掌握电子邮件外展的艺术：有效沟通和建立关系的先进技术

营销人员使用多种渠道与受众建立联系，但影响力特别大的渠道是电子邮件。 在 2022 年 Statista 调查中，大约 50% 的营销专业人士表示，他们的电子邮件营销投资回报率 (ROI) 提高了两倍。

除了具有最高的投资回报率之一之外，电子邮件通信感觉更亲密，让您可以更深入地了解收件人。

然而，通过电子邮件培养有意义的关系并进行良好的对话说起来容易做起来难。 这是一个复杂的过程，需要高度关注所写内容的质量、写给谁以及一致的分发。

这些技术将帮助您有效地与读者沟通，并通过电子邮件外展建立真正的关系。

一切都从你的观众开始

如果您不了解某人是谁以及他们如何沟通，就无法与他们建立联系。 通过电子邮件进行有效的沟通和建立关系首先要了解谁是电子邮件的接收方以及他们在电子邮件内容中寻找什么。

您要向谁发送电子邮件？

在点击任何电子邮件上的“发送”之前，尽可能了解您要向其发送电子邮件的人是至关重要的。 如果不采用这种方法，您最终会发送无法引起任何人共鸣的普通电子邮件。

如果您熟悉此人的人口统计背景、电子邮件行为、内容偏好和痛点，您可以制作更有机会被打开和参与的电子邮件。

例如，如果您知道读者更容易被视觉内容所吸引，您可以在电子邮件中添加视频或图像来激发参与度。 如果您不知道这一点，您可能会仅依赖书面内容，并对收件人不回复的原因感到困惑。

汇总您拥有的订阅者的所有数据。 这意味着社交媒体分析、来自您网站的行为数据、受众角色以及您从电子邮件列表中收到的任何第一手信息。

请注意年龄范围、他们所在的位置、他们的工作地点以及任何其他人口统计信息。 接下来了解他们的电子邮件行为。 他们经常使用电子邮件吗？ 他们目前订阅了什么？ 这些电子邮件中推送了哪些内容？

然后，继续讨论内容偏好和行为。

建立他们的电子邮件内容偏好

收件人可能会忽略一些对他们来说没有价值的电子邮件。 但如果您继续向他们发送他们不关心的内容，您最终会进入他们的垃圾邮件文件夹。

因此，当您进行上述研究时，也要建立电子邮件内容偏好。 例如，他们对长内容还是短内容反应最大？ 他们参与哪些号召性用语 (CTA)？ 他们喜欢视觉内容吗？ 是什么让他们点击链接？

当您查明读者的内容偏好时，您可以创建他们想要的内容并几乎保证参与度。

有机地编制你的清单

当人们选择这种沟通方式时，通过电子邮件与他们建立真正的关系就会容易得多——本质上就是选择与你建立关系。

不要将您的电子邮件列表强加于人。 而且您不敢考虑购买电子邮件列表。 相反，有机地构建你的。 您知道您想与谁联系。 无论是在社交媒体还是网站上，与这些人见面，并推广您的电子邮件列表注册。

谈论您的电子邮件列表中提供的所有精彩内容。 但不要咄咄逼人。 让人们自然而然地倾向于注册。

那些因为想要来找你的人更有可能通过电子邮件与你保持沟通，并欢迎建立关系。

设置您的技术套件

聪明的营销人员会使用许多工具来确保与受众的无缝沟通以及内容的一致发布。

人工智能 (AI) 和自动化工具尤其可以对业务以及您与电子邮件读者的沟通和联系方式产生积极影响。

例如，自动化客户关系管理 (CRM) 软件可以在中央系统中收集、组织和处理收件人和客户数据。 有了这些数据，您可以将电子邮件受众细分为更小的组，并创建更加个性化的电子邮件活动。

您还可以对软件进行设置，以便根据收件人采取或不采取的操作自动将电子邮件发送给他们。

因此，您可以更快地在正确的时间发出电子邮件，从而帮助您发展与收件人的关系。 您的生产力得到提高，同时也节省了时间。

继续阅读其他三种技术工具，以通过电子邮件简化有效的沟通和建立关系。

电子邮件营销平台

有效的电子邮件推广需要的不仅仅是雅虎或 Gmail 等公共电子邮件平台。 希望您已经建立了一个专为商业电子邮件通信和策略而构建的电子邮件营销平台。 如果您还没有，那么您今天就需要采取措施购买一个。

您的电子邮件营销平台是简化与电子邮件受众沟通的关键。 一个好的平台可以让您容纳与电子邮件营销相关的所有内容，从收件人信息到内容模板再到分析。 自动化和人工智能功能也内置于最好的平台中。

要选择最佳的电子邮件营销平台，请考虑您当前拥有的人数所需的功能以及扩展列表时所需的功能。

例如，也许您现在不需要详细的分析工具，但当您达到一定数量的订阅者时，您会希望它们可用。 或者，您可能在另一个平台上创建所有电子邮件内容，但最终希望将所有内容都带到一个平台上。

