如何管理电子邮件列表：最佳实践和顶级工具

电子邮件营销人员面临一个非常普遍的问题：我们应该花时间主动审查和更新我们的电子邮件列表，还是应该专注于外展并在出现问题时解决问题？

销售和营销团队希望优先考虑外展是有道理的，因为它是管道增长的核心驱动力。 但如果这样做，您可能会通过错误的电子邮件列表向客户发送电子邮件，从而无意中损害您的品牌声誉。

在这篇文章中，我们将探讨电子邮件列表管理的常见障碍、有效更新联系人详细信息的最佳实践，以及在电子邮件列表管理工具中寻找的内容。

什么是电子邮件列表管理？

电子邮件列表管理是指您的团队收集、更新和使用订户信息的多种方式。 这是一个必不可少的过程，因为它确保您的团队可以从电子邮件外展中获得最大价值、建立持久的客户关系并推动销售。

电子邮件列表管理的常见挑战

即使是经验最丰富的营销人员也面临着电子邮件列表管理方面的挑战。 想一想：您正在处理海量不断变化的数据。 而且，您需要能够快速行动以充分利用这些数据。

团队在电子邮件列表管理方面面临的一些最常见挑战包括：

列表增长和保留

每个电子邮件营销列表都从零联系人开始。 增加您的电子邮件列表可能具有挑战性，如果他们的列表增长速度比他们希望的慢，许多营销人员会气馁。 更不用说，随着时间的推移，您的一些订阅者会取消订阅，并且您的列表会随着您的联系人更换工作或联系信息而自然减少。 你常常会觉得自己向前迈了一步，又向后退了两步。

关键是要优先考虑电子邮件列表的质量，而不是数量。 与高度参与的客户一起使用较小的联系人列表比让不相关或不感兴趣的受众淹没您的电子邮件列表更有价值。

抵制购买任何电子邮件外展列表的诱惑——它们通常充满垃圾邮件陷阱，并不是某些团队认为的简单解决方案。

电子邮件送达率

无论您的电子邮件列表中有多少联系人，您可能无法联系到其中一些订阅者的原因有多种。

电子邮件可能会被路由到垃圾邮件文件夹或产生硬退回或软退回，这意味着邮件未送达。 对于团队来说，解决这些退回的电子邮件并监控他们的电子邮件送达能力至关重要——他们到达收件箱而不是垃圾邮件文件夹的能力。

如果您的交付能力突然下降，请暂停外展，直到您确定问题所在。 您是否实施了正确的电子邮件身份验证协议？ 你是不是联系得太频繁了？ 您的客户电子邮件是否过时？ 如果您在送达率很低的情况下继续发送电子邮件，那么您就是在浪费您团队的时间，并有可能破坏您的发件人声誉。

个性化

收集和存储您的电子邮件订阅者详细信息是一回事，但有效地使用该信息来个性化和丰富他们的体验是电子邮件营销取得成功的关键。

您存储在电子邮件列表中的信息应该是可操作的，并且对客户有明显的好处，例如使用客户姓名和头衔在电子邮件中称呼他们，并使用他们的位置突出当地商店的产品。 决定要存储哪些信息以及如何确保以正确的方式使用信息是电子邮件列表管理的一项持续挑战。

数据孤岛

除了我们上面讨论的个性化挑战之外，您的客户数据可能分布在您组织中的几个不同系统中。 各种团队使用您的数据来满足特定需求，并且您的组织中通常存在脱节。

数据孤岛是营销团队面临的主要挑战，因为这意味着您可能无法在电子邮件营销工具中完全了解个人订阅者的详细信息。 营销、销售和每个面向客户的团队必须就数据的收集方式和存储位置保持一致，以确保您可以单一查看客户数据。

电子邮件管理工具如何帮助您？

尽管您的销售代表总是需要对您的电子邮件列表进行一些手动维护，但有一些电子邮件管理工具可以解决我们上面讨论的挑战，并使您的销售代表能够充分利用您的客户数据。

为什么团队应该采用电子邮件管理工具？ 一些好处包括：

电子邮件验证

许多高级电子邮件工具可以在您点击发送之前验证您的客户电子邮件并确保地址正确无误。 电子邮件管理工具可以捕获拼写错误、不正确的电子邮件域以及其他一些可能导致您从外展中产生硬退回的问题。

