harbour Food 来说，这一策略调整帮助他们的销售额比最近一次的现场活动增加了 35%。

资料来源： vFairs

不仅如此，他们还能够：

• 超越地理障碍扩大其影响力和可及性
• 生成有形的铅磁铁
• 节省实体场地成本和物流费用
• 更多地利用游戏化和网络功能

收集第一方数据

第三方 cookie 日渐西沉，数据收集正在转向无 cookie 的未来，以实现更好的客户体验和数据隐私。 这对我们营销人员提出了挑战。 如果没有跨站点数据跟踪和第三方采购，我们只能寻找解决方案来：

• 关于消费者的知识差距
• 产品和服务定位失败
• 不完整的反馈循环

在这个阶段，营销人员像救生圈一样紧紧抓住第一方数据。 举办活动是从已经是客户或知道自己面临什么问题并且正在探索产品解决方案的与会者那里获取数据的好方法。

事实上，我们自己的产品团队在过去几个季度投入了大量时间来创建更好的事件跟踪和报告系统，以直接响应我们的客户对更多事件统计数据和数据日益增长的需求。

借助正确的事件技术，您可以消除手动数据收集并提高工作流程效率，从而更轻松地跟踪和分析多个接触点的数据。

为志趣相投的受众提供有针对性的内容

我们最近与 Metaschool 合作，这是一家由 13 名团队成员组成的 Web3 初创公司。 Metaschool 希望向更多的网络开发人员推出其计划。 这是一项艰巨的任务，因此他们决定创建虚拟训练营以使每个人保持联系。

从设置登陆页面到自动化电子邮件活动，一切都在 vFairs 平台内实施。 编程训练营的参加人数增加了 60%，并且在 11 个月内，每节课程的参与者人数以 35% 的速度稳定增长。 该活动取得了巨大成功，一开始就有 20 名开发者报名，还有 300 名等待报名。 Metaschool 通过忠于其愿景并为参与者提供价值来扩大其项目的影响范围。

他们的成功就是为什么您必须创建适合目标受众声音的内容。 活动是提供定制内容的强大工具。 通过精心规划，您可以举办发人深省的主题演讲、互动会议和专门研讨会，为观众带来真正的价值。

与现有客户会面并与潜在客户建立联系

品牌在培育现有关系和建立新联系之间进行权衡。 幸运的是，活动已成为与现有客户和潜在客户互动以塑造未来增长的强大工具。

如今，活动已成为庆祝珍贵关系和展示持续承诺的平台。 通过邀请现有客户参加根据他们的兴趣和需求设计的活动，您可以增强对他们的忠诚度。

在 vFairs，我们举办了名为 DiscoverNext 的年度用户会议，重点讨论活动技术领域内的问题。 该活动向客户和潜在客户开放，去年的活动吸引了 550 人报名。 根据虚拟活动的平均价格，我们产生了 13 倍的投资回报率。

活动还提供了向新受众展示产品和服务的理想环境。 潜在客户将参与符合其独特兴趣的专门会议、研讨会和互动。 这种个性化确保他们离开时对您的品牌有积极的看法。

研究和策略在活动策划中的作用

活动有好处。 但你不能只是出现并期望立竿见影的结果。 我见过一些公司举办活动只是因为这对他们的业务来说是正确的事情。 当他们得到惨淡的结果时，他们会对哪里出了问题感到困惑。 显然，他们跳跃了一两步才导致了这个结果。

您需要一个可靠的计划，其核心在于适当的研究。 它提供了有关流行趋势以及竞争对手如何举办活动的见解。

当你投资深入研究时，我看到了几个方面的积极影响：

帮助确定您的目标受众

全面的受众分析是您活动策划的基础。 将目标受众细分为不同的群体可以让您创造个性化体验，增加参与的可能性。 通过活动内容解决受众的痛点，您可以将活动定位为解决受众挑战的一种手段。

决定形式和内容

了解目标受众的具体情况会对内容、形式、促销计划和活动布局产生巨大影响。 您可以选择现场、虚拟和混合活动，以满足特定受众的需求。 例如，如果您的受众分布在世界各地，并且整个群体无法选择旅行，那么混合或虚拟活动可能是比面对面活动更好的选择。

适当的研究还可以让您有策略地选择会议形式并添加互动元素以增强影响力。 例如，在举办讲座时，添加圆桌会议和小组讨论，以在另一个层面上吸引观众。

研究物流

虽然内容和参与度至关重要，但后勤工作是维持活动的支柱。 研究场地可确保所选空间符合活动的主题和规模。 您可以通过研究与供应商、供应商和赞助商合作，以确保活动的无缝执行。 这还可以让您就预算分配做出明智的决定并实现您的活动目标。

