我们如何举办一场吸引 10,000 多名与会者的虚拟活动

与世界各地的许多其他公司、非营利组织、新婚夫妇和毕业生一样，Classy 制定了在 2020 年举办面对面活动的宏伟计划。在过去六年中，我们举办了协作会议，这是一个面向非营利专业人士的会议。 Collaborative 是为期四天的体验，为非营利专业人士提供学习的机会，与行业专家和志同道合的同行联系，参加多事的欢乐时光，并为他们的使命重新获得灵感。 但在 2020 年 3 月的第一周，随着 COVID-19 迅速从新闻中的简短提及演变为全大写标题，我们的活动团队知道我们无法保证现场活动。

“转移到虚拟活动的过程并没有掉以轻心，”高级活动经理 Taryn Crowder 说。 “当我们第一次开始监测 COVID-19 的情况时，我们根据病毒接下来发生的情况制定了几个不同的危机计划。 那些最初的危机计划并没有持续多久——我们不得不在几周内几乎每天都转向新的危机计划，因为随着疫情的迅速变化，事情发生了变化。 这些危机计划包括沟通和运营策略。”

为了帮助您的团队重新构想您的面对面活动，我们请了我们的五位关键团队成员分享他们的建议和经验教训，将面对面的活动转变为虚拟体验，在短短两个半月内就吸引了 10,000 多名与会者。 请继续阅读高级活动经理 Taryn Crowder 的讲话； Brooke Hearn，高级活动策划师； Anne Guillen，高级活动内容营销人员； Irene Webber，高级视觉设计师； 和 JP Angers，高级视频制作人。

第 1 课：评估风险、进行研究并迅速行动。

问：请解释您决定如何从面对面活动过渡到虚拟活动的初始过程。

Taryn：我们首先需要通过现场活动开始评估我们的风险。 这包括审查所提供服务的已签署合同和到期账单。 我们开始与我们的每个供应商、酒店和场地进行外展。

我需要与不可抗力进行法律斗争，为此我需要知道：我们可以退出和不能退出的协议，以及提供了哪些服务，以便我知道我们已经投入了多少钱现场活动。

Brooke ：当我们在考虑如何取消或推迟面对面活动的协议时，我们还在会议上花费了数小时来准确制定虚拟活动的样子、我们将提供什么以及何时提供。

除了重新构想活动之外，我们还应对完全虚拟活动带来的新挑战。 我们很幸运有几位可以依赖的技术专家，比如我们的视频制作人和 IT 团队。

问：在这个过程中，您有什么想法或顾虑？

Taryn ：我们之前都没有计划过虚拟活动，所以我们需要研究技术； WiFi等IT需求； 扬声器准备好在他们各自的家中获得良好的照明、声音和 WiFi； 虚拟环境的赞助机会，虚拟环境的网络机会等。

问：向虚拟活动的过渡对计划内容有何影响？

Anne：从内容的角度来看，这很困难，因为我知道我们将不得不迅速采取行动，但在我们弄清楚虚拟活动的逻辑和技术情况之前，我无法开始整合内容。

一旦做出这些决定，我们很快意识到我们不能使用我们已经为面对面活动固化的会话。 他们不适应当前的气候，也没有为会议创造理想的流程。 我们重新启动了决定会议主题和重点的过程，策划了主题领域，然后确定了适合这些主题的新演讲者。

Taryn：从第一天开始，内容规划就是时间表的一部分。 我们问自己的第一个问题是我们应该提供多少次会议？ 我们认为人们不会对整天坐在电脑前感兴趣，我们认为他们会想安排自己的日程安排。 这在我们最终选择的技术中也发挥了关键作用。

我们必须从内容重新开始，因为我们生活在一个新世界，人们需要与以前不同的内容。 因此，我们需要与行业专家和非营利组织进行对话，以准确了解他们正在经历的事情，从而准确了解他们需要我们提供什么。

我们讨论的几个问题：

• 人们会想报名参加这个虚拟活动吗？ 我们如何激起他们的兴趣？
• 市场是否因 COVID-19 响应内容而过度饱和，这意味着没有人需要我们的内容？ 我们在 4 月份挑选的内容在 6 月份是否仍然具有相关性？
• 其他虚拟事件是什么样的？ 我们现在可以从别人身上学到什么？
• 我们有来自世界各地的与会者在收听，那么我们应该为会议使用什么时间范围？
• 活动的名称是什么？
• 我们会有一个主题吗？

