选择完美项目管理软件的指南

已发表: 2023-01-22

试图在没有项目管理的情况下管理项目就像在没有比赛计划的情况下尝试踢足球一样。
–凯瑟琳泰特

在处理实时项目时，有效管理项目的重要性变得至关重要。作为小企业主或团队负责人，确保项目按时完成并高质量交付始终是一项挑战。然而，近年来，项目管理软件的使用降低了这项任务对小型企业的挑战性。全球市场上有多种选择，为您的企业选择最好的软件可能会让人不知所措。为帮助做出此决定，请在为您的企业选择项目管理软件时考虑以下提示：

1. 定义您的需求：

正如您在购买之前定义您的需求一样，在选择项目管理软件之前定义您的需求也很重要。有许多可用选项，适合您业务的最佳软件将取决于您团队的业务需求。为了协助选择过程，请在选择项目管理软件时考虑以下需求：

用户数量：考虑将为您的企业使用该软件的用户数量。
有效沟通：该软件应具有促进团队成员之间有效沟通的功能，例如避免重叠的通知。
集成选项：寻找软件中的选项以与您的团队使用的不同工具集成。
功能：评估软件提供的功能并考虑它是否对您的特定项目有用。
易用性：考虑该软件是否易于您的团队成员浏览和使用。
存储容量：查看软件的存储容量。
安全性：评估软件为保护您的企业数据而提供的安全功能。
不断发展：您应该考虑一种软件，它能够通过适应不断增加的用户和项目，随着业务的发展不断发展和适应不断变化的需求。

除了上面概述的通常考虑的参数外，您的企业可能有特定于您正在进行的项目的独特需求。在选择项目管理软件时，结合更一般的需求来考虑这些特定需求并确定其优先级非常重要。

2. 研究软件：

随着技术的快速发展，用于各种任务的应用程序和软件的数量与日俱增。但是，并非市场上的所有软件都适合您的业务需求。因此，在选择满足您的项目需求的软件之前，对可用的项目管理软件进行全面研究非常重要。为了帮助您的研究，您可以：

创建顶级项目管理软件列表并研究每个软件的功能。
阅读客户评论以深入了解他们使用该软件的体验。
从行业网站寻求建议。
从您所在行业的同事和人员那里获得反馈。
查看每个软件允许的用户数量。
评估每个软件为更新项目状态、日期和交付计划/时间表提供的访问和控制级别。
比较每个软件提供的有用功能的数量。

通过执行这些步骤，您可以在选择最适合您业务需求的软件时做出明智的决定。

3. 测试软件：

选择软件后，下一步就是对其进行全面测试。许多软件提供商提供其产品的试用版，可用于评估其功能。在开始测试之前，重要的是组建一个小团队，其中包括具有不同工作风格和从事不同类型项目的经验的成员。每个团队成员都应该单独测试软件的所有功能。此外，您可以将实际项目分配为测试用例，以评估软件在现实场景中的表现。

4. 来自团队的反馈：

在您的团队完成软件测试后，收集每个团队成员的详细反馈非常重要。在反馈会议期间，您可以提出问题以了解该软件将如何使您的业务受益，例如：

项目管理软件的整体工作流程
更新软件中的详细信息有多容易以及需要多少时间
与软件相关的集成工具响应能力
软件中的通知功能
团队成员认为对项目有益的特定功能。

与团队成员讨论这些问题可以帮助您决定是购买还是考虑替代软件。完成软件后，您可以着手制定预算，同时考虑用户数量、时间段和软件的相应成本。

5. 实现软件：

一旦您最终确定并购买了项目管理软件，重要的是要专注于实施。实施软件时，重要的是要考虑：

时间线：什么时候让所有人都参与进来，如何处理这个项目，是摊开还是一次性完成。
培训：针对不同的人群采用什么样的培训方式，由谁提供培训，如何进行培训？
集成：何时设置集成，谁将参与设置，以及需要集成哪些工具。

使用项目管理软件可以大大简化项目管理任务。使用项目管理软件的一些好处包括：

易于项目规划
有效的资源管理和平衡
促进团队成员之间的沟通。

虽然选择最佳项目管理软件的方法多种多样，但此处概述的步骤为确定最能使您的业务受益的软件奠定了坚实的基础。