回到美国教育研究协会，从逻辑上讲，举办 650 多场会议并同时举行 100 多场会议是一项艰巨的任务。 在他们的案例中，行之有效的是他们如何整合活动技术来适应出席人数。 与会者创建了个性化议程并跟踪他们想要参加的会议。 这使他们能够消除同时发生的 100 多个会话的噪音。

更令人着迷的是他们的会议引起的轰动。 人们在 Twitter（现在是 X）上分享了他们的经历。 从本质上讲，无缝体验可以为活动组织者、参展商和与会者带来奇迹。

为活动制定数据驱动的决策

当您定义与您的活动目标一致的可衡量 KPI 时，它可以帮助您更好地分析绩效。 通过研究技术解决方案，您可以选择能够在活动期间实现实时数据收集和分析的工具。 基于数据洞察的事后分析可帮助您确定需要改进的领域并完善未来的活动策略。

在活动期间和活动结束后利用数据推动成功

人们都相信运气会带来成功，但我不同意。

今天，我们拥有如此多的数据、成功故事和可靠的例子，我们不必再进行猜测和摸索。

成功的活动营销人员总是做一些吸引我眼球的事情。 在活动之前和之后，我都会收到电子邮件——我们都这样。 但那些脱颖而出的人确实倾向于个性化的见解。 他们采取额外的措施来了解我在活动中做了什么或没有做什么。

例如，我收到一封电子邮件，其中写道：“Younas，我看到您参加了会议 A、B 和 C，但无法参加 X、Y 和 Z，这些是相关主题。 这是这些会议的点播录音，以便您随时观看。”

我是一个忙碌的人，所以在活动中捕捉所有内容可能不是一个选择。 一封充满这种价值的电子邮件会引起我的注意和尊重。

知道要测量什么

为了评估活动的成功，请关注以下关键指标：

• 出席率：通过跟踪活动出席率来评估您的活动吸引相关受众的能力。
• 参与度：会议持续时间、互动率和会议出席率等指标向您展示内容的相关性和受众参与度。
• 热门内容：找出最受关注的内容。 检查内容下载、展位和虚拟区域访问以及网络研讨会视图。
• 潜在客户开发：通过分析捕获的潜在客户的质量及其与您的目标的一致性来评估活动的有效性。
• 转化率：该指标可以深入了解您的活动内容和互动转化为可行结果的程度。
• 投资回报率：比较成本和收入，以确定您的活动是否达到了预期结果并为您的投资提供了良好的回报。

最大化数据收集机会

在事件的动态领域，数据不仅仅是一种资源。 它是一个强大的工具，可以帮助公司提高投资回报率、制定成功的战略并成功吸引受众。

但有没有一种简单的方法来衡量成功呢？ 五年前，活动在技术上并不重要，但现在组织者更容易接受。 如果您可以使用事件技术来跟踪事件之前、期间和之后的活动，那么归因总是会变得不那么痛苦。

活动可以帮助您的公司实现哪些营销目标？

在营销方面，如果您不使用事件，那么您就已经落后了。 它们是实现营销目标最有力的工具之一。 从建立品牌知名度到培养思想领导力，活动提供了一个动态平台来引起目标受众的共鸣。

与企业合作伙伴一起获得新的收入来源

活动为公司与新赞助商建立利润丰厚的合作伙伴关系铺平了一条独特的途径。 与企业合作伙伴合作可以丰富您的活动的价值主张并释放共同成功的机会。

自2018年以来，全国城市联盟一直与vFairs合作举办年度会议。 他们最近举办的活动的出席人数增加了 200%，这最终为他们带来了新的收入来源。 只要愿景明确，任何公司和行业都有机会从活动中受益。

增强客户联系

客户关系是您企业的命脉，您的活动会促进您培养这些新关系和建立社区的方式。 看看 Mitel 用户组年度活动就知道了。 在上一次活动中，他们分享了如何设法增强客户关系、增强品牌忠诚度并巩固其作为以客户为中心的行业领导者的地位。

资料来源： vFairs

培育新线索并解冻冷线索

通过与会者互动、注册和参与来寻找潜在客户。 活动甚至可以让您通过向冷漠的潜在客户提供新的、有价值的内容和引人入胜的体验来重新激发他们的兴趣。 休眠的销售线索可以被唤醒，这样他们就可以进入销售漏斗。

