数据街上的噩梦：5 个令人难忘的 CRM 恐怖故事

兼作恐怖屋的 CRM 可以从幽灵般的季节中汲取乐趣。

如果您没有优先考虑数据质量，那么可怕的数据管理实践将不可避免地再次困扰您——您的企业将遭受令人毛骨悚然的后果。

来听听 CRM 用户讲述的五个恐怖故事*以及他们从经历这些噩梦中吸取的教训（如果你敢的话）。

#1：“我高估了数百万美元！” – Ryan，销售主管

作为一个在整个职业生涯中从事销售工作的人，Ryan 知道准确的销售预测是多么重要。

“准确的销售预测就是一切，”他说。 “即使有一点点偏差，销售团队错过目标的机会也会增加。 不仅如此，它还会影响业务增长、战略规划和简化现金流的能力。”

Ryan 说他依靠 CRM 数据来创建销售预测。 （86% 的 CRM 用户表示他们的公司也这样做。）

“当数据准确且最新时，就没有什么可担心的了，”他说。 “但这次不是这样。”

事实证明，Ryan 用来创建年度销售预测的 CRM 数据不是最新的。 他的团队成员经常忘记更新 CRM 数据，这意味着多笔交易被误报。

“我依靠虚假信息来创建销售预测，结果结果太高了。 但当时我并不知道这一点，所以多个部门的年度预算都被夸大了，”他说。 “例如，营销团队赞助的活动数量是前一年的两倍，并以更大的预算聘请了新的团队成员。 当我意识到预测太高而我们无法达到收入目标时，钱已经花光了——为时已晚。 结果我被解雇了！”

谈论一场噩梦。

学过的知识：

销售团队的成员行动迅速，他们并不总是进行必要的更新以告知其他业务他们的交易进度。

为了保持管道和预测的准确性，请考虑实施一种具有条件格式的工具，该工具可在销售团队成员需要更新未结交易时显示他们。 这样一来，他们就更有可能使 CRM 中的信息保持最新，而销售主管可以创建准确的预测。

#2：“我的同事失去了他们客户的生意！” – 艾玛，销售代表

作为一名销售代表，Emma 知道明智地管理她的时间是多么重要。

“在销售中，时间就是金钱，”她说。 “我尝试尽可能高效地工作。 但尽职调查同样重要，放弃这一步是我永远不会再犯的错误。”

艾玛像往常一样过着她的一天，审查她队列中的潜在客户并一一联系他们。 电话进展顺利……直到她联系了一位不知道他们已经是现有客户的潜在客户。

“当他们拿起电话时，我像对待陌生人一样对待他们。 当他们打断我并说他们已经是我们的客户之一时，我进行了介绍。 顿时，我脸色苍白如鬼。 我感到羞愧，”她说。 “不用说，那个客户没有与我们续签合同。”

学过的知识：

这种令人毛骨悚然的情况可能发生在任何人身上——但不是必须的。 考虑实施一种工具来帮助您交叉比较您的潜在客户和客户数据库以保持两者的准确性。 这样，当您看到排队等候的潜在客户时，您可以相信他们尚未与您的公司开展业务。

#3：“我在迁移过程中丢失了数据！” – Taylor，CRM 管理员

作为一名经验丰富的 CRM 管理员，Taylor 参与了他相当多的数据迁移项目。 但有一个特别的经历一直困扰着他直到今天。

“数据迁移不是开玩笑，”他说。 “在开始之前，您需要制定可靠的数据迁移策略，以确保没有数据丢失或被操纵。”

数据迁移涉及很多步骤。 跳过一个步骤，您就有可能不得不对您的 CRM 数据说 RIP。 出于这个原因，泰勒试图避免匆忙完成这个过程，但有时，这是不可能的。

“当我们收购一家新公司时，我面临着尽快推进数据迁移的压力。 所以，我迅速行动，”他说。 “当我进行这个过程时，我确保检查每个框。 规划？ 查看。 审计和分析？ 查看。 数据备份？ 检查……至少我是这么想的。”

Taylor 知道他公司的迁移工具具有备份功能，因此他没有对流程的这一步骤三思而后行。 只有一个问题：他没有提前测试备份功能。 这一失误的后果比他想象的还要可怕。

