什么是客户门户？ （+ 为什么您的机构需要一个）

客户门户已经取得了长足的进步。

曾经被认为是“必备”的功能现在已经成为以客户为中心的企业的游戏规则改变者。

从客户服务的角度来看，您不能简单地低估客户门户的影响。 这些平台提供专用的自助服务空间和 24/7 可用性，客户可以按照自己的节奏访问所需的信息或请求服务。

减少客户服务代表的工作量，同时建立品牌知名度、改善客户体验并经济高效地保持竞争力，这不是很好吗？

感兴趣吗？ 让我们仔细研究一下什么是客户门户，解决潜在的实施挑战，并重点介绍为您的企业选择客户门户时需要考虑的关键因素。

什么是客户门户？

客户门户（或客户门户）是一个安全的数字界面，为客户提供一个共享和接收信息、指令、报告、消息、任务和批准的集中中心。 客户可以通过密码保护环境下的网站或移动应用程序访问这些门户。

大多数客户端门户软件都可以融入所需的工作流程、功能和视觉元素，使这些应用程序对多个行业产生影响 - 从律师事务所到营销和自由职业。

企业一直热衷于利用技术来最大限度地提高竞争优势，无论是为了客户满意度还是运营效率。 随着过去十年对客户门户兴趣的增长，这一趋势变得显而易见。

来源：谷歌趋势

客户门户有何用途？

从本质上讲，客户门户软件旨在帮助小型企业和精品公司管理客户交易、期望、信息和服务交付。

然而，这些电子网关也有助于行业合规性，例如 ESIGN 法案和 HIPPA。 根据供应商的不同，有多种方法可以实现遵守这些行为的定制。

资料来源： ahsuite.com

许多门户软件解决方案提供自定义选项，以使门户的外观与用户的品牌保持一致。 这一切都归结为最适合您业务的“风味”。

• 客户协作和项目管理：简化在整个项目或服务生命周期中与客户交互的流程，同时确保每个人保持一致。
• 数字销售室：创建一个虚拟舞台来展示产品、进行推介和敲定交易，同时消除实体空间的限制。
• 客户引导和支持：促进客户引导、支持票证、进度报告和自助服务选项（例如帮助中心、知识库、聊天机器人集成和教程视频）。
• 业务服务中心：提供一个中心纽带，客户可以无缝访问服务，促进更顺畅的交易和交互。
• 法律和财务：财务和法律团队使用这些门户向客户开具发票、收集付款或签名以及托管合同和保密协议。

除了功能之外，客户门户还代表了公司对透明度和以用户为中心的设计的承诺。 采用这些工具可以重新定义业务与客户的关系，培养信任并鼓励协作。

您应该寻找哪些客户端门户特性和功能？

由于其综合性，客户端门户通常被称为“一体化”解决方案。

如果预算允许，您可以获得产品发票生成。 但如果您正在寻找价值，下面列出的这些功能应该是您的首要任务。

• 客户端登录：用户通过电子邮件邀请或密码获得门户访问权限。 一些平台甚至使用双因素身份验证 (2FA) 来提高其解决方案的安全性，同时最大限度地提高便利性。
• 个性化信息中心：大多数客户端门户允许用户嵌入来自 Google Workspace 和其他基于云的平台的文件，以便无需专门的软件即可定制报告和预览草稿。
• 文档共享：信息是做出卓越决策的关键，这就是门户允许客户安全地上传、下载和共享重要文档的原因。
• 同时标签：客户门户软件（特别是专注于企业和机构的产品）具有白标选项，以确保一致的品牌。
• 安全存储：由于客户端门户处理敏感信息和客户数据，因此大多数解决方案提供商使用 256 位 SSL 协议对数据进行加密。
• 服务请求：门户可以帮助客户轻松地请求特定服务、报告问题或提出查询，从而简化客户与企业的沟通，从而提供客户支持服务。
• 消息传递和文档：门户应该提供实时协作功能，以缩小沟通差距，同时确保所有对话都被记录下来并可供正确的用户访问。
• 团队协作：最好的客户门户通过控制实施使组织内部和外部的统一协作者更易于管理。