确定您现在想要通过电子邮件推广策略做什么以及将来想要做什么。 然后，研究具有实现目标所需的特定特性和功能的电子邮件营销平台。

数据分析工具

如果没有数据分析工具，您通过电子邮件进行沟通和建立关系的能力将会受到影响。 根据 Hubspot 的研究，最有效的两种电子邮件营销活动策略是订阅者细分和消息个性化。 如果没有数据，你就无法执行其中任何一个操作。

您不仅需要收集有关阅读您电子邮件的人员的信息，还需要了解您的电子邮件中哪些内容有效，哪些内容无效。

选择已经内置分析工具的技术和软件是最好的选择。 例如，顶级客户关系管理 (CRM) 系统将具有内置分析工具，可以自动收集订阅者的数据、组织数据并从中提取有意义的见解。

但您还可以选择安装第三方分析工具来监控附加到电子邮件推广策略的指标。

网络安全

如果您没有听说过，数据泄露不断发生，它们可能对企业造成毁灭性的打击，造成财务损失和声誉受损。 仅 2023 年第一季度，全球就有超过 600 万条数据记录因各类数据泄露而暴露。

您不希望您的电子邮件营销和受众数据落入坏人之手。 因此，网络安全解决方案是您的技术套件中必须的。

确保您使用的任何物理技术设备和软件都具有顶级网络安全性。 首先，这意味着防病毒软件、多重身份验证、虚拟专用网络和网络漏洞扫描程序。

处理电子邮件的设计和布局

不管您相信与否，您的电子邮件的结构和视觉吸引力对于激发与读者的沟通和联系产生了影响。

如果他们可以不间断地从上到下浏览您的电子邮件，他们将更有可能回复您的电子邮件、点击链接或以其他方式参与其中。

让我们看一下电子邮件设计和布局的一些注意事项。

电子邮件结构

您的电子邮件如何从上到下阅读？ 从主题行转到最后一句容易吗？ 读者能够专注于信息吗？ 或者他们的眼睛因为杂乱而被拉向不同的方向？

您的电子邮件结构应该采用简约风格。 例如，您的标题将位于顶部，然后是电子邮件正文，右侧可能有一个图像，最后是您的 CTA。

最小的电子邮件结构可确保读者能够阅读您的电子邮件、消化内容并享受其中。

添加颜色

电子邮件采用简单的黑白配色方案并没有什么问题。 这是值得鼓励的，因为白底黑字很容易阅读，这也是您最终希望收件人看到的。

但如果您打算为电子邮件添加颜色来美化它们，那么关键是确保颜色不会破坏电子邮件体验。 例如，您可以为链接使用特定的颜色，以便它们脱颖而出，而其余单词则为黑色。

或者，您可以为电子邮件的各个部分使用不同的颜色，例如下面来自 Casper 的示例，以帮助每个部分脱颖而出。

图片来源：reallygoodemails.com

对于另一种选择，您可以在电子邮件中包含支持您发送的消息的图形，例如上面的屏幕截图如何使用云、月亮和星星图形来支持主题行。

只要不影响对电子邮件的理解，一点颜色就可以了。

一致性

无论您为电子邮件选择何种布局和设计元素，它们在您发送的每封电子邮件中都必须保持一致。 一致性建立信任。 信任伴随着沟通和建立真实关系的意愿。

一致的电子邮件设计和布局可以让读者知道他们对您的期望。 不断满足这些期望会让人们知道他们可以依靠你来进行良好的电子邮件对话和内容。 因此，他们会更倾向于继续打开并参与您的电子邮件。

这并不意味着您永远不应该把东西混在一起，以防万一事情变得陈旧 - 但您不应该在每封新电子邮件中发送完全不同的设计。

创建高质量的电子邮件内容

比电子邮件的设计和布局更重要的是它的内容。 如果人们打开您的电子邮件，但发现其中不是他们想要阅读的内容，他们最终会停止打开您的电子邮件，甚至可能会将您标记为垃圾邮件。

因此，您必须创建电子邮件受众每次都想要的优质电子邮件内容。

为每封电子邮件设定目标

永远不应该仅仅因为这样而发送电子邮件。 每封电子邮件都必须是有意的，并附有明确的目标。 电子邮件目标的示例包括：

• 共享资源
• 将流量引入另一个营销渠道
• 让读者执行 CTA
• 介绍您的品牌和业务产品
• 获取电子邮件中链接的点击次数

为每封电子邮件设定一个目标可以让您在为该电子邮件撰写的内容中更加有意识。 例如，假设目标是向潜在客户介绍您的业务产品。 您将在整个电子邮件中讨论这些产品，同时还链接到您网站的产品页面以展示您的独特之处。 您还可以使用 CTA 来结束电子邮件，以吸引特定产品的流量。

为每封电子邮件设定目标，以确保您有目的地制作内容。

每次都精心设计引人入胜的主题行

如果人们从不打开您的电子邮件，您就无法开始通过电子邮件与他们建立关系。 这就是吸引人的主题行发挥作用的地方。 引人注目的主题行通常可以说服人们打开电子邮件。 这是一个例子：