起初，我们决定不设置主题，因为我们有这么小的窗口来完成所有工作。 但是，在与演讲者交谈时，我们意识到已经出现了一个有机的主题：适应。 因此，我们选择将其与 Classy 的核心价值观之一联系起来：适应和克服。

有太多未知数，我们不得不对其中许多问题做出最有根据的猜测。 我们致力于提供强大的社交机会，并花费大量时间研究如何做到这一点。 我们还以参与者的身份报名参加了许多虚拟活动，以获得第一手的曝光率。

由于我们正在创建一个全新的活动，因此我们必须创建一个新徽标。 首先，我们需要知道新名称是什么，所以我们举行了内部头脑风暴会议来弄清楚。 然后，我们联系了我们的设计团队，并要求他们提供一些徽标选项。

非营利组织的分步要点：

• 通过查看供应商协议和合同来评估更改计划的风险。
• 进行研究以了解虚拟活动在必要技术和功能方面的要求——包括必需品和必备品。
• 查看您计划的内容或活动日程，开始集思广益，为虚拟观众进行调整。
• 参加其他虚拟活动以获得灵感。
• 在问题出现时创建一个运行列表，以提醒您的团队您需要回应或准备的所有新元素。
• 循环访问您的设计师或负责创建品牌资产、设计活动页面、更新网站等的人员。

第 2 课：制定新的预算和应急计划。

Taryn：创建新预算时的另一个关键步骤是决定是否退还已经购买现场活动门票的人，以及虚拟活动是否免费。 我们想立即就这两个项目通知每个人，我们决定每个人都将获得全额退款，并且新活动将是免费的。

我们还与我们的业务发展总监查理·安德森（Charlie Anderson）就他可以通过赞助一项未经证实的活动带来多少收入进行了对话。 这也是预算创建过程的关键组成部分。

在我最终确定预算之前，所有这些事情都需要完成。 在计算了我们能拿回什么、不能拿回什么以及潜在的赞助收入之后，我开始了新的预算。

然后，我根据以下内容创建了三个不同的事件应急计划：

1) 一个在 6 月仍保持社交距离的世界。

2) 一个没有强制保持社交距离，但人们仍然害怕旅行的世界。

3) 一个一切都恢复正常的世界。

每个应急计划都有自己的预算。

非营利组织的分步要点：

• 计算您可以从您的原始活动合同中收回什么，不能收回什么。
• 确定您的活动是免费的还是有入场费或最低筹款额。
• 与可能带来赞助或公司合作伙伴的领导或董事会成员交谈。
• 尝试尽可能多地进行预测并制定备份计划，以便您尽可能为虚拟活动带来的任何新挑战做好准备。

第 3 课：在您的初始沟通中保持诚实和热情。

Taryn：在 3 月的第一周，我联系了我们的传播和品牌高级经理 Krista Lamp，了解她对向我们的与会者发送消息的想法，让他们知道我们正在监控情况。 我们需要在内部和外部消息传递上保持一致，但首先，我们需要知道我们的计划是什么。

我们没有具体的事件危机计划，因此我们必须创建该文档。 我们还需要整理一份新闻稿，更新我们的网站，并发送内部常见问题解答，了解如何在客户或潜在客户询问我们的计划时做出回应。

我们最初向内部和外部的每个人传达的信息是，我们正在监控情况。 但是，我们（执行领导层和主要利益相关者）知道我们必须取消活动，并正在研究我们的选择。

当我们决定是否要着手创建一个虚拟事件时，我们一直把它放在胸前。 一旦我们知道这会发生，我确实让营销、设计和网络开发团队的其他一些人知道我们要取消活动。 他们是在其他人之前被告知的，因为我们正在努力发布现场活动网站的第 2 阶段，我不希望他们浪费时间在我们将很快开始着手的事情上。

Anne 的专业提示：创建内部谈话要点文档。 我们为 2 月份刚刚推出的面对面活动创建了一个，我们不得不返回并为虚拟活动创建一个新的。 我们基本上将我们在网站上写的内容作为常见问题解答，并将其整合到内部谈话要点文档中，其中包含更多详细信息，以便 Classy 团队成员能够谈论该事件。