列表修剪

随着您的列表增长到成百上千的联系人，验证您的客户详细信息和更新您的外联列表变得难以管理。

电子邮件管理工具可显着减少列表卫生的繁重工作，帮助您更新客户详细信息、删除过时的地址以及比任何人单独完成的更快、更准确地划分列表。

隐私遵守

有关客户隐私的法律和标准不断改变营销人员获取和使用客户数据的方式。 一个明显的例子是 Apple 的 Mail Privacy Protection，它于 2021 年 9 月发布。（您知道如何在后 MPP世界中管理您的列表卫生吗？）电子邮件管理工具可帮助您领先于最新的隐私法规并保护您的品牌从潜在的法律问题。

实时数据上报

将您的外展数据转化为可操作的见解可能需要您的团队成员数天或数周的时间。 使用正确的电子邮件管理工具，您可以在几秒钟内访问报告，以衡量和更好地了解您的电子邮件营销成功、电子邮件列表的健康状况以及您可以改进的方式。

释放更高的生产力

我们在上面分享的每一个好处都会为您的团队节省时间。 最好的电子邮件管理工具将无缝融入您团队的日常工作流程，并与您用来管理客户数据的所有工具集成。 通过验证电子邮件、自动修剪列表并提供准确的数据报告，电子邮件管理工具可以显着简化您团队的工作并改善他们的结果。

基本电子邮件营销列表管理最佳实践

无论您使用哪种工具来帮助您进行电子邮件营销，都应遵循一些有关如何管理电子邮件列表的最佳做法：

保持电子邮件列表卫生

与我们上面解释的列表修剪相关联，您的电子邮件列表卫生将决定您在销售和营销推广方面的成功程度。

由于以下几个原因，您的电子邮件列表的质量会随着时间的推移而下降：

• 订户更改电子邮件地址（特别是当他们换工作时）
• 您的代表不小心拼错了客户详细信息
• 客户在您的系统中变得重复
• 一些订户变得脱离

培训您的团队了解客户数据可能恶化的各种方式以及如何解决这些问题。 您可以在这篇关于列表卫生的帖子中详细了解如何通过三个步骤清理您的电子邮件列表。

让订阅者选择电子邮件的频率

让您的订阅者控制他们收到您的消息的频率以及哪些主题将大大有助于提高您的电子邮件营销成功率。 允许客户表明他们希望多久收到一次您的品牌电子邮件，无论是每天、每周还是每月。

解释您可能发送的各种类型的电子邮件——例如新产品推荐、销售提醒或忠诚会员信息——并让他们选择他们想要接收的电子邮件。 电子邮件首选项中心是提供这些选项的理想场所。

细分您的受众

您的电子邮件营销列表中的每个人都与您的品牌有着独特的历史，并且与您的其他客户有着不同的需求。

按受众、主要买家角色或生命周期阶段对您的电子邮件列表进行细分对于发送相关电子邮件和保持订阅者参与至关重要。 如果您向所有客户发送相同的信息而不考虑他们的需求，他们会意识到您并不关心他们作为个人，并且对您的品牌的忠诚度降低。 改善受众细分的一种方法是对您的电子邮件进行 A/B 测试，看看不同的角色对不同的消息元素有何反应。

让退订变得容易

如果您的订阅者没有简单的方法从您的列表中取消订阅，他们会将您的邮件标记为垃圾邮件（并可能形成对您公司的不利看法）。 退订不会影响您的整体电子邮件送达率——垃圾邮件投诉会。

