如何通过 7 个步骤自己完成工资单

工资单几乎不是经营企业最令人兴奋的部分。 虽然外包这种工作更实际，但知道如何自己做工资单可以节省你的钱，并确保你所有的员工都能按时拿到工资。

处理工资单是一项复杂的任务，尤其是因为您的法律义务。 但是，使用正确的策略和工资系统，您不必担心让您的企业面临潜在的负债和/或罚款。

本指南提供了有关处理工资单的基本见解，但您可能仍需要工资单服务的专业帮助，以获取与您的业务相关的特定信息。

强大的薪资系统的重要性

每个企业主都知道，良好的工资系统是管理公司的一个关键方面。 当然，这不仅仅是确保每个人都能按时获得报酬。

良好的薪资系统是公司文化的重要组成部分，几乎影响公司的各个方面，包括现金流和生产力。 除了人力资源，工资单可以说是管理成功劳动力的关键。

工资单包括福利、薪酬和一系列津贴，以更好地利用资源，同时提高员工敬业度和进步。 您的工资单记录还有助于满足州和国家法规。

换句话说，工资单系统用于跟踪员工工时、工资、扣减和付款，同时还保持所有相关文件的组织。 以下有关工资单的统计数据进一步突出了其在业务中的重要性：

• 几乎一半的工人在雇主出现两次工资单错误后开始寻找新工作。
• 10% 到 30% 的雇主对员工进行错误分类，以剥夺他们在工作场所法律下的保护。
• 超过 54% 的美国工人在工资单处理方面遇到过问题。

简而言之，以正确的方式处理工资单对员工和公司都有好处。 但即使工资单外包，它仍然是员工和企业主之间纠纷的主要来源之一。 因此，手动控制工资单可能对整个操作有益。

处理工资单的七个步骤

在考虑工资单软件之前，了解如何手动处理工资单很重要。 虽然这无疑是具有挑战性的，但该过程可以简化为仅七个步骤。

如果您遵循以下每个步骤，您将能够立即提交工资税。

第 1 步：获取您的雇主识别号

在您开始处理工资之前，您需要设置一个雇主识别号或 EIN，政府使用它来确保企业向美国国税局缴税并满足其他法律要求。 如果没有 EIN，您将无法为您的员工处理工资支付。

美国国税局使用 EIN 来识别您的企业并记录每个财政年度提交的所有税务文件。 新企业可以通过在 IRS 网站上完成在线申请来注册 EIN。 如果您希望首次手动处理工资单，则需要找出您的 EIN 是什么。

除了国家 EIN，您可能还需要州 EIN。 两者对所有企业都是免费的。

第 2 步：让所有员工填写工资单

在员工获得报酬之前，他们必须向您的企业提供相关的税务信息。 雇主检查所有数据是否准确非常重要。 对于每位员工，信息应包括其工作状态、扣除额以及与其就业和财务方案相关的其他详细信息。

员工应填写 W-4 表格，其中包括其申报状态的详细信息，并跟踪个人免税额和其他税务详细信息。 他们还必须填写 I-9 表格来验证他们的身份和就业资格。 此外，应为所有新员工提交一份新员工报告。

承包商和自由职业者还需要填写 1099 份工资单。 虽然填写这些信息的大部分责任落在了工人的肩上，但您的公司必须准备好分发、收集和提交它们。 IRS 处理 W-4、I-9 和 1099 表格的提交。

第 3 步：选择您的工资表

工资单不仅仅是确保您的员工按时获得报酬。 尽管如此，支付员工工资仍然是这里的主要目标之一。 因此，制定明确的工资表至关重要。

通常有四种类型的工资表需要考虑：每周付款、每两周付款、每半周付款和每月付款。 在大多数情况下，公司希望对所有部门的员工采用相同的时间表。 如果没有别的，在学习如何自己做工资单时，这个选项有助于防止错误或错过付款。 此外，它还创造了一种所有员工都受到平等对待的文化。

选择员工付款日期后，您还需要确认纳税截止日期和纳税申报截止日期。

第 4 步：计算工资和扣除额

手动计算员工的总工资非常简单。 您将他们的小时费率乘以他们在设定时间段内工作的小时数。 这是最基本的公式：

时薪 x 工作时间 = 该期间的总工资

但是，应该注意的是，如果工人的小时费率因加班或非社交时间而增加，您可能需要将等式分成两部分。 在这种情况下，您只需将合同工时和加班费的总工资作为单独的部分计算出来，然后再将它们加在一起。 如果您在 Excel 中处理工资单，该程序可以代表您完成计算。

计算员工的津贴（也称为豁免）和扣除额是另一个关键因素。 津贴通过 W-4 表格完成，而扣除额应出现在员工的 1040-EZ 表格上。 合法的工资扣除额是工人可以要求从他们的收入中扣除的，以有效地减少他们的税收。

作为雇主，您需要确保员工以准确的方式完成此步骤。 您可能还需要考虑工资单处理和预扣的其他要素。 该清单包括 401(k) 缴款、州和联邦税收、医疗保险、社会保障和工人补偿缴款。

