掌握后续电子邮件：小型企业、企业家和营销人员的完整指南
已发表: 2023-08-14
因此，您向潜在客户发送了电子邮件但没有收到回复。 现在怎么办？
你可能会想，“好吧，他们只是不感兴趣。” 但事情可能没那么简单。
现实情况是很少有人立即说“是”。 这通常需要毅力和精心设计的后续电子邮件。
您的第一封电子邮件可能被埋在拥挤的收件箱中，在日常的喧嚣中被遗忘。 这并不意味着另一端的人不想要你提供的东西。 也许他们只是错过了。 或者也许他们正在等待一点推动。
这就是后续电子邮件的用武之地。在 CrowdSpring 中，我们看到了友好、适时的后续电子邮件如何将“也许稍后”变成“是的，请！” 这不是为了骚扰别人；而是为了骚扰别人。 这是为了提醒他们并向他们表明您关心他们的业务。
什么是后续电子邮件？
后续电子邮件就像友好的推动。 将它们视为对您希望收到消息的人的温柔提醒。 也许您已经发送了报价、提出了问题或分享了一些新闻，并且正在等待回复。 如果做得好，它就不会显得咄咄逼人或烦人； 这是让他们重新关注你正在谈论的内容的一种方法。
如果您是小企业主、企业家或营销人员，后续电子邮件可能会感觉尴尬或不必要。 但请相信我们，后续电子邮件是您电子邮件营销策略中的秘密武器。 本指南将向您展示为什么需要后续电子邮件、何时发送以及要说什么。 这比您想象的要容易，并且可能是发展业务的关键。
后续电子邮件完整指南：
- 要点
- 后续电子邮件的好处
- 为什么人们无法回复电子邮件？
- 如何撰写有效的后续电子邮件以获得回复
要点
以下是任何小企业主、企业家或营销人员的快速参考，无论是经验丰富的老手还是刚刚踏入商业沟通世界的人：
- 后续电子邮件不是垃圾邮件。 精心制作的后续电子邮件是专业的推动，而不是烦恼。 它们提醒收件人您之前的谈话并鼓励他们做出回应。
- 坚持会有回报。 并不是每个人都会立即做出回应。 适时的后续电子邮件表明您的专注和认真，鼓励收件人参与。
- 目的明确至关重要。 在发送后续电子邮件之前，请确定一个明确的目标。 无论是询问信息、要求会面还是只是表示感谢，您的收件人都应该知道您想要什么。
- 后续电子邮件有助于维持关系。 后续电子邮件可让您与联系人保持联系、感谢他们或更新正在进行的项目，使您的联系保持新鲜和活跃。
- 自定义消息。 根据收件人和上下文定制您的后续电子邮件，使其更加个性化和有效。 一刀切的方法不太可能成功。
- 在每封电子邮件中提供价值。 无论是信息、支持还是特别优惠，请确保您的后续电子邮件为收件人提供有价值的东西。
- 时机很重要。 按适当的时间间隔发送后续电子邮件可以显示出坚持不懈的态度，而且不会令人烦恼。 时间安排还包括考虑收件人的时区和工作时间。
- 使用工具使其变得更容易。 各种调度和跟踪工具可以使该过程自动化，并提供对后续电子邮件性能的深入了解。
- 分析并调整。 不断评估后续电子邮件的有效性。 分析回复率和反馈将帮助您改善未来的沟通。
- 考虑长远。 后续电子邮件不仅仅是为了眼前的收获。 他们建立并维持长期的关系、信任和品牌形象。
遵循这些原则，将简单的电子邮件变成重要的商机。 如需具体见解，请继续阅读。
后续电子邮件的好处
以下是后续电子邮件如何改变您的业务的游戏规则：
- 建立信任。 定期沟通可以增强信心和透明度。 例如，SaaS 公司可以发送个性化的后续信息，分享客户请求的功能更新，从而增强对品牌响应能力的信任。 当地水管工可以在服务访问后发送后续电子邮件，包括维护技巧、建立对其专业知识的信任以及客户服务。
- 提高转化率。 适时的跟进可以将兴趣转化为销售。 电子商务商店可能会发送一封后续电子邮件，为购物车放弃者提供限时折扣，将浏览者转化为买家。 同样，汽车经销商可以在试驾后发送带有特殊融资优惠的后续信息，从而增加购买的可能性。