首先也是最重要的一点，远离点击诱饵的头条新闻。 这些标题很引人注目，但与电子邮件内容无关。 您可能会让人们打开您的电子邮件，但当他们发现邮件与主题行内容无关时，他们就不会参与其中。 “获得免费披萨”确实会成为一封电子邮件的开场白，但如果里面没有任何关于披萨的内容，人们可能会对你的品牌产生反感。

您的主题行应该表明电子邮件的内容。 它应该使用强有力的词语，即能引起强烈情绪反应的词语和短语，例如“赚更多”、“独家”、“禁止”或“令人眼花缭乱”。

最后，确保您的主题行不要太长。 用尽可能少的文字吸引您的订阅者。

把事情简单化

简单来说，您的电子邮件正文应该简单明了。 如果您的电子邮件冗长且段落冗长且没有视觉效果，那么收到您的电子邮件的人不太可能读完。

但如果电子邮件简短、易于理解并且信息清晰，他们就会这么做。 保持每封电子邮件简单并用尽可能少的文字表达您的观点。

个性化您的电子邮件

想要向人们发送通用电子邮件是很自然的，尤其是当您一次要发送大量电子邮件时。 但不幸的是，这不会为您提供您正在寻找的连接。

您必须花时间个性化您的电子邮件。 人们需要感觉你知道发生了什么。 他们需要感觉你发送给他们的任何东西都是专门为他们制作的，而不是其他人。 这让他们感觉很特别。 这反过来又会激励他们给你一个机会。

个性化您的电子邮件时，不仅仅是名字。 纳入有关他们的兴趣以及他们试图寻找解决方案的详细信息。

例如，假设您第一次向某人发送电子邮件来介绍自己。 首先称呼他们的名字，然后向他们询问您听说他们在公司遇到的问题。 如果你能说是相互的联系引起了你的注意，那就更好了。

个性化在打开沟通渠道和建立信任以发展关系方面发挥着重要作用。

显然，当您向完整订阅列表发送数千封电子邮件以宣布新产品或服务时，您无法自定义每封电子邮件。 这使得在可以的地方定制你能做的事情变得很重要。

包括评论和推荐

您的电子邮件推广策略的主要目标之一可能是提高您的品牌声誉和知名度。 还有什么比将评论、推荐和推荐纳入您的电子邮件更好的方法呢？

您正在尝试发展与电子邮件列表中的人员的关系。 但同样，你需要在他们眼中建立一些可信度和信任才能实现这一目标。 向他们展示来自客户的真实反馈可以让他们了解您的品牌声誉。 他们更有可能相信真实的人分享他们真实的经历，而不是其他任何事情。

因此，请在适当的情况下在电子邮件中使用推荐和评论。 例如，您可以将来自社交媒体的视频评论合并到有关特定产品的电子邮件中。 或者，您可以从您的网站上截取推荐并将其嵌入到您的电子邮件中。

融入视觉内容

有时，包含所有书面内容的简单电子邮件是与收件人沟通的最佳方式。 然而，在有意义的时候融入视觉效果很重要。

如上所述，人们被视觉内容所吸引。 吸收图像比吸收书面内容需要更少的脑力。 它们看起来也更漂亮。 添加视觉内容以分解书面内容并为您的电子邮件添加亮点。

请记住，您使用的任何视觉内容都应该支持您的书面信息。 即使您使用的是库存图像，也要确保它与您在电子邮件中转发的消息匹配。 确保其格式正确，以便在打开电子邮件时正确加载并显示。

电子邮件外展的时机很重要

您可能拥有世界上最好的电子邮件内容，但如果您没有在正确的时间发送电子邮件，那也没关系。 正确的时间取决于您向其发送电子邮件的对象。

例如，如果您的收件人朝九晚五，那么在 9 点向他们发送电子邮件就没有意义。 在早上 7 点发送邮件要好得多，因为此时他们可能正在吃早餐并查看电子邮件。

另外，请注意发送电子邮件的频率。 一天一次可能会让人们感到厌烦，但一周两次更容易接受。

请参阅上面您对电子邮件受众所做的研究，以确定您应该何时发送电子邮件以及多久发送一次。

制定有效的电子邮件外展的步骤

您可能想知道所有这些建议放在一起是什么样子。 以下是有效电子邮件推广的分步线性指南：

1. 引人入胜的主题行首先出现在电子邮件的顶部。
2. 称呼订阅者的名字以开始发送电子邮件。
3. 第一行应该是个性化的问题或陈述（根据您发送的数量尽可能多），以说服订阅者阅读更多内容。
4. 移至正文中的电子邮件要点。
5. 使用短段落，不要超过 4 个。
6. 添加图形或颜色以增强电子邮件的信息。
7. 以号召性用语结束您的电子邮件，告诉订阅者您希望他们下一步做什么。

掌握电子邮件外展的艺术是一个持续进行的项目。 然而，这并不意味着您无法通过电子邮件快速进行有效的沟通和建立关系。 使用上面的提示来指导您。