什么是捐赠确认函？

热情的捐助者使您的非营利计划成为可能。 虽然支持者可能不会要求任何回报，但您始终可以为捐赠者提供一件事：捐赠确认函。 今天，我们将向您展示如何将它们组合在一起。

捐赠确认函不仅仅是确认和感谢——美国国税局 (IRS)依法要求它们。 但别担心——我们会解释您需要了解的关于捐赠确认函的所有信息，让您的捐赠者在履行您的法律义务的同时感到被感激。

首先，让我们在进入截止日期、所需信息和最佳实践之前了解捐赠确认函是什么。

什么是捐赠确认函？

了解如何获得捐款很重要，但了解如何向捐助者表示感谢对于筹款活动的成功同样重要。 捐赠确认信（有时称为捐赠收据或感谢信）是一封确认慈善捐款的电子邮件或纸质文件。 至少，这是给捐赠者的确认收据，确认您已收到他们的捐赠。

但是，您的捐赠确认信不应只是承认慈善捐赠。 借此机会表达你的感激之情，让捐赠者知道他们慈善捐赠的价值。 让他们感到特别和被看见。

我们最新的Why America Gives报告发现，在组织提供有关其资金产生影响的最新信息后，最鼓励 48% 的捐赠者重复捐赠。 您的捐赠确认函是向捐赠者展示他们如何在您的更大目标和使命中发挥作用的好地方。 使用故事、图片和视频来说明他们帮助产生的影响。

虽然一次性捐赠很棒，但您希望尽一切努力将您的捐赠者变成经常性的捐赠者——您的感谢信在这个过程中起着重要作用。

不过，捐赠确认函不仅仅是为了说“谢谢”。 您的捐助者在提交减税时需要文件，而美国国税局对信件应包含的内容有严格的要求（稍后会详细介绍）。

您还需要向捐赠者发送确认信，无论他们如何捐赠您的非营利组织：

• 现金捐款
• 网上捐款
• 捐赠物品
• 捐赠服务
• 礼品卡
• 股票捐赠
• 遗产捐赠

您需要对每笔捐款表示感谢吗？

从法律上讲，没有。 您只需向捐赠 250 美元或以上的捐赠者发送确认信。 由您决定是要通过捐赠还是通过一封总结所有捐赠者捐款的年终确认信来确认捐赠。 我们建议同时发送。

对每笔捐款表示感谢让您有更多机会向捐赠者表示感谢。 它还可以作为即时确认。 同时，年终感谢信是一个很好的机会来总结您的捐助者的捐赠并强调它帮助完成的事情。 只需提交一份文件即可减税，而不是通过他们的邮件或电子邮件帐户来查找个人收据，这对捐助者也很有帮助。

但是所有其他捐赠少于 250 美元的捐赠者呢？ 您应该向他们发送捐赠确认信吗？

绝对地。

在满足法律要求的同时，确认信也是向捐赠者表示感谢并确认您已收到他们捐赠的绝佳机会。 每笔捐款都很重要，所以不要让捐助者的任何善行得不到认可。

发送捐赠确认书的截止日期是什么时候？

没有正式的截止日期要求，但最佳做法是在捐赠后一年的 1 月 31 日之前发送您的年终捐赠确认书。 坚持这个时间框架可以让您的捐助者有足够的时间按照他们的时间表提交纳税申报表。

对于个人捐款，我们建议尽快发送确认信。 这是完成反馈循环并向捐助者表示感谢的直接机会。 但它也让他们知道您收到了他们的捐赠，而不是迷失在网络空间中。

虽然您的非营利组织不会因未能发送捐赠确认书而受到处罚，但这会对您的捐赠者造成伤害。 没有书面确认，他们就不能申请减税。 一些捐助者可能不关心这项福利，但如果您不提供他们需要（和应得的）的认可，您可能会失去未来的捐助者。

为什么您的非营利组织应该发送确认信

将确认信视为沟通策略的重要组成部分。 你的感谢信有可能比任何非营利营销活动更有影响力——前提是你给他们这些信应有的时间、爱和关怀。

以下是您应该优先考虑书面确认信的一些原因：

• 法律原因：履行您的法律义务，向在一个日历年内至少捐款 250 美元的个人发送确认信。
• 确认：让捐赠者知道您已收到他们的捐赠，让他们安心。
• 感恩：向您的捐助者表示感谢，让他们知道这对您的非营利组织及其选民意味着什么。
• 影响：让您的捐助者知道您如何使用他们的捐款以及它对个人和社区产生的影响。
• 提醒：在年底提醒您的捐赠者他们进行了捐赠，促使他们考虑您的非营利组织并可能计划再次捐款。
• 意识：鼓励您的捐助者与他们的朋友和家人分享他们支持的事业。