问：其他 Classy 团队成员听到您的活动将是虚拟的后有何反应？

Taryn：转向虚拟意味着创建一个全新的活动。 我们在最初的事件上做了很多工作，所以无法看透这件事有点难过。

但是每个人都支持并愿意介入以帮助我们的团队。 我们需要团队中的每个人和整个公司的利益相关者都参与进来，每个人都以不可思议的方式挺身而出。

对于我们是否可以做到这一点，这是否会是一种积极的体验，以及人们是否真的会注册，最初存在一些怀疑。 为了帮助减轻这些疑虑并保持我们内部团队的积极性，我们研究了如何最好地传达我们正在做的事情，以便其他人了解我们对此的认真程度。

Brooke：由于最初的怀疑，我们必须与 Krista 合作，不断与我们的整个团队进行沟通，并向他们展示我们将实现这一目标，而且这将是非常棒的！

非营利组织的分步要点：

• 尽早并经常与您的关键决策者会面。
• 创建有关您如何处理此问题的文档，以便您将来可以参考“事件危机计划”。
• 写下你的信息（即使是“我们正在监控情况”），让你的听众知道你知道。 然后在以下地方使用该措辞：
  • 新闻稿
  • 网站更新
  • 活动页面
• 创建常见问题解答等内部文档，以便您的团队更新并知道如何处理传入的问题。
• 在您最终确定时保持细节安静，以便在您准备推出之前不会发布信息。
• 一旦你做出决定，通知你的整个团队并分享你对尝试新活动的兴奋，这样你的团队就会感到兴奋而不是紧张，他们可以与你的支持者分享这种能量。

第 4 课：对演讲者、赞助商和与会者保持透明。

问：您是如何以及何时与演讲者和赞助商谈论将活动转移到网上的？ 你有收到任何回击吗？

Taryn ：我们在发布任何其他外部通信之前通知了我们的赞助商和演讲者我们的决定。 我们联系了他们，宣布我们将进行虚拟化，并询问他们是否仍想参与该活动。

Brooke：来自赞助商的最初反馈很好，但虚拟地为他们创造新价值是一项挑战。 这促使我们对赞助更具战略性，以确保对他们有利。

安妮：我与我们为现场活动确定的每位演讲者建立了电话联系。 这是与演讲者保持良好关系、解释我们策略中的未知因素以及在新的可能主题或如何旋转主题以适应新焦点的好方法。

这些与演讲者的对话帮助我们提出了我们的主题“适应和克服”，并激发了我们的一些技术战略。 我们最终保留了一些最初的演讲者，但无法保留其他人，但我认为他们都非常高兴围绕它进行了讨论，并帮助我集思广益，讨论如何让这次会议对与会者有价值。

问：您是如何与与会者谈论该活动在线上进行的？ 你有收到任何回击吗？

Taryn：对我们来说，重要的是向我们的潜在注册人和当前的现场活动注册人提供一些明确的方向，说明 Classy 在确保每个人安全方面的立场，他们如何以及何时收到退款，我们将要做什么来代替现场活动，我们对是否收费的决定等等。

我们需要确保在所有渠道上宣传。 我们在网站上添加了一个促销栏，其中包含一个带有我们消息的新登录页面，我们将消息发布到社交媒体上，我们发送了电子邮件。

一旦我们发出电子邮件通知与会者取消现场活动，我只收到与会者的积极评价。 每个人都通过电子邮件表示支持，并感谢我们在减轻疾病传播方面采取的积极立场。

自从我们宣布我们会从一开始就自动退款给任何人，这减少了原本会大量的电子邮件。 我们还在我们的电子邮件（和我们的网站）中宣布，我们正在研究一个虚拟活动，所以我收到了与会者的积极反馈，期待听到更多细节。

Brooke：我还收到了很多来自赞助商的很好的反馈，他们在其他赛事中遇到困难，要么等到最后一分钟才取消，要么不退还他们的赞助费。 然后在路上，许多与会者对虚拟活动是免费的感到非常兴奋！

非营利组织的分步要点：

• 尽快将您的决定告知您的外部利益相关者（例如演讲者、赞助商和公司合作伙伴），最好在公开之前告知他们，以便他们知道您感谢他们的支持并希望与他们合作。
• 创造性地思考如何通过虚拟活动继续为赞助商提供价值。 例如，我们在会议开始时、开幕式和闭幕式主题演讲前后、电子邮件、社交媒体以及活动网站的页脚中向赞助商大声疾呼。
• 如果可能的话，邀请活动发言人、特邀嘉宾或赞助商进行对话和头脑风暴，以分享关于如何创建最佳活动的想法或见解。
• 使您的消息高度可见（主页、电子邮件、社交媒体），以便任何对您的活动感兴趣的人都知道它将是虚拟的以及如何了解更多信息。
• 指定您的团队中的一名或几名成员来监控社交媒体并回答问题，以让您的支持者了解最新情况。

