如何建立营销工作管理的知识库

营销工作管理工具可以通过多种方式使您的组织受益，包括提高生产力和效率。 他们还帮助管理远程工作的团队。 但是对于所有这些功能，重要的是团队成员知道如何使用它们。

为您的营销工作管理系统建立知识库对于确保使用它的每个人都在同一页面上至关重要。 以下是有关营销工作管理知识库中应包括哪些内容的一些提示。

何时使用营销工作管理工具与其他工具的指南

“知识库......适用于您的团队和工具中的任何合作者，以便他们可以随时参考有关如何最好地使用该工具的说明和指南，”医疗保健合规分析公司营销和需求生成总监 Brianna Miller 说Protenus，在 MarTech 会议上。

营销工作管理工具对于添加项目、提交审批和共享其他重要更新非常重要。 在大多数情况下，与项目相关的沟通应该在工作管理工具中完成。

如果项目请求或其他与项目相关的更新是通过其他渠道进行的，则应该制定有关何时将这些更新保留在原处以及何时将它们添加到营销工作管理工具的指南。

以下是要遵循的指南示例。 您的组织可能会以不同方式使用 Slack 等电子邮件或消息传递应用程序，但这至少是一个不错的起点。

关于如何启动任务或项目的指南

您还应该有关于如何启动项目的具体指南。 这些准则应按渠道细分。

举例说明请求通过以下方式传入时应如何处理：

• 电子邮件。
• Slack/Teams 和其他消息传递应用程序。
• 会议（虚拟或面对面）。
• 索取表格。

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关于谁可以创建项目和更改关键项目信息的指南

“制定有关谁可以创建项目和更改关键项目信息的指南，”Miller 说。 “这件小事可以产生很大的不同，因为只有一个所有权，并且只有一个人知道截止日期是什么时候以及项目何时可能会发生变化。”

为项目和任务设置命名约定

清晰的标题有助于团队成员了解他们在营销工作管理工具中查看的任务类型。 这样可以节省时间并有助于避免错误。

“与任何搜索功能和任何工具一样，创建清晰的标题将为您的团队节省大量时间，”Miller 说。

您的组织的命名约定可能会考虑使用“向下钻取”方法，该方法从更笼统的术语到更具体的关于单个项目的词。

以下是您的团队命名约定可以考虑采用的其他一些规则：

• 在标题中使用数字和日期。
• 通过命名部门和项目类型来添加上下文。
• 越短越好。
• 使用动词来指定与任务相关的操作（编写、设计、草稿、审阅等）。

系统进程指南

在您的知识库中包含流程指南，以便团队成员了解如何完成任务和项目。

此外，明确定义任务和项目之间的区别，并具体说明哪些流程适用于任务级别和项目级别。

以下是流程指南的一些示例：

• 所有工作都应记录在任务描述中。
• 如果需要讨论特定于任务的内容，则应使用评论部分。 仅当问题与整个项目相关时，才应在项目级别进行评论。
• 一旦工作准备好在上传了附件的任务中进行审查，提及需要审查的团队成员并将任务状态更改为“审查中”。
• 审核过程完成后，任务所有者会将任务的状态更改为“完成”。
• 项目完成后，项目所有者应将项目移至适当的“存档”文件夹。

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