你的确认信应该包括的东西

根据美国国税局的规定，确认信必须包含以下内容：

• 您的组织名称
• 贡献金额
• 非现金捐款的描述（不一定是价值）
• 确认没有交换商品/服务的声明（如果适用）
• 提供的商品/服务的描述和诚信价值估计（如果适用）

此外，虽然美国国税局没有要求，但使用捐赠者的姓名和您收到慈善捐款的日期来个性化您的消息会很有帮助。 此信息可确认收件人的身份，并有助于他们保存记录。

现在这就是法律要求您包含的所有信息。 但是，学习如何创建优先考虑个性化的捐赠收据需要更多细节。 例如，您可以让捐助者知道您如何使用这些资金（或计划使用它们）以及即将举行的筹款活动或志愿服务机会。 换句话说，让您的感谢信不仅仅是一张捐款收据。

我们还建议通过分段为您的信件添加一些个性化。 您的经常性捐赠者和大额捐赠者应该收到一封特别感谢信，以表彰他们的特别捐赠。 通过在您的捐助者确认信中添加独特的风格，让他们知道您重视他们的超越：

• 个人说明：向您的捐赠者发送一条个性化消息，以表彰他们已经捐赠了一定年限或进行了一笔可观的一次性捐赠。
• 来自领导者的信息：让您的非营利组织的一位领导者写一封个性化的信息，让捐助者知道他们的贡献对组织有多大意义。
• 认可：考虑通过您的电子邮件通讯或社交媒体宣布您的经常性捐助者或大捐助者（当然要征得他们的同意——可能没有确切的数字）。

捐赠确认信的例子

这里有几个捐赠确认信的例子。 这些范围从最低要求到更个性化的要求。 找到最适合您的方法。

您可以复制/粘贴这些以履行您的法律义务，但我们建议对它们进行个性化设置以匹配您的品牌声音。

示例 1：个人确认函

嗨[捐助者姓名]，

感谢您在 [收到日期] 向 [非营利组织名称] 捐款 500 美元。 我们不提供任何商品或服务来换取您的贡献。

示例 2：个人确认函

嗨[捐助者姓名]，

我们非常感谢您在 [收到日期] 向 [非营利组织名称] 捐款 250 美元。 作为感谢，我们向您发送了一件估计公平市场价值为 25 美元的 T 恤，以换取您的贡献。 我们希望在 [活动日期] 即将举行的志愿者活动中见到你（穿着你的新衬衫）。 再次感谢您的慷慨捐赠——没有像您这样的捐赠者，我们无法帮助社区。

谢谢，

[姓名]

示例 3：年终确认信

亲爱的[捐助者姓名]，

感谢您去年对我们组织的支持。 因为有像您这样的捐助者，我们才能够帮助 500 只动物找到充满爱心的新家。 每笔捐款都很重要，我们感谢您的贡献。

您去年向 [nonprofit's name] 捐款总额为 1,000 美元，我们没有向您提供任何商品或服务作为交换。 我们衷心感谢您的帮助，并希望明年我们可以指望您帮助我们帮助更多需要帮助的当地动物。

注册我们的电子邮件时事通讯，了解我们即将举行的所有筹款活动和志愿者活动的最新信息。 请与您的朋友和家人分享，让他们也参与进来。

感谢您所做的一切！

带着感激之情，

[姓名]

超越确认

当您收到捐款时，您可能会发送一封确认信，但不要让它成为您沟通的终点。 留住非营利组织志愿者的关键是稍后跟进并让您的捐助者知道您如何使用他们的捐款。 如果他们选择接收您的电子邮件，请让他们了解其他筹款或志愿者机会。

您还可以让您的捐助者了解他们可以帮助您的非营利组织的其他方式，例如注册社区服务项目或在他们的 LinkedIn 帐户上分享链接。

最终，您希望将一次性捐赠变成终生的关系——您的确认函是该过程的重要组成部分。 因此，请避免通过提供收据来做最低限度的诱惑。 为您的捐助者超越自我——希望他们能为您的非营利组织做同样的事情。

想一想可以向捐助者表达关心的独特方式。 例如，您可以执行以下任一操作：

• 打电话：亲自打电话感谢捐助者的捐助。
• 写一封手写的信：用手写的感谢信向您的捐赠者展示他们的捐赠意义重大。
• 分享图片：让您的捐赠者看到他们通过捐赠帮助了谁或做了什么。

自动确认信

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