如何制定有效的公司信用卡政策及其重要性

公司信用卡政策保护您的组织、财务安全和员工。 但是企业信用政策应该包括什么？ 是否有您可以借鉴的公司信用卡政策最佳实践？

如果您正在寻找与企业信用政策有关的任何问题的答案，那么您来对地方了！ 我们将介绍以下内容：

• 什么是公司信用卡政策？
• 为什么企业信贷政策很重要？
• 您如何制定企业信用政策？
• 您如何监督员工对公司信用卡的使用？
• 您如何开始制定贵公司的信用卡政策？

准备好潜入了吗？ 我们走吧！

什么是公司信用卡政策？

公司信用卡政策是一套指导方针，可帮助管理人员和员工了解正确使用公司信用卡的规则。 使用公司信用卡政策最佳实践可确保平等对待所有员工，并保护您的组织免受信用卡滥用和误解。

简而言之，如果您以员工的名义发行公司信用卡，您需要一个公司信用卡政策来保护您的组织和员工。 前往下一节了解原因。

为什么公司信用卡政策很重要

公司信用卡不同于员工自己的信用卡。 公司信用卡的账单要么交给您（所有者/经理），要么交给您组织内的会计主管。 一些员工支出可能可以免税，而他们可能进行的其他支出可能不是您公司愿意支付的采购费用。 因此，您需要非常清楚什么是员工可以使用他们的卡支付的合法业务费用。 这构成了良好的企业信贷政策的基础。

拥有可靠的公司信用卡政策有很多好处。 这里有一些：

• 确保理解：为什么您的企业要为员工提供公司名片？ 通常，公司卡仅用于特定目的（尽管这些可能因员工或部门而略有不同）。 员工旅行就是一个明显的例子。 当您的员工因公出差时，他们可能会使用公司卡支付机票、地面交通、餐饮、酒店等费用。 主要在办公室工作的员工可以使用公司卡支付与客户的用餐、订阅和团队庆祝活动的用品。 这些费用可能带有支出上限或其他限制。 无论您如何设想您的员工使用他们的公司卡，您都应该在明确的政策中明确说明。
• 大纲 资格：公司卡应发给已证明使用过公司卡的员工。 向员工团体或类别发卡通常是有意义的。 这可能由工作描述定义，例如销售人员，或职责定义，例如经常独自出差的销售人员。 今天的许多公司卡还提供可以临时发行的实体卡或虚拟卡，例如当办公室员工安排一次性出差或经理需要为新项目购买设备或用品时。
• 描述持卡人的责任：不要听之任之。 持有公司卡的员工有权使用公司的钱。 确保他们了解您的公司卡政策以及这些卡带来的特权和责任。 这包括遵循正确使用以及安全存储和报告丢失或放错地方的卡的所有准则。
• 明确奖励所有权：许多公司卡在使用时会累积“积分”，通过积分兑换可获得现金返还或旅行奖励。 确保员工了解他们或公司是否会要求获得这些奖励。
• 解释报告要求：使用公司信用卡为员工提供便利，无需花费个人资金和等待报销。 尽管如此，必须对通过公司卡进行的支出进行跟踪和分类。 让员工知道如果他们必须提交正式的费用报告，您是否希望他们收集并提交每张收据，如果是这样，他们应该多久这样做一次。
• 描述紧急用途，如果有的话：公司卡通常用于预先批准的合法业务开支。 （只要费用属于通常批准的类别，例如机票或酒店，员工可能不需要为每次使用申请许可。）然而，员工因公司业务出差有时可能会遇到异常情况，例如行李丢失或被盗或笔记本电脑。 您的公司信用卡政策应详细说明哪些紧急支出通常是可以接受的，包括员工返回家园后是否应偿还这些费用以及如何偿还这些费用。
• 列出滥用的后果：给员工公司名片是高度信任的标志，你怎么强调都不为过。 当您以员工名义发行公司信用卡时，持卡人有责任适当使用公司资金。 通过确保您的公司卡政策也阐明不当使用和滥用的任何后果，您可以保护您的组织，这一点很重要。

