加快 DAM 搜索速度的 4 个步骤：创建文件命名约定

文件命名约定是数字资产管理 (DAM) 实施的必要标准，因为它可以完成多项任务。 命名约定：

• 通过在名称中提供不需要进一步标记的搜索词来增强 DAM 搜索功能。
• 通过提供定向文本提示来指示文件应存储在 DAM 分类中的“位置”，从而简化自动化工作流程。
• 向组织内的任何用户指示有关文件内容的基本信息，而无需手动检查它。

DAM 团队可以遵循以下四个步骤来实施自己的文件命名约定，并实现 DAM 资产的快速、准确的摄取和可查找性。

1. 了解如何在 DAM 中加快搜索速度

了解文档分类

人们常说，奉承的最高形式是盗窃，但我们姑且称之为“借用”吧。 寻找需要将复杂文档合并到简化的企业搜索中的团体，包括：

• 图书馆员（哈佛大学有一本关于这个主题的精彩指南）。
• 档案管理员（例如联合国的档案管理员）。
• 科学机构（如国际标准组织）。

即使看一眼示例约定也会给您一个想法。 您的文档将更容易分而治之。

训练自己

快速了解如何在 DAM 中创建搜索方面、快捷方式、链接、有用标签和自动化工作流程，以加快提取和归档速度。 大多数这些过程都很容易学习。 如果时间允许，为您的团队创建操作方法文档、单页纸和视频，以确保每个人都为优化的 DAM 做好准备。

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2.了解事物是如何创造的

了解项目经理如何为项目和文件创建名称/编号

创意团队通常由提出请求的部门组织，并为每个部门分配项目经理，熟练的提供者有时会根据需求的扩大或缩小为多个部门提供服务。

• 目前放入文件名中的日期、资产类型等信息有何作用？
• 为什么名字的某个部分出现在前面、中间或最后？

项目经理将获得有关文件通常如何命名的大量信息。

收集当前名称和缩写词

没有必要重新发明轮子——你为什么要这么做呢？ 可以检查现有首字母缩略词的长度并确保它们不会重叠。

当您查看该列表时，缩短和区分常用名称与不常用名称的方法可能会脱颖而出。 在编译时与项目经理进行核对，并为其他可能不常使用的项目征求他们的意见。

3.了解事物的使用方式

与主要利益相关者会面

从请求生产资产的组织单位开始。 然后请求一名志愿者作为他们的 DAM 联系人。 这些联系人可以解释当他们收到资产时会发生什么。

例如，品牌网站展示了大部分数字资产，其配置有平台限制和业务流程约定。

缩小到必须具备的要求

Winnow部门需要汇集共性。 鼓励利益相关者通过关注真正最重要的信息来做出牺牲。 为了在更广泛的组织中建立一个合理的统一惯例，他们可以放弃哪些命名元素或学会接受哪些命名元素？

例如，我们公司的数字营销配置推动了有关何时出现哪些元素的决策。 例如，发布日期首先出现，因为它会影响网站资产以编程方式显示的方式。 这个日期对其他部门来说不太重要，但对营销、生产最大的需求者来说却是一个关键变量。

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4.尽可能简单地引入新约定

使用文件名生成器使命名变得容易

将文件命名合并到您的项目管理工具和 DAM 中，以便将它们传播到其他 SaaS 平台和更广泛的组织。 可以使用文本公式在 Microsoft Excel 或 Google Sheets 中创建文件命名生成器。 保存文件时，可以将文件名复制到 Adob​​e Illustrator 等工具中。

名称生成器还可以帮助团队成员了解命名约定的节奏。 确保还有一个解释命名并列出所有首字母缩略词的主列表。

以小组形式进行训练

我们的团队通过与利益相关者领导人的多次通话制定了最终的文件命名约定。 在整个通话过程中，团队对 DAM、其搜索功能以及从长远来看该约定将如何帮助搜索更快地工作越来越满意。

会议最终确定后，这些利益相关者与我们及其个人团队举行了培训课程。 由于拉拉队队长对大会感到满意并理解为什么要推出大会，因此会议得到了极大的加强。

请记住根据需求变化进行调整

随着用户学习如何简化名称中的元素（资产类型、项目编号、供应商、组织单位、规模、资产发送地点、日期等），您的命名约定将会缩短。 使用“新常态”的团队将使他们的知识和其他员工的知识“嵌入”到资产中，以便可以轻松地再次找到他们。

很快，他们将建议进行更改以优化文件名，引入新的、更好的首字母缩略词和其他元素，使每个人的命名过程变得更轻松、更快。

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