其他客户门户可能包括附加功能，例如时间跟踪、自动表格填写、密码管理器和工作日志。 选择最适合您的工作流程的方式，以最大限度地提高您的购买价值。

客户门户有什么好处？

您真的需要客户门户吗？ 这取决于您所在行业的性质、业务目标和可用资源。

考虑到 57% 的客户更喜欢使用数字媒体渠道（而不是语音）联系公司。 考虑到这一点，拥有客户门户可以显着提高您的在线形象和客户满意度，同时提高您的团队的生产力。

如果您的企业有许多移动部件，客户门户还有助于集中操作、通信和文档共享。 如果实施得当，这些工具可以使进度跟踪和监控变得更加容易。

客户端门户可以改变远程团队的游戏规则，因为它们可以通过提供安全存储和加密数据传输来帮助遵守联邦和州法律。 您甚至可以找到提供自动化功能以减轻管理负担的解决方案。

最后，客户门户可以帮助小型企业最大限度地降低运营成本，同时提供基本的业务管理工具。 这意味着无需为单独的消息传递、项目管理和知识库工具付费。

是什么造就了一个出色的客户门户？

让我们研究一下表现最佳的门户与其他门户的区别的关键功能，并了解如何确保您的门户通过用户友好的界面满足您的业务和客户的需求。

便于使用

直观的界面意味着用户可以立即导航并完成任务。 没有冗长的教程或混乱，只有简单的功能。 快速访问、清晰的标签和逻辑布局使生产力和无压力体验变得不同。

强有力的合作

这都是关于团队合作的。 最好的门户可以让团队和客户无缝地聊天、共享和合作，从而加强联系并改善项目成果。 这不仅仅是谈论，而是共同实现目标，确保项目协调一致地向前推进。

可扩展的解决方案

随着业务的发展，他们的工具也应该随之发展。 多功能门户可以适应不断增长的客户数量、不断扩大的数据集和新兴的业务需求。 这是一个为当前和不可预见的未来挑战做好准备的平台。

安全文件共享

心态平和至关重要。 凭借顶级的安全性，客户和企业可以放心地共享文件，并知道他们的数据是安全的。 强大的加密、权限控制和定期安全审核可确保传输的每个文件都保持机密并受到保护。