- 细分你的目标受众。 后续行动有助于从随意的询问中识别出认真的潜在客户。 在线营销机构可以根据参与度发送各种后续序列，将资源集中在高意图的潜在客户上，而精品店可能会向活动参加者发送后续电子邮件，提供个性化风格并识别忠实客户。
- 让互动变得有价值。 根据个人喜好定制内容或优惠使互动变得有意义。 流媒体平台可以根据观看习惯发送个性化的后续内容，增强用户体验，就像私人教练可能会跟进定制的健身计划一样，使客户的健身房体验更有价值。
- 建立信誉。 提供见解或帮助的后续电子邮件强调了专业知识。 金融科技初创公司可以跟进管理费用的信息内容，将自己定位为金融专家，而律师事务所可以发送包含与咨询相关的法律提示的后续电子邮件，建立其权威。
- 将您的品牌放在首位。 定期参与可确保潜在客户记住您的品牌。 订阅盒服务可能会发送后续电子邮件，重点介绍即将推出的产品，让人们兴奋不已，而房地产经纪人可以跟进市场洞察，让客户参与并了解他们的服务。
- 从竞争中脱颖而出。 独特的内容或优惠让您的品牌与众不同。 在线教育平台可以发送包含网络研讨会独家访问权限的后续电子邮件，以区别于竞争对手，而当地餐厅可能会发送包含特殊厨师餐桌活动邀请的后续电子邮件，从而创造独特的用餐体验。
- 提高客户保留率。 深思熟虑的后续行动可以培养忠诚度。 在线软件公司可以发送包含教程和提示的后续电子邮件，帮助客户使用产品并确保保留。 宠物商店可能会在购买后发送后续护理指南，从而提高满意度和回头客。
- 提供支持和反馈渠道。 鼓励对话支持持续改进。 在线服装零售商可以发送后续电子邮件请求评论，利用反馈进行持续改进，而牙科诊所可以发送后续电子邮件来检查患者的健康状况，展示护理并收集服务反馈。
- 创造追加销售和交叉销售机会。 后续行动可以推出补充产品或更高价值的选择。 在线电子产品零售商可能会发送后续信息，建议最近购买的配件，促进交叉销售，而沙龙可以在美发预约后发送有关相关美容护理折扣优惠的后续信息，鼓励进一步预订。
我们刚刚通过电子邮件将信息发送给您。
为什么人们无法回复电子邮件？
如果电子邮件已送达，则很有可能它已被查看（除非它进入了您的垃圾邮件文件夹）。
一项关于“描述和预测电子邮件延迟行为”的研究表明，大量的电子邮件会导致人们对它们进行“分类”。 此方法涉及快速扫描并将其推迟到更方便的时间。
例如，忙碌的企业家可能会将来自新供应商的电子邮件推迟到周末，届时他们可以给予适当的关注。 职业人士将大约 28% 的时间花在处理电子邮件上，16% 的人推迟每天至少回复一次。
人们会忽略什么样的电子邮件？
人们倾向于推迟或忽略以下类型的电子邮件：
- 耗时的电子邮件。 需要仔细阅读或回复的。
- 不清楚发件人的身份。 来自未知或可疑发件人的电子邮件。
- 大螺纹尺寸。 具有众多收件人的电子邮件。
- 收件人的工作量和背景。 时间安排很重要，具体取决于他们的日程安排。
- 低紧急电子邮件。 那些不需要立即采取行动的人。
如何撰写有效的后续电子邮件以获得回复
尽管只有 8.5% 的外展电子邮件收到回复，但外展工作并没有随着第一封电子邮件而结束。 在正确的时间制作正确的后续电子邮件对于成功至关重要。 以下是有关如何撰写获得回复的后续电子邮件的指南：
1. 明确说明后续电子邮件的目的
以下是发送后续电子邮件的十个典型原因的示例，并附有说明每个原因的模板：
所需信息
此类电子邮件用于从收件人收集可能丢失或不清楚的特定信息。 它可能与特定产品、服务或继续执行任务所需的任何其他细节相关。
生成器示例：
亲爱的（客户姓名），
昨天的会议结束后，我意识到我们需要更多关于您改造主卧室的要求的信息。 您能否澄清一下，以便我们继续绘制图纸？
谢谢你，
（你的名字）
电子商务商店示例：
亲爱的（客户姓名），
为了完成您的订单，我们需要有关定制百叶窗定制的更多详细信息（窗户尺寸）。 您能尽快提供信息吗？
谢谢，
（你的名字）