第 5 课：在整个过程中与与会者保持一致的沟通（发送大量电子邮件）。

Taryn：在整个过程中保持一致的沟通是关键。 我们创建了一个团队范围的电子邮件营销日历。

以下是我们发送的电子邮件的概述：

• • 一封电子邮件，通知我们正在监控情况的每个人
  • 一封电子邮件，通知所有人活动被取消，他们会收到退款，我们正在调查一个虚拟活动
  • 一封电子邮件，宣布虚拟活动、新活动网站以及注册已开放
  • 在我们打开会话选择之前，一致的营销电子邮件以促进新演讲者继续炒作
  • 然后宣布会话选择已打开的电子邮件
  • 活动前最后三周内的每周倒计时电子邮件
  • 宣布主题演讲者说明的电子邮件，以利用我们的网络平台进行活动
  • 为我们的网络平台创建帐户、下载 Zoom 和兴奋的一周提醒
  • 活动结束后，我们立即发送了一份与会者调查表，宣布了 2021 年活动，提供了其他后续内容，并包含了有关我们的扩展会议库的信息，我们将在其中发布现场会议的录音以及 15 场奖励会议。

非营利组织的分步要点：

• 建立一个负责编写和安排电子邮件的人。
• 创建可用于电子邮件和社交媒体的品牌资产，为您的活动保持一致且有凝聚力的品牌。
• 指定负责通过电子邮件或社交媒体回答潜在问题的团队成员。
• 继续发送更新并使用您的电子邮件在您的活动之前激发兴奋。
• 在活动期间和活动结束后跟进所有与会者，询问他们的经验，以便您了解更多关于哪些有效、哪些无效以及下次可以尝试的信息。

第 6 课：不要只是翻转您的面对面消息传递和活动策略。

问：在宣布将是虚拟活动后，您是如何调整消息传递的？
Taryn：有些人可能没有意识到我们创造了一个全新的活动。 我们必须创建新的卖点、新的主题和谈话轨道、新的活动描述、新的常见问题解答、新的注册流程、新的网络语言、新的电子邮件副本等等。

Brooke：创建虚拟活动最具挑战性的部分之一是创建所有新的副本和消息传递。 我们有数年的复制和学习经验可供面对面协作。 对于虚拟活动，我们必须创造一切。 我们为 Slack 和 Braindate 等网络平台编写了新的网站副本、新的说明指南，以及用于营销电子邮件的新副本。

安妮：根据演讲者、会议和听众的不同，几乎每个主题都必须改变语气和信息。 几乎每次新会议的重点都是解决和应对危机时刻——最初是 COVID-19，然后是种族和社会紧张局势。

思考我们在这些会议上与谁交谈非常重要。 例如，我们的“连接您的事业”会议面向那些难以将其事业与 COVID-19 联系起来的非医疗保健非营利组织。 另一方面，我们的讲故事会议涵盖了对从事医疗保健的非营利组织以及与 COVID-19 救济无关的非营利组织的提示。

非营利组织的分步要点：

• 请记住，这是一个新事件。 虽然某些方面可能保持不变，但如果您要从现有或年度现场活动过渡到虚拟活动，请将其视为新活动。
• 这将包括新的信息，并可能包括新的品牌和设计。
• 根据您的活动，您可能需要更新预定的演讲者或内容，或者您​​与与会者互动的方式。 例如，如果您正在举办虚拟晚会，则必须确保您有一个强大的娱乐时间表，因为与会者之间交谈的机会将会减少。

第 7 课：更新您的品牌和设计元素。

问：您是如何开始为仍在完成的活动更新品牌和设计元素的？

Irene（高级视觉设计师）：我们知道我们需要更新网站、广告、促销、电子邮件和标牌的品牌和设计元素。 我们与活动团队会面，讨论后勤和时间表，然后开始模拟徽标创意。

为避免从头开始，您可以将副本添加到活动名称下方的宣传图形中，以表明它是虚拟的。 但是，如果您通常使用以前现场活动的照片，请尽量不要过于依赖它，因为观众阅读虚拟活动时会感到不安，但会看到现场活动的图像。