我们在本节中介绍了很多内容，您可能想知道如何在您的公司卡政策中包含所有必需的元素。 在下一节中，我们会将这个复杂的过程分解为简单的步骤，您可以采取这些步骤来为您的组织创建可靠的公司信用卡政策。

如何创建公司信用卡政策

您的企业需要制定公司信用卡政策，以向员工说明他们可以如何、为何以及在何处使用您安排以他们的名义发行的公司信用卡。 这听起来很简单，而且可以，只要您努力为使用公司卡的员工创建一套清晰的指导方针。

您的公司信用卡政策需要采用书面形式，经理或人力资源代表应在员工签署并收到公司卡之前与员工一起审核。

以下是您可以用作公司信用卡政策样本的一些具体步骤：

第 1 步：确定贵公司使用公司信用卡的目的

虽然这对您来说似乎显而易见，但对其他人来说可能并非如此，因此请花点时间解释一下您的公司为何向员工发放公司卡。 保持简单是可以的。

步骤 #2：定义合格员工

您可能不会给每个员工都发一张公司卡（但如果符合您的业务需要，这样做当然没问题！）。 最好准确解释您将允许哪些人以及在什么情况下使用公司卡。

第 3 步：描述可接受的用途和限制

大多数员工可能会自动理解商务信用卡仅用于合法的商务开支。 对于可能不会的极少数人，让期望非常明确。 除了详细说明员工如何使用他们的公司卡外，还要清楚说明他们不能使用他们的卡购买什么。

在旅行时制定有关紧急费用的任何政策也是一个好主意。 员工可能需要在路上更换个人或技术装备。 如果他们的行李在重要演示之前丢失或他们的笔记本电脑被盗，他们是否需要事先批准？ 如果他们需要支付医疗费用或购买个人物品，他们可以吗？ 他们是否应该为公司报销这些支出？ 考虑各种可能性并阐明期望。

第 4 步：解释报告要求

使用公司卡的好处之一是员工不必保存收据并提交详细的报销费用报告。 您的公司也不必扫描和保存收据页，因为您会在每个月的报表上看到所有支出。 但这并不一定意味着您可以完全消除收据的纸质痕迹。 如果您希望员工提交收据、编码费用并制作报告，请让他们知道如何操作。

步骤#5：谈论最坏的情况

您希望一切顺利，员工会负责任地使用他们的卡，并且永远不会出现不当收费。 这是一种很好的态度，但这不是一个好的公司政策。 您需要讨论使用公司卡时可能出现的一些常见问题，并解释您的公司将如何应对。 以下示例并非详尽列表。 想一想您预期员工使用卡片的方式以及可能出现的问题。 如果您设想了一系列可能的纪律处分，请清楚地说明它们，以免有人感到惊讶，您也不必担心法律挑战。

第 6 步：让员工阅读并签署政策

公司信用卡政策不应该像那些在点击确认框之前没有人真正费心阅读的“用户协议”。 这很重要，需要花时间把它做好。 要求每位员工与经理或人力资源代表会面。 一起通读政策，进行讨论，鼓励员工在需要澄清时提出问题，并回答这些问题。

员工和公司代表应各自在政策上签名并注明日期，以确认已一起阅读和理解政策。 在将原件放入员工档案之前，请务必向员工提供一份副本。

公司信用卡政策的 10 项最佳实践

现在您已经了解了创建公司信用政策的基础知识，让我们来看看一些特定的公司信用卡最佳实践。 这些做法可以帮助您确保员工正确使用卡片，并确保您的组织的财务风险尽可能低。

坚持你的政策

一旦制定了公司信用卡政策，请坚持执行。 如果你不执行它们，你只会削弱你的政策。 请记住，您的公司信用政策应包括一些有关紧急例外情况的信息。 除此之外，所有员工，甚至是高管，都需要遵守他们在发卡之前同意的明确政策。