会议要求
这封电子邮件是会议或谈话的正式请求。 可能是讨论潜在的合作、进一步的参与或其他与业务相关的事宜。
制造商示例：
亲爱的（潜在客户的姓名），
我相信我们的新产品线符合贵公司的需求。 我们可以安排一次会议来讨论潜在的合作吗？ 这是我的日历的链接：（链接）
最好的，
（你的名字）
营销机构示例：
您好（客户姓名），
正如我们简要讨论的那样，让我们探讨一下我们的营销服务如何支持您的业务增长。 以下是您方便时安排虚拟会议的链接。
问候，
（你的名字）
跟上来
在发生重大变化或取得成就后，可能有必要通过电子邮件进行跟进。 这是一种重新联系、表现出兴趣以及探索新的合作或援助机会的方式。
人力资源机构示例：
亲爱的（客户姓名），
恭喜您最近的扩展！ 我很乐意跟上并探索我们的服务如何满足您的新需求。 下周喝咖啡怎么样？
温暖的问候，
（你的名字）
SaaS 示例：
你好（订阅者姓名），
我们对我们的平台进行了一些令人兴奋的更新。 我很乐意跟上并引导您了解新功能。 这是我的日历的链接。
干杯，
（你的名字）
谢谢
表达感激之情可以与接受者建立积极的关系。 该电子邮件可以在购买、推荐、评论或任何其他形式的合作后发送。
餐饮服务示例：
亲爱的（客户姓名），
感谢您为最近的公司活动选择我们的餐饮服务。 我们感谢您的惠顾并期待再次为您服务。
真挚地，
（你的名字）
电子商务商店示例：
您好（客户姓名），
感谢您最近的购买和精彩的评论！ 您的反馈有助于我们成长。 这是您下次订单的 10% 折扣代码：THANKYO10。
最好的，
（你的名字）
提供解决方案
在解决问题或需求时，通过电子邮件提供解决方案很常见。 它展示了量身定制的方法，可以包括提案或特别优惠。
营销自由职业者示例：
亲爱的（客户姓名），
经过我们的讨论，我根据您的需求制定了营销策略。 请参阅随附的提案。 我们安排一次会议来讨论一下吧。
问候，
（你的名字）
Shopify 商店示例：
您好（客户姓名），
我注意到您上次的订单有问题。 这里有一个特别优惠来弥补这一点。 请点击此链接领取您的礼物：（链接）。
任何不便敬请谅解，
（你的名字）
请求反馈
寻求反馈有助于改进产品或服务。 这表明您重视收件人的意见，并愿意根据他们的经验进行改进。
暖通空调服务示例：
亲爱的（客户姓名），
我们重视您的意见！ 您能否分享一下您对我们最近为您的 HVAC 系统提供的服务的反馈？ 您的见解将帮助我们改进。
谢谢你，
（你的名字）
移动应用程序示例：
你好（用户名），
您喜欢我们的应用程序吗？ 我们很想听听您的想法。 点击此处留下评论。 您的反馈让我们变得更好！
谢谢，
（你的名字）
提供额外资源
提供额外的资源可以为接收者提供额外的价值。 这可能包括教育材料、指南或任何可以增强他们对您的产品或服务的理解或体验的内容。
工作坊范例：
亲爱的（客户姓名），
感谢您参加我们的烹饪工作坊。 这是一本包含更多信息的小册子，可以为您提供进一步帮助。 如有疑问，请随时与我们联系。
最好的，
（你的名字）
网络研讨会示例：
你好（订阅者姓名），
喜欢我们的网络研讨会吗？ 这里有一些免费的电子书和继续学习指南。 单击链接进行下载。
快乐学习，
（你的名字）
发送温柔提醒
温和的提醒可以提示接收者即将召开的会议、未完成的任务或任何其他待处理的操作。 这是一种礼貌的方式，可以在不打扰他们的情况下唤起他们的记忆。
油漆承包商示例：
亲爱的（客户姓名），
只是轻轻提醒一下我们在（日期）举行的会议，以审查您的房屋粉刷需求。 我们期待讨论如何提供帮助。
回头见，
（你的名字）
电子商务商店示例：
您好（客户姓名），
您的购物车正在等待！ 不要忘记完成您的购买。 这是 5% 折扣代码：REMINDER5。
开心购物，
（你的名字）
分享更新或公告
此电子邮件分享有关您的业务、产品或服务的更新或公告。 它让收件人了解最新动态和优惠。