拓展新市场

您可以在活动中使目标受众和客户群多样化。 公司可以通过量身定制的方法来开拓新的市场和行业，以适应新受众面临的挑战。 通常，我们的贸易展客户重视与潜在客户面对面的交流，以留下难忘的印象，并在以后通过后续行动培养他们。 他们不愿意举办虚拟活动，因为他们认为自己无法获得相同水平的参与度或影响力。 但像 OGC Global 这样的客户主办虚拟房地产贸易展，最终的出席率只有 50%，而现场活动的出席率为 30%。

强化品牌认知度

您可以通过举办专家小组、信息研讨会和行业讨论，将您的公司定位为思想领袖。 此类活动支持品牌信誉和信任。 有意义的互动塑造了与会者对您品牌的看法。

推出新产品和服务

活动是展示新产品和服务的理想选择。 与会者先于其他人获得第一手经验，使他们能够动态地了解功能和优点。 最好的部分是，您可以在活动期间收集有关新作品的即时反馈，以便您可以根据实时见解改进产品。

将活动纳入营销计划时要避免的常见错误

即使采用最好的方法，陷阱也必然会阻碍活动营销策略的有效性。 让我们来谈谈如何降低犯这些非常常见的错误的机会。

未能与公司目标保持一致

活动必须有超越奇观的目的。 公司认为举办活动是个好主意，但他们通常不会投入时间来规划这些活动如何与其业务 KPI 联系起来。 确定这个具体目标，然后围绕它开展营销工作。 如果事情没有回报你的努力，就不要投资。

对传统活动形式的依赖

活动格局经常发生变化，每个角落都有新的创新。 随着技术的发展，与会者对活动的期望也发生了变化。 作为主持人，您需要适应并提出创造性的解决方案，以提供互动且引人入胜的体验。

活动组织者坚持传统的活动形式，但这对他们来说并不奏效，因为吸引与会者的注意力变得比以往任何时候都更具挑战性。

五年前，一个纯粹专注于内容传播的会议本来可以很好地发挥作用，但人们在工作中已经有很多社交途径。 由于越来越多的专业人士远程工作，他们在活动中寻找交流机会。 利用他们的搜索来设计您的与会者想要的活动。

缺乏与其他营销渠道的整合

从历史上看，新闻稿一直是宣布活动的首选媒介，但它不再是活动营销人员可用的唯一途径。 在多渠道参与的时代，应用整体方法。 利用电子邮件营销、LinkedIn 和 TikTok 向更广泛的受众宣传您的活动。

事件绩效指标不正确

作为组织者，您有机会利用数据收集的力量来发挥自己的优势——不要错过这一机会。

忽视事件的表现及其分析是一个错误。 它会导致资源浪费并且无法确定需要改进的领域。 利用事件技术来衡量您的表现。

旧后续音高拍的附件

您在后续沟通中所写的内容很重要。 与潜在客户的过时且通用的消息传递会破坏您的活动的积极印象。

当您跟进与会者时，请参考您在活动期间与他们进行的互动。 这可以帮助他们记住你是谁，这样他们就不需要将这些点联系起来。 您的潜在客户也很欣赏您为个性化外展所做的努力，而不仅仅是发送模板。

在您的电子邮件中包含与他们在活动中向您提到的兴趣和挑战相符的资源。 这种量身定制的方法增强了与您的公司建立联系的价值。

创造产生成果的体验

通过精心的规划和创新的执行，您可以精心策划活动来增强您的品牌形象，实现新的收入目标，并为您提供做出明智业务决策所需的信息。

您举办的每种类型的活动的成功看起来都不同。 对于会议组织者来说，获胜可能包括扩大影响范围和提高参与度。 贸易展览主办方可能会追求更高的销售额，而招聘会委员会可能会专注于寻找新人才。

尽管每个用例都有不同的指标，但主办方需要确保与会者沉浸在您为他们量身定制的体验中。 参与和联系的机会越多，您的活动就越能与您的潜在客户产生共鸣。 他们会在活动持续时间之外记住其影响，期待您的后续行动，并以开放的心态加入您的演示通话。

好消息是，借助 vFairs 等活动技术，您可以为活动实现这一切，无论活动规模、类型或设置如何。

这篇文章是 G2行业洞察系列的一部分。 所表达的观点和意见仅代表作者个人观点，并不一定反映 G2 或其工作人员的官方立场。