保险合同：合规数字化所需的一切
已发表: 2022-11-152022 年， Insurtech现象的投资额为 2 亿美元，比 2021 年增长230% ，并预计到今年年底将达到 5 亿美元。 市场在不断变化，创新和研发项目也越来越受到鼓励。 长期以来，保险业一直积极响应这一市场趋势，概述了我们经常听到的“未来保险”世界。
根据 Insurtech Investment Index，意大利市场在保险业数字化领域似乎还为时过早，该指数认为意大利仍然没有意识到投资的必要性，以免被抛在后面或被淹没在当前情况下的竞争。
保险市场渗透率低，加上数字化程度低，使意大利成为对外国参与者具有吸引力的市场，他们投资绝对大笔资金，从长远来看可以获得更大的利润。
在谈到创新时，不能排除数字化的话题，因为最终用户希望享受 360 度数字体验，数字化现在遍及所有行业。 在保险科技领域也是如此，我们将逐步看到该领域如何在日益受到监管的场景中面临生产合法有效的数字合同的需求，从而得出协调监管合规性和流程效率的解决方案。
哪些事件引发了保险科技革命？
保险业数字化的道路，就像银行业一样，最初因官僚主义问题而受阻，导致结果缓慢且受阻。 但由于新的保险科技趋势，情况发生了变化，这是一个值得注意的新机会，正在被行业参与者抓住。
在这里，我们谈论的是由多种因素引发的真正革命，包括：
- 数字化转型，广泛而深刻地影响着各行各业，保险业也不例外； 事实上，这些变化对行业来说非常重要；
- 随着新玩家的出现和前所未有的用户选择，市场开放的明确趋势引发了竞争加剧。 简而言之，竞争是一个日益复杂的挑战，但对于公司来说，这是一个充满机遇的领域，公司不能再保持僵化并受制于现在已经过时的动态。
这两个主题实际上加强和激发了持续创新的过程，这是保险科技领域的一个重要主题。
为了妥善满足新的市场需求，优先优化非物质化、文件和合同签署流程以及业务记录电子存储的步骤，包括用于参考和研究目的。
该行业必须能够实现文件非物质化和工作流程管理自动化，以便能够签署具有法律价值的协议和合同，包括通过数字签名等工具，同时满足监管要求。
文件非物质化
今天，档案不再仅由纸质文件组成，原因很简单：数字文件比物理文件具有巨大的优势。 这些优点是：
- 经济的：与纸质文件的制作和存储有关；
- Temporal ：在时间和效率方面； 想想在成堆的文件中手动搜索的复杂性与在索引良好的数字文档中执行关键字搜索的简单性相比；
- 正确性：数字化管理，通过结构良好且在可能的情况下自动化的标准流程，可以显着减少错误，从而提高安全性。
由于文档的非物质化和流程的数字化，客户关系管理发生了彻底的变化。 通过从数字文档中提取数据，公司有能力真正“了解”其客户，根据同质特征将他们划分为越来越具体的集群，并开展越来越定制化的对话，一直到个性化。
虽然电子文档确实比纸质文档具有显着优势，但也确实必须采取某些预防措施并满足精确的要求以确保其完全有效。 当我们谈论与保险部门相关的文件和合同时，我们不仅需要记住通常规范所有 IT 文件的规则——例如数字管理代码和 AgID 指南——还要注意正确使用电子签名和行业法规的任何规定，例如 IVASS 法规。
此外，正如我们稍后将看到的，我们必须区分两种可能的情况：
- 文件非物质化，即扫描带有手写签名的原始纸质合同；
- 流程数字化，使用原生数字化并带有电子或数字签名的文档。
在从模拟管理向数字管理过渡的过程中，很可能会面临这两种情况，我们稍后将看到，每种情况都值得适当考虑。
数字签名：服务于保险科技革命的工具
正如我们之前报道的那样，有几种工具可以满足支持新保险科技趋势的市场需求。