杂货店示例：
亲爱的（客户姓名），
我们很高兴地宣布我们的新店地址！ 与我们一起参加（日期）的盛大开幕。 特别折扣等待！
干杯，
（你的名字）
订阅服务示例：
你好（订阅者姓名），
令人兴奋的消息！ 我们的新网站已上线。 查看并使用代码 NEW15 享受 15% 的特别推出折扣。
现在探索，
（你的名字）
延长独家 0 优惠
提供独家优惠是奖励忠实客户或吸引潜在客户的一种方式。 它通常包括特别折扣或高级功能的使用权。
照片库示例：
亲爱的（忠实客户的名字），
作为尊贵的客户，我们为新照片集提供 20% 的独家折扣。 这个周末请访问我们的商店以享受此优惠。
最好的，
（你的名字）
SaaS 示例：
你好（订阅者姓名），
我们对当前订户的定价进行了一些令人兴奋的更新。 如果您将月度计划转换为年度计划，您每年可以节省 350 美元。 如果您在利用此限时优惠时需要帮助，请告诉我。
谢谢，
（你的名字）
2.使用引人入胜的主题行
制定清晰的主题行。 使其简洁且相关。 请记住测试各种主题行以避免垃圾邮件过滤器。
零售店示例：
主题：独家邀请：（商店名称）VIP 促销活动！
亲爱的（客户姓名），
您受邀参加本周末的 VIP 促销活动。 享受独家折扣和茶点。 在（日期）之前回复。
到时候那里见，
（你的名字）
Shopify 商店示例：
主题：解锁 20% 折扣 – 限时优惠（网上商店名称）！
您好（客户姓名），
不要错过您喜爱的商品 20% 的折扣。 结帐时使用代码 VIP20。 优惠即将结束！
现在去购物，
（你的名字）
3. 保持简短
您的后续电子邮件最好包含 50 到 125 个字。 许多人会忽略较长的电子邮件或推迟阅读它们。
我们在本文中包含的示例可以根据您的特定需求进行定制，但请记住这一准则。
少即是多。
4. 安排跟进时间
定期随访大约等待一到三天，其他情况则有特定时间。
以下是发送后续电子邮件的一些典型时间范围：
- 24小时。 会后致谢。
- 48小时。 重要文档之后。
- 1至2周。 没有后续回应。
- 每三个月一次。 重新连接。
5. 通过介绍性句子建立上下文
介绍性句子可以帮助人们记住之前的互动。 坦白说明您跟进的原因。
以下是在后续电子邮件中建立上下文的十个有效介绍性行的示例：
- “我上周在[活动]上与您会面，我们讨论了[特定主题]。 我想跟进那次谈话。”
- “一位共同的朋友，[名字]，建议我就[特定机会]与您联系。 我希望我们能进一步讨论这个问题。”
- “我正在联系我发送的有关[主题]的电子邮件。 你有机会回顾一下吗？”
- “我们最近通过电话讨论了[产品/服务]。 我正在跟进，看看您是否还有其他问题。”
- “在我们上次会议期间，您对[产品/服务]表现出了兴趣。 让我们探讨如何让它为您服务。”
- “我注意到您下载了我们最近关于[主题]的白皮书。 我很想听听您的想法并讨论我们如何为您提供帮助。”
- *“您参加了我们关于[主题]的网络研讨会，我想向您提供一些您可能感兴趣的其他信息。”
- “我读了您最近在[社交媒体/论坛]上关于[主题]的帖子，我认为我们的服务可以满足您的需求。”
- “您在我们上次谈话中提到您面临[特定问题]的挑战。 我一直在思考我们可以提供帮助的方法。”
- “在[地点/活动]进行我们的产品演示后，您询问了[特定功能]。 我还有一些更多的信息要告诉你。”
这些介绍性句子很有效，因为它们直接引用了之前的互动或联系，立即提醒收件人您是谁以及您为何联系。 通过建立这种上下文，您可以使收件人更轻松地理解您的电子邮件内容并响应您的号召性用语。
6.提供价值和激励
分享相关技巧、博客、电子书等。您的后续电子邮件必须相关且被视为有价值的东西。 通过征求意见或提供特殊奖励来鼓励人们做出回应。
7.使用引人入胜的视觉效果