如果没有可供选择的自有照片库，您可能会觉得有义务在计算机上包含人物的库存图像以强调新的“虚拟”角度，但这不会为您的活动带来活力。 它实际上可能会减损你试图创造的能量！ 相反，尝试通过您的品牌中的颜色、图案或其他设计元素为您的活动注入活力。 您会惊讶于如何有效地使用颜色和图案可以唤起一种兴奋的感觉，让人们为您的活动打气。

Brooke ：我们考虑的另一个要素是确保一切都尽可能清晰和信息丰富。 在现场，我们通常有优雅的工作人员四处走动，随时准备为与会者提供任何可能需要的帮助。 通过虚拟活动，您没有信息亭或工作人员可以让与会者随意停下来提问。 因此，我们知道我们需要在活动宣传资料中更加清晰，并提供大量信息以尽量减少问题。 我们从头开始创建了许多此类抵押品。

我们还希望为我们的扬声器保留一个面对面的元素，因此我们将邮件箱与优雅的 T 恤、自拍灯、有线耳机以及我们的首席执行官和联合创始人 Scot 的手写便条放在一起。 我们希望他们感到支持，并确保他们为成功做好准备。

问：您能否描述将现场活动宣传品计划转变为基于网络的设计的过程？

Irene ：转移到网络活动对于多组人来说将是一项艰巨的任务，包括负责设计、IT、营销、运营和物流的任何人。 要做的最重要的事情是确保每个人都参与到对话中并了解他们的角色如何影响决策。

从设计的角度来看，您的设计师将通过用户体验的视角审视一切，并推动最简化的流程，让与会者注册并观看您的活动。 您的设计师将能够告诉您所提议的计划是否适合您的与会者，或者是否有改进的余地。

切换到在线的一些建议：

1) 使您的网站易于与会者使用，方法是保持文案简短、重点突出、强调要点以打破文本墙，并使注册表单尽可能短。

2) 切换到虚拟活动可能会为您的设计师和开发人员带来一些额外的工作。 通过重新利用现有的页面布局，尽量减少额外的工作。

3) 您为现场活动制作的任何抵押品仍然可以重新用于虚拟环境。 通过将副本更改为与虚拟活动相关来重新调整您的设计用途，然后将它们重新格式化为社交媒体资产以激发兴奋。

您在设计中唯一需要保留的就是您的品牌。 只要通过有凝聚力的颜色、形状、排版或图案，一切看起来都是同一事件的一部分，如果你有创意，就不会浪费任何设计工作。

问：当涉及到耗时的任务（例如设计网站）时，您是如何处理不断变化的时间线的？
Brooke：在过渡之初，我们作为一个活动团队会面，并在 Asana（我们的项目管理软件）中创建了一个全新的时间表。 当然，从那时到事件发生之间会出现许多意想不到的任务，但有一个初始时间表是有帮助的，尤其是当你快速行动时。

艾琳：过渡到虚拟活动可能会令人生畏，坦率地说，看起来工作量太大而无法完成，但这是可能的！ 一开始不要想太多，记住你已经可以使用你设计的东西，这将更容易适应不断变化的时间线。

使用时间线的一些提示：

1）确保你的品牌感觉简约。 这样，您需要制作的任何最后一刻的图形都可以从基本的品牌模板轻松生成。

2) 确保您的设计师积极参与围绕您的活动进行的对话。 如果他们知道活动中出现了哪些想法，他们可以快速提供反馈，说明这些想法是否易于执行，或者这是否会影响他们工作量的其他部分并推迟时间表。

从一开始就让所有合适的人参与对话将避免遇到大多数障碍。

非营利组织的分步要点：

• 计划为您的网站、广告、促销、电子邮件和标牌更新品牌和设计元素。
• 尽量不要重复使用过去现场活动中的图像，因为这会让期待虚拟格式的支持者感到困惑。
• 确保每个人都参与到对话中，并了解他们的角色如何在决策过程中发挥作用。 这将有助于确保每个人都在各自的职责上保持一致，并有助于缓解时间线变化带来的紧张局势。
• 依靠您的设计师来帮助您为与会者创造最佳的用户体验。
• 如果您没有内部设计师，请联系机构进行实物捐赠或可能愿意提供帮助的当地学生。