例如，数字签名是由授权的认证机构签发的一种特殊类型的合格电子签名，它用于与公共行政部门签订书面形式的合同（例如，在采购合同中），也用于私人之间（企业和专业人士），在商务谈判结束时，最好拥有合法有效的数字合同（并避免交换已签署的硬拷贝）。 使用数字签名或 FEQ 进行签名可在合同本身的证据价值方面提供最高程度的安全性。 数字签名和高级电子签名，实际上根据民法典第20条，使计算机文件符合民法典第2702条书面形式的要求。 此外，CAD 第 21 条规定了需要数字签名或合格电子签名的合同类型，以及必须至少使用 FEA、数字签名或 FEQ 的合同类型。他们的有效性。
例如，在购买保险单时签署的合同和文件中，始终有必要规定使用高级电子签名。
此外，将时间戳附加到数字签名的合同可能是有用的，以便将确定的且对第三方可强制执行的时间参考与签名和合同本身相关联。 或者，在将数字保险合同委托给保管人时放置在存储包上的时间戳也有助于实现这一目的。
保险合同的数字保存
文件保存对于保险行业的公司来说是一个关键问题，就像在任何其他业务中一样，不仅在合规性方面，而且在增加业务价值方面也是如此。 数字文档的使用有助于从获取文档开始的整个文档管理周期。
因此，即使是保险单据和合同，如果以计算机化文件的形式产生，也必须按照规定进行数字化保存，以保护其完整性和价值。 数字保存必须按照 CAD 的规定和相关的 AgID 指南进行。 最简单和最安全的方法是求助于具有适当技能、政策和基础设施的外包保管人，能够确保按照法律规定的要求进行合规的数字保存。
以数字格式存储保险合同时，是否有任何特殊的预防措施需要遵循？
正如我们所说，一般来说，必须遵守 CAD 和 AgID 指南的规定，例如关于使用的格式和元数据。
就保存期限而言，我们必须区分向保管人交存此类合同和文件的期限，以及它们必须以数字方式保存的最短期限。
合同或保单签署后，也可以立即将其发送进行数字保存。 事实上，建议尽快启动和结束保存过程。 请记住，数字保存过程与存储包相关联，因此与包含它们的计算机化文档、时间戳相关联，因此与第三方可强制执行的引用相关联。
一旦入库，出于民法目的，合同必须至少保存10 年，从合同本身的法律效力终止的那一刻开始，而最后，您必须了解合同中个人数据的类型，以及可能存在的特殊或司法数据（欧盟条例 679/2010，即 GDPR，第 9 条和第 10 条）。 由于处理个人数据的责任始终由数据控制者（即公司或保险公司）承担，因此最好进行适当的风险评估以确定要采用的处理和安全政策。 此外，评估也有助于最好地协调保留时间表与有关保留某些类别数据的任何规定。
从纸质到数字：如何扫描模拟合同
我们看到保险合同可以数字化诞生，可以通过先进的、合格的、数字化的电子签名方案进行签署，然后按照规定进行数字化保存，这个过程是完全无纸化的。
但是，当我们想要将带有手写签名的本地模拟合同带入数字存储时会发生什么？
在这种情况下，必须高度重视纸质原件的非物质化和销毁过程，正是因为有人工签名等因素。
首先，请记住，在任何情况下，模拟文件的计算机副本都必须根据 CAD 第 22 条和 AgID 指南的规定制作。 特别是，副本与纸质原件的一致性应由公证人或公职人员通过将每份副本与相关原件直接比较来证明。 或者，可以通过过程认证使用经过适当结构化和认证的大规模扫描过程，这是 AgID 指南附件 3 引入的新工具。
但是，如果有手写签名，则在处理纸张之前必须采取额外的预防措施。 事实上，如果对签名的真实性有争议，鉴定人必须准备好纸质原件才能进行鉴定。 因此，原始文件不能被销毁，除非公证人专门介入以验证扫描文件上的签名，显然总是在其模拟副本被销毁之前。
即使必须保留纸质原件，模拟原件的非物质化仍然可以支撑文献语料库的统一化、数字化管理，方便查阅和查阅操作。