包含与您的产品或服务相关的高质量图像或视频可以增强电子邮件的吸引力。 如果适当且相关，视觉内容有助于更有效地传达您的信息并吸引收件人的注意力。
8. 提供限时折扣或独家优惠
如果您的后续电子邮件打算出售某些商品，请通过提供特别折扣或独家优惠来鼓励潜在客户立即采取行动。 确保优惠符合他们的兴趣或需求，并指定时间范围。
9. 提供清晰的痛点解决方案
强调您的产品或服务如何具体解决潜在客户面临的问题或挑战。 提供现实生活中的例子或案例研究，让你的观点更有说服力。
10.提出开放式问题
通过询问与收件人的业务或兴趣相关的开放式问题来吸引收件人。 这可以引发对话并让他们更有可能做出回应。 例如，“您目前在营销工作中面临哪些挑战？”
11.分享行业见解或新闻
通过分享与其行业相关的见解、报告或新闻来提供价值。 这不仅展示了您的专业知识，还为他们提供了有用的信息。 例如，您可以链接到有关其领域的最新研究或新闻文章。
12. 包括社会证明和推荐
分享其他客户的推荐、评论或成功故事，最好是与接收者来自同一行业或企业的客户。 这可以建立信誉并增强对您的产品的信心。
13. 以明确的号召性用语 (CTA) 结束
尽早避免提出大问题； 从小的要求开始。 明确接下来的步骤，例如建议具体的会议日期。
以下是后续电子邮件中有效号召性用语 (CTA) 语句的 15 个示例，并解释了每个语句为何有效：
“点击此处安排我们的下一次会议。”
为什么它有效：它直接且可操作。 通过提供安排会议的链接，它简化了收件人的响应过程。
“请回复您首选的日期和时间。”
为什么它有效：它鼓励快速响应，并将决定权交给接收者，让他们感觉更有掌控力。
“下载我们的免费电子书以了解更多信息。”
为什么它有效：提供额外的价值并吸引接收者的好奇心或对信息的需求。 它还鼓励参与其他内容。
“访问我们的网站探索我们的最新产品。”
为什么有效：激发好奇心并直接引导收件人前往您希望他们去的地方，从而增加潜在的销售或参与度。
“填写这份简短的调查问卷，以帮助我们更好地为您服务。”
为什么有效：强调接收者的意见很有价值，他们的意见将带来更加个性化的体验。
“点击此处参加我们即将举行的网络研讨会。”
为什么有效：此 CTA 很具体，提供价值并营造社区意识。 如果提供链接，也很容易采取行动。
“结帐时使用此优惠券代码可享受特别折扣。”
为什么有效：提供即时的有形价值，激励快速购买或承诺。
“在 LinkedIn 上与我联系，继续我们的对话。”
为什么有效：鼓励建立更加非正式和持续的关系，这对于建立人际网络或建立伙伴关系至关重要。
“订阅我们的时事通讯以获取更多见解和更新。”
为什么它有效：它可以让收件人更长时间地关注您的内容或品牌。
“与可能感兴趣的朋友分享这个。”
为什么有效：鼓励口碑营销并将您的影响力扩大到新的潜在客户或顾客。
“拨打 [电话号码] 给我打电话，进一步讨论。”
为什么它有效：它是直接的和个性化的，表明您可以平易近人并准备好进行更深入的对话。
“立即点击此处开始免费试用。”
为什么有效：通过提供免费体验鼓励立即采取行动并减少障碍。
“如果您需要进一步的帮助，请告诉我。”
为什么有效：表现出同理心并愿意提供帮助，从而培养信任关系。
“通过此链接注册我们即将举行的活动。”
为什么它有效：它创造了一种紧迫感，并提供了明确的行动路径，提高了活动的出席率。
“阅读我们最新的案例研究，了解我们如何为您提供帮助。”
为什么有效：此 CTA 提供了您成功的证据，并提供了对您的服务或产品如何运作的更深入的了解，从而提高了可信度。
每个 CTA 都旨在提示与电子邮件目标相符的特定操作。 通过清晰、直接和提供价值，它们使接收者能够轻松且有吸引力地采取下一步行动。
后续电子邮件不仅仅是完成交易的简单工具； 他们建立并培养关系。 了解如何有效构建它们可确保您能够自信地吸引潜在客户和潜在客户。