根据需要调整策略

定期审查您的所有业务政策和程序是明智的，您的公司信用政策也不例外。 您的员工的消费习惯和模式可能会随着您的业务变化而变化。 不要错误地严格遵守不再为您的业务提供良好服务的过时政策。 也不要忽视或回避过时的政策。 花时间进行正式审查并根据需要更新公司信用卡政策。

分配合理的信用额度和支出控制

每张员工卡都有自己的限额，因此您不必担心流氓员工会花掉您的信用余额。 这些限制将取决于您的员工如何使用他们的卡。 经常出差两周或更长时间的员工需要比不经常采购的办公室经理更高的信用额度。 如果您使用的是提供支出控制的公司卡，您会发现您可以轻松调整单张卡的信用额度。 您还可以限制费用类别，例如仅限办公用品供应商或软件续订。

限制持卡人人数

许多公司卡公司承诺免费无限数量的员工卡。 但实际上有多少员工需要拥有一个？ 确保您向所有有合法、明确需要的员工发放卡片。 其他员工可能能够以其他方式安排不经常支出的付款。

定期重新评估

员工获得信贷的需求和他们的信贷限额要求会随着时间而改变。 当员工的工作描述发生变化时，或者如果他们可以证明对公司名片的合法需求，请愿意考虑做出改变。 毕竟，当员工使用公司卡时，他们和您的公司都会更轻松。 必须手动跟踪收据和代码费用，没有人会从中受益。

允许合理的例外

您的公司信用卡政策应该非常清楚地说明不可接受的使用的后果。 公平地应用这些后果，为诚实的错误保留一点宽限期。 一个总是藐视期望的员工与一个犯无意错误或偶尔失误的员工截然不同。 有时，如果伴随着及时偿还不当支出，警告将是合理的第一反应。

统一应用政策

与其他政策一样，贵公司的企业信用政策应提供明确性、设定期望并保护组织和员工免受风险。 如果你不遵守你制定和签署的协议，你为制定该政策所做的所有努力都将付之东流。 除非另有说明，否则您的公司信用卡政策需要适用于使用公司信用卡的每位员工。

尽可能虚拟化

许多公司卡公司发行的虚拟卡和一次性卡可能对其使用有严格限制。 例如，一次性卡可以锁定到一个特定的供应商。 虚拟卡可以有允许员工为特定购买付款的信用额度和防止额外使用的到期日期。

排除支出限额的猜测

公司信用卡不是空白支票。 员工可以使用他的卡支付牛排和龙虾晚餐，外加一瓶好酒，但您不必满足这种奢侈的胃口或支付晚餐费用。 为每日津贴、每次旅行或每餐费用制定预期，以避免这些类型的情况。 一个好的起点是联邦政府为联邦旅客制定的每日津贴费率，该费率可以根据地点进行调整以反映合理的支出预期。

监控支出

正如查看个人信用卡账单一样，您需要关注公司信用卡余额和每月费用。 您公司中的某个人需要对这一重要步骤负责。 谁将签署每个员工的月度费用？ 谁会定期审核信用卡账单是否存在可疑模式和未经授权的使用？ 这是一项重要的责任，应该由有权解决可能出现的任何问题的人承担。

开始您的公司信用卡政策

既然您了解了公司信用卡政策的目的，看到了该政策可以带来的好处，并了解了创建和实施公司信用政策所涉及的步骤，您就可以开始了！

如果您刚刚开始探索您的公司如何从使用公司信用卡中获益，您可能想知道在众多可用的公司卡中哪一种最适合您的公司。 查看我们的最佳公司信用卡列表以获取灵感或找到匹配项。

我们希望这篇文章对您制定企业信贷政策的过程有所帮助。 如果您喜欢所读内容，您可能还会喜欢我们的其他一些商业政策资源。 例如，我们创建了一份关于建立小型企业预算的指南以及一些关于新员工入职的技巧。

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