DAM 元数据：为什么少即是多

数字资产管理 (DAM) 平台并不意味着是一个锁箱或资产进出不出的黑洞。 您的 DAM 允许您轻松找到现有资产以供重复使用，从而创造价值和效率。

它可以帮助您管理使用权和限制，以避免在重复使用资产时出现监管和法律问题。 该过程的基石是元数据。

本文探讨了为什么您应该避免拥有过多的元数据字段以及如何简化 DAM 中的元数据管理。

你永远不会拥有太多好东西，对吧？

元数据最基本的定义是关于数据的数据。 这是分配给您的资产以描述它们的信息。 它提供您的搜索结果和过滤器，使您能够准确找到所需的资产。

您选择的 DAM 系统可能带有一组标准的开箱即用的元数据字段，涵盖基础知识——标题、描述、文件类型等。并且您会想要添加为您的行业、公司和产品。

在谈到 DAM 元数据时，许多组织都错误地认为越多越好，尤其是当他们是第一次使用 DAM 系统时。 如果元数据是 DAM 的基石，那么您希望每个资产尽可能多的元数据，对吗？

好吧，不一定。 您还需要记住输入元数据所需的时间和精力。 虽然自动化和人工智能可以协助元数据输入，但它们不能完全取代人眼和知识。

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找到合适的平衡点

关键是拥有正确的元数据。 您希望在元数据的实用性和价值与输入元数据所花费的时间和精力之间找到平衡点。

与您的利益相关者一起完成的一个很好的练习是获取您编译的元数据字段的初始列表，包括开箱即用和自定义字段，并将它们列为必备、可有可无和不可有需要或多余的。

不要害怕反驳并质疑是否真的需要一个领域。 在讨论中经常回到的关键问题应该是：

• 此字段是否包含可帮助我的最终用户找到他们需要的资产的信息？
• 该字段提供的值是否值得输入信息所花费的时间？
• 此字段中的信息必须附加到资产是否有法律、法规或组织原因？

对于必填字段，您还需要确定该字段是否为必填字段，这意味着 DAM 中的所有资产都必须在该字段中输入信息，以便保留并可供使用。

根据需要非常有选择性地指定字段。 必填字段越多，完成每项资产的元数据所需的时间和精力就越多。 一个好的衡量标准是确定是否有任何资产需要填充标签，例如N/A 、 None或Other输入该字段，因为它是必需的，并且根本没有任何适用的特定术语。 这表明该字段实际上并不是普遍需要的。

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但我们确实需要所有这些字段！

如果您的利益相关者没有让步，并且他们希望包含在 DAM 中的元数据字段列表比您建议的要长，那么您可能必须首先选择战斗。 相信我，它会成功的。

在 DAM 的早期，您可能会看到那些负责上传资产和应用元数据的人实际上填写了大部分字段。 但随着时间的推移，随着事情变得繁忙和更高效的元数据例程的发展，一些字段将自然而然地全部或大部分被放弃。

您的上传者将仔细研究哪些信息在分配的输入时间内最有价值，并开始相应地调整他们的元数据条目。 然后您将处于收紧元数据的关键位置。 我们稍后再谈这个。

简化流程

设置元数据字段时，您有多种选择。 您可以通过多种方式组织和分组字段以及这些字段可用的多种格式。

对于字段格式，查看所有选项并选择对其将保存的数据最有意义的字段类型。 对日期使用日期字段，对数字使用具有适当字符数限制的数字字段等。

尽量减少自由文本字段，以支持下拉和多选字段中的受控词汇。 这消除了拼写错误的可能性，并消除了组织内用于描述同一事物的不同术语的混淆。

每个人都必须使用标准化术语，而不是首字母缩略词或缩写术语。 使词汇表可用于受控词汇字段也对您的用户非常有帮助，无论是输入元数据的用户还是搜索资产的用户。

以对输入元数据的用户有意义的方式对您的字段进行分组，并最大程度地简化和提高元数据输入的效率。 将最常用的字段放在页面顶部以最大限度地减少滚动。 如果您有必填字段，请确保它们易于识别。