“迁移过程中备份失败，我们丢失了一半以上的数据！” 他说。 “我以为我会被解雇！ 谢天谢地，这没有发生。 但那天我老板对我说的不太好听的话已经永远烙在我的脑海里了。”

学过的知识：

失去多年宝贵的、来之不易的数据足以让任何人不寒而栗。 为防止这种情况发生，请投资备份解决方案、设置备份计划并定期测试备份，以验证数据已准确捕获且文件完好无损。

#4：“我的公司最终被列入黑名单！” – Shayla，电子邮件营销经理

大多数电子邮件营销人员都涵盖了基础知识。 制作引人入胜的文案，创建杀手级设计，添加醒目的主题行，点击发送。

Shayla 的团队也不例外。 但在关键业务假期前不久，她遇到了一个几乎毁掉了她的电子邮件程序的障碍（这让她意识到她仍然需要学习很多关于电子邮件营销的知识）。

“我们发送了一段时间的促销活动，据我们所知，它们都已交付。 所以，我们认为我们没有什么可担心的，”她说。 “但在第四季度开始时，我们发现 Gmail 将我们列入了黑名单！ 就在那时，我了解到我们的大部分电子邮件都被过滤到垃圾邮件文件夹，而不是收件箱。”

Shayla做了一些挖掘工作。 事实证明，他们的 CRM 充满了包含旧的、非活动电子邮件地址的重复记录。 Shayla 和她的团队不知道存在任何重复，因此他们继续向这些地址发送活动。 这在 Gmail 中注册为类似垃圾邮件的行为，将它们放入垃圾邮件文件夹，最终进入黑名单。

“我简直不敢相信。 谁知道‘已送达’可以指收件箱以外的任何东西？” 她问。 “创建一流活动的四分之二的努力基本上是白费的，因为我们的目标接收者从未见过其中的大多数。 我不知道重复记录会产生如此巨大的影响。”

学过的知识：

你以为《闪灵》中的双胞胎很可怕吗？ 当涉及到重复时，“双重麻烦”具有全新的含义。 通过实施最适合您的业务的重复数据删除解决方案，在它开始之前结束这个数据噩梦。 正确的解决方案可能属于以下类别之一：

• 预防性：使用重复阻止程序来管理来自最终用户条目、列表导入、Web 表单和系统集成的重复项。
• 自动化：采用您信任的重复数据删除方案并将其设置为按节奏运行。
• 按需：运行数据工具以查找和合并任何重复数据。

您还应该确保您了解电子邮件传递和可传递性之间的区别，并遵循电子邮件最佳实践以避免最终进入阻止列表。

#5：“我们保留数据的时间过长，这违反了 GDPR 并导致了巨额罚款！” – 科里，CRM 管理员

“数据非常有价值。 有时，很难知道要保留哪些数据以及要删除哪些数据，”经验丰富的 CRM 管理员 Cory 说。 “我喜欢尽可能多地保存数据，因为你永远不知道什么时候需要它！ 或者至少我以前是这样做的……”

Cory 保留 CRM 数据的愿望一开始是为了预防，但随着时间的推移变成了更加险恶的事情：数据囤积。

“我认为保留数据是明智之举，但它最终又回来困扰着我！” 他说。 “我们持有的数据量超出了存储限制，随着时间的推移，数据变得过时了。 这两件事都违反了 GDPR，导致罚款！”

学过的知识：

不要让您的 CRM 成为过时数据的墓地。 相反，请熟悉数据法规，以便了解允许保留数据的时间。 然后，建立跨职能数据治理团队并与之合作，以评估每个数据点的需求。 请务必为您决定保留的数据制定数据存档计划。

那么，它将是什么：不给糖就捣蛋？

高质量的 CRM 数据对任何企业来说都是一种享受。 但是，当数据质量受到影响时，它就会开始欺骗你——整个公司的人都开始经历像上面那样的数据恐怖故事。 不要成为数据恶魔的受害者。 牢记这五个教训，以避免 CRM 噩梦并充分利用您的数据。

虽然第四季度已经如火如荼，但学习如何让您的 CRM 保持最佳状态永远不会太晚（尤其是在大批量销售期间）。 如需专家提示，请查看我们的指南“为第四季度准备 CRM 的 6 个步骤” 。

*这些是基于我们的数据专家在该领域遇到的真实故事的虚构帐户。