也许最复杂的问题，或者至少是最耗时的问题，源于您乘以扣除额的比率取决于每个员工的类别。 再一次，正确的薪资软件将代表您进行计算 - 您只需输入正确的公式。

第 5 步：支付员工工资

一旦你完成了第四步中的所有阶段，你就可以计算出工人的净工资。 此过程可以使用工资计算器自动执行，并使用以下公式确定：

总工资 - 扣除额 = 净工资

净工资是员工在工资期结束时在他们的工资包中收到的。 在计算出员工的个人净工资后，您可以通过他们的首选方式处理付款，包括银行转账、工资卡或支票。

由于您正在为所有员工处理付款，因此无法手动执行此操作。 相反，您应该使用自动化系统，这将为您节省宝贵的时间。 此外，您可以通过在工资单软件中存储员工减税和预扣税款来加快流程，这有助于及时准确地为所有员工付款。

除了处理付款之外，创建一个员工工资单也很重要，它可以让您跟踪您的预扣税款。 当您进入后续步骤时，跟踪预扣税将使生活变得更加轻松，并且应该促进您的公司和员工更轻松的税务规划。

第 6 步：整理您的记录

信息始终准确是绝对必要的。 当您记录工资记录时，只要您遇到与员工或 IRS 的争议，就可以使用这些数据。 所有付款和计算的清晰概览使您能够在需要时提供证据并快速纠正错误。

当您有清晰的记录时，支付您的常规工资税也变得更加容易。 好消息是，一个好的工资单解决方案将通过使用您之前计算的工资总额、扣除额和净工资数字来自动记录记录。 因此，大部分艰苦的工作都是为您完成的，让您的团队专注于经营业务。

第 7 步：支付工资税

任何处理工资单的雇主必须确保及时支付所有工资税。 您的联邦税表需要每季度提交一次，而当地的申报表应符合州法规。 还应考虑年度纳税申报和 W-2 表格。

从每个员工那里扣留适当的金额是至关重要的。 为此，您必须手动或通过某些在线税务软件解决方案计算所得税、社会保障税和医疗保险税。 如果您预扣了正确的金额，那么支付随后的工资税应该很容易。 反过来，您将避免与您的员工发生纠纷、罚款和问题，并始终确保更顺畅的运营。

同时，您的企业可能还必须支付联邦失业税、州失业税、州失业保险或 SUI 以及联邦保险缴款法税。 这些不是直接从工人的薪水中扣除的。

手动工资选项：Excel 等

在确认手动工资单处理是您公司的正确解决方案后，找到合适的系统或软件来完成分配将是关键。 正确的解决方案应该使过程更快，压力更小。 此外，尽早做出正确的选择将使您免去以后必须寻找替换包或模板的麻烦。

市场上有很多选择，但最好选择 Excel。 以下是您应该使用软件的几个原因：

• 不担心合法性
• 有很多信息可以帮助您充分利用它们。
• 它们的构建考虑了 IRS 的要求。
• 员工听说过他们，这给了他们信心。
• 提供具有成本效益的解决方案

使用 Excel 进行工资核算

使用 Excel 进行工资核算的一大好处是 Microsoft 的工资核算模板可以免费下载，让您走上顺利进行工资核算管理的道路。 个性化列和添加功能以满足您公司的个性化需求可能需要一些时间，但这个过程应该不会太困难。

“员工信息”选项卡是您可以添加所有相关数据的地方，从小时费率到税收减免。 由于公式已经插入，所有方程式都会自动完成。 “工资计算器”选项卡将保留员工数据以自动计算净工资。

在电子表格的这一部分，您可以插入他们的工作时间、病假、加班等等。 完成此操作后，您可以创建工资单以确定员工在此期间的工资。 该数字随后将用于人工或自动工资支付。

电子表格可以设计为包括单个员工的页面或通过使用不同的行在一个页面上管理所有员工。 虽然 Excel 不是唯一的选择（Quickbooks 是另一个非常受欢迎的选择），但它是最容易掌握的选择之一。 如果您确实选择了 Quickbooks，则该过程会更长一些，但是此工资单软件为每个细节提供了分步指南。

无论您选择哪个选项，我们都建议您将所有内容保存在云端以及您的系统中。 如果您的数据丢失或损坏，这将帮助您避免紧张的情况。

结论

如果您想手动处理工资单，您不必突然开始自己完成所有计算。 无论是使用 Microsoft 的工资计算器模板还是其他自动化服务，您只需输入每位员工的工作时间、小时工资和扣除额的相关详细信息。 从这里开始，计算从总工资到净工资和税收要求的所有内容应该是一件容易的事。 简而言之，保证准确性。

一些企业仍会选择其他工资单选项，例如专门的工资单提供商或仅使用会计师的服务。 这很好。 但是，如果您想随时跟踪业务的各个方面，手动选项比以往任何时候都更容易。