无缝实施

从当前系统过渡到客户端门户应该是一件轻而易举的事。 行业标准门户应该与现有工具顺利集成，确保团队和客户可以顺利上手。

报告和分析

知识就是力量。 企业可以调整和完善其策略，以确保始终走在正确的轨道上。 客户门户还应该集成分析工具。

客户支持

快速、高效的支持系统意味着任何问题或疑问都能得到及时解决，确保持续的生产力。 您可以通过用户评分和其他指标（例如易用性和设置）来检查产品的客户支持绩效。

集成和定制

每个企业都是独一无二的，这使得有必要为您的公司定制客户门户。 一个好的门户应该能够轻松地与其他工具配合，并允许对其外观和功能进行调整，使其感觉像是团队的一部分。

客户门户实施的挑战以及如何解决这些挑战

实施客户门户可以改变您的企业的游戏规则。 但与任何技术一样，它也面临着一系列挑战。 从安全问题到用户采用问题，了解潜在的障碍并制定解决方案非常重要。

1. 与现有系统集成

将新技术与成熟的旧系统集成通常很棘手。 数据不匹配、记录丢失甚至重复输入的风险迫在眉睫。 对两种工具说不同话的熟悉恐惧可能会让用户感到困惑。

解决方案：与 IT 团队和门户提供商合作制定全面的迁移策略。 在受控环境中测试集成可以预先解决潜在的障碍，确保每个人都能更顺利地过渡。

2. 数据安全问题

数字时代既带来好处，也带来弱点。 引人注目的违规行为经常成为头条新闻。 客户和内部团队可能会对将专有数据存储在新平台上的想法感到惊讶，担心潜在的暴露。

解决方案：选择具有行业标准安全性的安全客户端门户。 强调端到端加密的实施，并确保定期安全审核和补丁。 向客户和团队频繁更新安全增强功能可以增强信心。

3、用户抵制

“如果它没有坏，就不要修理它。” 习惯了特定工具的员工可能会抵制转换。 建立客户门户似乎令人畏惧，需要更清楚地了解学习曲线和对日常任务的潜在干扰。

解决方案：通过主动变革管理解决阻力。 强调切实的好处、易用性和效率提升。 有组织的培训课程，辅以现成的资源，可以有所帮助。

4. 定制限制

通用客户服务门户可能需要与企业独特的 DNA 保持一致。 缺乏可定制功能或存在冗余功能可能会使门户看起来更易于管理和有效，从而导致潜在的工作流程效率低下。

解决方案：与了解并满足特定需求的门户供应商合作。 以用户反馈为基础的迭代定制流程可以帮助使门户更接近特定于业务的需求。

5. 保持客户参与度

门户网站的数字界面虽然高效，但可能需要更多的温暖来进行个人交互。 习惯于面对面会议或直接通话的客户可能会感到数字空白，导致关注或关心减少的感觉。

解决方案：通过定期的个人接触点增强数字体验。 视频通话、虚拟会议和个性化更新等功能可以弥补这一差距。 定期的客户反馈可确保门户满足他们的需求。

6. 扩展问题

现在对企业有效的方法在未来可能行不通。 随着客户数量的增加、数据量的激增以及需求的多样化，门户可能会成为瓶颈而不是推动者，从而影响性能和用户满意度。

解决方案：主动寻找构建时考虑到可扩展性的门户。 绩效评估和增长计划确保门户随业务发展。 提供升级、增强甚至迁移的灵活性对于未来的准备至关重要。

7. 成本超支

预算升级可能会让企业措手不及。 计划外费用，例如延长培训、额外定制或不可预见的技术故障，可能会导致财务紧张并导致对门户投资回报率的质疑。

解决方案：详细的财务规划和透明的供应商谈判至关重要。 从一开始就认识并考虑潜在的隐性成本。 财务评论阐明了投资价值并指导方向修正。

如何为您的企业选择合适的客户门户

为您的业务选择技术是一项可以影响您成功的投资。 这不仅仅是最流行的选项或最时尚的界面； 这是基于这些不同因素的整体评估。

业务需求

如果您的目标是在木头上钉一颗钉子，那么一块沉重的岩石比一套金刚石工具对您更有利。 投资工具时，目标应该是决定性因素。

了解特定的业务需求可确保所选软件符合您的目标。 不匹配可能会阻碍流程和客户体验。

团队成员

只有当您的团队能够 100% 发挥其潜力时，您才会知道您是否拥有合适的工具。 这次，让我们回到用锤子“钉进木头”的例子。 如果锤子太小、太大或设计过度，您的团队将需要更多的工作才能完成工作。

最好的客户门户必须对所有团队成员都用户友好，以适应不同的技术熟练程度。 根据团队动态和角色定制您的协作工具、控件和用户权限。

存储问题

文件共享是任何商业模式的一部分，即使每个公司采取不同的形式。 它必须始终安全、需要时可访问且具有成本效益。 由于文件共享是一项核心功能，因此请选择具有良好安全声誉的产品。

您可以在云存储选项之间进行选择，以确保行业标准的安全性和可扩展的性能。 另外，本地门户对于那些想要提供安全访问和个性化控制的人来说是理想的选择。

终身成本

科技采购很少是一劳永逸的交易。 这些工具通常具有维护、更新和可扩展性成本，如果不适当考虑，最终可能会耗尽您的资金。

决策者还应考虑成功实施所需的间接成本。 其中包括培训成本、额外支持、咨询和相关产品。

个性化级别

问这个问题：我的客户需要什么功能？

客户门户的主要任务是为客户提供个性化的体验。 找到一款可以调整为适合客户互动的工作空间的产品。

并且不要忘记在决策过程中考虑视觉元素。 使用不符合您审美的视觉功能可能会让您的客户感到困惑。

客户反馈

客户门户的功能和可用性不仅仅是为了团队效率。 您的客户也应该喜欢您用来提供业务的产品。 这些工具应该易于导航，并且不需要用户具有使用类似软件的经验。

并非所有客户都会喜欢您想要使用的产品。 正因为如此，请考虑获得一个极简主义效果，让您能够覆盖大多数基础。

外部应用程序

企业使用不同的应用程序来实现不同的功能。 然而，总有一些时候您需要将一个解决方案与其他解决方案连接起来。

使用支持第三方自动化的客户端门户。 这种考虑是为了避免冗余并创建更具凝聚力的数字生态系统。

展望未来

尽管最近客户端门户的使用量激增，但行业参与者注意到了它的优势。 在 eMoney Advisors 和财务规划协会的联合研究中，使用客户门户的企业增加了客户关系指标。

随着金融等严格行业的巨大成功，越来越多的企业正在考虑在其运营中采用某种形式的现代客户门户。 客户端门户市场目前价值 16.7 亿美元，预计到 2030 年将增长 33.4 亿美元。

随着人工智能革命的临近，客户门户将继续扩大其产品范围。 《哈佛商业评论》的一项研究揭示了公司如何开始使用人工智能为其客户群提供高质量的体验。

未来十年，客户门户行业将呈上升趋势。 它是否能发挥其潜力，只有时间才能证明。 然而，这是了解更多有关这项技术并确定您的公司是否需要这项技术的绝佳时机。

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