第 8 课：研究您需要的所有技术，并在整个活动中至少进行一次试运行。

问：您是如何研究活动不同方面所需的技术的？

JP（高级视频制作人） ：自从大流行开始以来，每天都有数百万人进行视频会议，我担心一般的互联网连接可靠性。 糟糕的连接可能会很快毁掉一场精彩的会议。 主要问题是，我们如何才能最好地复制面对面活动的好处，例如网络、小组对话和一对一会议？

我们不得不选择在 COVID-19 大流行开始时举办活动的平台，而没有很多其他虚拟会议的例子。 在研究了不同的选项后，出于几个原因，我建议使用 Zoom。 该平台的受欢迎程度和易用性是重要因素（我们的与会者的熟悉程度非常有帮助）。

我们也已经在使用 Zoom 进行网络研讨会方面积累了丰富的经验。 所以我觉得使用我们已经知道的产品更为谨慎，特别是对于我们的第一个虚拟活动。 我们喜欢 Zoom 的地方在于它与与会者的互动方式，例如问答、投票和聊天选项。 其他平台更像是“只是观看”，但 Zoom 感觉更具互动性。 但仅 Zoom 不足以复制面对面的互动，因此我们必须将其与其他平台相结合：Slack 和 Braindate，这为我们的与会者增加了重要的网络层。

Taryn：面对面活动最有益的事情之一是在会议之间、欢乐时光或咖啡桌上发生的对话。 当人们真正相互联系并分享他们用来解决问题的问题、挑战和解决方案时，或者在此过程中学到的经验教训。 这是 Braindate 提供的，也是我作为与会者发现的。 实际上，我和其他几位正在寻找网络选择的活动策划者一起参加了一次脑力约会，我们都交换了联系信息。

我们也知道我们需要一种让人们相互交谈、与我们交谈以及与演讲者谈论任何与事件相关的事情的方式。 我们已经与 Slack 建立了合作关系，并与他们联系，看看他们是否会为我们的活动捐赠一个 Slack 工作空间，他们同意了。

非营利组织的分步要点：

• 寻找一个可靠且您的支持者可能已经知道如何使用的平台。
• 参加其他虚拟活动，了解用户体验如何，并了解如何改进自己的设置。
• 寻找一个优先参与聊天、问答、反应和民意调查等功能的平台，以保持观众的参与度。
• 使用补充软件（例如 Slack）来保持听众成员的参与和对话的进行。
• 以任何可能的方式利用您现有的合作伙伴关系。
• 与您的团队和任何外部扬声器进行试运行，以确保每个人都有正确的设置并且技术正常工作。

第 9 课：设备、设置和生产是关键。

与会者最常问的问题之一是：“您的司仪看起来和听起来如何？ 你用的是什么设备？” 虽然简短的回答是我们有一位才华横溢的视频制作人，但他很乐意深入挖掘并与大家分享他的最佳实践。

我们将发布 JP Angers 的深度客座帖子，分享 Classy 的设置以及拍摄现场活动的最佳实践，但现在他分享了让您的视频看起来高质量的最重要元素，即使预算较低.

JP：您需要考虑几个关键领域。

1.) 音频质量

音频质量应该始终是您的第一要务。 人们可以原谅低于标准的图像质量，但音频决定了您的演示文稿的成败。 关键是保持麦克风和音频扬声器的距离，这样它们就不会相互交叉并产生听不见的句子。

最好的解决方案是使用带麦克风的耳机。 我们向在会议上发言的每个人发送了有线 Apple Earbuds。 他们有一个很棒的麦克风，几乎与所有设备兼容。

2.) 良好的照明

我们还发送了价格实惠的 USB 环形灯，人们可以将其夹在网络摄像头（屏幕顶部）上。 获得具有三种不同颜色选项以匹配环境光的环形灯非常重要（3200k、4000k、5500k 大约分别匹配暖白光、中白光和日光白光）。

3.) 取景

最后一个技术方面是适当的框架。 始终将您的网络摄像头放在视线水平，而不是放在人们俯视网络摄像头的桌子上。 没有人喜欢看下巴的节日！ 一个好的经验法则是将你的眼睛放在屏幕上方大约三分之二的位置。

要详细了解我们为此活动、网络研讨会和我们的内部视频的办公室设置，请返回博客，我将详细解释如何设置您自己的高质量视频工作室。

奖金问答

我们的许多与会者都围绕相同的主题提出了具体问题，因此我们认为在这里分享其中一些问题会有所帮助：

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

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你很幸运。 Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

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