如何在不损害电子邮件性能的情况下继续进行下一次 ESP 迁移

已发表: 2023-03-10

这一切都非常令人兴奋：您的公司已经超出了其电子邮件营销平台的发展范围，并且正在做更大更好的事情。 您已被告知新的电子邮件服务提供商 (ESP) 具有所有附加功能，并且可以直接集成到您强大的 CRM 中。

搬家的日子快到了，所以是时候准备了。

它能有多难？

不幸的是，迁移 ESP 是电子邮件营销计划可能面临的最大风险之一。 如果未能正确管理此项目，从电子邮件性能和收入的角度来看，您可能会陷入一团糟。

凭借稳固的组织、时间管理和合适的资源，电子邮件营销人员可以顺利进行下一次迁移。

让我们来看看管理不善的 ESP 迁移的一些潜在后果以及如何预防这些问题。

基础设施

您的发件人声誉取决于订阅者和邮箱提供商是否相信您的邮件是合法的。 当您迁移到新服务时，您的电子邮件将从没有可验证发送历史记录的新基础设施发送。 如果没有证据表明它有权代表您的公司发送邮件，您可能会遇到收件箱位置低和 IP 阻塞的情况，因为电子邮件提供商会认为您是试图冒充您公司的垃圾邮件发送者。

在此项目期间，域名系统(DNS) 记录需要至少更新两次。 虽然您仍在使用旧 ESP，但在开始从新 ESP 发送之前，您需要确认需要使用新 ESP 添加或更新哪些 DNS 记录（MX、SPF、DKIM 和 CNAME）。 这将需要与您的 DNS 管理员和变更管理部门协调。 一旦您的旧 ESP 帐户不再处于活动状态，请更新或删除将旧服务验证为已批准发件人的 DNS 记录。

内容和触发的活动

为保持品牌一致性，请将您的电子邮件模板、图像、登录页面和任何其他 Web 内容迁移到新系统。 您需要更新电子邮件模板中的相关链接（例如，取消订阅链接），以确保订阅偏好记录在您的新 ESP 中。 规划自动电子邮件系列的平稳过渡也很重要。

您不希望参与者在此过渡期间在旅程中途中断。 在新的 ESP 中重建自动化，确保过去的参与者不会意外地从头开始。

订阅管理

在迁移过程中跟踪订阅者的偏好可能很棘手。 首先，清理旧 ESP 中的营销列表，删除因阻止、投诉、硬退回、不活动或取消订阅而被抑制的任何人。 诸如 Validity BriteVerify 之类的联系人验证工具将使此过程更容易，并且更不容易出现人为错误。

然后，创建您的订阅管理中心/电子邮件偏好中心，并在您的新 ESP 的电子邮件模板中链接到它。 接下来，导入您的基于订阅的营销列表。 最后，在所有营销模板中链接到您的新订阅中心。 如果您在迁移过程中继续使用旧的 ESP，您将需要跟踪任何新的退回、阻止、投诉或取消订阅以更新新 ESP 中的列表。

数据问题

这是大的。 重要的是要与所有相关团队协调该项目，确定严格（但现实）的截止日期，并在旧 ESP 合同到期之前允许任何重叠时间。 否则，您最终可能会在数据库中得到无效、过时或丢失的数据。 这将导致硬退回邮件、垃圾邮件投诉和垃圾邮件陷阱命中。 刚走出大门，您最终可能会以受损的发件人声誉而告终。 要为大动作准备数据，请执行以下步骤：

  • 清理数据库：合并重复项。 从数据库中删除无效地址。 从基于订阅的营销列表中删除未订阅的地址。 确保这些联系人被标记为选择退出/取消订阅，以便在新的 ESP 中抑制它们。 考虑将在规定时间段内未参与（点击、购买、提交表格等）的联系人存档。
  • 使用与旧数据库中使用的自定义字段匹配的自定义字段配置潜在客户/联系人表单，以便更轻松地导入。
  • 从旧 ESP 导出干净的联系人数据、报告和图像，确保保留备份副本。
  • 将数据导入新的 ESP/CRM，匹配您记录中的所有相关字段。

IP升温

迁移到新的 ESP 需要您从新的 IP 地址发送。 共享 IP 地址不需要预热，但使用专用 IP 地址，您需要慢慢增加发送量。 （MBP 将来自新 IP 的突然活动视为类似垃圾邮件的行为，并将相应地过滤消息。）

根据您的平均发送量和节奏，预热过程可能需要数周时间。 在发送给所有受众之前先试水，通过执行收件箱放置测试来识别任何可交付性问题。 在 IP 预热过程中细分营销受众时，首先发送给参与度最高的订阅者。 谨慎扩展到参与度较低的受众，如果遇到高跳出率或 IP 块，请调整策略。 如果您在预热期间继续使用旧的 ESP，请确保在新的 ESP 中更新任何其他取消订阅或退回的联系人。 成功完成热身后，您可以开始以正常的音量和频率向您的联系人发送消息。 在确认一切运行顺利后，您最终可以将所有电子邮件完全转换到您的新 ESP。

结论

顺利的 ESP 迁移需要付出巨大的协调努力，但回报是值得的。 既然您从全新清理的数据库和改进的流程开始，您甚至可能会看到比旧 ESP 更好的交付能力。

要深入了解领先零售商 J.Jill 如何在三年内三次更换 ESP，请阅读我们的案例研究：“ J.Jill 在使用 Validity Everest 进行的三次 ESP 迁移中始终保持约 100% 的收件箱放置率。”

阅读案例研究

有效性客户：需要额外的咨询吗？ 联系您的客户成功经理以与 Validity Professional Services 协调。