如何保护和利用您的单一事实来源

还记得小时候玩《电话》（又名《巷子里的耳语》）吗？

就是你在某人耳边低声说一句话，而对方又对别人低声说一句话，并且一直持续到该行的末尾。 然后最后一个人宣布他们听到的内容，看看它与原来的内容有多相似。 剧透警报：几乎从来没有一样过。 在某些情况下，最终结果会相差如此之大，以至于完全无法从源材料中识别出来。

人们经常听到公司的数字资产管理系统 (DAM) 被称为其所有资产的“单一事实来源”。 当您需要当前的、已批准的资产版本时，这应该是您的第一站也是唯一一站。 但是，当您下载该资产然后将其上传到一个或多个单独的系统或站点时会发生什么？ 如果该资产已更新，您如何更新所有其他位置的副本？

那么很容易陷入与电话中发生的情况类似的情况。

资产及其元数据距离 DAM 越远，过时的可能性就越大。 每次您从 DAM 中获取资产并将其手动上传到另一个系统时，都会带来风险。 元数据可能会被错误输入或完全丢失，文件名可能会被更改。 如果没有这些，您将丢失有关该资产的操作时间、地点和人员的任何记录。 跟踪越困难，品牌管理的一致性就越差。

深入挖掘： DAM 元数据：为什么少即是多

在多个位置上传相同的资产不仅存在风险，而且效率低下。 每次上传都是一个多余的任务。 员工的时间最好花在提供更多价值的工作上。 请记住，存储空间不是无限的，也不是免费的。 更多副本可能会导致您为获得更多存储容量而付出更多费用。

没有 DAM 是一座孤岛

最小化风险、保持内容一致性、提高效率和提高 DAM 整体投资回报率的关键方法是将其与其他工具和系统集成。

您是否拥有正在（或应该）利用 DAM 中的资产的这些工具？

• 品牌管理平台。
• 内容管理系统（CMS）。
• 客户关系管理系统（CRM）。
• 企业风险管理系统（ERM）。
• 营销自动化。
• 产品信息管理系统（PIM）。
• 社交媒体管理工具。

您知道它们与您的 DAM 的集成程度如何吗？ 如果你不这样做，你应该这样做。

不要将您的集成限制在 DAM 下游的系统和工具中。 是的，您希望 DAM 将最终批准的资产直接推送到所需的多个地方，但它的上游是什么？ 您的内容创建、协作和审批流程存在哪些工作流程？ 此外，请将这些系统和工具视为可能的集成候选者：

• 设计软件和/或文档创建工具
• 项目管理软件

那么分析呢？ 在资产离开 DAM 后，采用集成、自动化的方式对其进行跟踪可以实时向您展示营销效果，并让您为资产赋予有形价值。 您的 DAM 可能能够让您知道某个资源被下载了多少次，但之后又被使用了多少次呢？ 有多少只眼睛看到了它，在哪里？ 您对资产使用时间、地点和方式的了解越多，您在制定数字策略和通过重用成功内容来提高效率方面就越有效。

绘制地图

一旦确定了想要与 DAM 集成的系统和工具，您从哪里开始？

我建议关注元数据。 DAM 中的元数据模式已定义且按顺序排列，但它在您要集成的其他系统中看起来如何？ 跨所有系统协调元数据不仅是数据治理和支持元数据完整性的最佳实践，而且对于系统之间的平滑连接也至关重要。 如果您的元数据在整个系统中不一致，则相当于将一群都讲不同语言的人放在一个房间里，并期望他们立即无缝沟通。 当然，他们最终会解决这个问题，但在那之前这将是一条漫长而崎岖的道路。

如果您准备将 DAM 与另一个系统集成，您需要问自己以下有关元数据的问题：

• 如果资产从上游系统或工具进入 DAM，它们会附带哪些元数据？ DAM 中是否添加了可以或应该添加到上游流系统中的元数据？
• 资产到达 DAM 后，可能需要向其中添加哪些额外元数据？
• 对于您要集成的每个下游系统，资产需要附带哪些元数据？ 哪些字段需要从DAM映射到下游系统？

一旦定义了哪些元数据字段将在系统中映射，您将需要对齐字段名称和附加到这些字段的任何受控词汇表。 一个系统使用与您的品牌相关的特定术语，而另一个系统使用该术语的首字母缩略词，这很容易造成混乱。 让每个人都说同一种语言。

给你成长的空间

集成 DAM 不仅是可有可无，而且是必需的。 DAM 是您的唯一事实来源，是您所有最终批准资产的中心位置，可帮助您向全世界宣传您的品牌信息。 集成可帮助您管理和控制消息传递，以保持品牌声音的一致性。 他们还通过自动化手动冗余任务和促进现有内容的重用来提高效率并最大限度地降低风险，让团队成员有更多的时间花在有价值的创造性工作上。

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