我们明白了——您想保留尽可能多的订阅者，失去任何订阅者都感觉像是倒退了一步。

但你必须尊重你的客户和他们的自由。 在您发送的每封电子邮件中包含一个允许人们退订的链接，并包含一个可选部分供他们解释他们退订的原因。

请记住：他们可能更愿意以其他方式接收您的通讯，而这次再见可能只是稍后再见。

有机地增加您的列表

我们之前已经说过，但值得重复：不要购买电子邮件列表。 将外展发送到购买的电子邮件列表是一种有保证的方式，会损害您的电子邮件送达率并可能完全破坏您的发件人声誉。

以有机的方式增加您的电子邮件营销列表。 要求客户在销售点和社交媒体帖子中注册您品牌的电子邮件。 举办竞赛和抽奖活动，鼓励他们注册您的电子邮件。

有机增长是获得与您的品牌实际相关的订阅者的最佳方式。

优化您的选择加入表格和流程

当您寻求有机地增加您的电子邮件营销列表时，您将依靠选择加入表格让人们向您提供他们的联系信息。

确保您在这些表格中只要求提供基本信息，并确认每个表格提交都适当地路由到您的 CRM 或其他数据存储解决方案。

在所有表单上启用验证码测试，以过滤掉可能为您提供不准确或不相关的订阅者详细信息的机器人。 最后，实施双重选择，订阅者将在正式添加到您的列表之前通过电子邮件确认他们的订阅。

什么是有效的电子邮件列表管理软件？

当联系人少于 100 个时，管理您的电子邮件列表可能很容易，但任何更多的联系人很快就会变得太多，无法通过完全手动方式处理。

电子邮件列表管理软件可以帮助您简化我们在这篇文章中讨论的所有内容，并为您的计划成功注入更大的信心。 当您为您的团队评估潜在的电子邮件列表工具时，我们建议您探索这些关键特性和功能：

客户关系管理整合

如果电子邮件列表工具无法连接到您的客户数据和您用来进行外展的工具，那么它就不会为您提供任何价值。 询问可用于您的预期解决方案的 CRM 集成——它是否与您的团队用来存储和管理客户数据的所有工具和系统相连？

详细报告

最好的电子邮件营销工具包括强大的报告功能，可让您一目了然地了解与电子邮件程序运行状况相关的关键指标。 查看每个潜在的电子邮件列表管理软件提供的报告，并询问如何根据您的特定电子邮件营销目标对这些报告进行排序、过滤或自定义。

适当的分割

个性化是电子邮件营销的共同挑战，但正确的工具可以让这变得轻而易举。 大多数电子邮件列表解决方案允许您细分受众并根据他们的人口统计信息和购物行为创建列表。 如果没有工具，细分很难管理 - 每次获得有关个人订阅者的相关信息时，您都需要手动更新电子表格，而且人为错误的空间很大。

研究每个前瞻性工具提供的细分深度，以帮助您了解哪些工具可以为您提供所需的精细定位。

自动化能力

任何营销工具的主要优势之一是它提供的自动化功能。 您的电子邮件列表软件如何使您的代表的工作更轻松，并阻止他们将时间浪费在重复的管理任务上？ 评估您的预期列表管理工具可以提供哪种类型的自动化，并量化可以为您的代表节省多少时间。 这些节省可以帮助您证明解决方案的潜在成本是合理的。

直观的界面

使用电子邮件列表软件的难易程度将极大地影响您的团队加快速度和提高工作效率的速度。 考虑您的预期解决方案有多少学习曲线，并询问您可以获得哪些支持级别来提升您的团队。 提供商是否提供操作文档或视频？ 您能否获得培训和实践支持？

干净的电子邮件列表推动业务向前发展

您团队中的每个成员都有责任保持您的电子邮件外展列表干净。 彻底解释您的客户数据质量将如何随着时间的推移而下降，并教会您的代表如何发现和更正不正确的客户详细信息。

大多数团队都希望找到一种电子邮件列表管理工具，它可以解决最常见的问题并显着简化团队的工作。 如果您的电子邮件外展列表包含数百个联系人，那么一个工具是必不可少的。

使用干净的外展列表是改进电子邮件营销的第一步，但要通过电子邮件获得有意义的结果还有许多其他考虑因素。

如需更多专家指导以应对电子邮件的最新挑战，请查看我们的点播网络研讨会“将 AI 应用到电子邮件中：10 个专家预测以强劲的开局。”