尽可能使用自动标记和人工智能工具来鼓励一致性。 但是请注意，这些工具需要监督。 必须对它们进行设置、培训，然后进行 QA 和不断更新。 会有影响自动标记工作流程的更改和异常，并且需要人眼来确保您保持元数据的准确性。

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但是字段还是那么多！

管理元数据永远不会完成。 随着业务需求和流程的变化，您必须始终确保您的元数据与时俱进并保持相关性。 将添加和删除字段，并且必须添加、删除或更新现有字段中的元数据标签。

但是，企业坚持需要但后来放弃的所有那些领域呢？ 一旦您的 DAM 运转正常并且元数据输入在某种程度上已经成为常规，您就处于重新访问该现场清单的绝佳位置。

使用 DAM 中可用的任何报告工具来全面了解您的元数据是如何输入和使用的。 运行关于 DAM 中所有元数据字段的报告，如果需要，将它们分解成可管理的部分，以获得完整的资产清单。

从最终用户的角度来看，提取关于最流行的搜索词和过滤器的报告。 此外，用户输入哪些搜索词返回零结果？

如果可用的有用报告存在差距，请调查您的用户，包括输入者和最终用户。 是什么让他们感到沮丧？ 他们对调整元数据字段及其布局或可用的搜索过滤器有什么反馈，这将使他们的生活更轻松？

收集完所有报告和反馈后，查看元数据的历史记录和当前状态。 看看你是否可以提取一些主题或模式：

• 是否有从未或很少输入元数据的字段？
• 是否有可能在您的 DAM 早期一直使用但此后被放弃的字段？
• 您是否看到跨多个字段输入的某些元数据有任何冗余？

当您分析数据并找到要从元数据结构中删除的候选字段时，这也是重新审视您在第一次开始定义结构时问过自己和利益相关者的那些问题的好时机：

• 此字段是否包含可帮助我的最终用户找到他们需要的资产的信息？
• 该字段提供的值是否值得输入信息所花费的时间？
• 此字段中的信息必须附加到资产是否有法律、法规或组织原因？

使用收集到的数据向您的利益相关者提出关于如何加强元数据结构以使其更加高效和有效的建议。 既然您有用户反馈、数字和历史信息，那么获得他们的支持应该会更容易。

请记住，有益的更新不仅限于删除未使用和未充分利用的字段。 字段可以移动到页面上的不同位置。 新的列或列中的顺序可能会使字段更加突出和更容易看到，从而增加它被使用的机会。

限制滚动提高使用

当需要较少的滚动来查看该列时，使用它的可能性就越大。 如果描述不清楚，可以重命名字段。 用户可能不会在特定字段中输入元数据，仅仅是因为他们不确定他们应该在那里输入的内容。

在某些情况下，可以更改字段的格式。 例如，将特定的自由文本字段转换为下拉列表是否可以节省时间并提高数据准确性？

删除确定为无关的字段可能会在效率方面为您带来最大的收益，但请记住，元数据的实用性、准确性和完整性是您的主要目标。

一些未使用的字段可能包含您出于法律目的必须保留的历史信息，因此您不想彻底删除它们。 在这些情况下，您可以从当前视图中隐藏这些字段，并且仍然可以在需要时将它们用于报告或恢复到您的元数据表单。

元数据工作永无止境

与 DAM 的大多数区域一样，维护和改进元数据结构是一个持续的过程。 作为 DAM 的一个重要方面，元数据需要定期关注以确保准确性和相关性。

当您与企业和利益相关者合作以保持效率和价值的平衡时，报告和用户反馈将是必不可少的因素。 通过适当的关注和关注，元数据将确保您的资产流出 DAM 时与流入时一样无缝。

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